商務(wù)郵件禮儀-文檔資料

1、1北京同翼弘電子科技有北京同翼弘電子科技有 限公司限公司21、關(guān)于主題-電子郵件的靈魂所在2、關(guān)于稱呼與問題-細節(jié)中體現(xiàn)尊重3、正文-關(guān)乎成敗的主干部分4、結(jié)尾簽名-彰顯你的職業(yè)化5、附件6、正確使用發(fā)送、抄送和密送7、回復(fù)技巧目錄3前言商務(wù)往來中的電子郵件（Email）代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務(wù)電子郵件的寫作在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務(wù)。同時，電子商務(wù)的普及，往往會忽視電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準(zhǔn)確規(guī)

2、范的郵件，不僅能反應(yīng)寫信人的業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，隨著全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展，商務(wù)電子郵件的寫作越來越受到重視，本文將著重探討商務(wù)電子郵件寫作的格式和應(yīng)遵循的相關(guān)原則。41、關(guān)于主題-電子郵件的靈魂所在主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。1.2.3.4.5.6.7.8.一定不要出現(xiàn)空白標(biāo)題，這是最失禮的。標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要只有打開瀏覽頁面時，才能顯示完你的標(biāo)題。最好寫上來自*公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生

3、成，寫了反而累贅。標(biāo)題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理可適當(dāng)使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?；貜?fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要讓“回復(fù)”出現(xiàn)一大串。最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。5 示例 1.沒有主題 7.回復(fù)內(nèi)容更改標(biāo)題，不要讓

4、“回復(fù)”一大串 62、關(guān)于稱呼與問題-細節(jié)中體現(xiàn)尊重恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度1.1郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。1.2如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。1.3不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要對誰都用“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。1.4關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。Email開頭結(jié)尾最好要有問候語2.1最簡單的開頭是寫一個“HI”，中文

5、可寫“你好”或者“您好”，開頭問候語是在稱呼換行空兩格寫。2.2結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文可寫“祝您順利” ，若對方是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。2.3俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，這樣即便郵件內(nèi)容中有些地方不妥，對方也能平靜的看待 。73、正文-關(guān)乎成敗的主干部分1Email正文要簡明扼要，行文通順若對方不認識你，首先應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名，以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)

6、，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，得拉到最后看才知道你是誰。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓對方拉滾動條才能看完你的郵件。2注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他

7、人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。3Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看沒分段的長篇大論。4一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。85盡可能避免錯誤拼寫和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的同音別字。 在郵件發(fā)送之前，自己務(wù)必仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，

8、拼寫是否有錯誤。6合理提示重要信息不要隨意使用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。7合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。8不要隨意使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻Business Email （商務(wù)郵件）不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在:) 。95、結(jié)尾簽名-彰顯你的職業(yè)化每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以

9、清楚的知道發(fā)件人信息。但是對于簽名內(nèi)容應(yīng)根據(jù)收信對象進行適當(dāng)?shù)倪x擇。1、簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2、不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會與對方顯得疏遠。你可以在郵箱中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配

10、，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。10 示例 公司統(tǒng)一的郵件簽名格式 姓名 職務(wù)北京同翼弘電子科技有限公司總 機：0086-10-60216443傳 真：0086-10-60216443-808官 網(wǎng)： 手 機：地 址：北京市大興工業(yè)園區(qū)金苑路26號金日科技大廈11如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。如果附件過大，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。附件數(shù)目不宜超過4

11、個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。3645216、附件12To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。34而BCC是密送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!5只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。16轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息

12、要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將回復(fù)了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。 不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。7、正確使用發(fā)送、抄送和密送要區(qū)分收件人（To）和抄送人（CC）還有密送人（BCC）131、及時回復(fù)Email1.1收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。1.2對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。1.3如果事情復(fù)雜，你無法及時

13、確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。1.4如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2、進行針對性回復(fù)當(dāng)回復(fù)郵件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。8、回復(fù)技巧143、不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓3.1如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不

14、是最好的交流方式。3.2對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越回復(fù)越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)及時對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。4、要區(qū)分回復(fù)（Reply）和回復(fù)全部（Reply All）4.1如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了 .4.2如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該回復(fù)全部（replay all），讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情 。4.3如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要回復(fù)所有人。討論好了再回復(fù)大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。4.4點擊

15、“回復(fù)全部”前，要三思而行！5、主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。15舉例說明范例發(fā)件人: Mary （行政專員）收件人: Nancy(行政經(jīng)理)主題: 年度聚餐地點由于目前成本控制活動，對于選擇物美價廉的就餐地點很重要。 我們已經(jīng)實地考察了幾個地點，委員會成員對每個地點發(fā)表了贊同和反對意見，并進行了討論。地點 1. 自助餐，中等大小的場地，菜品豐富，每人220元地點 2. 固定的餐桌，菜譜是固定的，前面有大的場地，每一桌費用2400元，每桌最多可坐12人。建議地點2 因為它能提供較便宜的價格，設(shè)施較好。請讓我們知道您的選擇。Mary16范例17范例Dear all:公司將在7月22日14:00-17:00 有一場關(guān)于“環(huán)境，健康，安全”的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括：（1）工廠有何風(fēng)險，風(fēng)險為何發(fā)生，如何改善風(fēng)險，（2）在工廠健康安全風(fēng)險中，主管該如何管理？（3）在工廠健康安全風(fēng)險中，工人有何責(zé)任？（4）將風(fēng)險管理好，會給工人和業(yè)績帶來多大收益？（5）中國相關(guān)的法律法規(guī)。反思工廠的實際情況，自我評估。 這場培訓(xùn)會包