肖斌：時(shí)間管理

1、肖斌：時(shí)間管理 時(shí)間就是金錢,時(shí)間就是生命 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 可以支配的時(shí)間就是財(cái)富本身馬克思 世界上最珍貴的東西就是時(shí)間愛(ài)迪生 人類都忽略了時(shí)間的可貴，失去它，才懊惱不已伏爾泰 時(shí)間是最高貴而有限的資源。彼德杜拉克真理真理現(xiàn)實(shí)現(xiàn)實(shí) 我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！ 我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書！” 時(shí)間根本不夠用，公司里的事搞得我一頭的包 家人總也見(jiàn)不到我，幾乎把我登報(bào)作廢！最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí)。什么叫浪費(fèi)時(shí)間？生命倒計(jì)時(shí)法： 人生七十古來(lái)?。〞呵夜浪隳隳芑?0歲）我的生命已用去 天，我的生命只剩下

2、 天簽名 年 月 日請(qǐng)寫出你簽寫前面表格的直接感受：（做與自己人生目標(biāo)無(wú)關(guān)的事情）6自測(cè)自測(cè)你的時(shí)間價(jià)值幾何？你的時(shí)間價(jià)值幾何？每天_元 每小時(shí)_元每分鐘_元那么，人們?cè)撊绾喂芾頃r(shí)間，讓自己的時(shí)間增值，讓自己更有成就那么，人們?cè)撊绾喂芾頃r(shí)間，讓自己的時(shí)間增值，讓自己更有成就？年收入（萬(wàn)元）年工作時(shí)間（天）日工作時(shí)間（小時(shí)）每天價(jià)值（元）每小時(shí)價(jià)值（元）每分鐘價(jià)值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你每天是否浪費(fèi)了一小時(shí)？1h360天50年=18000小時(shí)18000小時(shí)/8小時(shí)/每天工作=2

3、250天7年F 刁蠻的上司A 過(guò)多的 B 不必要的會(huì)議C 不速之客D 無(wú)意義的文件 E 無(wú)能的部屬時(shí)間資源的獨(dú)特性時(shí)間資源的獨(dú)特性 供給毫無(wú)彈性供給毫無(wú)彈性 無(wú)法蓄積無(wú)法蓄積 無(wú)法取代無(wú)法取代 無(wú)法失而復(fù)得無(wú)法失而復(fù)得時(shí)間管理是什么時(shí)間管理是什么? ?時(shí)間管理不是什么時(shí)間管理不是什么? ? 時(shí)間本身不是問(wèn)題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多 所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在于時(shí)間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間時(shí)間管理是什么時(shí)間管理是什么? ? 時(shí)間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績(jī)效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率 把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能 時(shí)間管理

4、就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃時(shí)間管理之診斷與分析時(shí)間管理之診斷與分析 每日活動(dòng)記錄表 時(shí)間清單 時(shí)間管理自行診斷表每每 日日 活活 動(dòng)動(dòng) 記記 錄錄 表表姓 名年月日活動(dòng)時(shí)間起止時(shí)間使用計(jì) 劃 / 中途 插 進(jìn)重 要 及緊 急 性評(píng)語(yǔ)時(shí)間清單時(shí)間清單緊急及重要性主要活動(dòng)使用的時(shí)間占總時(shí)間的百分比1234時(shí)時(shí) 間間 管管 理理 自自 行行 診診 斷斷 表表1 、 今 天 作 了 哪 些 有 意 義 的 事 ？2 、 今 天 有 哪 些 事 情 是 適 當(dāng) 的 時(shí) 間 內(nèi) 做 的 ？3 、 今 天 有 哪 些 事 情 是 在 不 適 當(dāng) 的 時(shí) 間 內(nèi) 做 的 ？ 為 什 么 在不 適 當(dāng) 的 時(shí)

5、間 做 了 這 些 事 情 ？4 、 今 天 在 哪 一 段 時(shí) 間 著 手 進(jìn) 行 最 重 要 的 工 作 ？ 為 什 么 在這 段 時(shí) 間 做 這 份 工 作 ？ 這 工 作 是 否 可 以 提 早 進(jìn) 行 做 ？5 、 今 天 最 有 效 率 的 是 哪 段 時(shí) 間 ？ 為 什 么 這 段 時(shí) 間 最 有 效率 ？6 、 今 天 最 沒(méi) 有 效 率 的 是 哪 一 段 時(shí) 間 ？ 為 什 么 這 段 時(shí) 間 最沒(méi) 有 效 率 ？7 、 今 天 工 作 中 最 大 干 擾 是 什 么 ？ 為 什 么 產(chǎn) 生 過(guò) 干 擾 ？ 這干 擾 是 否 可 以 控 制 或 排 除 ？8 、 今 天 最

6、 嚴(yán) 重 的 三 個(gè) 時(shí) 間 陷 阱 是 什 么 ？ 以 后 有 無(wú) 可 能 遺址 這 些 陷 阱 ？ 如 何 跨 越 他 們 ？9 、 今 天 做 了 哪 些 不 必 要 的 事 ？1 0 、 今 天 做 了 哪 些 不 需 要 親 自 動(dòng) 手 的 事 ？1 1 、 今 天 花 費(fèi) 了 多 少 時(shí) 間 做 重 要 的 事 ？1 2 、 今 天 花 費(fèi) 了 多 少 時(shí) 間 做 不 重 要 的 事 ？1 3 、 今 天 有 哪 些 事 情 本 來(lái) 應(yīng) 花 費(fèi) 更 多 的 時(shí) 間 去 做 ？1 4 、 今 天 有 哪 些 事 情 本 來(lái) 可 以 花 費(fèi) 較 少 的 時(shí) 間 去 做 而 不至 于 減

7、 低 效 果 ？1 5 、 從 明 天 開(kāi) 始 ， 應(yīng) 該 怎 樣 做 才 能 改 進(jìn) 時(shí) 間 的 效 果 ？時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū)誤區(qū)一誤區(qū)一: :工作缺乏計(jì)劃工作缺乏計(jì)劃工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果： 目標(biāo)不明確 沒(méi)有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 缺乏做事輕重緩急的順序 沒(méi)有時(shí)間分配的原則從來(lái)不做或是不重視做計(jì)劃從來(lái)不做或是不重視做計(jì)劃的原因的原因 因過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思考； 不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效； 不了解做計(jì)劃的好處； 計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心； 不知如何做計(jì)劃。誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面

8、： 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) “事必躬親，親力而為” 溝通不良 工作時(shí)斷時(shí)續(xù)改善方法改善方法 學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)托 學(xué)會(huì)利用資源 學(xué)會(huì)授權(quán)授權(quán)時(shí)應(yīng)注意授權(quán)時(shí)應(yīng)注意 有一套制度用以監(jiān)督管理你選擇的人務(wù)必是心甘情愿，并且有能力 教育部屬、指導(dǎo)部屬使他們有成長(zhǎng)的機(jī)會(huì) 確定他們有必要的工具和支援供給，以便完 成工作鼓舞部屬，促使部屬保持積極與熱誠(chéng)的態(tài)度 授權(quán)意味著不僅要分配不好干的事，也要分 配容易做的事 不能把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)交給別人誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠 習(xí)慣拖延時(shí)間。 不擅處理不速之客的打擾。 不擅處理無(wú)端的打擾。 泛濫的“會(huì)議病”困擾。我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井誤

9、區(qū)四：整理整頓不足誤區(qū)四：整理整頓不足 小組討論：實(shí)際工作中，你們有哪些方面的整理整頓不足，導(dǎo)致浪費(fèi)了時(shí)間？誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) 個(gè)人的消極態(tài)度 做事拖拉，找借口不干工作 唏噓不已，做白日夢(mèng) 工作中閑聊時(shí)間管理的基本原則時(shí)間管理的基本原則 明確目標(biāo) 有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 分清工作的輕重緩急 合理地分配時(shí)間 與別人的時(shí)間取得協(xié)作 制定規(guī)則、遵守紀(jì)律如何制定目標(biāo)如何制定目標(biāo) SMARTSpecific：具體(明確計(jì)劃的具體數(shù)量及時(shí)間)Measurable：可衡量（有客觀標(biāo)準(zhǔn)衡量情況是 否有變化）Accepted：可實(shí)現(xiàn)（在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，該目標(biāo)是 否合理/可完成）Realist

10、ic：符合實(shí)際的（是否值得追求、是否 重要、是否與價(jià)值相關(guān)）Time bound：有時(shí)間界限的（是否定出時(shí)限以 便于跟蹤進(jìn)展情況）有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。 將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 按排列順序進(jìn)行處理。 為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。 由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。如何做計(jì)劃如何做計(jì)劃 確立目標(biāo)； 探尋完成目標(biāo)的各種途徑； 選定最佳的完成方式； 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)； 編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及

11、完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。良好的時(shí)間管理來(lái)自于計(jì)劃良好的時(shí)間管理來(lái)自于計(jì)劃花時(shí)間在計(jì)劃上才是花時(shí)間在計(jì)劃上才是 最節(jié)省時(shí)間的作法最節(jié)省時(shí)間的作法一日之計(jì)在昨天下班前一日之計(jì)在昨天下班前一周之計(jì)在于周日一周之計(jì)在于周日一月之計(jì)在于月底一月之計(jì)在于月底緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩小組討論：請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先級(jí)小組討論：請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先級(jí)?ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優(yōu)先級(jí)正確的行事優(yōu)先級(jí)不合理的時(shí)間配置不合理的時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時(shí)間配置明智的時(shí)間配置

12、III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下時(shí)間管理架構(gòu)時(shí)間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事小組討論小組討論：請(qǐng)將你們?cè)诠S中的具體工作填入四個(gè)象限中緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)托有些臨時(shí)的邀約有些交

13、際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷合理地安排時(shí)間合理地安排時(shí)間20/80定津是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托發(fā)明的，因此也叫帕累托定律。 用80%的時(shí)間和精力照顧好能給你帶來(lái)80%銷售額的20%的優(yōu)質(zhì)客戶。 用80%的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)能給你產(chǎn)生80%的效果的20%的最基本的理論和方法（成功者已證明的）l一個(gè)人80%的成功由其20%的活動(dòng)決定。l用80%的時(shí)間從事20%有效益的活動(dòng)。與別人的時(shí)間取得協(xié)作與別人的時(shí)間取得協(xié)作制定規(guī)則、遵守紀(jì)律制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。 即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。 由于不得

14、已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)如何提高工作效率如何提高工作效率如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性,善用之2.以PDCA分布周一到周五的工作性質(zhì)3.保持良好的體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好工作時(shí)段分配法則工作時(shí)段分配法則早上中午13:0015:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中項(xiàng)目1.面對(duì)面Fol

15、lowUp2.GoAround3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫計(jì)劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中項(xiàng)目1.花1小時(shí)寫作每周工作性質(zhì)分配法則每周工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調(diào)整,Update計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽(tīng)溝通1.想想目的是什么?意義何在?2.有沒(méi)有辦法提升自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/規(guī)劃如何管理你的如何管理你的EMai

16、lEMail葛洛夫:你的時(shí)間是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它.先問(wèn)自己以下這幾個(gè)問(wèn)題先問(wèn)自己以下這幾個(gè)問(wèn)題1.你一天花多少時(shí)間在看Email?2.你進(jìn)Email會(huì)不會(huì)看小品?3.你看Email的時(shí)間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒(méi)有做分類?5.你回信時(shí)是邊看邊回,還是分類后集中回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?如何提高如何提高EmailEmail的處理效率的處理效率 一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然后做分類的動(dòng)作 養(yǎng)成習(xí)慣,一天只有三個(gè)時(shí)段看Email 除了急件以外,集中時(shí)段回信看看EmailEmail的時(shí)段分配的時(shí)段分配時(shí)段信箱回

17、信備注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmailEmail文件夾的分類文件夾的分類 Reply:Private,公務(wù) FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,Private Project進(jìn)度 有空再看充分利用時(shí)間充分利用時(shí)間 避免拖延 找出隱藏的時(shí)間 不要浪費(fèi)時(shí)間 合理授權(quán) 投資時(shí)間充分利用時(shí)間：充分利用時(shí)間：避免拖延避免拖延 只要有必須做的事情，馬上采取行動(dòng) 一鼓作氣，馬上完成最后的10% 快刀斬亂麻，先從棘手的地方下手 把一項(xiàng)大的工作分解為幾個(gè)具體的事情 有選擇性地拖延充分利用時(shí)間：充分利用時(shí)間：找出隱藏的時(shí)間找出隱藏的時(shí)間 善于用等候或空檔

18、的時(shí)間 將時(shí)間管理視作比賽 創(chuàng)造更多的時(shí)間 想辦法“偷懶”（忙碌效率）充分利用時(shí)間：充分利用時(shí)間：不要浪費(fèi)時(shí)間不要浪費(fèi)時(shí)間不要讓不速之客耽誤你的時(shí)間不要做太多的承諾，不該做的不要做做事要有周密的計(jì)劃集中在一個(gè)時(shí)間打做事不要猶豫不決不要讓低迷的情緒左右自己，學(xué)會(huì)調(diào)整要養(yǎng)成早睡早起的習(xí)慣充分利用時(shí)間：充分利用時(shí)間：合理授權(quán)合理授權(quán) 挑選能夠承擔(dān)責(zé)任的人 根據(jù)能力與興趣委派工作 告知為什么而不只是做什么 賦予重要性 信任部屬并與之保持良好的溝通 了解學(xué)習(xí)曲線充分利用時(shí)間：充分利用時(shí)間：投資時(shí)間投資時(shí)間 個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)本領(lǐng)的提高是節(jié)省時(shí)間的重要途徑之一 不斷地學(xué)習(xí)是在任何領(lǐng)域成功的最低要求 參加有益于獲得關(guān)鍵技能的課程如果給我如果給我8個(gè)小個(gè)小時(shí)的時(shí)間砍一時(shí)的時(shí)間砍一棵樹(shù)，我會(huì)花棵樹(shù)，我會(huì)花6小時(shí)來(lái)磨斧小時(shí)來(lái)磨斧頭。（林肯）頭。（林肯）未雨綢繆未雨綢繆 有人告訴你該怎么做一件事情時(shí)，他們很可能至少會(huì)遺漏一個(gè)重要步驟。 做一件事情之前，預(yù)估需要多少資源及何時(shí)需要這些資源 以最大的希望，做最壞的打算 做額外的準(zhǔn)備（備份、雙保險(xiǎn)）墨菲定律：會(huì)出差錯(cuò)的終究會(huì)出差錯(cuò)。墨菲定律：會(huì)出差錯(cuò)的終究會(huì)出差錯(cuò)。58平衡時(shí)間平衡時(shí)間在工作、家庭和社會(huì)間找到平衡暫時(shí)的停止努力是成功的動(dòng)力適度休假注意自己的身體，經(jīng)常鍛煉學(xué)會(huì)調(diào)整自己的節(jié)奏和控制情緒心靈就象是田地，有一定的極限；經(jīng)過(guò)一段時(shí)