監(jiān)理資料員工作指引

1、 項(xiàng)目監(jiān)理資料員工作指引前言為進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)理部檔案資料規(guī)化管理，引導(dǎo)項(xiàng)目監(jiān)理資料員掌握工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，明確工作職責(zé)，知曉工作重點(diǎn)、快速提升自己，迅速開展監(jiān)理資料管理工作。保證項(xiàng)目監(jiān)理檔案資料規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化，且整理與時(shí)、真實(shí)完整、分類有序、保存齊全完整、美觀整潔。有鑒于此，特編制本工作指引。一、 監(jiān)理資料的分類和基本容在工程項(xiàng)目的監(jiān)理工作中，會涉與并產(chǎn)生大量的信息與檔案資料，這些信息或檔案資料中，有些是監(jiān)理工作的依據(jù)，如招標(biāo)投標(biāo)文件、合同文件、業(yè)主針對該項(xiàng)目制定的有關(guān)工作制度或規(guī)定、監(jiān)理規(guī)劃與監(jiān)理大綱，有些是監(jiān)理丁作中形成的文件，表明了工程項(xiàng)目的建設(shè)情況也是今后工作所要查閱的，如監(jiān)理工程師通知

2、、專項(xiàng)監(jiān)理工作報(bào)告、會議紀(jì)要、施工方案審本意見等，有些則是反映工程質(zhì)量的文件，是今后監(jiān)理驗(yàn)收或工程項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù)。因此監(jiān)理人員在監(jiān)理工作中應(yīng)對這些文件資料進(jìn)行管理。   監(jiān)理資料的管理包括三大方面，第一方面是對施工單位的資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督，要求施工人員與時(shí)記錄、收集并存檔需要保存的資料與檔案。第二方面是監(jiān)理機(jī)構(gòu)本身應(yīng)該進(jìn)行的資料與檔案管理工作。第三方面是對業(yè)主下發(fā)和提供的相關(guān)檔案資料的收集整理存檔、轉(zhuǎn)發(fā)。具體監(jiān)理資料的分類和基本容詳見下表：項(xiàng)目監(jiān)理部資料目錄索引檔號卷名冊號文件名稱1合同文件1-1委托監(jiān)理合同與監(jiān)理招投標(biāo)文件與相應(yīng)的合同變更協(xié)議文件、合同爭議調(diào)解文件、違約

3、處理文件1-2建設(shè)工程施工合同與施工招投文件與相應(yīng)的合約交底資料、合同變更協(xié)議文件、合同爭議調(diào)解文件、違約處理文件1-3業(yè)主簽訂的設(shè)備采購與供貨合同與相應(yīng)的合同變更協(xié)議文件、合同爭議調(diào)解文件、違約處理文件；1-4工程分包合同與相應(yīng)的合同變更的協(xié)議文件、合同爭議調(diào)解的文件、違約處理文件2前期文件2-1建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)批文；建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)用地紅線圖、施工許可證（可要求業(yè)主提供）2-2質(zhì)量監(jiān)督站提供的建筑與安裝工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃2-3施工圖紙報(bào)建相關(guān)部門批復(fù)意見：設(shè)計(jì)施工圖審查批復(fù)文件 、消防審查意見書、消防審查意見書、抗震審核意見書、人防審核意見書、環(huán)境評價(jià)意見書

4、2-4工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告3設(shè)計(jì)管理文件3-1設(shè)計(jì)圖紙清單、設(shè)計(jì)交底與圖紙會審會議紀(jì)要3-2監(jiān)理部讀圖成果3-3工程設(shè)計(jì)、技術(shù)變更臺帳、工程變更文件(含業(yè)主指令)：按專業(yè)劃分（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、通風(fēng)、電梯、弱電） 4監(jiān)理工作方案4-1監(jiān)理大綱（公司投標(biāo)文件，特殊項(xiàng)目可以提供給項(xiàng)目監(jiān)理部）4-2監(jiān)理規(guī)劃4-3監(jiān)理交底記錄（對、外部交底文件）4-4監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 5施工組織設(shè)計(jì)（方案）5-1施工組織設(shè)計(jì)(含施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表)5-2質(zhì)量專項(xiàng)施工方案(含施工方案報(bào)審表)：季節(jié)性施工方案(含施工方案報(bào)審表)5-3安全專項(xiàng)施工方案5-4分包單位的施工組織設(shè)計(jì)與專項(xiàng)施工方案（含報(bào)審表） 6單位

5、資質(zhì)6-1 監(jiān)理單位公司資質(zhì)證書、項(xiàng)目監(jiān)理人員資質(zhì)證書6-2總包項(xiàng)目施工人員登記表與上崗證(含施工管理人員變更報(bào)審表) ；包含總包成品、半成品單位資質(zhì)6-3 分包單位資格報(bào)審表(含資質(zhì)資料與人員上崗證)6-4分包成品、半成品供應(yīng)單位資質(zhì)報(bào)審表(含資質(zhì)資料)工程實(shí)驗(yàn)室(包括見證取樣送檢實(shí)驗(yàn)室)資質(zhì)資料 7進(jìn)度控制7-1工程開工復(fù)工報(bào)審表7-2工程暫停令7-3 工程臨時(shí)延期審批表、工程最終延期審批表7-4業(yè)主總建設(shè)發(fā)展計(jì)劃7-5總包監(jiān)理總進(jìn)度控制計(jì)劃、7-6總包施工單位施工總進(jìn)度計(jì)劃、專項(xiàng)進(jìn)度計(jì)劃7-7總包施工單位月施工進(jìn)度計(jì)劃、月報(bào)7-8總包施工單位周施工進(jìn)度計(jì)劃、

6、周報(bào)7-9分包施工單位施工總進(jìn)度計(jì)劃7-10分包施工單位月施工進(jìn)度計(jì)劃7-11分包施工單位周施工進(jìn)度計(jì)劃 8質(zhì)量控制8-1施工測量放線報(bào)審文件 8-2基坑沉降位移觀測記錄、基坑檢測報(bào)告8.3主體施工沉降觀測結(jié)果8-4工程質(zhì)量問題處理記錄與質(zhì)量事故處理報(bào)告8-5材料進(jìn)場驗(yàn)收、見證取樣臺帳：乙供材樣板審批表8-6砼澆筑令8-7建筑材料與設(shè)備報(bào)審資料8-8樣板點(diǎn)評記錄（施工樣板確認(rèn)單）8-9坐標(biāo)、場地移交記錄與重要工序移交記錄8-10檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄(含工程報(bào)驗(yàn)單)8-11隱蔽工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄(含工程報(bào)驗(yàn)單)8.12分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄(含工程報(bào)驗(yàn)單)8-13分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄(含工程

7、報(bào)驗(yàn)單)8-14專項(xiàng)驗(yàn)收文件8-15其他有關(guān)工程質(zhì)量控制的文件 9安全監(jiān)理9-1安全監(jiān)理大綱、特殊分部分項(xiàng)工程安全監(jiān)理細(xì)則、安全應(yīng)急預(yù)案等9-2項(xiàng)目安全組織架構(gòu)、安全監(jiān)理目標(biāo)、安全職責(zé)分工9-3監(jiān)理單位安全檢查記錄（周檢、月檢、專項(xiàng)檢查）9-4施工單位安全施工許可證、項(xiàng)目相關(guān)人員安全培訓(xùn)合格證、特殊工種上崗證的核查匯總9-5施工單位安全交底記錄核查匯總9-6主要施工設(shè)備進(jìn)/出場報(bào)審表9-7施工設(shè)備維保記錄（月檢）（塔吊、施工電梯）9-8審核安全防護(hù)材料/用品質(zhì)量記錄9-9安全措施費(fèi)用專項(xiàng)支付審批資料9-10安全事故處理資料9-11安全旁站監(jiān)理資料9-12垂直運(yùn)輸設(shè)備（塔吊、施工電梯）、外腳手架

8、驗(yàn)收合格證明資料9-13安全監(jiān)理大綱、特殊分部分項(xiàng)工程安全監(jiān)理細(xì)則、安全應(yīng)急預(yù)案等 10造價(jià)控制10-1進(jìn)度款審批文件（形象進(jìn)度審批表） 10-2現(xiàn)場簽證資料 10-3招標(biāo)文件、預(yù)算書 10-4結(jié)算書 10-5費(fèi)用索賠報(bào)告 10-6監(jiān)理費(fèi)申請報(bào)告 11會議紀(jì)要11-1監(jiān)理例會會議紀(jì)要11-111-2專題工地會議紀(jì)要11-211-3監(jiān)理交底會議紀(jì)要11-311-4第一次工地會議紀(jì)要11-5部學(xué)習(xí)會議紀(jì)要11-6驗(yàn)收會議紀(jì)要11-7其他會議紀(jì)要文件12監(jiān)理簡報(bào)、工作總結(jié)12-1專題總結(jié)（樁基、基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、質(zhì)量事故等）12-2監(jiān)理日報(bào)12-3監(jiān)理周報(bào)12-4監(jiān)理月報(bào)12-5地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等分

9、部工程質(zhì)量評定報(bào)告12-6單位工程質(zhì)量評定報(bào)告 13監(jiān)理工作函件13-1監(jiān)理通知單、監(jiān)理通知回復(fù)單、安全監(jiān)理通知單13-2監(jiān)理工作聯(lián)系單與回復(fù)單13-3罰款/獎勵通知單13-4專題報(bào)告14工程來往函件14-1建設(shè)單位函件     14-2 施工單位函件（現(xiàn)場施工管理報(bào)告）14-3設(shè)計(jì)單位函件14-4政府部門函件14-5其他部門函件14-6建設(shè)單位函件     15監(jiān)理部文件15-1技術(shù)性、法規(guī)性文件15-2公司下發(fā)的相關(guān)文件15-3部制度管理文件15-4公司績效考核資料15-5公司檢查

10、資料與回復(fù)15-6辦公室儀器設(shè)備登記表15-7每月考勤表15-8本項(xiàng)目的員工入職、調(diào)動、離職登記表15-9監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊備注：1、 原則上要求一個(gè)檔案盒只裝一個(gè)檔號的資料。2、 一個(gè)檔號含有多個(gè)冊號的資料，當(dāng)資料過多，可分為多個(gè)檔案盒裝，每個(gè)檔案盒里面的資料用冊號區(qū)分；3、 當(dāng)一個(gè)冊號的資料很多，一個(gè)檔案盒裝不下時(shí)，可以用多個(gè)檔案裝，用不同的卷號區(qū)分，例如檔號11（案卷題名:會議紀(jì)要）中冊號11-1（監(jiān)理例會紀(jì)要）該資料通常很多，通常一個(gè)檔案盒裝不了，可以分為多個(gè)檔案盒裝，卷號編為11-1-1,11-1-24、 根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際項(xiàng)目情況如發(fā)現(xiàn)本目錄索引中缺失容項(xiàng)目部可自行增加，但格式不應(yīng)變動，例如在

11、檔號8（案卷題名:質(zhì)量控制）中需要增加容，冊號可為8-16、17、18等等。二、 監(jiān)理資料管理流程2.1標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)化的項(xiàng)目辦公室布置項(xiàng)目監(jiān)理部進(jìn)駐現(xiàn)場申請到辦公室后，應(yīng)即刻向公司申請辦公用品（通過公司OA系統(tǒng)），按照公司下發(fā)的關(guān)于現(xiàn)場監(jiān)理辦公室形象規(guī)化布置的通知的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目部辦公室布置，完善上墻資料；如項(xiàng)目部需要幫助可以告知公司行政部，公司將派人協(xié)助進(jìn)行辦公室布置。2.2建立標(biāo)準(zhǔn)檔案盒 項(xiàng)目監(jiān)理部根據(jù)公司的資料目錄指引文件，在總監(jiān)、總代組織下梳理本項(xiàng)目資料目錄，進(jìn)行打印，并粘貼于檔案柜上，便于資料的查找，資料員根據(jù)資料目錄制作檔案盒的側(cè)面標(biāo)簽、封面標(biāo)簽與盒資料目錄，制作的要求、標(biāo)準(zhǔn)詳見附

12、件。2.3建立項(xiàng)目檔案管理制度項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)建立完整的監(jiān)理檔案資料管理制度，明確檔案資料管理中各個(gè)崗位人員的分工和責(zé)任，且將檔案管理制度上墻。2.4監(jiān)理資料的編輯、收集整理、保管工作事項(xiàng)l 資料格式的標(biāo)準(zhǔn)化：資料員會同總監(jiān)、總代確定本項(xiàng)目各類文檔模板，格式和體現(xiàn)的主要容上都是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)化的文檔資料，項(xiàng)目監(jiān)理部文檔模板確定后要與業(yè)主溝通形成統(tǒng)一意見，避免后期應(yīng)各方對資料格式、容要求不一致而進(jìn)行返工更改；常見文檔資料模板如監(jiān)理日報(bào)、周報(bào)、月報(bào)，安全檢查記錄表（周檢、月檢）、周例會紀(jì)要、專題例會紀(jì)要、周例會議的PPT、會議簽到表；如業(yè)主無特殊要求，應(yīng)采用公司項(xiàng)目管理系統(tǒng)軟件或者公司提供的標(biāo)準(zhǔn)模板、且要

13、求文檔頁眉帶有公司logo標(biāo)識；項(xiàng)目部應(yīng)確定監(jiān)理文件編制和施工單位報(bào)送文件套數(shù)、提交時(shí)間，建議項(xiàng)目部在開資料交底會上書面明確；l 文件編碼：項(xiàng)目部應(yīng)按公司資料管理手冊要求對各類下發(fā)監(jiān)理函件進(jìn)行編碼、且為三級編碼（監(jiān)理通知單、聯(lián)系單、監(jiān)理例會紀(jì)要等），以利于文件下發(fā)、存放規(guī)有序，查找方便；資料員在資料編輯前應(yīng)要求業(yè)主確定工程資料編寫的項(xiàng)目工程名稱，因之前部分項(xiàng)目存在圖紙名稱和報(bào)建名稱不一致，導(dǎo)致影響工程竣工資料驗(yàn)收；l 資料打?。嘿Y料員應(yīng)每周定期打印收集項(xiàng)目部人員編輯的監(jiān)理日志、旁站監(jiān)理記錄、進(jìn)場材料臺賬登記，并提交總代、總監(jiān)審閱后存檔；l 會議工作：每次開會前項(xiàng)目資料員應(yīng)準(zhǔn)備好投影儀、簽到表，

14、開會時(shí)督促與會人員簽到，拍攝影像資料，做好會議記錄，會后編輯正式的會議紀(jì)要，提交相關(guān)人員審查后，下發(fā)至相關(guān)單位與人員； l 定期統(tǒng)計(jì)工作:資料員每周對監(jiān)理部與業(yè)主下發(fā)函件、施工單位回復(fù)進(jìn)行一次梳理、統(tǒng)計(jì)，并向總監(jiān)、總代匯報(bào)；l 檔案目錄更新：收到或下發(fā)了資料與函件后要與時(shí)更新檔案盒目錄，這是一項(xiàng)很重要的日常工作，一定要與時(shí)跟進(jìn)；l 資料保存：一些重要且數(shù)量較多的資料檔案盒要注意與時(shí)更新，之前的檔案要進(jìn)行集中打包裝箱處理、妥善保管；例如進(jìn)場材料報(bào)審、重要工序報(bào)驗(yàn)、隱蔽檢查驗(yàn)收等資料；l 資料借閱：要嚴(yán)格履行有關(guān)檔案借閱手續(xù),杜絕檔案亂借亂發(fā),防止分散流失；2.5資料管理的其他重要事項(xiàng)提醒l 資料

15、接收與登記：資料員在接收資料時(shí)應(yīng)審查施工單位報(bào)送的資料簽字蓋章是否齊全，資料份數(shù)是否符合要求，資料填寫時(shí)間是否為當(dāng)前報(bào)送時(shí)間；施工單位報(bào)送監(jiān)理部的文件（施工方案、施工周報(bào)、施工月報(bào)等）如需業(yè)主審批、資料員在收文登記中一定要清楚記錄文件是由哪位監(jiān)理工程師審閱與批完后文件去向是繼續(xù)上報(bào)業(yè)主審批或是不符合要求返回施工單位修改；l 文件資料的下發(fā)：資料員在下發(fā)文件資料時(shí)應(yīng)檢查資料的格式容是否與項(xiàng)目部的要求相符、檔案資料的編號是否正確，檢查各項(xiàng)資料審批意見、簽字、時(shí)間等是否齊全完整；l 檔案資料簽署：專業(yè)監(jiān)理工程師的資料簽字應(yīng)規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，由項(xiàng)目總監(jiān)主持開部專題會統(tǒng)一作要求，必要時(shí)可做各項(xiàng)資料意見簽署模板，

16、供大家學(xué)習(xí)借鑒；l 文件的傳閱：業(yè)主下發(fā)文件、設(shè)計(jì)變更等文件資料下發(fā)監(jiān)理部后，資料員應(yīng)將下發(fā)的文件資料交給相應(yīng)各個(gè)崗位人員進(jìn)行傳閱，并形成書面?zhèn)鏖営涗?；l 聲像資料：項(xiàng)目監(jiān)理部要建立檔案聲像資料，特別是一些重要會議、檢查、驗(yàn)收等聲像資料，該項(xiàng)資料應(yīng)由資料員統(tǒng)一收集整理完成，并存于資料員的辦公電腦；l 監(jiān)理部日常、固定工作事項(xiàng)提醒：資料員應(yīng)與時(shí)提醒項(xiàng)目各崗位人員完成各項(xiàng)日常工作，例如日報(bào)、周報(bào)、周安全檢查記錄、月報(bào)、日志、旁站記錄、進(jìn)場材料臺賬、監(jiān)理函件回復(fù)、施工單位資料報(bào)送、公司要求項(xiàng)目部報(bào)送的資料等等；l 檔案資料的部自查：項(xiàng)目監(jiān)理部在總監(jiān)、總代的組織每半月應(yīng)開展一次檔案資料的部自查工作，有資料員員填寫檢查記錄表，存在的問題落實(shí)相關(guān)責(zé)任人完善；l 監(jiān)理資料交接：當(dāng)資料員要調(diào)離工地時(shí)，應(yīng)向交接人交接監(jiān)理資料，交接人在接收資料時(shí)應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)檢查清點(diǎn)監(jiān)理資料，如有問題應(yīng)向原資料員提出，如果原資料員拒不解決應(yīng)向項(xiàng)目總監(jiān)報(bào)告，督促解決，交接工作意味著工作和責(zé)任的交接，應(yīng)認(rèn)真對待。交接時(shí)應(yīng)在監(jiān)理資料檢查（交接）表檢查（交接）