第四章--辦公用品管理

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上第四章 辦公用品管理【教學(xué)目的】了解辦公用品管理的基本常識、庫存管理【教學(xué)重點】庫存管理【教學(xué)課時】2課時【教學(xué)方法】講授法、討論法、模擬演練法【教學(xué)內(nèi)容】 為了使辦公室更好地發(fā)揮其職能，必須配備相應(yīng)的辦公用品，辦公用品是辦公室工作人員的工具。如果沒有必要的辦公用品，辦公室的日常工作是難以開展的，這就需要辦公室人員掌握辦公用品的管理方法，使辦公用品成為辦公室開展工作的物質(zhì)保障。第一節(jié) 辦公用品管理概述一、辦公用品分類辦公用品通常指在組織辦公場所所需的各種物品。其種類繁多，大致可分為以下幾類：(一)辦公用具辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、書架、雜志架、衣架等；紙箔：復(fù)印紙、打印

2、紙、復(fù)寫紙、便條紙、留言條、標(biāo)簽紙、信封、筆記本、速記本等；筆尺：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子等；裝訂用品：大頭針、曲別針、剪刀、膠帶、起釘器、釘書器等；歸檔用品：文件夾、檔案袋、收件日期戳等；辦公設(shè)備專用易耗品：色帶、墨盒、磁盤、磁盤盒等。(二)辦公設(shè)備計算機、打字機、復(fù)印機、傳真機、電話機、鐘、掃描儀等。（三)辦公書籍即辦公必備的圖書資料，如地圖、字典、法規(guī)、工作手冊等。二、辦公用品管理過程辦公用品的管理，主要抓好五個環(huán)節(jié)：(一)計劃 根據(jù)組織的需要量和相關(guān)規(guī)定以及現(xiàn)有庫存量，按輕重緩急逐項做出計劃。計劃要具備未雨綢繆的預(yù)先性、政策規(guī)定的財力允許的可行性以及既要保證重

3、點又要照顧全面的合理性。 （二)采購根據(jù)計劃購置辦公用品。購置時應(yīng)“貨比三家“，挑選質(zhì)量和價格都適中的物品。(三)保留對購進(jìn)和庫存的辦公用品，要分門別類的妥善存放到貨架或貨柜中。平時應(yīng)加強清點和檢查，切實做好防火、防潮、防蛀、防霉、防盜等各項工作。 (四)發(fā)放辦公用品的發(fā)放應(yīng)掌握從嚴(yán)控制的原則。管理人員應(yīng)根據(jù)各部門核定的指標(biāo)，按工作所需的品種和數(shù)量發(fā)放。 （五)經(jīng)費核算 辦公用品的經(jīng)費指標(biāo)一般按人分解到各個所屬部門。管理人員應(yīng)及時對各部門的辦公用品經(jīng)費進(jìn)行核算。并根據(jù)經(jīng)費核算情況對辦公用品的發(fā)放實行有效的調(diào)節(jié)，以免造成虧欠，給工作帶來不利影響。 第二節(jié) 辦公用品的庫存管理 為了保證辦公活動的順

4、利進(jìn)行，對于常用的辦公用品，各類組織都會采購一定數(shù)量的辦公用品存儲起來，以滿足日常辦公的需要。這樣，對于辦公用品進(jìn)行合理的庫存管理，將有利于優(yōu)化辦公資源，節(jié)約辦公的人力、物力、財力等各種成本的投人。一、辦公用品庫存管理的基本知識（一）辦公用品庫存的概念和作用辦公用品庫存是指各類組織為了保證辦公活動的順利進(jìn)行，對于常用的辦公用品都會采購一定數(shù)量的辦公用品存儲起來，以滿足日常辦公的需要。 設(shè)置辦公用品庫存的根本目的，是要保證在需要的時間，需要的地點，提供需要的數(shù)量。同時，辦公用品庫存控制還能起到以下作用： 1防止出現(xiàn)缺貨的情況，提高服務(wù)水平，保證日常辦公活動順利進(jìn)行。 2科學(xué)合理的庫存控制能夠節(jié)省

5、開支、降低成本。 3保證輔助決策、事務(wù)支持服務(wù)過程的順利進(jìn)行。 (二)辦公用品庫存管理的必要性 我們必須認(rèn)真存儲辦公室里的設(shè)備和各種用品，以保證我們的需要，這就要求我們維持一個良好有效的庫存系統(tǒng)。由于組織員工可能隨時需要辦公用品，而辦公用品供應(yīng)的充足與否、及時與否又很大程度地決定了工作效率。如果沒有一個合理的庫存控制，每次有人用完了紙張和鉛筆你都要放下手中的工作，急急忙忙跑到外面去購買，你的工作效率就太低了。所以，一個有效的庫存系統(tǒng)是極其重要的，它對于提高辦公效率、保證工作的完成起著很大的作用。建立一個良好的辦公用品庫存管理系統(tǒng)，具有很多的好處，它能夠做到以下幾點：1精確庫存數(shù)量并防止被盜。2

6、確保所需物品的充分供應(yīng)。3將庫存物品所占的空間減到最小。4避免物品被破壞或者因過期而作廢。（三）辦公用品庫存控制的相關(guān)概念1最大庫存量最大庫存量是防止物品超量存儲而保存的該項物品的最大數(shù)量，庫存物品的數(shù)量在任何時候部不能超過這個最大量。它能使資金不被過多地浪費在庫存物品上，能節(jié)約寶貴的庫存空間，并使庫存物品及時利用，不會因為長期存儲而過期作廢。 2最小庫存量 最小庫存量是防止物品全部消耗完而保存的該項物品的最小數(shù)量。這樣能夠保證購買者在所有物品用完之前有充分的時間補充庫存量。要有一個重新訂購線，以提醒購買者進(jìn)行重新訂購。 3重新訂購線 這是提醒購買者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)，它由以下幾個因素決定

7、： 重新訂購線日用量×物品發(fā)放時間+最小庫存量 例如：每天要用去A4紙張半令(1令500張)，物品發(fā)放時間需要20天，最小庫存量是10令。因此，重新訂購線就是1/2×20+1020令。 4庫存成本 辦公用品庫存成本包括辦公用品成本，即購買辦公用品所花費的費用；訂貨成本，又稱采購成本，用于對外訂貨，指每次訂貨或采購所發(fā)生的全部費用；庫存保管成本，又稱儲存成本，指儲存、保管庫存辦公用品所發(fā)生的費用；缺貨成本，指在使用辦公用品過程中因庫存不足出現(xiàn)缺貨所造成的各項損失。二、正確進(jìn)行庫存管理（一）辦公用品的入庫與保管 1辦公室人員處理的庫存物品 (1)辦公室用品和消費品，如紙張、打印

8、機墨盒和鋼筆等常用的辦公用品； (2)小型辦公室設(shè)備，如廢紙簍、裝訂機等。 2人庫前接收訂購的辦公用品的程序 (1)先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物，發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對，應(yīng)該立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商； (2)接收數(shù)量的出入也應(yīng)該通知采購部門，以按真實數(shù)量支付貸款； (3)接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)該輸入到辦公用品庫存卡的接收項中； (4)接收后，要及時更新庫存余額； (5)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好； (6)訂立發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。 每一種物品都要有一張庫存卡，用以登記、接收和發(fā)放物品，并隨時掌握用品的最大庫存量、最小庫存量和重新訂購線。 3辦公用品入庫 在

9、收到辦公用品以后，能夠熟練、準(zhǔn)確地辦理辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)，保證辦公用品準(zhǔn)確無誤地入庫、登記、檢驗、核對，銜接好辦公用品采購、進(jìn)貨、發(fā)貨和使用的中間環(huán)節(jié)，建立一套辦公用品的管理程序。 (1)接收訂貨。接收訂貨時，庫存員應(yīng)該確保送來的這些貨物與所訂購的貨物，無論是數(shù)量上還是型號上都完全一致。并且在貨物到來的時候就在上面記下數(shù)目，因為很可能到了月底你就會忘記。你一定要將購貨訂單與實物認(rèn)真核對，如果供應(yīng)商交給你一些你沒有訂購的貨，你可以拒絕簽收，或者在查清楚沒有其他人訂購之后立即把貨退回去。 (2)庫存目錄。雖然耗材的購買在庫存控制卡上有記錄，但非耗材如機器、固定設(shè)備、各種裝置以及家具等要記錄在庫存目

10、錄單上，這個庫存目錄用于組織財產(chǎn)的審查。一個庫存目錄應(yīng)該包含以下信息：庫存目錄系列序號、財產(chǎn)描述、財產(chǎn)消耗、供應(yīng)商名稱、接收日期、存放位置。辦公用品入庫時要首先大致確定比較合理的擺放方式，必須將辦公用品和小型辦公設(shè)備保存在安全的地方，并且進(jìn)行有序的擺放，以防止物品損壞、失竊以及消除事故和火災(zāi)隱患。而且當(dāng)需要的時候又能夠很容易地找到。 4庫存保管中應(yīng)該采取的措施(1)儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失。儲藏需要的面積取決于組織規(guī)模的大小。 (2)各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別和存放地點，以便能夠迅速地找到物品。 (3)新物品放置在舊物品的下面或者后面，先來的物品先發(fā)出去，這是為了保證物

11、品不會因為過期而不得不銷毀。(4)體積大、分量重的物品應(yīng)該放置在下面，以減少從架子上取物時發(fā)生事故的危險。 (5)小的物品、常用的物品，如訂書釘盒等，應(yīng)該放在較大物品的前面，以便于需要取用的時候能夠很快地發(fā)放領(lǐng)取。(6)儲藏間要通風(fēng)良好，房間應(yīng)該保持干燥。(7)儲藏辦公用品應(yīng)該有良好的照明條件，以便容易找到物品。(8)物品的保管、儲存要符合本組織的規(guī)定要求。（二)建立庫存記錄 1建立庫存記錄的必要性 進(jìn)行庫存管理需要隨時了解庫存的多少等情況，而這些情況都是不斷變化的。因此，辦公室人員在進(jìn)行庫存管理的時候，需要對庫存進(jìn)行詳細(xì)的記錄，這樣才能隨時掌握庫存的變化情況，及時進(jìn)行進(jìn)貨、發(fā)貨等管理活動，保

12、證日常工作的需要順利得到滿足。組織在運營中，所需要的辦公用品、消耗品、小型辦公室設(shè)備應(yīng)當(dāng)充足，但又不能占用大面積的庫房和積壓大量的存貨，因此需要建立庫存記錄。庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，或者利用計算機使用庫存控制軟件、電于表格或數(shù)據(jù)庫。無論使用什么系統(tǒng)，都記錄同樣的信息。 2庫存控制卡的內(nèi)容 庫存控制卡是跟蹤進(jìn)行準(zhǔn)確的庫存記錄的主要形式。庫存控制卡主要包括這樣一些內(nèi)容： (1)項目：庫存項目應(yīng)該準(zhǔn)確描述，包括物品的大小、顏色和數(shù)量。例如，A4白打印紙。 (2)單位：貨物訂購、存儲和發(fā)放的單位、例如今、盒、包等。 (3)庫存參考號：給每一庫存項編號，經(jīng)常與存放位置相聯(lián)系。例如

13、，C4表示柜子編號C，架板編號4。 (4)最大庫存量：為防止物品超量存儲造成組織資源浪費而保存的辦公用品的最大數(shù)量，庫存物品的數(shù)量在任何時候都不能超過這個最大量。(5)重新訂購線：當(dāng)庫存余額達(dá)到這個水平，必須訂購新的貨物來使余額達(dá)到最大庫存量，通過考慮多少物品能保證業(yè)務(wù)的運行、平均使用量、物品交貨的時間長短來確定這個數(shù)值。 (6)最小庫存量：為防止物品全部消耗完而保存的該項物品的最小數(shù)量。當(dāng)庫存物品的數(shù)量降到這個最低限度時，就要及時對物品進(jìn)行重新訂購，不然就會影響日常辦公活動的順利進(jìn)行。 (7)日期：必須記錄所有行動的日期。 (8)接收：記錄所有接收信息，包括發(fā)票號和供應(yīng)商的名字，在一些記錄卡

14、片上，供應(yīng)商的名字記錄在卡片的前頭。在這些情況下，物品的庫存參考號可能是供應(yīng)商的目錄號。 (9)發(fā)放：記錄清楚發(fā)放物品的數(shù)量，所發(fā)放物品的申請?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的個人和部門。 (10)余額：在每一次處理后計算物品庫存余額。在接收物品時在余額上加上接收的數(shù)量，在物品發(fā)放后從余額中減去發(fā)放的數(shù)量。余額應(yīng)該代表庫存物品的實際數(shù)量，并能用于執(zhí)行庫存檢查。發(fā)現(xiàn)差異要及時通知和報告給管理人員。 庫存的每一項記錄應(yīng)該記錄在庫存控制卡片上。辦公室人員在每次物品發(fā)放或接收時填寫這張卡片，并記錄該項庫存的余額。庫存控制卡見下表：庫存控制卡物品：A4紙 最大庫存量：50庫存號：100 重新訂購線：20存放位置：A1 最小

15、庫存量：10 單位：令日期接收發(fā)放剩余庫存量訂購數(shù)量發(fā)票序號數(shù)量代碼部門或職 員訂購日期數(shù)量訂購單序號備注日期1-1251-530A1231-151-23141王××221-53150蔡××191-84152朱××151-1530S190453做好進(jìn)貨和出貨記錄辦公室人員在收到貨物以后，應(yīng)該立即辦理辦公用品的進(jìn)貨登記，保證辦公用品準(zhǔn)確無誤地入庫。做好登記、檢驗、核對等各項工作。(1)根據(jù)規(guī)定，固定在特定的時間發(fā)放辦公物品，辦公室人員除了審核物品申領(lǐng)單以外，還要記好辦公室用品的出貨記錄。內(nèi)容包括：物品名稱、編號、申領(lǐng)部門、發(fā)貨人、物品數(shù)

16、量、特殊要求、申領(lǐng)人簽字、批準(zhǔn)人簽字、出貨日期等。 (2)辦公出品出貨時，應(yīng)該實時地辦好出貨手續(xù)，對發(fā)放什么物品，發(fā)放給誰，哪些物品還存儲在庫里等都要做好記錄。(3)辦公用品的庫存管理要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡三卡一致。保證辦公用品庫存的有效管理。 (4)要保管好進(jìn)貨、存貨和發(fā)放辦公用品的記錄資料。第三節(jié) 辦公用品管理的方法一、辦公用品的采購 要提高辦公室的辦公效牢，就要保證辦公用品適時、適量。按要求采購辦公用品，可以滿足辦公室工作的需要。 (一)制定計劃 首先，要查清現(xiàn)有庫存，了解各部門所需辦公用品的種類、數(shù)量和質(zhì)量；然后作出計劃，估算金額，再根據(jù)經(jīng)費的開支情況，按財務(wù)制度寫出明細(xì)表。計

17、劃要有預(yù)見性、可行性、合理性，既要切實可行又要富于遠(yuǎn)見，并要在實踐中不斷進(jìn)行調(diào)整與完善。（二)正確選擇供應(yīng)商辦公室人員應(yīng)通過采購這條渠道建立與供應(yīng)商的聯(lián)系，以便更好地滿足組織的辦公需求。在具體比較、選擇供應(yīng)商時，應(yīng)考慮以下情況： 1提供的價格和費用。供應(yīng)商的要價是有差異的，另外，初次供給、批量購進(jìn)、季節(jié)削價、年底清倉的價格都不一樣的。應(yīng)盡量指定一個供應(yīng)商，這樣可以降低價格。同時應(yīng)考慮存儲所占用的資金、空間以及存儲中的損耗。 2質(zhì)量與交貨。購買時要考慮到產(chǎn)品的規(guī)格和型號須與原設(shè)備配套，要仔細(xì)檢查，比較產(chǎn)品的質(zhì)量，選擇供貨準(zhǔn)時、售后服務(wù)良好的供應(yīng)商。3售后服務(wù)。比較供應(yīng)商所提供的服務(wù)的方便程度，例

18、如是否電話、傳真、網(wǎng)上都可訂貨，是否任何情況都可退貨或更換，付費結(jié)算方式如何。 4安全可靠性。購買辦公用品，要了解供應(yīng)商的商業(yè)信譽，并要仔細(xì)檢查訂貨單、交貨單和發(fā)票等單據(jù)是否一應(yīng)俱全。另外，要了解供應(yīng)商為客戶保密的工作做得如何。除此之外，供應(yīng)商所在的位置、聯(lián)絡(luò)方式等都是應(yīng)綜合考慮的因素。（三)采購的程序1由需要購買辦公用品的人填寫組織內(nèi)部的辦公用品申購表并簽字，說明需要辦公用品的理由和細(xì)節(jié)，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購人員。辦公用品申購表范例見表。辦公用品申購表部門申購人申購日期申購原因：用品名稱庫存數(shù)量可用時間本次申購數(shù)量備注 2由采購人員向供應(yīng)商發(fā)出購買需求，各供應(yīng)商會返回對應(yīng)的報價單或估價

19、單，經(jīng)過采購人員比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購辦公用品的詳細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商。該訂購單需要被授權(quán)人，即高級主管簽字批準(zhǔn)，同時要復(fù)制一份給會計部門，表示開始購貨并準(zhǔn)備好貨款。 3當(dāng)收到供應(yīng)商的辦公用品后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂購單檢驗貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量，證實符合要求后，將簽收后的交貨單送會計部門。 4采購人員要根據(jù)收到的辦公用品填寫入庫單，貨物入庫后，庫房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫。 5會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，三單的貨名、數(shù)字應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財務(wù)主管簽字批準(zhǔn)后，再支付款額或支票。 (四)辦公用品的的訂購方式 1電話訂購。大多數(shù)的日常辦公用品都是

20、通過電話從供應(yīng)商處訂購。 2傳真訂購。有些辦公用品的訂購，需要給供應(yīng)商發(fā)傳真，詳細(xì)列出訂購的貨物名稱、數(shù)量、類型、送貨時間等細(xì)節(jié)，這樣才能讓供應(yīng)商清楚訂購需求，供應(yīng)商在接到傳真后，會按要求送貨上門。 3填寫訂購單。有些單位有正規(guī)的貨物訂購單，在訂購時需要將訂購單填寫好，郵寄或傳真給供應(yīng)商，這樣供應(yīng)商會根據(jù)訂購單上面的要求送貨上門。4互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。通過訪問互聯(lián)網(wǎng)，利用電子商務(wù)來為本單位的采購服務(wù)。如通過網(wǎng)上廣告了解新的辦公用品的信息，進(jìn)行價格比較，從網(wǎng)上商店購買，進(jìn)行電子交易。運用電子銀行、電子貨幣等多種服務(wù)等。但是，在網(wǎng)上購物應(yīng)該慎重，挑選好所購買辦公用品的質(zhì)量、價格、型號等多項指標(biāo)，再確定購買

21、與否。二、辦公用品的保管辦公用品的保管工作是指辦公用品的登記、收藏、盤點和維護(hù)等。辦公用品保管工作的目的是要保持辦公用品的效能。辦公用品一般要設(shè)專門的庫房和專人進(jìn)行管理。 對于辦公用品的保管工作必須做到以下幾點： 1對采購人員購入的辦公用品要精心保管； 2經(jīng)常檢查庫房內(nèi)的物品，及時登記保管賬卡，定期清理庫存，做到賬實相符；3根據(jù)庫存和需求的情況，定期提出采購計劃，在做計劃時，要注意防止物資的積壓，盡量壓縮庫存，節(jié)約資金； 4對庫房還要注意加強安全防范工作，須經(jīng)常進(jìn)行安全檢查。三、辦公用品的發(fā)放作為辦公室人員，經(jīng)常要做的一件事務(wù)性工作就是發(fā)放辦公用品，以保證辦公室工作的正常進(jìn)行。 （一)健全發(fā)放制度 1建立嚴(yán)格的領(lǐng)用審批制度，并切實遵守制度。 2適時適量發(fā)放。3保證重點，兼顧一般。對于組織內(nèi)部的一些重要部門和辦公用品消耗量大的部門，在條件允許的情況下，要首先滿足它們的需要，使各部門優(yōu)質(zhì)高效地完成自身的任務(wù)。 (二)建立嚴(yán)格的發(fā)放登記制度，嚴(yán)格審批手續(xù) 1填寫辦公用品申領(lǐng)表，并由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。用品申領(lǐng)表包括下列內(nèi)容：申領(lǐng)表編