集團檔案室檔案分類編目方案

1、集團檔案室檔案分類編目方案（初稿）為了加強集團檔案室檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平，充分發(fā)揮檔案的效用，更好地為集團各項工作服務(wù)。根據(jù)國家檔案局印發(fā)的機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合集團的實際，特制定本方案。一、分類原則與適用范圍（一）本方案的分類原則是以集團所形成的全部檔案為對象，依據(jù)集團內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職能，結(jié)合檔案內(nèi)容和檔案載體形態(tài)特征，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。（二）分類后的檔案，分別用英文字母按順序編大類代字。（三）本方案適用集團全部檔案的實體分類、組卷、編號和排架管理。有類設(shè)類，無類空類。二、類別設(shè)置集團檔案總類為L

2、G，共分九大類：即：（一）行政管理中心檔案，大類代字XZ；（二）工程管理中心檔案, 大類代字GC;（三）財務(wù)管理中心檔案，大類代字CW；（四）營銷管理中心檔案, 大類代字YX;（五）資產(chǎn)運營中心檔案, 大類代字ZC;（六）區(qū)域公司檔案，大類代字QY。下設(shè)分類，如西安區(qū)域公司檔案為QYXA，銅川區(qū)域公司檔案為QYTC；（七）聲像檔案，大類代字SX;（八）證照檔案，大類代字ZZ;（九）實物檔案，大類代字SW;三、分類方法（一）XZ行政管理中心檔案行政管理中心檔案分類依據(jù)行政管理中心職能劃分。主要包括集團的政策法規(guī)類資料，董事會各項決議，集團長期規(guī)劃、戰(zhàn)略、方案等，反映全局性的會議材料、工作計劃、總

3、結(jié)、經(jīng)驗介紹、調(diào)查材料、刊物；秘書工作、辦公制度，文件、檔案管理；房屋、物資管理，接待、后勤保衛(wèi)，司法業(yè)務(wù)宣傳咨詢，合同等方面的文件材料。（二）GC工程管理中心檔案工程管理中心檔案分類依據(jù)工程管理中心職能劃分。主要包括工程管理中心的政策法規(guī)類資料，日常管理類文件，重要會議材料，工程合同，項目產(chǎn)生的資料，各類計劃報表，各種報告類資料，各類事故材料等方面的文件材料。（三）CW財務(wù)管理中心檔案財務(wù)管理中心檔案分類依據(jù)財務(wù)管理中心職能劃分。主要包括財務(wù)管理中心的政策法規(guī)類資料，日常管理類文件，重要會議材料，合同等方面的文件材料。（四）YX營銷管理中心檔案營銷管理中心檔案分類依據(jù)營銷管理中心職能劃分。主

4、要包括營銷管理中心的政策法規(guī)類資料，營銷戰(zhàn)略目標(biāo)類文件，績效考核及員工培訓(xùn)等材料，營銷方案、營銷活動所產(chǎn)生的各類材料，日常管理類文件，重要會議材料，各類合同文件等方面的文件材料。（五）ZC資產(chǎn)運營中心檔案資產(chǎn)運營中心檔案分類依據(jù)資產(chǎn)運營中心職能劃分。主要包括資產(chǎn)運營中心的政策法規(guī)類資料，融資計劃、方案等材料，各種報告，日常管理類文件，重要會議材料，各類合同文件等方面的文件材料。（六）QY區(qū)域公司檔案區(qū)域公司檔案分類首先按區(qū)域分類，再依據(jù)區(qū)域公司職能劃分。主要包括各區(qū)域公司的政策法規(guī)類資料，項目產(chǎn)生的文件資料，日常管理類文件，重要會議材料，各類合同文件等方面的文件材料。（七）TZ特殊載體（聲像）

5、檔案特殊載體（聲像）檔案按特殊載體（聲像）材料的形式設(shè)五個屬類，即：1、照片，代號為1；2、底片，代號為2；3、錄音，代號為3；4、錄像，代號為4；5、機讀材料，代號為5。（八）ZZ證照檔案證照類檔案主要依據(jù)其公司劃分類別。主要包括XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，XX置業(yè)有限公司，XX工程有限公司，XX股份有限公司，XX工貿(mào)有限公司，XX加工有限公司，XX置業(yè)有限公司XX分公司等公司形成的證照檔案。（九）SW實物檔案實物檔案不設(shè)屬類，按時間順序排列。四、檔案編號與案卷排列編號（一）行政管理中心1、（立卷）編號模式：大類代字+年份+檔案類別+目錄順序號+案卷順序號如：LG 總類（代表XX地產(chǎn)集團）XZ

6、大類代字（XZ代表行政管理中心檔案） 2011 以年份為結(jié)點對檔案進行歸類合同 1（2、） 案卷順序號（同一目錄順序號內(nèi)編大流水號）目錄順序號（1表示該合同類的第1本目錄）檔案類別（表示該類為合同類別）其中：XZ構(gòu)成行政管理中心檔案的目錄號。行政管理中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類別順序并結(jié)合分類方案中各屬類的時間順序排列。每卷一個號，每年編一個流水號。（二）工程管理中心檔案編號模式：大類代字+年代+檔案類別+目錄順序號+案卷順序號如： LG 總類（代表XX地產(chǎn)集團）GC 大類代字（GC代表工程管理中心檔案）2011 以年份為結(jié)點對檔案進行歸類合同 1（2、） 案卷順序號（同一目錄順序號

7、內(nèi)編大流水號）目錄順序號（1表示該合同類的第1本目錄）檔案類別（表示該類為合同類別）其中：GC構(gòu)成工程管理中心檔案的目錄號。工程管理中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類別順序并結(jié)合分類方案中各屬類的時間順序排列。每卷一個號，每年編一個流水號。（三）財務(wù)管理中心檔案編號模式：大類代字+年代+檔案類別+目錄順序號+案卷順序號如： LG 總類（代表XX地產(chǎn)集團）CW 大類代字（CW代表財務(wù)管理中心檔案）2011 以年份為結(jié)點對檔案進行歸類合同 1（2、） 案卷順序號（同一目錄順序號內(nèi)編大流水號）目錄順序號（1表示該合同類的第1本目錄）檔案類別（表示該類為合同類別）其中：CW構(gòu)成財務(wù)管理中心檔案的目

8、錄號。財務(wù)管理中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類別順序并結(jié)合分類方案中各屬類的時間順序排列。每卷一個號，每年編一個流水號。（四）營銷管理中心編號模式：大類代字+年代+檔案類別+目錄順序號+案卷順序號如： LG 總類（代表XX地產(chǎn)集團）YX 大類代字（YX代表營銷管理中心檔案）2011 以年份為結(jié)點對檔案進行歸類合同 1（2、） 案卷順序號（同一目錄順序號內(nèi)編大流水號）目錄順序號（1表示該合同類的第1本目錄）檔案類別（表示該類為合同類別）其中：YX構(gòu)成營銷管理中心檔案的目錄號。營銷管理中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類別順序并結(jié)合分類方案中各屬類的時間順序排列。每卷一個號，每年編一個流水

9、號。（五）資產(chǎn)運營中心檔案編號模式：大類代字+年代+檔案類別+目錄順序號+案卷順序號，如： LG 總類（代表XX地產(chǎn)集團）ZC 大類代字（ZC代表資產(chǎn)運營中心檔案）2011 以年份為結(jié)點對檔案進行歸類合同 1（2、） 案卷順序號（同一目錄順序號內(nèi)編大流水號）目錄順序號（1表示該合同類的第1本目錄）檔案類別（表示該類為合同類別）其中：ZC構(gòu)成資產(chǎn)運營中心檔案的目錄號。資產(chǎn)運營中心檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類別順序并結(jié)合分類方案中各屬類的時間順序排列。每卷一個號，每年編一個流水號。（六）區(qū)域公司檔案編號模式：大類代字+區(qū)域+年代+檔案類別+目錄順序號+案卷順序號如： LG 總類（代表XX地產(chǎn)

10、集團）QY 大類代字（QY代表資產(chǎn)運營中心檔案）西安 以區(qū)域分類（西安為子公司所在地）2011 以年份為結(jié)點對檔案進行歸類合同 1（2、） 案卷順序號（同一目錄順序號內(nèi)編大流水號）目錄順序號（1表示該合同類的第1本目錄）檔案類別（表示該類為合同類別）其中：QY構(gòu)成西安區(qū)域公司檔案的目錄號。區(qū)域公司檔案案卷的排列：每年的案卷按檔案類別順序并結(jié)合分類方案中各屬類的時間順序排列。每卷一個號，每年編一個流水號。（七）特殊載體（聲像）檔案1、照片、底片檔案編號模式：大類代字+一級屬類代號+二級屬類代號目錄順序號+案卷順序號如:TZ 1.1.1 1（2、）案卷順序號目錄順序號二級屬類代號(1為組織沿革類、

11、2為會議業(yè)務(wù)類、3為宣教文件類、4為榮譽實物類5為綜合類）一級屬類代號（1為照片、2為底片） 大類代字（TZ代表特殊載體（聲像）檔案）其中:SX 1.1.1構(gòu)成聲像檔案的照片和底片目錄號。照片、底片檔案的案卷排列：每個屬類內(nèi)按形成的時間先后依次排列。每冊一個號，歷年編一個流水號。2、錄音、錄像、機讀材料檔案編號模式：大類代字+屬類代號+目錄順序號+案卷順序號如:TZ 3.1 1（2、）案卷順序號目錄順序號屬類代號（3為錄音、4為錄像、5為機讀材料）大類代字（TZ代表特殊載體檔案（聲像檔案）其中: TZ3.1構(gòu)成特殊載體檔案（聲像檔案）的目錄號。錄音、錄像、機讀材料檔案的案卷排列：每個屬類內(nèi)按形

12、成的時間先后依次排列。每冊（盒、盤、張）一個號，歷年編一個流水號。（八）證照檔案編號模式：大類代號+一級屬類代號目錄順序號+案卷順序號。如：LG 總類（代表XX地產(chǎn)集團）ZZ 公司名稱 1（2、） 案卷順序號（同一目錄順序號內(nèi)編大流水號）目錄順序號（1表示該合同類的第1本目錄）檔案類別（表示該類為公司類別）大類代字（ZZ代表證照檔案）其中：ZZ公司名稱1（2、）構(gòu)成證照檔案的目錄號。證照檔案案卷的排列：每個屬類內(nèi)的檔案按時間先后或自然編號先后排列，每卷一個號，若干年編一個流水號。（九）實物檔案編號模式：大類代字+目錄順序號+案卷順序號如：SW .1 1（2、）案卷順序號（按形成時間先后依次排列）目錄順序號大類代字（H代表實物檔案）其中:SW.