OA系統(tǒng)使用管理制度

1、OA系統(tǒng)使用管理制度第一章 總則第一條 為了提高工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條 本制度適用于公司OA系統(tǒng)的管理。OA系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是管理信息傳遞的有效平臺(tái)，它集合了各方面信息，是公司實(shí)施高效管理的重要工具。第三條 為了保證通過(guò)OA進(jìn)行發(fā)起和傳遞的各類電子文件能夠及時(shí)得到處理，原則上各環(huán)節(jié)處理時(shí)間不得超過(guò)三個(gè)小時(shí)。第二章 管理職責(zé)第四條 原則上各子公司有行政部門的，行政部門負(fù)責(zé)人將作為各子公司OA管理員（二級(jí)管理員），沒(méi)有行政部門的，可指定專人作為管理員。各管理員要承擔(dān)起所屬公司OA子系統(tǒng)的管理工作，按照要求，在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行分層級(jí)，分區(qū)域的全面管理工作，開展諸如

2、電子檔案管理、通知通告下發(fā)、重要文件資上傳共享（分權(quán)限）、系統(tǒng)深化開發(fā)應(yīng)用等工作。行政部將對(duì)上述管理員進(jìn)行專門培訓(xùn)。第五條 在系統(tǒng)運(yùn)行初期OA系統(tǒng)管理員（包括二級(jí)管理員）須對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。第六條 各系統(tǒng)管理員（包括二級(jí)管理員）及系統(tǒng)使用人要及時(shí)收集、歸納和反饋OA平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中的各類問(wèn)題（包括表單設(shè)計(jì)、流程設(shè)置、功能模塊、操作使用等方面問(wèn)題），逐級(jí)上報(bào)解決存在的問(wèn)題。第七條 OA系統(tǒng)管理員需根據(jù)不同工作、不同崗位、不同團(tuán)隊(duì)的性質(zhì)，確定各子公司、部門的機(jī)構(gòu)和權(quán)限設(shè)置，凡需變更權(quán)限或部門設(shè)置時(shí)，變更部門需向行政部提出申請(qǐng)，由行政部統(tǒng)籌考慮后決定是否同意變更，因員工調(diào)動(dòng)、離

3、職等原因造成崗位變動(dòng)時(shí)，變動(dòng)部門應(yīng)及時(shí)將變動(dòng)情況函告OA系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員須在收到函告后的24小時(shí)內(nèi)完成相關(guān)賬號(hào)、權(quán)限、歸屬等的調(diào)整工作。第八條 相關(guān)文件、資料（包括傳審、傳閱、公告、新聞等等）由發(fā)起人負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)起內(nèi)容進(jìn)行管理。第九條 為了確保OA平臺(tái)的正常和高效運(yùn)行，各系統(tǒng)使用人均有合理使用系統(tǒng)、進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、提出意見(jiàn)建議等的權(quán)利和義務(wù)。第三章 日常使用第十條 在OA系統(tǒng)上線運(yùn)行之初，原則上所有傳審、傳閱、簽批、通知、公告、新聞及資料傳遞均需通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行，但考慮到當(dāng)前運(yùn)行的實(shí)際，除部分文件外的傳遞可沿用現(xiàn)有紙介質(zhì)傳遞流程之外，其他傳遞均需通過(guò)OA系統(tǒng)。行政部將嚴(yán)格按照規(guī)定履行紙質(zhì)文件審

4、核上報(bào)關(guān)，凡能通過(guò)OA系統(tǒng)上報(bào)的紙質(zhì)文件，一律退回發(fā)起人用OA系統(tǒng)上報(bào)。第十一條 OA系統(tǒng)文件審批環(huán)節(jié)的效率及時(shí)間限制 （一）凡上報(bào)審批的文件，在每個(gè)環(huán)節(jié)停留時(shí)間原則上不得超過(guò)3小時(shí)，凡超出規(guī)定時(shí)限，又無(wú)正當(dāng)理由的，每次處罰相關(guān)責(zé)任人200元，以下情況除外：1.晚上九點(diǎn)至次日上午八點(diǎn)；2.流程節(jié)點(diǎn)審批人因生病、出差、學(xué)習(xí)、開會(huì)及其他重要工作開展需要延長(zhǎng)審批時(shí)間的；3.流程節(jié)點(diǎn)審批人在審核中因傳審事項(xiàng)不清、數(shù)據(jù)及資料不全而要求發(fā)起人給予解釋或補(bǔ)充的。（二）凡上報(bào)審批的文件，因不達(dá)標(biāo)被退回時(shí)，退回人應(yīng)注明退回原因、修改要求、需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)以及重新上報(bào)的時(shí)間，并及時(shí)電話或當(dāng)面告知發(fā)起人，堅(jiān)決杜絕無(wú)原

5、由、無(wú)標(biāo)準(zhǔn)的退單現(xiàn)象發(fā)生。第十二條 由于OA系統(tǒng)流程屬剛性流程，存在一經(jīng)發(fā)起便無(wú)法修改發(fā)起內(nèi)容的問(wèn)題，因此，要求各發(fā)起人在發(fā)起前仔細(xì)審核文件內(nèi)容，確定文件數(shù)據(jù)資料齊全后方可上傳。審核及審批環(huán)節(jié)中各節(jié)點(diǎn)責(zé)任人均應(yīng)嚴(yán)格把控審核、審批關(guān)，否則將進(jìn)行如下處罰：（一）日常上報(bào)審批的文件（資料），部門必須認(rèn)真把關(guān)，如拿不準(zhǔn)時(shí)須及時(shí)征求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，幫助子公司完善文件（資料）；如不認(rèn)真修改，被總經(jīng)理退回時(shí)，處罰責(zé)任經(jīng)理200元；被董事長(zhǎng)退回時(shí)，處罰責(zé)任經(jīng)理 300元。（二）各部門上報(bào)審批的文件（資料），因不達(dá)標(biāo)被總經(jīng)理退回時(shí)，處罰責(zé)任人200元；被董事長(zhǎng)退回時(shí)，處罰責(zé)任人300元。第十三條 傳審類文件經(jīng)過(guò)審

6、批返還給發(fā)起人之后，發(fā)起人要及時(shí)將事務(wù)辦理結(jié)果反饋填寫入“辦理結(jié)果回復(fù)”，經(jīng)所在部門主管審核通過(guò)后，該審批流程方認(rèn)定為最終辦理完結(jié)。第十四條 發(fā)起人在發(fā)起流程時(shí)，需準(zhǔn)確把握文件性質(zhì)及重要程度，除個(gè)別突發(fā)類或領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排工作事項(xiàng)外，原則上任何文件均需提前足夠多的時(shí)間上報(bào)，以備審核過(guò)程中的修改等影響工作開展，常規(guī)性審批因發(fā)起人未預(yù)留充足審批時(shí)間而造成的任何后果均由發(fā)起人及其所在子公司、所在部門全額承擔(dān)，審核及審批環(huán)節(jié)責(zé)任人不承擔(dān)責(zé)任（無(wú)故拖延除外）。第十五條 各審核、審批人在審批文件前，應(yīng)酌情處理標(biāo)識(shí)為緊急或特急的文件（待辦文件名稱前綴紅色感嘆號(hào)，無(wú)嘆號(hào)表示一般，一個(gè)嘆號(hào)表示緊急，兩個(gè)嘆號(hào)表示特急

7、）。系統(tǒng)運(yùn)行之初，建議發(fā)起人及各節(jié)點(diǎn)審批人在處理完成后向下一節(jié)點(diǎn)承辦人給予提示，保證文件及時(shí)得到處理。第十六條 原則上各類文件在發(fā)起時(shí)，發(fā)起人需承擔(dān)歸檔職責(zé)，除對(duì)通過(guò)OA傳遞的表單進(jìn)行歸檔外，傳審時(shí)的源文件同樣應(yīng)妥善保存，以備以后查詢或使用。第十七條 嚴(yán)禁任何人通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布和傳遞含有非法、不健康和帶有病毒的文件、圖片、應(yīng)用程序等內(nèi)容，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除立即停止責(zé)任賬號(hào)外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度給予相應(yīng)處罰，直到開除處理。第十八條 為方便文件的傳遞和查閱，任何發(fā)起人在發(fā)起流程之前，均應(yīng)檢查文件格式，文件一律采用OFFICE2003、OFFICE2007及WPS（不建議采用該格式）格式；圖片在發(fā)起

8、前，需檢查圖片的大?。ú荒苓^(guò)大，否則移動(dòng)端將無(wú)法閱臨覽）、質(zhì)量及格式（以JPG、JPEG格式為最佳）。流程發(fā)起前，相關(guān)附件名稱應(yīng)修改為與發(fā)起事由一致，并注明各附件的功能作用。第四章 日常操作注意事項(xiàng)第十九條 發(fā)起人在發(fā)起流程時(shí)，需根據(jù)傳遞類型選擇表單模版（上報(bào)審批類選擇相關(guān)傳審單，傳閱類選擇傳閱單、人力資源類選擇相對(duì)應(yīng)表單），并根據(jù)表單各要素進(jìn)行填寫及完善并上傳相應(yīng)附件后點(diǎn)擊發(fā)送，流程即告建立。發(fā)起人為部門主管及以上管理人員的，因流程發(fā)起時(shí)默認(rèn)的身份均為部門員工，而其身份權(quán)限包含部門員工與部門主管兩個(gè)層次，因此，流程提交后會(huì)再次回到部門主管處，要求部門主管用主管身份進(jìn)行審核并提交后，流程方才進(jìn)

9、入下一節(jié)點(diǎn)（即一提交一審核）；子公司總經(jīng)理級(jí)別發(fā)起流程時(shí)，因其身份權(quán)限包含部門員工、部門主管、子公司總經(jīng)理三個(gè)層次，因此，需要額外的兩次審核后，方才進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)（即一提交兩審核）。為了避免在此環(huán)節(jié)出現(xiàn)不必要的延誤，請(qǐng)各主管以上人員在發(fā)起并提交流程后多回看幾次是否有待辦文件存在或通過(guò)查看表單流程以確定當(dāng)前處于哪一節(jié)點(diǎn)。第二十條 對(duì)于超出系統(tǒng)現(xiàn)有模版的相關(guān)傳遞，可采用自由協(xié)同的方式予以發(fā)起，方便之處在于發(fā)起不受條件限制，并且在發(fā)起時(shí)復(fù)選修改正文選項(xiàng)后，各節(jié)點(diǎn)審批人均可對(duì)正文內(nèi)容進(jìn)行修改（附件不可修改），無(wú)需退回發(fā)起人修改后上報(bào)，并且全流程各節(jié)點(diǎn)由發(fā)起人制定，可指定任何人審閱，有很強(qiáng)的隨意性。不足之

10、處在于，由于流程隨意性很強(qiáng)加之正文內(nèi)容可修改，因此流程的客觀性大大降低，且各節(jié)點(diǎn)審批意見(jiàn)無(wú)法寫入固定表單，后期使用存在不便。適合發(fā)起需他人修改完善和傳閱的相關(guān)內(nèi)容。第二十一條 受各模版權(quán)限設(shè)置原因，各節(jié)點(diǎn)審批人如在審核提交后出現(xiàn)流程節(jié)點(diǎn)選擇提示時(shí)，請(qǐng)根據(jù)所審核文檔性質(zhì)自行判斷文件去向（去向包括權(quán)限內(nèi)審批、權(quán)限外上報(bào)、下一節(jié)點(diǎn)審批人等），如判斷不清的可與文件發(fā)起人或相關(guān)部門取得聯(lián)系，以確保傳遞流程準(zhǔn)確高效。第二十二條 各管理員在管理所屬公司子系統(tǒng)時(shí)，需嚴(yán)格按照權(quán)限開展文件資料的增、刪、查、改等工作，并在日常工作中注意隨時(shí)將所經(jīng)手文件資料進(jìn)行歸檔，以便于日后查詢使用。第二十三條 因OA系統(tǒng)預(yù)覽格式

11、與所上傳文檔格式存在區(qū)別，上傳文檔中的細(xì)節(jié)可能會(huì)在系統(tǒng)預(yù)覽中無(wú)限放大，因此，請(qǐng)各使用人在上傳文檔前對(duì)源文檔進(jìn)行仔細(xì)檢查核對(duì)，確保文檔格式正確、編排合規(guī)，且事由描述清晰、理由闡述準(zhǔn)確、附件要素齊全，盡可能減少因退單而造成的損失。第二十四條 OA系統(tǒng)是工作效率的倍增器，其包含的各種剛性流程及嚴(yán)格的時(shí)間限制將從根本上約束和限制各使用人的工作習(xí)慣，在使用之初，肯定會(huì)與現(xiàn)有工作流程和習(xí)慣有一定區(qū)別，請(qǐng)盡快適應(yīng)，并堅(jiān)持使用，確保OA系統(tǒng)真正達(dá)到提升工作效率，優(yōu)化工作流程，完善公司管理體系的目的。第五章 安全要求第二十五條 各使用人首次登陸時(shí)須將初始密碼修改為個(gè)人密碼并妥善保管，不得隨意將密碼外泄給他人使用

12、。第二十六條 任何使用人（尤其管理人員）均不得將個(gè)人賬戶交由他人操作和管理，特殊情況下，系統(tǒng)管理員有權(quán)調(diào)用各使用人的賬號(hào)與密碼，但使用前需明確告知賬號(hào)所有人，并不得對(duì)該賬號(hào)開展除系統(tǒng)必要項(xiàng)目外的其他操作（即不得對(duì)具體工作事項(xiàng)進(jìn)行任何操作）。第二十七條 所有使用人只可在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行相關(guān)操作，特殊情況下如需提高權(quán)限，請(qǐng)與各系統(tǒng)管理員聯(lián)系，經(jīng)審核確實(shí)需要提高權(quán)限的，可由管理員給予調(diào)整。第二十八條 任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員或外部人員查看系統(tǒng)內(nèi)容，更不允許下載相關(guān)內(nèi)容，尤其是涉密內(nèi)容。多人共用一臺(tái)電腦時(shí)，如暫停OA辦公并離開電腦，請(qǐng)及時(shí)注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人誤操作。第二十九條 凡涉密內(nèi)容需要

13、在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布的，發(fā)布人須嚴(yán)格設(shè)定查看權(quán)限和發(fā)布范圍。第三十條 如發(fā)生泄密的情況，將按照公司相關(guān)規(guī)章制度追究相關(guān)人員責(zé)任。第六章 附則第三十一條 本制度由行政部負(fù)責(zé)編制、解釋和修定。第三十二條 為保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息安全，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，全體用戶應(yīng)遵守本管理制度，違反者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并接受公司單項(xiàng)工作獎(jiǎng)懲辦法的處罰。第三十三條 本制度未盡事宜按國(guó)家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十四條 本制度自下發(fā)之日起開始施行。你們彼此有等價(jià)交換的利用價(jià)值，有合作共贏的機(jī)會(huì)，這才是人脈。人脈不是你和多少人打過(guò)交道、和多少人參加過(guò)飯局、和多少人進(jìn)出過(guò)高檔場(chǎng)合、和多少人合過(guò)影，而是有多少人愿意和你打

14、交道、主動(dòng)和你打交道、長(zhǎng)期和你打交道、持續(xù)和你打交道。千萬(wàn)要切記，人脈并不是說(shuō)你利用了多少人、有多少人被你呼來(lái)喚去、有多少人為你鞠躬盡瘁，而是你幫了多少人。人脈不是有多少人在你面前吹捧你，奉承你，而是有多少人在你背后稱頌和點(diǎn)贊。人脈不是在你輝煌的時(shí)候，有多少人簇?fù)碇?，捧著你，而是在你困境時(shí)、在你落魄時(shí)，有多少人愿意站出來(lái)慷慨援手，幫助你。真正擁能夠有人脈的人，都具備以下素養(yǎng)：1. 換位思考。多從他人的角度考慮問(wèn)題。避免獨(dú)斷專行、剛愎自用、自私自利。2. 適應(yīng)環(huán)境。物競(jìng)天擇，適者生存，優(yōu)勝劣汰，人也是一樣，雖然不是你死我活，但適應(yīng)能力強(qiáng)的人往往是最先站穩(wěn)腳跟的人。3. 大方待人。大氣慷慨，小事

15、不斤斤計(jì)較，大事嚴(yán)謹(jǐn)慎重，嚴(yán)于律己，寬以待人。有一天你會(huì)明白，善良比聰明更難。聰明是一種天賦，而善良是一種選擇。4. 低調(diào)做事。低調(diào)做人，低調(diào)做事。你的所有細(xì)節(jié)，有心人自會(huì)看到，這樣的人有眼光，或許是值得結(jié)交的同事，可能會(huì)成為事業(yè)上的伙伴，也有可能是你命運(yùn)中的伯樂(lè)。5. 贊美他人。贊美不需要錢，誠(chéng)心點(diǎn)贊、真心贊美，是最有力的武器，而不是陰奉陽(yáng)違、拍須溜馬。6. 對(duì)人禮貌。你的涵養(yǎng)，你的修養(yǎng)，你的為人，往往體現(xiàn)在一舉一動(dòng)的禮貌之中。7. 檢討自己。凡事都想想所有問(wèn)題都是自己的問(wèn)題。8. 學(xué)會(huì)感恩。做人，一定要有良心。千萬(wàn)不要忘記曾經(jīng)幫助過(guò)你的人。否則，你的路只會(huì)越走越窄！9. 遵守時(shí)間。不要讓別人等太久，除非你不想尊重人，不想建立關(guān)系，破壞好感，那隨意。10. 常懷一顆平常心。世事變幻莫測(cè)，一顆平常心顯得彌足珍貴。11. 學(xué)會(huì)忍耐。遇事要鎮(zhèn)定，好多事情更多的時(shí)候是需要忍耐。有時(shí)候別人怎么看你，和你沒(méi)半毛錢的關(guān)系，你要怎么活，也和別人沒(méi)有一絲一毫的關(guān)系。其次，不要太在意別人的眼光。12. 信守諾言。量力而行，言出則必行。13. 切記言多必失。守住自己的嘴，管好自己的嘴，多聽(tīng)