房地產(chǎn)企業(yè)合同管理辦法

1、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理辦法目錄第一章 總則第二章管理機構和職責第三章合同審批程序和權限第四章 合同的修改、補充第五章履行合同的管理和監(jiān)督第六章 罰則第七章 附則-12 -合同管理辦法第一章總則第一條 為保護公司合法權益，維護公司合法經(jīng)濟秩序，保證公司合同（以下簡 稱合同）符合國家政策法規(guī)，特制訂本辦法。第二條 本辦法所指的合同，是指本公司依法同其他法人或自然人之間，為實現(xiàn) 一定的經(jīng)濟目的，明確相互權利義務關系的協(xié)議。公司的主要合同分類有：規(guī)劃、 勘測、設計合同、工程承包合同、采購合同、委托中介代理合同、委托代收代付合 同、貸款、保險合同、房地產(chǎn)銷售合同、招商（物業(yè)租賃）合同等。有關合同的分 類及編

2、號詳見附表二合同分類編號表。勞動人事合同、責任合同和其它合同，也按本辦法規(guī)范管理。第三條 合同一般應具備以下主要條款：1、當事人的名稱或者姓名和住所；2、標的（工程項目、材料、設備、服務內容等）；3、數(shù)量、質量和金額；4、履行的期限、地點和方式；5、雙方當事人的權利和義務；6、違約責任；7、解決爭議的方法。第四條本公司各類經(jīng)濟活動原則上都須訂立書面合同，公司規(guī)章另有規(guī)定的事 項除外。對于時間緊急等特殊情況需要及時實施的采購事項，可由分管采購副總裁 批準同意在簽訂合同前先行實施，并及時補簽合同。合同原則上應使用政府統(tǒng)一的合同文本或公司統(tǒng)一制作的規(guī)范文本。如要使用 對方的合同文本，應按照本辦法嚴格

3、評審合同內容，認真填寫我公司認為必要的附 加條款，由本辦法規(guī)定的合同管理部門加編公司統(tǒng)一編號。與合同各方當事人協(xié)商 同意的有關擬訂或修改合同的文書、電（傳）件、函件、圖表、會議紀要、公司合 同報批流程、附表等應與合同原件一并存檔。第五條 訂立、履行合同，須按本辦法明確的管理機構、職責和程序進行操作, 應認真謹慎，充分考慮風險，遵守國家的政策法規(guī)，符合公司整體利益，任何單位 和個人不得利用合同進行違法活動，牟取私利。審計法務部對合同進行動態(tài)監(jiān)督， 對有關合同的簽訂、履行、變更、解除和終止等重要事宜中出現(xiàn)的違法、違紀行為 進行監(jiān)察，各相關部門應當積極配合。第二章管理機構和職責第六條 公司對合同實行

4、集中統(tǒng)一管理，分部門實施履行的管理體制。即統(tǒng)一審 批，統(tǒng)一規(guī)范文本，統(tǒng)一檔案管理與跨部門談判、分析、評審，分部門實施履行相 結合。第七條公司法定代表人和經(jīng)法定代表人授權的總裁或委托代理人掌握各類合 同的最終審批權，負責各類合同的簽署，不需要公司法定代表人及總裁簽署的合同 由公司授權人簽名，具體審批權限及程序詳見附表三合同審批程序及權限一覽表。第八條 審計法務部與財務資金部負責合同初稿的審核，由合同歸口管理部門（注釋一）負責人、審計法務部、財務資金部、成本造價部（工程相關合同）、總工室（工程相關合同）負責人等有關人員進行談判。根據(jù)談判結果，由審計法務部審 核合同條款，財務資金部審核支付條款，對合

5、同初稿進行修訂與完善，并規(guī)范處理 為符合本辦法第三條要求的正式合同文本。第九條 根據(jù)實際情況，需要對合同進行評審時，可由主管副總裁、合同歸口管 理部門負責人、審計法務部、財務資金部、成本造價部（工程相關合同）、總工室（工 程相關合同）負責人及相關部門有關人員組成合同評審小組，主管副總裁兼任組長。合同評審小組負責按本辦法評審，并填寫附表四合同評審報告。合同歸口管理部門負責合同報批事項，將合同、 合同評審報告與合同審批 管理表（附表五）及合同附表呈送有關領導會簽，按權限審批后實施并移交合同管 理部門存檔。第十條成本造價部負責對審批完成的工程類合同文本及其附表進行復核，復核無誤后報總裁辦加蓋公司合同

6、專用章（責任合同、勞動人事合同及其他有關合同加 蓋公司公章）。根據(jù)合同分類編號表將合同檔案的合同要素表逐一錄入電腦 管理系統(tǒng)，并記錄合同文本的去向。由合同歸口管理部門負責除工程類合同之外其他合同的簽訂、履行、變更、解 除和終止情況，并定期向公司領導及相關部門報送合同統(tǒng)計資料。由成本造價部全面掌握工程類合同的簽訂、履行、變更、解除和終止情況，并 定期向公司領導及相關部門報送公司工程類合同統(tǒng)計資料。第十一條 合同歸口管理部門負責擬定除工程類合同以外合同的初稿，成本造價部擬定工程類合同的初稿，填寫初步的合同要素表，按要求將合同初稿與合同 要素表提交有關部門審核，合同生效以后，負責履行；并指定專人管理

7、歸口管理 的業(yè)務合同，定期檢查履行情況，向審計法務部、財務資金部及主管副總裁報告合 同履行情況。各合同歸口管理部門和成本造價部定期將合同執(zhí)行情況做出總結，上報總 裁辦公室，總裁辦負責重點合同跟進檢查督導落實，并定期向公司領導報送跟進情況。成本造價部應指定責任人負責工程相關合同的履行與跟蹤，對不能按規(guī)定條款 履行的合同進行分析，提出處理意見或改進措施；了解履行進度，為公司財務收、 付款提供參考資料。財務資金部、審計法務部對合同的簽訂、履行、變更、解除和終止情況進行全 面監(jiān)督檢查，各部門應積極配合。第十二條 合同存檔管理的部門及職責：一般情況下公司留存一式兩份合同原件，分別存放財務資金部、總裁辦檔

8、案室， 合同歸口管理部門和成本造價部（工程類合同）、總工室（相關工程類合同）各留一 份合同復印件。各合同歸口管理部門負責公司除工程項目、勞動人事外各類合同的收集、跟蹤， 對于履行完畢的合同及相關資料應及時移交總裁辦檔案室歸檔管理。成本造價部負責公司工程項目類合同收集、跟蹤，對于履行完畢的合同及相關 資料應及時移交總裁辦檔案室存檔備查?？偛棉k檔案室為領導和相關部門按手續(xù)查閱合同提供服務，合同查閱應填寫附 表七合同查閱復印報告單。人力資源部負責公司勞動人事合同的承辦、存檔與管理。合同資料屬公司商業(yè)機密，相關涉及人員注意保守公司機密，防止合同資料外 泄。如果由于合同資料外泄對公司造成損失，責任人應承

9、擔相應責任。第三章 合同審批程序和權限第十三條 公司的合同除按業(yè)務分類外，還按其重要程度分為重大合同、一般（業(yè) 務）合同和小額（業(yè)務）合同三類。對重大合同，采取重點審批的辦法；對小額（業(yè) 務）合同，采取簡化手續(xù)的審批辦法；對一般（業(yè)務）合同，采取一般的審批程序。重大合同是指：1、合同金額200萬元以上或建筑面積2000平方米以上的建筑工程合同；2、合同金額50萬元以上的或單臺重要設備估算價在 30萬元人民幣以上的采購 合同；3、對公司經(jīng)營方向或企業(yè)形象有重大影響的合同；4、合同標的或金額超過一定規(guī)定標準的合同；5、涉及資產(chǎn)經(jīng)營、資產(chǎn)轉移及變動的合同；6、涉及外方（外國企業(yè)、機構，含港澳臺）的規(guī)

10、劃、設計及設備采購的合同；7、金額在200萬以上的中介機構（如律師事務所、會計事務所）合同；8、合同評審小組認為有必要提交資源集團及方正集團評審的合同，如廣告、綠 化、專項活動合同等其他合同。小額（業(yè)務）合同是指：1、合同金額10萬元以下的建筑安裝工程合同；2、合同金額2萬元以下的采購或其它業(yè)務合同（中介機構合同除外）；3、合同總額200萬元以下的在建工程續(xù)簽合同和 20萬以下的采購續(xù)簽合同且 續(xù)簽金額在原合同總額5%內，其他條款不變的合同；一般合同是指，除重大合同和小額合同以外的合同。招商（物業(yè)租賃）合同除 總裁授權給分管副總裁審批情況之外都需總裁審批。第十四條 一般合同的審批程序1、按公司

11、招標管理辦法通過招標程序確定承包單位（或供貨商） ；2、合同歸口管理部門草擬合同初稿，在擬訂合同過程可請審計法務部參與提供 建議。對于工程類合同，由成本造價部組織草擬合同初稿，住宅項目部、商業(yè)與酒 店項目部和總工室協(xié)助起草并審核合同技術條款。合同初稿完成后，合同歸口管理 部門填制合同要素表與合同初稿報部門總經(jīng)理審定，部門總經(jīng)理同時以電子版本并行抄送總裁辦公室呈總裁閱示。對于通用性比較強的合同，如招商（物業(yè)租賃） 合同，可由合同歸口管理部門與審計法務部共同擬定合同模版，通用合同可以免除 合同要素表報審程序。3、總裁授權主管副總裁、合同歸口管理部門負責人和審計法務部、 財務資金部、 成本造價部（工

12、程合同）、總工室（工程合同）負責人與對方進行合同談判，由合同 歸口管理部門根據(jù)雙方同意的條件確定合同文本。工程類合同由成本造價部負責， 總工室與合同歸口管理部門協(xié)助。合同談判原則上在辦公場所（辦公室、會議室、洽談室等）進行，我方必須有 兩人以上參加。合同談判應有談判記錄備查。4、根據(jù)實際需要，主管副總裁可召集合同歸口管理部門負責人、 成本造價部（工 程合同）負責人、總工室（工程合同）、財務資金部負責人、審計法務部及相關業(yè)務 部門有關人員組成合同評審小組。合同評審小組對合同文本進行評審，并編寫合 同評審報告。合同歸口管理部門根據(jù)合同評審報告進一步修改、完善合同，形成正式合 同文本。工程類合同由成

13、本造價部負責，總工室與合同歸口管理部門協(xié)助。5、合同歸口管理部門填制合同審批管理表，將合同文本、合同評審報告 與其他合同附表一起，由本部門總經(jīng)理審定并由財務資金部、審計法務部等部門審 核后交主管副總裁進行審定，按權限審批，權限內簽批的合同送總裁辦登記、蓋章、 存檔。超越審批權限的合同由主管副總裁審核后簽署意見報總裁辦呈財務副總裁和 總裁審批。工程類合同由成本造價部負責，總工室與合同歸口管理部門協(xié)助。6、總裁辦根據(jù)合同審批管理表對合同文本及其附表進行復核，復核無誤后 加蓋公司合同專用章并交業(yè)務部門和對方單位履行。已簽訂蓋章的合同由總裁辦將 原件、復印件送交財務資金部、合同歸口管理部門、總工室（相

14、關工程類合同）及 成本造價部（工程類合同）。各相關部門收取總裁辦公室送交的合同文件后，簽字確 認。各合同歸口管理部門及成本造價部按本辦法分工將備案的合同匯總整理，建立 合同臺賬。第十五條 重大合同的審批重大合同的審批除按本辦法第十四條規(guī)定程序辦理以外，經(jīng)公司總裁審批或審 核，根據(jù)需要可征詢法律、財務等專業(yè)人士的意見，并按審批權限規(guī)定呈報集團總部審批；對涉及外方的規(guī)劃、設計和設備采購的合同，需請專業(yè)公司對外方的專業(yè)背景、 資信狀況、信用等級等進行調查，再按上述程序辦理。重大工程發(fā)包或設備、材料采購要按政府主管部門有關規(guī)定實行公開招標，原 則上要按政府主管部門及公司規(guī)定的招標范圍、招標規(guī)模、招標程

15、序和招標辦法進 行。工程項目、設備、材料招標，由合同歸口管理部門協(xié)助成本造價部承辦；重大 采購合同由采購處協(xié)助成本造價部承辦。第十六條 小額合同的審批小額合同的會簽原則上由合同歸口管理部門擬訂合同方案，填報合同要素表 （通用合同不填），按合同審批管理表程序直接報審計法務部、財務資金部、成 本造價部、分管總裁、主管財務副總裁審批。工程類合同由成本造價部負責，總工 室與合同歸口管理部門協(xié)助。第四章合同的修改、補充第十七條 工程承包合同的修改、補充，主要是因重大的工程設計變更等原因引 起的，對于重大的工程設計等原因引起的變更，應由合同歸口管理部門填制工程 設計變更通知書，成本造價部根據(jù)變更通知書和相

16、應圖紙計算變更工程量和工程造 價，若200萬以下工程累計變更增加投資未超過 5%寸，報公司分管總裁、總裁（或 授權分管總裁）批準后實施；若200萬以下工程累計變更增加達5%-20%寸，由成本 造價部報公司分管總裁、主管財務副總裁、總裁批準后實施；若200萬以上工程累計變更增加投資達到40萬以上時，由成本造價部對工程合同作出修改、補充，報公 司主管副總裁、主管財務副總裁、總裁、集團總部（需要時）審批后實施。修改補 充的合同編號用原合同編號+ “副號”（A、B、C等）以示區(qū)別。第十八條 一般合同和重大合同的在履行過程中，經(jīng)雙方協(xié)商同意修改、補充的, 由合同歸口管理部門填寫附表五合同審批管理表，經(jīng)審

17、計法務部、財務資金部、 總工室（工程合同）審核，并由合同歸口管理部門報總裁或經(jīng)授權的分管總裁審批， 批準后憑合同審批管理表到總裁辦復核蓋章、備案。工程類合同由成本造價部 負責，總工室與合同歸口管理部門協(xié)助。第十九條 重大合同重要條款的修改、補充，除按第十八條辦理外，還需按本辦 法第十五條規(guī)定的程序審批。第五章履行合同的管理和監(jiān)督第二十條根據(jù)中華人民共和國合同法，本公司各類合同接受東莞市工商行 政管理部門的監(jiān)督、檢查、指導。第二十一條 合同生效后，由各合同歸口管理部門負責履行，并指定專人負責有 關合同文本的管理，建立本部門的合同臺帳和統(tǒng)計制度。工程類合同由成本造價部 負責，總工室與合同歸口管理部

18、門協(xié)助。第二十二條 成本造價部、各合同歸口管理部門按本辦法分工負責公司各類合同 原件的復核和管理，建立各類合同檔案、臺帳和統(tǒng)計，定期將合同執(zhí)行情況做出總結， 上報總裁辦公室，總裁辦負責重點跟進督導落實，并定期向公司領導報送合同執(zhí)行情 況。審計法務部、財務資金部監(jiān)督合同履行情況。第二十三條 本公司內部有關人員查閱、復印合同原件必須填寫合同查閱、復 印報告單并經(jīng)總裁辦負責人批準；合同原件原則上不得外借，特殊情況須經(jīng)公司 主管副總裁批準。第二十四條 合同管理人員調離工作崗位，必須辦理移交手續(xù)，由部門負責人監(jiān) 交并在移交清單上簽字后方可離開崗位。第六章罰則第二十五條對違反有關規(guī)定在合同簽訂或管理過程中

19、因主觀原因失誤，造成公司損失或影響的，經(jīng)公司總辦會討論，可給予適當處分，必要時報請上級監(jiān)察部門 處理。第二十六條 在合同簽訂過程中，有以下行為，造成公司損失的，視情節(jié)和造成 損失程度給予：警告、扣發(fā)獎金、撤銷職務甚至辭退的處分；情節(jié)和損失特別嚴重 的，送監(jiān)察或司法部門處理。1、未經(jīng)批準或超越權限擅自用公司的名義對外作出承諾或擔保，造成損失和影 響的；2、無視談判紀律，收受對方好處，放棄公司利益，造成損失和影響的；第二十七條 在合同履行和管理工作中玩忽職守，丟失合同、資料，泄漏公司機 密或對對方履約監(jiān)管不力，造成損失和影響的，可視情節(jié)輕重，給予警告、扣發(fā)獎 金、調離崗位、辭退的處分，直至追究法律

20、責任。第七章附則第二十八條各部門可根據(jù)實際情況制訂相應的補充規(guī)定，補充規(guī)定必須符合本 辦法的精神。合同管理制度執(zhí)行情況是公司年度考核部門工作成績的內容之一。第二十九條 本辦法自印發(fā)之日起試行。注釋一：合同歸口管理部門為合同主要業(yè)務歸屬部門，如招商（物業(yè)租賃）合 同的合同歸口管理部門為招商部，住宅工程合同的合同歸口管理部門為住宅項目部。 除工程類合同外的其他合同，合同歸口管理部門即為合同經(jīng)辦部門；工程類合同的 合同歸口管理部門為商業(yè)與酒店項目部和住宅項目部等部門，合同經(jīng)辦部門為成本 造價部。附表一適用范圍：所有合同均適用本流程。合同審批管理工作流程流程等級F |SY07-02工作程序簽收/執(zhí)行合

21、同歸口管理部門、 成本造價部（工程類合同）起草合同文本;部門.經(jīng)理審定存檔修訂日期2008年2月1日I 1.1合同歸口管理部門根據(jù)業(yè)務需要,:公司規(guī)定，起草相關合同。在擬訂合同過程:邀請審計法務部參與。如是工程合同，則經(jīng)辦 部門為成本造價部，總工室審核合同技術條款， 合同歸口管理部門協(xié)助。1.2部門總經(jīng)理同時以電子版本并行抄送總：裁辦公室呈總裁閱示。4;注意：各部門將合同執(zhí)行情況每周做出總結，上 ；報總裁辦公室。（時限3個工作日）原件存檔相關部門下發(fā)各部門執(zhí)行和監(jiān)督并行電子報備2.1審計法務部、財務資金部對各部門遞交的 相關合同草稿提出意見。（時限1個工作日）注意：蓋章后的正式合同由總裁辦、財

22、務資I金部各存原件一份，合同歸口管理部門、成 本造價部（工程類合同）和總工室（工程類 合同）各保留一份復印件存檔。存財務資金 的合同作為財務資金部的收付款的依據(jù)，不 再要求另外付款的審批手續(xù)。3.1 主管副總裁對所屬部門遞交的相關合同；草稿進行審定，按權限審批，權限內簽批的 合同送總裁辦登記、蓋章、存檔。3.2 超越審批權限的合同由主管副總裁審核 后簽署意見報總裁辦呈財務副總裁和總裁審 批。3.3 時限2個工作日。注意：審批權限以總裁的授權為準。I:-4.1各部門及時將簽署意見的合同文件遞交 總裁辦公室，總辦匯總、整理、呈送、編號、1原件存檔。:4.2已簽訂蓋章的合同由總裁辦將原件、復印件 :

23、送交財務資金部、合同歸口管理部門與成本造 ；價部（工程類合同）。4.3合同歸口管理部門負責本部門合同匯總總裁辦公室反饋:集團總部流程整理，成本造價部負責工程類合同的匯總整;理。建立合同臺賬，定期將合同執(zhí)行情況做出 ；總結，上報總裁辦公室，總裁辦負責重點跟進 ;督導落實，并定期向公司領導報送合同執(zhí)行情 ：況。I注意：合同履行完審批簽字程序，即可直接 用印，不必再履行用印申請。總戴對王掖的苔同苗看后意就蘇公墓病亍 匯總整理并及時反饋至相關部門合同歸口管 理部門。（時限1個工作日）合同審批權限參見附表三合同審批程序及 權限一覽表附表二按項目分按合同類別分A商業(yè)地產(chǎn)01工程合同一B房地產(chǎn)按工程分 勘測

24、設計 土建工程 安裝工程 設備采購 建材采購 超按細項分麻U、設計土方挖運、擋土墻等基礎主體鋁合金工程木門水電A按施工單位分BCD廠A市場調查B廣告、營銷策劃-C企業(yè)形象策劃L D其它,A建材米購B設備采購03商品采購一 02中介代理消防電信 一其它合同分類及編號所 有 合 同C其它采購一 A向銀行或其他金融機構貸款合同-04貸款、擔保 b房地產(chǎn)銷售按揭擔保協(xié)議C其它有關合同A廠房一B住宅05銷售合同一C商鋪D其它06招商（物業(yè)租賃）合同A廠房 B住宅 C商鋪 D其它A宿舍租賃合同07其它經(jīng)濟合同一08勞動人事合同09責任合同B低值易耗品采購C:ISO9001 認證D設備維護維修E清潔衛(wèi)生合同F(xiàn)其它合同附表三合同審批程序及權限一覽表事項標準（劃分標 準見本辦法 第十三條）合同 合同歸 口管理 部門成本造價 部（工程 類合同）總工室 （工程 類合 同）W 法務部財務 資金部分管副 總裁財務 副總裁總裁資源 集團 流程方正 集團 流程備