采購代理業(yè)務內(nèi)部監(jiān)督管理制度

1、采購代理代理業(yè)務內(nèi)部監(jiān)督管理制度第一章 總則第一條 為加強公司采購代理管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，根據(jù)中華人民共和國政府采購法、中華人民共和國招標投標法和財政部政府采購貨物和招標投標管理辦法等規(guī)定，結(jié)合公司實際情況特制定本制度。第2章 定義第二條 本公司所從事的采購代理僅限于服務于各級政府機構(gòu)、各類企事業(yè)單位、非盈利機構(gòu)、社會團體、個人采購保險產(chǎn)品及各類風險評估、風險查勘等服務。第3章 分工第3條 公司各業(yè)務部門、各分支機構(gòu)：負責采購業(yè)務的承接和洽談與實施，招標文件制作與售賣，應標人資格審核，組織現(xiàn)場評標、開標、結(jié)果公司第4條 公司業(yè)務管理部：負責采購代理資質(zhì)申請、延續(xù)；制定各類相關(guān)規(guī)章

2、制度、設(shè)立各類評標規(guī)則；采購信息審核發(fā)布；建立供應商庫；建立評標專家?guī)?；負責審核采購流程是合?guī)；統(tǒng)計采購數(shù)據(jù)，向監(jiān)管部門報備；建立檔案庫，將采購代理相關(guān)資料歸檔。定期會同辦公室進行流程和技術(shù)審查，確保合規(guī)。第5條 公司財務部：收取招標代理各類費用，開具發(fā)票，支付評標專家費用。定期與業(yè)管部進行數(shù)據(jù)核對。第6條 公司辦公室：保障公司各類場地、設(shè)備正常使用。相關(guān)文件合同用印流程審核。定期會同業(yè)管部進行流程和技術(shù)審查，確保合規(guī)。第四章 工作流程與監(jiān)督職能第七條 各業(yè)務部門、機構(gòu)：采購業(yè)務實施機構(gòu)為相關(guān)業(yè)務部門，是采購委托人的尋找和對接部門，其職能：1、與采購人確定采購預算建議數(shù)；2、與采購人確定采購預

3、算和實際工作需要編制采購計劃，進行采購需求登記，采購代理合同協(xié)議簽訂，向業(yè)管部提出項目立項申請；3、對采購文件進行確認，對有異議的采購文件進行調(diào)整修改；4、對實行公開招標的采購項目的預中標結(jié)果進行確認，發(fā)放中標通知書，并依據(jù)中標通知書參加采購代理合同的簽訂；5、對采購合同和相關(guān)文件進行備案；6、收取代理采購資金。  第八條 業(yè)務管理部：負責對采購代理業(yè)務進行審核和批準，其職能：1、擬定采購代理內(nèi)部管理制度，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定及時更新和調(diào)整單位的采購代理工作細則；2、匯總并嚴格審核各業(yè)務部門提交的采購代理預算建議數(shù)、采購代理計劃、采購代理申請；對需求參數(shù)進行審核；3、按照國家有關(guān)規(guī)定確定采

4、購代理組織形式和采購代理方式；4、對能夠公司自行組織的采購活動加強采購組織實施的管理；5、指導和督促業(yè)務部門依法訂立和履行采購代理合同；6、組織實施采購代理驗收；7、組織處理采購代理糾紛；8、妥善保管單位采購代理業(yè)務相關(guān)資料，采購代理合同文本和驗收證明應當同時提交財務部部；9、每季度對采購代理業(yè)務信息進行分類統(tǒng)計和分析，并在內(nèi)部通報；10、與采購代理相關(guān)的其他工作。第九條 公司財務部：在采購代理業(yè)務中的主要職能：1、制定每個業(yè)務部門、機構(gòu)每年需要完成的業(yè)務量。報總經(jīng)理室批準后，下達各業(yè)務部門執(zhí)行；2、及時轉(zhuǎn)發(fā)財政部門的有關(guān)管理規(guī)定及采購代理相關(guān)信息；3、審核各業(yè)務部門申報采購代理的相關(guān)資料，確

5、定資金來源；4、復核采購代理收取申請手續(xù)，辦理相關(guān)資金收??；5、根據(jù)采購代理部門提交的采購代理合同和驗收證明，依據(jù)國家統(tǒng)一的會計制度，對采購代理業(yè)務進行賬務處理；6、每月與采購代理部門溝通和核對采購代理業(yè)務的執(zhí)行和結(jié)算情況。    第十條 各業(yè)務部門、機構(gòu)、業(yè)務管理部、財務部、辦公室之間應相互溝通和協(xié)調(diào)，避免采購代理活動與業(yè)務活動相脫節(jié)，出現(xiàn)人財物的浪費與閑置。第十一條 采購代理工作業(yè)務流程如下：1、各業(yè)務部門、機構(gòu)應當按照采購人的實際需求提出采購代理預算；2、業(yè)務管理部對采購代理預算進行審核；3、財務部在業(yè)務管部審核的基礎(chǔ)上，確定相關(guān)費用收取支出標準；4、業(yè)務部

6、門、機構(gòu)根據(jù)采購代理預算指標批準范圍和下達的采購代理計劃，提出采購代理申請，在有關(guān)申請文件中列明采購代理項目名稱和采購代理金額，資金來源（部門預算、專項資金、其他資金）、需求登記日期、采購代理項目分類（貨物類采購、服務類采購、工程類采購）等要素，每季度提交本部門的采購代理計劃；業(yè)務部門負責人對采購人采購代理需求進行確認；5、業(yè)務管理對業(yè)務部門、機構(gòu)的采購代理計劃的合理性進行審核；6、制定招標文件（或委托其他代理機構(gòu)進行招投標工作），發(fā)布采購代理信息，包括公開招標公告或邀請招標資格預審公告、中標公告；7、簽訂合同；8、財務部根據(jù)審批程序收取、支付相關(guān)費用；9、采購代理業(yè)務質(zhì)疑投訴答復處理；10、

7、記錄采購代理業(yè)務；11、資料歸檔。   第十二條 采購代理計劃包括：1、采購代理計劃應當在取得采購人書面同意后，依據(jù)的采購代理需求進行編制，完整反映采購代理預算的落實情況。2、采購代理項目數(shù)量和采購資金來源應當與采購人的采購代理預算中的采購項目數(shù)量和采購資金來源相對應，不得編制資金尚未落實的采購代理計劃。3、在編制采購代理計劃時，應當注重采購代理的規(guī)模效益，同一年內(nèi)對同一項目盡量不安排兩次以上采購計劃。4、業(yè)務部門、機構(gòu)不得將應當以公開招標方式采購的貨物或服務化整為零，或者以其他任何方式、理由規(guī)避公開招標采購。第十三條 業(yè)務部門、機構(gòu)負責人對采購代理計劃的復核包括：1、采購

8、需求是否有相應的預算指標；2、是否適應當期的業(yè)務工作需要，是否符合當期的采購代理計劃；3、采購代理申請文件內(nèi)容是否完整。 第十四條 業(yè)管部對采購計劃的審核包括：1、采購代理計劃所列的采購事項我公司是否具有采購資質(zhì)。2、采購代理計劃是否與業(yè)務部門的工作計劃和資產(chǎn)存量相適應。3、專業(yè)性產(chǎn)品是否附相關(guān)技術(shù)部門的審核意見。4、采購代理項目是否符合當期的采購代理計劃。5、采購代理成本是否控制在采購代理預算指標額度之內(nèi)。6、經(jīng)辦人員是否按要求履行了初步市場價格調(diào)查，采購代理需求參數(shù)是否接近市場公允參數(shù)，是否存在“排他性”的參數(shù)，采購代理定價是否接近國家有關(guān)標準。7、采購代理組織形式（集中采購機構(gòu)組織采購、

9、單位自行采購、委托代理機構(gòu)組織采購等）和采購代理方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等）的選取是否符合國家有關(guān)規(guī)定。8、其他需要審核的內(nèi)容。  第十五條 財務部對各項業(yè)務首付款流程進行審核。   第五章 檔案第十六條 采購代理業(yè)務的記錄制度1、各業(yè)務部門、機構(gòu)負責采購代理業(yè)務相關(guān)資料（包括采購代理預算與計劃、各類批復文件、招標文件、投標文件、評標文件、合同文本、驗收證明等）的收集、整理，建立采購代理業(yè)務檔案并按照國家規(guī)定的保管期限妥善保管，防止資料遺失、泄露。2、需要向業(yè)管部同時提交的或按照規(guī)定應當向外部有關(guān)部門備案的，應當及時提交和備案。3、業(yè)管部每季度對采購代理業(yè)務信息進行分類統(tǒng)計，與辦公室和財務部定期核對信息，并在單位內(nèi)部進行通報采購代理預算的執(zhí)行情況、采購代理業(yè)務的開展