聲像檔案管理辦法

1、上海工藝美術(shù)職業(yè)學院聲像檔案管理辦法為了加強和規(guī)范我院聲像檔案的管理，更好地利用聲像檔案信息資源，有效地為我院各項工作服務，根據(jù)高等學校檔案管理辦法、上海工藝美術(shù)職業(yè)學院檔案管理暫行規(guī)定等有關(guān)文件精神，結(jié)合我院實際情況，制定本辦法。一、聲像檔案工作的基本原則（一）凡是反映學校在教學、科研、管理和產(chǎn)業(yè)等活動過程中，通過攝錄或掃描方式記錄的具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等載體及其相配套的文字材料均屬聲像檔案。（二）聲像檔案是學院檔案資源的重要組成部分，由檔案室實行集中統(tǒng)一管理，承辦部門應及時收集整理聲像檔案，定期向檔案室移交歸檔，任何部門或個人不得拒絕歸檔或據(jù)為

2、已有。（三）聲像檔案的主體是聲像載體材料，整理時應遵循有利于保持其有機聯(lián)系、便于保管和提供利用的原則。二、聲像檔案的歸檔范圍和要求（一）聲像檔案的歸檔范圍1、黨政活動歸檔范圍(1)學院主持召開的各種會議的聲像材料。(2)校慶、歷屆教師節(jié)、重大紀念日、報告會、先進事跡介紹等重要聲像材料。(3)上級黨政領導和社會知名人士來院活動(包括視察、座談)和題字（詞）的聲像材料。(4)國內(nèi)有影響的教授、專家來院訪問活動的聲像材料。(5)兄弟院校代表團來院活動的聲像材料。(6)建校以來主要領導任職期間的工作照、參加教學活動、科研等項目活動的聲像材料。（7）學院級及以上各類活動中被評為先進集體、文明單位等狀及獎

3、品的照片。(8)其他有重要意義活動形成的聲像材料。2、教學活動歸檔范圍(1)迎新、開學及畢業(yè)典禮，領導、來賓的講話，師生代表發(fā)言等活動場面的聲像材料。(2)歷屆畢業(yè)生的畢業(yè)合影照片。(3)評優(yōu)評獎大會場面材料及教學活動獲得獎狀和獎品的照片。(4)院級及以上的社會調(diào)查、參加各種競賽活動的場面材料。(5)歷屆學生運動會、校運動會、代表我校參加省級以上運動會的比賽場面和破紀錄、獲獎和兄弟院校運動代表隊來訪的聲像材料。(6)學院重要實驗設備儀器的照片及文字說明。3、科研活動歸檔范圍(1)重大、大型科研課題評審、鑒定會場面的聲像材料。(2)科研成果評選及頒獎儀式的場面的聲像材料。(3)科研項目成果獎狀、

4、獎品及專利證書照片。(4)由本院發(fā)起并組織的學術(shù)活動等聲像材料。(5)著名專家來院作學術(shù)報告的聲像材料。(6)組織或代表學院參加各種展覽會的版面及展品照片。4、外事活動歸檔范圍(1)國外友好人士及各種代表團來校參觀訪問的聲像材料。(2)與國外學校、團體簽定協(xié)議、備忘錄、合同的全過程的聲像材料。(3)外籍人士贈送的禮品照片等聲像載體材料。(4)外籍教師來校講學、工作的典型的聲像材料。(5)本院派出到國外進行友好訪問、考察、進修、留學等所獲的聲像材料。5、宣傳活動歸檔范圍(1)學院各種展覽、陳列的照片、錄像（每一塊板面拍攝一張照片）。(2)學院組織的各種宣傳活動場面的照片。6、基建活動歸檔范圍反映

5、學院不同歷史時期變化、發(fā)展的校景和基建照片、重大項目開工前的原景和場地、奠基破土儀式以及建造過程中的重要環(huán)節(jié)直至竣工驗收的照片等。（二）聲像檔案的歸檔要求1、屬于歸檔范圍的聲像載體材料，由承辦部門的兼職檔案員在攝錄工作結(jié)束后至學期結(jié)束前負責收集、整理，并向?qū)W院檔案室移交，任何部門或個人不得拒絕歸檔或據(jù)為已有。2、歸檔的聲像載體材料必須是原版、原件（歷史原因除外）。聲音、圖像必須完整、清晰。3、畢業(yè)生畢業(yè)集體照片由所屬的學院負責收集，移交檔案室。4、歸檔的音頻電子文件必須以MP3或WAV為通用格式、視頻電子文件整理時以MPEG或AVI為通用格式、數(shù)碼照片整理時應為JPEG或TIFF通用格式，照片

6、、文字說明二者應齊全，文字說明要體現(xiàn)時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等要素，確切地反映照片的內(nèi)容。5、歸檔的音頻或視頻電子文件一般以光盤為載體存貯。三、聲像檔案的保管期限本規(guī)范確定聲像檔案的保管期限參照國家檔案局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行，劃分的保管期限有永久和定期兩種，其中永久標識符號為“Y”、定期為“30年”（其中10年期限合并為30年)，具體詳見附件l。四、聲像載體材料的歸檔流程（一）形成與積累1、年初各部門（二級學院）布置工作時，同時布置形成和積累聲像載體材料的任務。2、部門（二級學院）專、兼職檔案員在攝錄工作完成后及時收集聲像載體材料和整理文字說明，按時移交檔

7、案館。3、部門（二級學院）產(chǎn)生的聲像載體材料，一般整理一份送學院檔案室，一份自存檔。（二）整理聲像檔案以一盒（盤）、一張照片為一個整理單位即以件為歸檔保管單位，聲像檔案的整理內(nèi)容包括對聲像檔案進行分類、擬寫文字說明、排列、編號、裝盒（裝冊）、編制目錄等。1、分類聲像檔案在學院全宗內(nèi)為一級類目，其標識符號為SX。二級類目是對一級類目的細分，根據(jù)聲像載體材料類型的不同將其分為二級類目，具體如下：分類名稱  標識符號照片     SX12錄音帶      SX13錄像帶 

8、     SX14磁盤       SX16影視膠片     SX17絡微膠片     SX18光盤       SX19聲像檔案按年度分類，先在同一年度內(nèi)按二級類目分類，再在類目內(nèi)按保管期限分，在同一保管期限內(nèi)編流水件號，其形成號格式如下：19XX - SX00 m 1 n19XX：歸檔年度號SX00：二級類目號m：保管期限號（“Y”或

9、“30年”）n：件號（載體材料排列順序號）2、擬寫文字說明照片及底片要寫文字說明，包括內(nèi)容、時間、地點、人物和制作者；其他載體形式要有相應的文字材料，包括完成原本、定稿本，長度、時間、內(nèi)容簡介、色彩、密級、制作單位和人員等。3、排列同一年度內(nèi)不同載體的聲像檔案，按二級類目排列，在同個二級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，同一次活動或同一專題內(nèi)容的聲像材料，要集中排列一起，力求系統(tǒng)完整，方便查找利用。如果同一盤錄音帶、錄像帶或光盤錄制了兩個以上問題的或跨年度的，應以主要問題或最后一個年度為主排列編目。   4、編號   同一個二級

10、類目內(nèi)的聲像檔案按保管期限逐件（即逐盒或逐盤或逐張）編檔號，不同的保管期限分別編件號，同一保管期限按歸檔材料排列順序從“1”開始標注流水件號。5、裝盒（盤、冊）不同載體的聲像檔案分別裝盒（盤、冊），外盒（盤）上要貼上標簽（錄音帶、錄像帶及光盤的標簽見附件2）并填寫相關(guān)內(nèi)容。照片按照排列順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?，組成照片冊，照片冊一般由297mmX210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度

11、不宜超過5 cm。以豎直放置為宜。6、編制目錄歸檔的載體材料應依據(jù)分類方案和件號順序編制歸檔目錄。其格式按照本校使用的檔案管理系統(tǒng)自然形成的格式。式樣如下：歸檔文件目錄2012-SX12-Y件號責責任者文號題名日日期頁頁數(shù)備注       其中：2012表示歸檔年度、SX12表示照片、Y表示永久保存、件號填寫排列順序件號、責任者填寫拍錄者姓名，文號沒有可省略寫、題目填寫載體材料所反映的事由、日期填寫拍錄的實際時間、頁數(shù)填寫件的總數(shù)、備注填寫特殊情況說明。五、聲像檔案的管理和利用（一）聲像檔案沒專庫或?qū)９翊娣?，并且能夠保證適當

12、的溫濕度。磁帶應豎立存放在遠離磁場的專用柜架內(nèi)。（二）定期檢查聲像檔案保管情況。對長期保存且不常用的檔案，一般每隔半年檢查一次；對使用比較頻繁和已受損的錄音帶、錄像、光盤（音頻和視頻電子文件），要及時進行技術(shù)處理和復制。（三）已歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。附件1聲像檔案保管期限表一、   黨政活動（一） 學院主持召開的各種會議的聲像材料。包括：開幕、閉幕場面、領導講話、代表發(fā)言、代表合影、會議情況等。黨代會、教代會、團代會、學代會形成的聲像材料。      

13、0;永久黨政部門召開的重大會議形成的聲像材料。      永久（二） 校慶、歷屆教師節(jié)、重大紀念日、報告會、先進事跡介紹等重要聲像材料。 永久（三） 上級黨政領導和社會知名人士來院活動（包括視察、座談等）和題字（詞）的聲像材料。        永久（四） 國內(nèi)有影響的教授、專家在校訪問活動的聲像材料。  永久（五）兄弟院校代表團來?；顒拥穆曄癫牧稀?#160;   長期（六）建

14、校以來主要領導任職期間的工作照、參加教學活動、科研等項目活動的聲像材料。    永久（七）各類活動中被評為先進集體、文明單位等獎狀及獎品的照片。  永久（八）學校工會組織的教職工群體性活動的聲像（九）其他有重要意義活動形成的聲像材料。  長期二、教學活動（一）迎新、開學及畢業(yè)典禮，領導、來賓的講話，師生代表的發(fā)言等活動場面的聲像材料。   長期（二）歷屆畢業(yè)生的畢業(yè)合影照片。  永久（三）評優(yōu)評獎大會場面材料及教學活動獲得獎狀和獎品的照片。  長

15、期（四）有關(guān)社會調(diào)查、參加各種競賽活動的場面材料。  長期（五）歷屆運動會開幕、閉幕式，領導講話，運動員比賽場面、校運動會參加省級以上運動會代表合影、比賽場面和破紀錄、獲獎和校運動隊訓練、兄弟院校運動代表袋來訪的聲像材料。  長期（六）院重要設備儀器的照片及文字說明。  長期三、科研活動（一）重大、大型科研課題評審、鑒定會場面的聲像材料。長期（二）科研成果評選及頒獎儀式的場面的聲像材料。    長期（三）科研項目成果獎狀、獎品及專利證書照片。    永久（

16、四）由本院發(fā)起并組織的學術(shù)活動、本院學術(shù)年會包括：大會開幕、閉幕式，大會發(fā)言，著名學者報告等聲像材料。    長期（五）著名專家來院作學術(shù)報告的聲像材料。    長期（六）由學院組織或代表學院參加各種展覽會的版面及展品照片。長期四、外事活動（一）國外友好人士及各種代表團來院參觀訪問的聲像材料。長期（二）與國外學校、團體簽定協(xié)議、備忘錄、合同的全過程的聲像材料。  永久（三）外籍人士贈送的禮品照片及它的聲像記錄材料。  長期（四）外籍教師在院講學、工作的聲像材料。 &

17、#160;  永久（五）本院派出到國外進行友好訪問、考察、進修、留學等所獲得的聲像材料。    長期五、宣傳活動（一）學院各種展覽、陳列的照片、錄像。（每一塊板面拍攝一張照片）。    長期（二）學院組織的各種宣傳活動場面的照片。    長期六、基建活動反映學院不同歷史時期（包括解放前）變化、發(fā)展的校景和基建照片、錄像。（每一個主樓、校園內(nèi)主要景色應列入攝制范圍。基建項目拍攝的照片應包括：開工前的原景和場地，招標會議和活動，平整土地、奠基破土儀式以及建造過程中的重要環(huán)節(jié)直至竣工驗