會(huì)議質(zhì)量管理

1、會(huì)議質(zhì)量管理一、會(huì)議的定義、目的（一）定義會(huì)議是三個(gè)人以上集合在一起，經(jīng)由主持人的引導(dǎo)下，針對(duì)問(wèn)題相互交換意見(jiàn)，從而達(dá)成決議，解決問(wèn)題的一種方法。（二）目的通過(guò)會(huì)議，使我們工作事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)“同步工程”。“同步工程”又叫“并行工程”，即對(duì)整個(gè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程的各個(gè)子系統(tǒng)同步開(kāi)發(fā)，使開(kāi)發(fā)者從概念開(kāi)始考慮到整個(gè)產(chǎn)品生命周期內(nèi)的所有因素（包括質(zhì)量、成本、進(jìn)度和用戶(hù)要求）的一種系統(tǒng)方法。“同步工程”的五項(xiàng)同步：觀念同步、技術(shù)同步、管理同步、流程同步、資訊同步。1.觀念同步通過(guò)會(huì)議，使參會(huì)人員建立共同的價(jià)值觀，了解任務(wù)的目的及工作價(jià)值，以便于齊心協(xié)力完成任務(wù)。2.技術(shù)同步通過(guò)會(huì)議，理清各相關(guān)部門(mén)的技術(shù)差異狀況，并

2、進(jìn)而規(guī)劃透過(guò)各相關(guān)部門(mén)的團(tuán)隊(duì)合作以獲得經(jīng)驗(yàn)傳授與技術(shù)分享的效果，構(gòu)建互補(bǔ)的功能組織。3.管理同步通過(guò)會(huì)議，協(xié)調(diào)跨部門(mén)間的管理，使其步調(diào)一致。4.流程同步通過(guò)會(huì)議，使各項(xiàng)工作完成之先后順序調(diào)整成一致順暢的流程。5.資訊同步通過(guò)會(huì)議，促進(jìn)部門(mén)之間的資訊即時(shí)共享和共用，有助于技術(shù)同步與管理同步之構(gòu)建。二、會(huì)議的類(lèi)型（一）依目的區(qū)分1.評(píng)估決策型：投資評(píng)價(jià)會(huì)、策略規(guī)劃會(huì)、股東會(huì)等；2.問(wèn)題解決型：品質(zhì)匯報(bào)會(huì)、危機(jī)處理會(huì)等；3.政令宣導(dǎo)型：?jiǎn)T工大會(huì)、經(jīng)理匯報(bào)會(huì)等；4.溝通協(xié)調(diào)型：座談會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等；5.集思廣益型：專(zhuān)案檢討會(huì)、提案會(huì)議等；6.社交娛樂(lè)型：餐會(huì)、聯(lián)誼會(huì)等；7.教育學(xué)習(xí)型：研討會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)等。（

3、二）依會(huì)議頻度區(qū)分早會(huì)、周會(huì)、年會(huì)等。三、會(huì)議品質(zhì)監(jiān)測(cè)指標(biāo)會(huì)議決議執(zhí)行率、會(huì)議成本金額、會(huì)議工數(shù)減少率、部門(mén)會(huì)議召開(kāi)率、醫(yī)院重要信息下達(dá)率、會(huì)議記錄當(dāng)場(chǎng)完成率等。四、會(huì)議流程及執(zhí)行要點(diǎn)（一）會(huì)議流程（二）會(huì)議流程執(zhí)行要點(diǎn)1.會(huì)前準(zhǔn)備（1）制定完善的籌備方案；（2）準(zhǔn)備好相關(guān)的資料、工具和設(shè)備；（3）讓參會(huì)人員了解開(kāi)會(huì)的議題、目的和相關(guān)信息，做好發(fā)言準(zhǔn)備。2.會(huì)議進(jìn)行（1）把握好會(huì)議議程和各環(huán)節(jié)的時(shí)間；（2）緊扣主題展開(kāi)討論，并鼓勵(lì)所有參會(huì)人員都發(fā)言；（3）必須對(duì)討論事項(xiàng)做出決議，擬定改善方案。3.會(huì)后追蹤與檢討（1）完成會(huì)議記錄，明確待辦事項(xiàng)并填寫(xiě)會(huì)議追蹤表；（2）把會(huì)議追蹤表分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，

4、讓其了解要辦的事項(xiàng)和完成時(shí)間；（3）定期追蹤工作進(jìn)展，做好監(jiān)督工作；（4）完成會(huì)議成效檢討與盤(pán)點(diǎn)，找出存在問(wèn)題。4會(huì)議質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)（1）針對(duì)存在問(wèn)題，運(yùn)用PDCA、ECRS等質(zhì)量管理工具對(duì)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)；（2）制定相關(guān)制度，使作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化。五、會(huì)議技巧（一）會(huì)議主持技巧1.議論整理技巧議論整理技巧的目的在于理性歸整相關(guān)意見(jiàn)，協(xié)助成員聚焦討論重點(diǎn)；或是引導(dǎo)成員闡述想法與意見(jiàn)。適用于下列三種情況:（1）議論時(shí)間過(guò)于冗長(zhǎng)討論時(shí)間過(guò)長(zhǎng)時(shí)，主持人可以適時(shí)歸整意見(jiàn)并作短暫休息。而在休息結(jié)束后，主持人也應(yīng)該以簡(jiǎn)短的議論整理使參會(huì)人員能快速地繼續(xù)討論。（2）討論偏離主題、陷入膠著或是沖突擴(kuò)大時(shí)主持人應(yīng)該以理性態(tài)度

5、歸納眾人意見(jiàn)，并提醒不合適之言行，有效掌控會(huì)議秩序。（3）成員意見(jiàn)表達(dá)不清主持人可以適時(shí)重復(fù)語(yǔ)句并運(yùn)用追問(wèn)技術(shù)，協(xié)助成員理清觀點(diǎn)，將概念具體化，提升成員發(fā)言的意愿與價(jià)值。2.適時(shí)運(yùn)用板書(shū)（1）標(biāo)記會(huì)議流程與時(shí)間，讓成員知悉會(huì)議節(jié)奏在會(huì)議開(kāi)始前，先將議事流程標(biāo)于黑板上，明確規(guī)定會(huì)議結(jié)束時(shí)間，并注明會(huì)議細(xì)部流程時(shí)間與預(yù)期目標(biāo)，有效管理會(huì)議里每一細(xì)節(jié)，有利于整體效率的提升。（2）匯整各方意見(jiàn)，聚焦討論重點(diǎn)主持人可運(yùn)用圖表歸納整理討論意見(jiàn)，并突出關(guān)鍵概念或數(shù)據(jù)，協(xié)助參會(huì)人員掌握重點(diǎn)，經(jīng)深思熟慮后，做出有效決策。（3）有利于會(huì)議記錄整理。3.讓每位成員具有“主角意識(shí)”（1）運(yùn)用“提問(wèn)法”進(jìn)行討論時(shí)，主持

6、人針對(duì)議題使用指名方式提問(wèn)，有助于成員進(jìn)行實(shí)質(zhì)思考，并增進(jìn)會(huì)議參與感。而在成員未能及時(shí)回答時(shí)，主持人也可換不同角度提問(wèn)，引導(dǎo)成員進(jìn)行思考并提出己解。（2）運(yùn)用“共鳴法”通過(guò)聆聽(tīng)技術(shù)讓對(duì)方能盡情發(fā)揮意見(jiàn)，并以真誠(chéng)、認(rèn)同等概念，鼓勵(lì)對(duì)方表露想法；通過(guò)肢體語(yǔ)言，如適時(shí)的微笑、點(diǎn)頭、專(zhuān)注的眼神等，讓發(fā)言者備感重視，進(jìn)而增加其自信，使其更踴躍參與討論。（二）會(huì)議決策技巧1.六頂思考帽子（1）定義所謂六頂思考帽，是指使用六種不同顏色的帽子代表六種不同的思維模式。白色思考帽白色是中立而客觀的。戴上白色思考帽，人們思考的是關(guān)注客觀的事實(shí)和數(shù)據(jù)。綠色思考帽綠色代表欣欣向榮，象征勃勃生機(jī)。綠色思考帽寓意創(chuàng)造力和想

7、象力。它具有創(chuàng)造性思考、頭腦風(fēng)暴、求異思維等功能。黃色思考帽黃色代表價(jià)值與肯定。戴上黃色思考帽，人們從正面考慮問(wèn)題，表達(dá)樂(lè)觀的、滿(mǎn)懷希望的、建設(shè)性的觀點(diǎn)。黑色思考帽戴上黑色思考帽，人們可以運(yùn)用否定、懷疑、質(zhì)疑的看法，合乎邏輯的進(jìn)行批判，盡情發(fā)表負(fù)面的意見(jiàn)，找出邏輯上的錯(cuò)誤。紅色思考帽紅色是情感的色彩。戴上紅色思考帽，人們可以表現(xiàn)自己的情緒，還可以表達(dá)直覺(jué)、感受、預(yù)感等方面的看法。藍(lán)色思考帽藍(lán)色思考帽負(fù)責(zé)控制和調(diào)節(jié)思維過(guò)程。它負(fù)責(zé)控制各種思考帽的使用順序，規(guī)劃和管理整個(gè)思考過(guò)程，并負(fù)責(zé)做出結(jié)論。（2）作用有利于參會(huì)人員：提出建設(shè)性的觀點(diǎn)；聆聽(tīng)別人的觀點(diǎn)；從不同角度思考同一個(gè)問(wèn)題，從而創(chuàng)造高效能的

8、解決方案；用“平行思維”取代“批判式思維和垂直思維”。提高團(tuán)隊(duì)成員的集思廣益能力，為統(tǒng)合綜效提供操作工具。（3）應(yīng)用步驟陳述問(wèn)題（白帽）；提出解決問(wèn)題的方案（綠帽）；評(píng)估該方案的優(yōu)點(diǎn)（黃帽）；列舉該方案的缺點(diǎn)（黑帽）；對(duì)該方案進(jìn)行直覺(jué)判斷（紅帽）；總結(jié)陳述，做出決策（藍(lán)帽）。2.階層決策技巧（1）在會(huì)議開(kāi)始前，告知成員欲討論的議題與內(nèi)容，讓成員有足夠時(shí)間以自身能力思考解決策略；（2）讓成員兩兩一組，成立核心團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行同樣議題探討，并取得小組共識(shí)；（3）第三位成員加入核心團(tuán)隊(duì)，并先陳述己見(jiàn)，再進(jìn)行團(tuán)隊(duì)討論。如此一來(lái)，便有外來(lái)刺激與不同意見(jiàn)的整合，并整合成三人共識(shí)的解決方案；（4）重復(fù)前一步驟，加入第四位成員，使其先陳述己見(jiàn)，與前三位成員共同討論，再取得新的共識(shí)；（5）重復(fù)前一步驟，直到所有成員皆陳述意見(jiàn)并納入討論，取得團(tuán)隊(duì)最后共識(shí)，確定決策。3.光芒型決策技巧（1）劃出六角光芒型，在中間寫(xiě)下欲討