對建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的探討

1、對建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的探討    關鍵詞企業(yè)；檔案管理制度；組織結構當前，市場經(jīng)濟的大潮沖擊著社會的每一個層面，企業(yè)的檔案工作也面臨著一場挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作應如何加快步伐，改革究竟如何入手；檔案工作新的管理模式包括哪些內(nèi)容；什么是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度；市場經(jīng)濟體制下企業(yè)檔案館（室）藏體系怎樣布局才有利于檔案作用的發(fā)揮？一、建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的必要性轉換國有企業(yè)經(jīng)營機制、建立現(xiàn)代企業(yè)制度是企業(yè)為適應社會主義市場經(jīng)濟體制需要而采取的重大舉措。建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革的一項配套措施，是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必然階段。因為企業(yè)

2、制度的創(chuàng)新與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立是雙方需求和互相補充的。1.企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新。在企業(yè)改革過程中，無論是轉變經(jīng)營機制，還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度，檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結構，對外經(jīng)濟合作、清產(chǎn)核資，進入市場成為具有獨立法人權力競爭者提供重要的信息和依據(jù)。2.社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，也對檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業(yè)進一步發(fā)展創(chuàng)造了機遇。經(jīng)濟體制的改革，使我國從傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟過渡到有計劃的商品經(jīng)濟，繼而進入市場經(jīng)濟。由于企業(yè)是市場的主體，企業(yè)改革是經(jīng)濟體制改革的中心環(huán)節(jié)，轉換經(jīng)營機制是企業(yè)改革的重點，這便預示著企業(yè)檔案工作在管理體制和工作機制等方面也必將進行一場深刻的變

3、革。3.現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對檔案工作也提出了新的要求。如果企業(yè)檔案工作還停留在目前管理狀態(tài)，將很難有大的發(fā)展。因此，作為企業(yè)科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進行改革，實現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的特征何為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，目前還沒有明確的表述，這里試對其基本特征做些描述。1.經(jīng)營機制的轉變，將企業(yè)推向市場，為了增強市場競爭能力，企業(yè)內(nèi)部的各個部門都要高速運轉，要求檔案以情報、信息的形態(tài)出現(xiàn)，比較強的表現(xiàn)在為企業(yè)現(xiàn)實活動服務等方面。檔案利用的周期普遍縮短，發(fā)生作用的機遇有很大提高，利用方式要求簡便，快速靈活。2.企業(yè)經(jīng)營范圍的拓寬，使得

4、多種經(jīng)濟成分并存?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立，也使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理中不斷采用新的管理模式和方法，新的檔案成分便與之俱生，檔案的歸檔范圍發(fā)生很大變化，需要檔案人員廣泛收集，科學管理，有效地提供利用。3.統(tǒng)一指導、分級保管是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的根本原則。企業(yè)的商品經(jīng)濟屬性和獨立的法人地位確定后，企業(yè)便擁有包括國家在內(nèi)的出資者投資形成的全部法人財產(chǎn)權，檔案作為企業(yè)自身生產(chǎn)、經(jīng)營活動的真實記錄，從內(nèi)容上看，是企業(yè)各種實踐活動的結晶，是企業(yè)產(chǎn)品更新?lián)Q代，擴大再生產(chǎn)，增強企業(yè)競爭機制不可缺少的信息財富。4.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實行對內(nèi)以價值計算服務水平，對外走經(jīng)營之路，向實現(xiàn)檔案信息商品

5、化過渡。5.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨立地擁有和行使監(jiān)督、指導、檢查的權利。在市場經(jīng)濟體制下，檔案資料信息的屬性和流向趨于復雜，檔案的收集保管與利用的矛盾也日益突出。綜上所述，在社會主義市場經(jīng)濟體制下，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，是企業(yè)成為自主經(jīng)營、自負盈虧、自我約束、自我發(fā)展的具有法人權力的經(jīng)營實體。因此，與之相適應的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本特征便可以表述為：統(tǒng)一指導、分級管理、職能獨立、講求效益。三、如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)容之一，因此，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，應遵循企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以經(jīng)濟效益為中心的原則，把企業(yè)自主經(jīng)營、自我約束機

6、制同企業(yè)檔案統(tǒng)一指導、分級管理結合起來，既做到檔案信息資源的合理布局，又實現(xiàn)檔案工作科學化、標準化管理。具體來說有以下幾點：1.調(diào)整組織結構，設立宏觀指導檔案工作的職能管理部門，其任務包括：(1)負責貫徹實施國家和上級有關法律、法規(guī)、方針政策。(2)制定并完善企業(yè)檔案管理制度和相應的制約手段，對企業(yè)檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查。(3)制定本企業(yè)檔案行業(yè)標準，并組織實施。(4)加強檔案管理現(xiàn)代化培訓，全方位提高檔案人員素質(zhì)。(5)開展檔案科學研究，積極探索、總結、交流企業(yè)在加強管理、深化改革、促進檔案工作持續(xù)發(fā)展的新思路和新成果。(6)加強檔案宣傳出版工作。(7)加強檔案科研項目的立項、研究、申

7、報、評比、獎勵、推廣體系。2.調(diào)整檔案館（室）布局結構，實行分級保管。檔案的布局結構是關系到檔案信息資源能否合理配置和最大限度開發(fā)利用的重要因素。所以，調(diào)整布局結構事關重大，“牽一發(fā)而動全身”，是建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的難點，必須解放思想，打破傳統(tǒng)觀念的束縛，正確理解和分析“集中統(tǒng)一管理全部檔案”的含義，樹立檔案直接為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務的觀念，為檔案能夠充分發(fā)揮作用創(chuàng)造條件。企業(yè)檔案實行分級保管的范圍應該以獨立法人實體單位為界限。3.盡快建立和完善新的服務機制，使企業(yè)檔案工作向經(jīng)營方向發(fā)展。實行新的服務機制，是企業(yè)員工和檔案人員面臨的一次思想變革，是提高企業(yè)整體檔案意識的必然過程。其關鍵是解決

8、好檔案形成和利用的矛盾。應認識到：檔案是形成者在其正常工作期間形成的，對檔案形成者來說，“檔案形成價值”已在其工資獎金中體現(xiàn)出來，歸檔后代表“檔案形成價值”的只能是企業(yè)，決不是形成檔案的某個具體部門或個人。而利用價值是再生產(chǎn)過程產(chǎn)生的，與形成者在經(jīng)濟上也不再發(fā)生任何關系。因此，只有企業(yè)才能決定檔案的存毀、出售或轉讓。檔案部門實行新的服務機制，就是代表企業(yè)來實現(xiàn)檔案信息資產(chǎn)的保值和增值。4.加快企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化步伐。目前，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化處于起步階段，硬件設施基本具備，關鍵是缺乏適應企業(yè)檔案管理的軟件系統(tǒng)。從檔案的發(fā)展角度來看，一定要注意培養(yǎng)和選用檔案計算機管理專門人才，結合企業(yè)檔案管理和利

9、用的特點，編制開發(fā)科學合理的軟件操作系統(tǒng)，組織全員培訓，提高運行操作的普及率。5.其他配套措施。（1）加強基礎管理工作，特別是要加快建立和完善推行企業(yè)檔案標準化管理工作。（2）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際開展，制定完善的歸檔制度，疏通歸檔渠道，豐富館藏內(nèi)容。（3）培養(yǎng)和選用既懂檔案管理，又具備一定專業(yè)知識，還能夠掌握計算機管理的復合型人才，為檔案的開發(fā)利用和現(xiàn)代化管理提供人員保證。（4）培育和建立檔案信息交流中心，為企業(yè)檔案管理實行新的服務機制，以及實現(xiàn)檔案信息資源的保值增值創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。（5）培養(yǎng)檔案信息資產(chǎn)價值評估人才，建立檔案信息資源定額框架體系，為開展服務工作提供業(yè)務范圍和行業(yè)標準。（編輯/劉佳）    相關論文    · 試論如何做好檔案管理工作· 探析高等學校檔案管理辦法對成人高校檔案管理