淺談高校教學(xué)檔案管理應(yīng)在創(chuàng)新上下功夫

1、淺談高校教學(xué)檔案管理應(yīng)在創(chuàng)新上下功夫    摘 要：高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一所高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的全面反映，具有進(jìn)行科學(xué)決策和開(kāi)展科學(xué)教學(xué)的重要價(jià)值。必須加強(qiáng)對(duì)高校教學(xué)檔案的管理，在觀念、管理、服務(wù)上創(chuàng)新。 關(guān)鍵詞：高校教學(xué) 檔案管理 創(chuàng)新 高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)工作中積累起來(lái)的重要?dú)v史資料,它是高等學(xué)校辦學(xué)過(guò)程中形成的教學(xué)思想、教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)改革與研究等諸多方面教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是一所高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的全面反映，具有進(jìn)行科學(xué)決策和開(kāi)展科學(xué)教學(xué)的重要價(jià)值。如何發(fā)揮高校教學(xué)檔案在教學(xué)活動(dòng)和管理工作中的作用，具

2、有十分重要的理論意義和現(xiàn)實(shí)意義。 1.檔案、教學(xué)檔案 關(guān)于檔案的定義，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前國(guó)內(nèi)外已有上百種，如果根據(jù)其下定義的出發(fā)點(diǎn)和角度來(lái)劃分，可以歸納為五種類型：法規(guī)型、辭書(shū)型、教科書(shū)型、專著型、論文型。如法蘭西共和國(guó)檔案法：“任何自然人或法人，任何國(guó)家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門(mén)，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案?！碧K聯(lián)大百科全書(shū)（第三版）：“檔案是機(jī)關(guān)、個(gè)人、家族在活動(dòng)中形成的文件材料的總和。”美國(guó)現(xiàn)代著名檔案學(xué)者謝倫伯格在其名著現(xiàn)代檔案原則與技術(shù)中說(shuō)：檔案是“經(jīng)鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)的任何公私

3、機(jī)構(gòu)的文件?！?我國(guó)檔案學(xué)界從20世紀(jì)50年代起，就一直在不斷的探討檔案的定義，直到中華人民共和國(guó)檔案法誕生，才對(duì)檔案的定義有了一個(gè)比較一致的認(rèn)識(shí)。該法稱：檔案“是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄?！敝腥A人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案工作基本術(shù)語(yǔ)對(duì)檔案的定義表述是：“國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”。教育部檔案學(xué)科教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)主任、中國(guó)人民大學(xué)副校長(zhǎng)馮惠玲博士在其檔案學(xué)概論一書(shū)中稱“檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接

4、形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！?以上檔案定義雖然認(rèn)識(shí)有所不同，但都認(rèn)為檔案必須具有三個(gè)基本要素：形成者、具有查考價(jià)值、載體和形式的多樣性。 關(guān)于教學(xué)檔案，作者沒(méi)有見(jiàn)到官方的定義，其定義見(jiàn)諸于一些專家、學(xué)者的研究和一些學(xué)校的管理制度中。如劉銀輝先生認(rèn)為“教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和”。西南大學(xué)檔案管理規(guī)定稱“教學(xué)檔案是在教學(xué)管理工作中反映教學(xué)管理、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)改革和教學(xué)建設(shè)的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子載體等重要材料”。作者認(rèn)為“教學(xué)檔案是高等學(xué)校辦學(xué)過(guò)程中形成的教學(xué)思想、教學(xué)管理、教學(xué)

5、實(shí)踐、教學(xué)改革與研究等諸多方面教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄”。主要包括學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)改革、學(xué)科建設(shè)、招生分配、學(xué)籍管理、教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、教材建設(shè)等方面的內(nèi)容。還包括上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作的指示、規(guī)定、辦法批復(fù)等。具有真實(shí)性、通用性和服務(wù)性。 真實(shí)性 教學(xué)檔案必須是準(zhǔn)確的、客觀的、真實(shí)的。必須與它所記述的教學(xué)活動(dòng)相符合，而不能是虛構(gòu)、偽造和假冒的。如果有關(guān)材料與現(xiàn)實(shí)情況有出入，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查出，予以更正。這樣才能使教學(xué)檔案成為教學(xué)活動(dòng)的計(jì)劃、過(guò)程和結(jié)果的真實(shí)記錄，為開(kāi)展教學(xué)研究、評(píng)估和做出決策提供客觀依據(jù)。 通用性 教學(xué)檔案材料具有一定的通用性，這是由于高校教學(xué)過(guò)程具有同一性。如一個(gè)學(xué)校一個(gè)

6、專業(yè)的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃，尤其是教材，對(duì)同一學(xué)校的同一種專業(yè)的學(xué)生各屆適用，甚至其他同類型的學(xué)校亦適用。再如教育部、各省開(kāi)展的評(píng)選高校思想政治理論課“精彩教案”和“精彩課件”，發(fā)放各高校，并掛在相關(guān)網(wǎng)站上，供教師學(xué)習(xí)、借鑒，就充分體現(xiàn)了這一特性。 服務(wù)性 教學(xué)檔案直接為學(xué)校的教學(xué)服務(wù)。教學(xué)檔案不但所有的材料來(lái)源于教學(xué)之中，而且反過(guò)來(lái)又服務(wù)于教學(xué)。 充分認(rèn)識(shí)高校教學(xué)檔案的重要性 1教學(xué)檔案是開(kāi)展高效教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)量的堅(jiān)強(qiáng)保證 教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀記錄，是教學(xué)過(guò)程、教學(xué)水平的歷史再現(xiàn)。加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理和建設(shè)，有助于教學(xué)活動(dòng)的積極開(kāi)展，有助于增進(jìn)教師的教學(xué)水平，有助于加強(qiáng)教學(xué)管理各環(huán)節(jié)，有助

7、于促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高。如加強(qiáng)對(duì)教師教學(xué)文件的檔案管理，必將客觀地促進(jìn)教師對(duì)教學(xué)教案、講稿、教學(xué)大綱、實(shí)習(xí)指導(dǎo)、畢業(yè)論文指導(dǎo)、畢業(yè)答辯等教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格要求，自覺(jué)提高教學(xué)水平；對(duì)學(xué)生的作業(yè)、學(xué)習(xí)紀(jì)律和態(tài)度、考試、成績(jī)、畢業(yè)論文等檔案進(jìn)行歸檔，必將進(jìn)一步規(guī)范學(xué)生的學(xué)習(xí)，提高學(xué)生的學(xué)業(yè)水平。 2教學(xué)檔案是總結(jié)教學(xué)得失、開(kāi)展教學(xué)研究的重要依據(jù) 教學(xué)檔案在教學(xué)活動(dòng)中形成的，它記錄了教師教學(xué)的得與失、好與壞、利與弊，記錄了學(xué)校的辦學(xué)思想、辦學(xué)定位、辦學(xué)原則、辦學(xué)制度、辦學(xué)目標(biāo)等，這些為教學(xué)管理提供參考，為教育決策提供咨詢，為改進(jìn)教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)量提供第一手信息資料，是事后處理問(wèn)題、查證和研究教學(xué)日常工作的

8、憑證，是自身活動(dòng)的信息庫(kù)，是反映教學(xué)管理水平高低及教學(xué)活動(dòng)和     教學(xué)研究的依據(jù)。如對(duì)教學(xué)管理制度及執(zhí)行情況的研究能洞察出不同時(shí)期教學(xué)管理是抓緊還是放松了；對(duì)不同教學(xué)單位的教學(xué)檔案進(jìn)行“橫向”比較，能直觀地反映出各自教學(xué)水平及教學(xué)管理水平的高低。明顯表明教學(xué)檔案是探求如何加強(qiáng)教學(xué)管理、進(jìn)行教學(xué)總結(jié)、開(kāi)展教學(xué)研究的重要依據(jù)。 3教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)評(píng)估、規(guī)范科學(xué)辦學(xué)的重要材料 高校教學(xué)水平評(píng)估是提高高校教育質(zhì)量的重大舉措，也是衡量一所高校辦學(xué)實(shí)力的重要手段。通過(guò)評(píng)估是高校最基本的要求。評(píng)估一般過(guò)程是參評(píng)高校先自評(píng)，形成自評(píng)報(bào)告，再接受省教育行政主管部門(mén)和

9、國(guó)家教育部評(píng)估組的審查等主要環(huán)節(jié)。從評(píng)估組檢查這一實(shí)質(zhì)性階段來(lái)看，首先是聽(tīng)取學(xué)校的工作匯報(bào)，接著考察教學(xué)設(shè)施、與教職工和學(xué)生座談、查閱評(píng)估材料、核實(shí)數(shù)據(jù)等，與相關(guān)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行對(duì)照，評(píng)估打分。從整個(gè)過(guò)程來(lái)看，都是以真實(shí)可靠、豐富完整的檔案材料作為支撐的。教學(xué)檔案在評(píng)估中起到了重要作用，成為了評(píng)估工作的堅(jiān)強(qiáng)有力“后盾”。 4教學(xué)檔案是督查教學(xué)活動(dòng)、規(guī)范教學(xué)行為的主要載體 教學(xué)檔案，從教師的角度說(shuō)，它是一個(gè)教師當(dāng)時(shí)直接使用的教學(xué)文件和教學(xué)過(guò)程記錄材料轉(zhuǎn)化而來(lái)，客觀地記錄了一名教師教學(xué)活動(dòng)的歷史情況，保留著教學(xué)各個(gè)進(jìn)程、各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)標(biāo)記，客觀地反映了一名教師的執(zhí)教態(tài)度、行為和水平，是教師教學(xué)活動(dòng)的真

10、實(shí)反映，具有備查、考核、參考和學(xué)習(xí)價(jià)值。它一方面看出一名教師是否在按照教學(xué)的基本要求嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)，另一方面反映出一名教師是否在自己的專業(yè)領(lǐng)域不斷拓展、不斷創(chuàng)新、不斷提高。如教師的授課計(jì)劃、教案的完整性，批改作業(yè)、指導(dǎo)實(shí)習(xí)的認(rèn)真度，教學(xué)文件準(zhǔn)備的齊全性等等這些材料都是檢查教學(xué)人員為“好”教師的重要文獻(xiàn)。        3.創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理 面向21世紀(jì)，教學(xué)檔案管理要迎接信息革命的挑戰(zhàn)，最根本的是要實(shí)施檔案管理創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮檔案的作用，才能立足于服務(wù)教學(xué)的大局，才能不斷開(kāi)創(chuàng)教學(xué)檔案工作的新局面。 1創(chuàng)新觀念，實(shí)現(xiàn)

11、教學(xué)檔案公共價(jià)值。教學(xué)檔案的公共價(jià)值體現(xiàn)的是多數(shù)老師的公共利益。它的實(shí)現(xiàn)既是一個(gè)滿足教師公共需要的過(guò)程，同時(shí)也是教師創(chuàng)造和提供公共物品（即教學(xué)資源、教學(xué)產(chǎn)品）的過(guò)程。即是說(shuō)，每個(gè)教師既是創(chuàng)造教學(xué)檔案的主體，同時(shí)也是享受檔案公共價(jià)值的主體。但是，創(chuàng)造和提供公共物品的過(guò)程則是一個(gè)需要付出努力甚至經(jīng)歷痛苦的過(guò)程，每個(gè)人都盡可能選擇逃避，沒(méi)有觀念的創(chuàng)新或制度的約束或外部的激勵(lì)，一般人都不會(huì)主動(dòng)創(chuàng)造和提供公共物品，均會(huì)安于現(xiàn)狀，因此，實(shí)現(xiàn)檔案公共價(jià)值就決不是一個(gè)輕松的過(guò)程，而需要某種力量予以督促和強(qiáng)制，那就是要?jiǎng)?chuàng)新思想觀念。而制度的約束和外部的激勵(lì)最終也要轉(zhuǎn)化于觀念的轉(zhuǎn)變，因此，觀念的創(chuàng)新是高校教學(xué)檔案

12、公共價(jià)值實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵因素，每個(gè)教師要將教學(xué)創(chuàng)新成為自己的自覺(jué)要求和追求目標(biāo)，立足崗位，創(chuàng)造優(yōu)秀的教學(xué)成果，自愿將這種獨(dú)創(chuàng)性的成果在一定的范圍內(nèi)共享，實(shí)現(xiàn)它的公共價(jià)值，從而提高整個(gè)學(xué)校的人才培養(yǎng)質(zhì)量。 3.2創(chuàng)新管理，提高教學(xué)檔案內(nèi)在質(zhì)量。教學(xué)檔案管理包括檔案收集、整理、保管、處理和利用等。有效的管理是提高檔案內(nèi)在質(zhì)量的必要前提和手段，也是提供高效服務(wù)的基礎(chǔ)。高校教學(xué)檔案管理人員應(yīng)立足校內(nèi)、面向社會(huì)，立足當(dāng)前、面向未來(lái)，立足本職、面向全面，高度重視教學(xué)檔案管理的重要性，要在檔案管理的制度上、檔案的質(zhì)量上、管理的科學(xué)上下功夫，大膽改革現(xiàn)有的高校教學(xué)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化

13、，建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運(yùn)行靈活的管理體制，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。 3創(chuàng)新服務(wù)，發(fā)揮教學(xué)檔案社會(huì)功能。提供服務(wù)是檔案最基本的社會(huì)功能。教學(xué)檔案管理目的就在于能為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生提供教學(xué)服務(wù)。重要的是如何在提供更好的服務(wù)上下功夫，這就需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)手段。在創(chuàng)新服務(wù)方式上，實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，彰顯服務(wù)社會(huì)化、多元化、高效化，不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)

14、對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度滿足利用者利用檔案的需要。在創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容上，實(shí)現(xiàn)從數(shù)量服務(wù)向質(zhì)量服務(wù)上轉(zhuǎn)變。高校教學(xué)檔案工作者不能只是將檔案收集起來(lái)便萬(wàn)事大吉,而是要充分挖掘自身潛能，不斷完善、豐富、創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，加大檔案編研的工作力度，充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用，推動(dòng)檔案服務(wù)向高水平、高層次、高質(zhì)量發(fā)展，使檔案發(fā)揮出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在創(chuàng)新服務(wù)手段上，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)轉(zhuǎn)變。隨著計(jì)算機(jī)和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，數(shù)字化教學(xué)檔案館（室）的建設(shè)已是必然趨勢(shì)。對(duì)檔案利用者提供現(xiàn)代化服務(wù)已是必然

15、要求，教學(xué)檔案管理工作人員要借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對(duì)文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進(jìn)行處理、存儲(chǔ),實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。 注 釋： 肖肅萍. 充分發(fā)揮高校教學(xué)檔案作用 推進(jìn)教學(xué)檔案管     理創(chuàng)新J. 中國(guó)民營(yíng)科技與經(jīng)濟(jì). 法國(guó)是檔案案立法較早的國(guó)家，1979年1月3日經(jīng)國(guó)民議會(huì)和參議院通過(guò)，由總統(tǒng)簽署公布。該法分 6章36條。在第一章總則中規(guī)定檔案的定義。 1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第22次會(huì)議通過(guò),1987年9月5日主席令第58號(hào)公布，1988年1月1日起施行。1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第20