文件管理要點整理

1、第一章 文件第一節(jié) 文件的概念與屬性一、 文件的概念（一） 文件的定義：國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄1. 文件的形成者：國家機構(gòu)、社會組織(法人及其代表），個人（自然人）自然人作為法定代表人行使職權(quán)時形成的文件,與自然人作為個人行為形成的文件是性質(zhì)不同的兩類文件2. 文件形成的原因：履行法定職責(zé)和處理事務(wù).文件是反映公務(wù)活動、個人活動的原始記錄。3. 文件的形態(tài)：指信息符號表達方式（文字、圖表、圖片)和文件的載體（印刷品、照片、錄音帶、光盤）.文件的形態(tài)可以是各種形式的。4. 文件的性質(zhì)：根本屬性是信息記錄。（二） 公務(wù)文件的定義：1 公務(wù)文件：

2、簡稱公文,是文件的重要組成部分。（具有法定效力、規(guī)范體式）2 公文的含義：公文的形成者是國家機構(gòu)、政黨、社會團體、企事業(yè)單位及其法人代表。表現(xiàn)手法以說明為主,兼有敘述和議論。二、 文件的屬性（一） 文件的特征：文件同時具有原始記錄性、針對性、有效性、憑證性、實用性、傳遞性。（二） 公文的特征:公文必須履行特定的生效程序,保證了公文內(nèi)容必須反映與處理公務(wù)活動。公文具有合法性、權(quán)威性、強制性、時效性等性質(zhì)(由公文的形成者是依法成立的所決定）三、 文件的功能與效用（一） 文件的功能及其表現(xiàn)1. 記載功能:文件有條理的記錄與固定了形成者發(fā)出的有效信息。文件還能記載事物發(fā)生、發(fā)展、變化過程。2. 憑證功

3、能：是發(fā)文者表達自己意圖的憑證,也是收文者了解與實現(xiàn)對方意圖、處理問題的依據(jù).只有具備有效標識的文件才具有憑證功能。文件的內(nèi)容是憑證功能實質(zhì)之所在。3. 傳遞功能:只有通過傳遞(重要步驟）使信息為收文者接收，才能發(fā)揮效用4. 存儲功能:制作文件物質(zhì)材料的質(zhì)量是文件能否發(fā)揮儲存功能的基本條件，而人們對檔案的科學(xué)管理與保護則是文件能否發(fā)揮存貯功能的根本保證.（二） 文件的效用1 現(xiàn)行效用2 歷史效用：文件轉(zhuǎn)化為檔案后所具有的效用。（1）存史效用（2）查證和參考作用。第二節(jié) 公文的分類與種類一、 公文的分類（一） 文件的分類不會影響文件本身的性質(zhì)和作用（二） 總體分類1. 根據(jù)形成和作用的具體公務(wù)活

4、動領(lǐng)域的不同，公文可以分為通用文件、專用文件和科技文件2. 根據(jù)信息表達方式（文章、表格、圖形、圖像、聲音）的不同。3. 根據(jù)物質(zhì)載體的不同,可分為紙質(zhì)文件，磁介質(zhì)文件,感光介質(zhì)文件等。（三） 通用文件的分類:1. 根據(jù)傳遞方向：上行文、下行文、平行文2. 根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)：規(guī)范性文件(條例、辦法、規(guī)定、章程）、領(lǐng)導(dǎo)指示性文件(命令、指示、通報、通知、意見）、公布性公文、陳述呈請性文件（報告、請示、意見）3. 根據(jù)涉及國家秘密的程度：秘密、機密、絕密4. 根據(jù)緩急程度：平件、急件、特急件5. 根據(jù)來源去向：收文、發(fā)文6. 根據(jù)制作階段和效用：（1)文稿可分為草稿和定稿。（定稿的原始性比正本更明顯，

5、因而更具有重要的憑證依據(jù)價值)（2）文本可分為正本（暫行本、試行本）、修訂本、副本、存本、不同文字本（在我國，以漢字和民族自治區(qū)用少數(shù)民族文字撰制的同一文件相同的文稿，文本在效用上完全等同。在涉外場合，文件中應(yīng)對用不同文字撰制的文件的稿本是否具有相同效用作出明確規(guī)定，必要時應(yīng)指明在理解上產(chǎn)生糾紛時以何種文字的解釋為準）等.二、 公文的種類不同名稱的文件體現(xiàn)出發(fā)文者的權(quán)限及其與收文者直接的行文關(guān)系。（一） 通用公文的規(guī)定文種和用法:1. 命令:行政機關(guān)中上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)或人員發(fā)布的最高規(guī)格的領(lǐng)導(dǎo)性、指揮性文件，是強制性、時間性很強的文種。2. 決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。（

6、不一定非要經(jīng)會議討論與表決）3. 決議:必須通過會議討論、表決通過的重要決策事項.4. 議案5. 指示6. 意見：上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)對下級機關(guān)報送的“意見”做出處理或給予回復(fù)。作為下行文,文種對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行.7. 通知：（1)批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文。(轉(zhuǎn)發(fā)公文不受機關(guān)等級和組織系統(tǒng)的制約，只要是本級機關(guān)需要，并符合有關(guān)文件復(fù)制、印發(fā)規(guī)定，皆可轉(zhuǎn)發(fā)。上級機關(guān)對下級報來的文件,既可用“批轉(zhuǎn)”行文，也可用“轉(zhuǎn)發(fā)”行文。）(2）發(fā)布規(guī)章。(3）通知辦理與需知一般事項。(4）通知要求下級辦理事項或共同執(zhí)行的規(guī)定事項。(5）任免干部和工作人員。8. 通報:具

7、有明顯的宣傳、教育、溝通信息的作用9. 報告:用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)詢問10. 請示：(1）當(dāng)遇到對法律法規(guī)法令和指示中有不明確的問題。（2）工作中發(fā)生了重大問題、無規(guī)可循的問題或根據(jù)規(guī)定難以處理的問題。(3）因情況特殊難以執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)定而需要變通處理的超越了自己職權(quán)范圍的問題。11. 批復(fù):表態(tài)必須肯定、明確?？捎贸托问剿陀嘘P(guān)機關(guān)。12. 公報：用于公開發(fā)布重要決定或者重大事項13. 公告：宣布重要事項和法定事項.如各級立法機構(gòu)頒布法律、法規(guī)。公告用于宣布重要事項,注重緊急、即時發(fā)布消息、內(nèi)容高度單一、概括)14. 通告:機關(guān)、團體、企事業(yè)單位向一定范圍內(nèi)的群眾或組

8、織公布須遵守或周知的事項.15. 條例16. 規(guī)定17. 函：主要用于平行機關(guān)和不相隸屬機關(guān)之間商洽事宜。凡是向同級或不相隸屬的機關(guān)請求批準事項，一律用函行文。18. 會議紀要（二） 單位常用其他文種除條例與辦法規(guī)定的文種外，黨政機關(guān)為了處理各種公務(wù)的需要，還需經(jīng)常使用其他非規(guī)定文種。第三節(jié) 文件的格式(文件區(qū)別于其他書面材料的一個顯著標志）公文的特殊屬性與作用,決定了它必須有規(guī)范的格式.公文格式關(guān)系到維護文件的權(quán)威性、嚴肅性、有效性;關(guān)系到檔案的外在質(zhì)量;關(guān)系到公文格式適用文件現(xiàn)代化管理工作需要,并有利于提高公文處理的效率。一、 公文格式標準化的必要性1. 完成公文使命的需要2. 滿足公文處

9、理的需要3. 適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要二、 公文的各要素：眉首、主體、版記（一） 眉首：序號、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注1. 發(fā)文機關(guān)標識：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件“組成，對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。2. 發(fā)文字號:由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。聯(lián)合行文時，一般只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。3. 簽發(fā)人：請示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話4. 文件標題:應(yīng)標明發(fā)文機關(guān)、主要內(nèi)容和文種5. 主送機關(guān):主送機關(guān)過多時，移至版記中的主題詞之下、抄送之上6. 附件:是文件

10、的重要組成部分7. 成文日期：直接關(guān)系到文件的時效。不同情況下生成的文件成文日期的確定不完全相同：單位一般發(fā)文，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準;聯(lián)合行文,以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準8. 文件生效標識：聯(lián)合行文需蓋3個以上的公章時，為防止出現(xiàn)空白印章,應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（或簡稱)排在發(fā)文時間和正文之間.簽署用于以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)文,因此必須冠以職務(wù)身份。9. 印發(fā)機關(guān)和時間:以公文付印的日期為準,用阿拉伯?dāng)?shù)字標識三、 文件的特定格式（信函式、命令、會議紀要）第二章 文件工作第一節(jié) 文件工作的性質(zhì)、作用、基本原則與要求一、 文件工作的性質(zhì)（一） 綜合性從內(nèi)容上看包括了許多性質(zhì)、內(nèi)容與做法各不相同的工作

11、.機關(guān)文件工作具有更明顯的綜合性。文件工作存在于社會各領(lǐng)域與國家管理的各機關(guān)、各部門.文件工作總是與行使職權(quán)的業(yè)務(wù)活動和內(nèi)部的行政管理活動互相滲透、相融合的，它貫穿于這些活動的全過程.文件工作分布到機關(guān)各個部門的活動中，絕大多數(shù)的機關(guān)工作人員都會不同程度地參與到文件工作中去。文件工作的綜合性要求文件工作必須實行集中統(tǒng)一管理.（二） 專業(yè)性與技術(shù)性文件工作有其特定的工作范圍、運動規(guī)律、專用術(shù)語、處理手段等（三） 機要性文件工作的機要性是由文件的屬性與效用所決定的.文件工作的各個環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)幾乎都要涉及機密及要務(wù).文件工作的機要性要求：有嚴格的規(guī)章制度，以保證任何環(huán)節(jié)不泄密、失密；要求文件工作人

12、員應(yīng)具有良好的政治素質(zhì)及高度認真負責(zé)的工作態(tài)度1. 涉及到黨和國家以及公眾的利益與安全2. 涉及到單位的經(jīng)濟利益、知識產(chǎn)權(quán)3. 涉及到個人的秘密與隱私（四） 時效性這種有效性是有時間限度的，即文件只能在特定的時間范圍內(nèi)具備執(zhí)行效用.二、 文件工作的重要作用（一） 實現(xiàn)機關(guān)職能的重要條件（二） 國家檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)三、 文件工作的基本原則與要求目標：公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化.總的原則：實事求是.文件工作的基本原則及其要求：（一） 準確原則及其要求:質(zhì)量的核心：準確；準確原則應(yīng)貫穿于文件工作的全過程。（二） 精簡原則及其要求：兩方面：精簡文件與簡化文件處理手續(xù)（三） 高效原則及其要求

13、（四） 保密性原則及其要求：機要性決定了文件工作必須遵循保密原則.第二節(jié) 文件工作的任務(wù)一、 文件管理工作（一） 黨政機關(guān)文件管理的規(guī)定內(nèi)容1. 單位文件工作的有關(guān)制度 有關(guān)文件工作的組織與職責(zé)的制度 立卷(整理）與歸檔制度 安全與保密制度2. 單位內(nèi)部文件公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。文件的統(tǒng)一管理包括: 收發(fā)：除文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T外的其他部門或人員都不可收發(fā)文件. 審核：包括發(fā)文和對下級來文的審核 用?。阂饬x是保證單位印章的安全；維護文件的有效性、合法性與嚴肅性.印章及供拼裝在印版上使用的印模必須保管在文件工作機構(gòu)專人手冢，使用時須由其監(jiān)印，用畢迅速退回。 歸檔

14、：為保證歸檔文件符合檔案的接受范圍與質(zhì)量要求，單位必須實行統(tǒng)一歸檔。制作和使用統(tǒng)一的卷內(nèi)文件目錄、備考表、卷案目錄、卷皮和檔案盒等. 銷毀：為保證單位有查考保存價值的文件的安全，及時排除無查考保存價值文件及信息的干擾,各單位應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一進行銷毀工作:由單位辦公室統(tǒng)一組織,由其負責(zé)對單位的文件清理、清退和銷毀工作;須經(jīng)單位辦公廳（室）負責(zé)人批準。（二） 歸檔工作歸檔前的各項準備工作：1. 年終清理文件。2. 安排歸檔文件整理立卷的人員和時間.3. 準備歸檔文件整理立卷的物質(zhì)材料。（三） 保密與安全當(dāng)國家秘密事項公開后,或因為工作需要，應(yīng)及時變更密級甚至解密。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊蓛扇艘陨媳O(jiān)銷，

15、保證不丟失、不漏毀。二、 文件工作現(xiàn)代化目標:（1）現(xiàn)代化管理理論與現(xiàn)代化技術(shù)在文件工作中的應(yīng)用.（2）實現(xiàn)文件與檔案的一體化管理。（3）支持單位上網(wǎng)工程,實現(xiàn)信息資源共享。第三節(jié) 文件工作的分工、職責(zé)與組織形式一、 文件工作的分工、職責(zé)（一） 單位領(lǐng)導(dǎo)層（二） 單位綜合部門及其負責(zé)人職責(zé)體現(xiàn)在：（1）領(lǐng)導(dǎo)與組織.(2)審核文件。(3）簽發(fā)文件。（4）辦文.（5)負責(zé)銷毀文件。（三） 業(yè)務(wù)部門及其負責(zé)人二、 文件工作的組織形式1. 集中式:除文件的承辦外，其他環(huán)節(jié)都集中由綜合部門統(tǒng)一管理。2. 分工（分散)式：由機關(guān)的綜合部門和機關(guān)的業(yè)務(wù)部門共同分工承擔(dān).選擇與本單位職權(quán)任務(wù)、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、收

16、發(fā)文數(shù)量、駐地分布以及文件人員的配備情況相適應(yīng)的組織形式.第三章 文件辦理第一節(jié) 行文關(guān)系與規(guī)則一、機關(guān)間的行文關(guān)系:（一） 機關(guān)間的工作關(guān)系：1. 隸屬關(guān)系：組織上或行政上的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系.2. 業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系:業(yè)務(wù)主管部門在管轄范圍內(nèi)對主管業(yè)務(wù)具有協(xié)調(diào)、監(jiān)督與指導(dǎo)等權(quán)限。3. 平行關(guān)系:平行機關(guān)（在級別上同級對等的機關(guān)）之間的工作關(guān)系。（二） 行文的方向與方式方向:上行文、下行文、平行文（指向同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的同級機關(guān)、向非同一組織系統(tǒng)或者專業(yè)系統(tǒng)中的任何級別的機關(guān)送達文件）.1. 上行文：行文方式:（1）逐級行文。(2）多級行文.（3）越級行文（發(fā)生戰(zhàn)爭、自然災(zāi)害、特大事故；上

17、級交辦并指定越級請示、上報的事項；檢舉、控告直接上級機關(guān)；與直接上級機關(guān)有爭議而無法解決的事項）。因特殊情況必須進行越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級。2. 下行文：方式：（1）逐級行文.(2)多級行文.（3）直貫到底行文。3. 平行文：方式：一般用函聯(lián)系、商洽工作。三、 黨政機關(guān)有關(guān)行文規(guī)則的規(guī)定機關(guān)與部門的行文權(quán)限:行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。政府各部門向下一季政府相關(guān)的業(yè)務(wù)部門行文時,除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。因特殊情況確需向下一級政府正式行文的，應(yīng)當(dāng)報經(jīng)本級政府批準，并在文中注明經(jīng)政府同意.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室)外，不

18、得對外正式行文：不得向本部門機關(guān)以外的機關(guān)制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替部門審批下達應(yīng)當(dāng)由部門審批下達的事項。向上級機關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)主送一個上級機關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知,可以抄送。向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān).第二節(jié) 發(fā)文辦理一、 發(fā)文辦理的一般程序形成文稿、審核文稿、簽發(fā)形成定稿、因之前的復(fù)核與注發(fā)、印刷文件（含校對）、用印或簽署,發(fā)文登記，發(fā)文傳遞（公布)。超過一個單位或部門的職權(quán)范圍時,還必須在簽發(fā)前會商、會審、會稿，并會簽成定稿)每一環(huán)節(jié)之間具有連續(xù)性、確定性與不可逆性。二、 發(fā)文辦理各環(huán)節(jié)的內(nèi)容與要求（一） 形成文稿（二） 審核文稿1. 核稿的內(nèi)容

19、與范圍（1） 是否確需行文。（2） 行文名義是否妥當(dāng)。（3） 報批程序是否符合規(guī)定。（4） 內(nèi)容是否符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神。（5） 涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見。（6） 所提措施和辦法是否切實可行。（7） 公文格式是否符合規(guī)定.2. 審核工作的分工業(yè)務(wù)部門起草，先由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核。審改的重點：有無與現(xiàn)行政策法規(guī)抵觸之處。文稿中引用的材料是否準確.反應(yīng)的情況是否如實。所作的結(jié)論是否恰當(dāng)。3. 審核的結(jié)果應(yīng)提出原則性修改意見，退撰稿人或撰稿部門進行修改。（三） 簽發(fā)1. 意義：是絕大數(shù)公文生效的必要程序,文稿只有經(jīng)過簽發(fā)后方能形成定稿2. 簽

20、發(fā)的要求：以本單位（部門）名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā).聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，一般不使用復(fù)印件會簽.（四） 印制文件注發(fā)的具體內(nèi)容為:編立發(fā)文字號;確定文件的發(fā)送范圍、閱讀范圍;急件與涉密文件須標注緊急程度與秘密等級;規(guī)定印數(shù)與印制及發(fā)出的時限；采用的發(fā)送方式（五） 用印與簽署機關(guān)的發(fā)文除會議紀要、以電報形式發(fā)出的公文、印制的有特定版頭的普法件公文外，其余都必須按規(guī)定用印.發(fā)文原則上以誰的名義發(fā)文，就用誰的印章.聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（六） 發(fā)文登記（七） 發(fā)文傳

21、遞與公布1. 發(fā)文傳遞：鏈接文件的發(fā)文程序與收文程序的通道。文件的傳遞方式:直接送達收文機關(guān)。普通郵寄。機要通信。機要交通。文件交換。電信傳遞。鑒定合同、協(xié)議書、意向書等文件時往往采取互換文本的方式進行傳遞。2. 文件公布:將發(fā)文單位的意圖最快地傳遞給收文者的有效方式。第三節(jié) 收文辦理一、 收文辦理各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容與要求（一） 簽收:收文辦理工作的起始環(huán)節(jié)。要求:及時妥善轉(zhuǎn)送。（二） 審核:收文審核重點：是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范.（三） 登記：對于領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員外出開會或參加有關(guān)重要活動帶

22、回的“帳外文件”也應(yīng)登記。登記形式包括:簿冊式、卡片式、聯(lián)單式與電腦登錄.電腦登記：建立收文登記數(shù)據(jù)庫，將文件的主要數(shù)據(jù)錄入電子計算機。（四） 分辦：分送給領(lǐng)導(dǎo)人和單位內(nèi)各承辦部門或人員的文件必須履行簽收手續(xù).（五） 擬辦：參謀性工作。發(fā)揮綜合部門和業(yè)務(wù)部門熟悉文件處理情況和業(yè)務(wù)的長處。應(yīng)對辦理的原則、方法等方面提出建議或相關(guān)的辦理方案。（六） 批辦：單位領(lǐng)導(dǎo)人行駛職權(quán)、直接辦理公務(wù)的體現(xiàn).批辦的范圍與擬辦的范圍大體相同,凡經(jīng)擬辦的文件均應(yīng)呈送領(lǐng)導(dǎo)人批辦。批文時應(yīng)使用符合保管要求的書寫材料，字跡工整，易于辨認.（七） 承辦：在文件辦理工作中承辦專指對文件在辦理程序上的處置。（核心環(huán)節(jié))（八）

23、催辦:文秘部門對文件辦理所進行督促與檢查的工作.可分為對內(nèi)催辦或?qū)ν獯咿k。（九） 注辦:也稱為留注，文件辦理完畢后將其承辦情況和結(jié)果進行注明的工作。注辦必須及時，在對文件閱讀或承辦完畢立即進行。第四節(jié) 特殊性文件辦理一、 會議文件（一） 會議的主要類型：(1）例會。（2）工作會議。（3）專業(yè)會議。（4）代表會議或代表大會。(5)聯(lián)席會議.（6)學(xué)術(shù)會議。（二） 會議文件的形成與種類1. 會議前必須準備就緒的文件：（1） 召開會議的依據(jù)性文件。（2） 須經(jīng)會議審批的文件。（3） 會議議程文件。（4） 會務(wù)文件.（5） 會議所需有關(guān)材料。2. 會議召開過程中形成的文件發(fā)言、會議記錄，會議簡報、會議

24、總結(jié)、閉幕詞、會議紀要（三） 大型會議文件的處理會議文件的立卷要求應(yīng)是完整地反映會議活動的面貌,以備日后查考，因此不可將其中的文件抽出與其他文件去組卷。按會議決定而形成的這些文件不同于會議文件，因此這些文件不能與該次會議的文件立在一個案卷內(nèi)。（四） 例會文件的處理例會的會議記錄可用固定格式的記錄本(紙)，上面印有會議日期、地點、出席者、缺席者、主持人、記錄人、發(fā)言內(nèi)容等欄目。三、 音像文件：（一） 照片文件：由照片、底片及說明詞（照片的拍攝時間、地點、事由、背景、人物（名前冠職稱）、攝影人姓名等)組成。保管底片的溫度應(yīng)在13-15度，濕度在4060。（二） 錄音、錄像文件單位中的音像文件有紀實

25、型和制作型兩種.第四章 文件的整理與歸檔第一節(jié) 歸檔文件的整理原則與要求一、 整理原則一般采用案卷作為文書檔案的基本保管單位。不管是通過立卷來整理，還是按歸檔文件整理規(guī)則來整理，其原則均為遵循文件材料的形成，保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。（一） 保持文件之間的有機聯(lián)系：一個問題、一個人物、一個案件、一次會議；請示與批復(fù)、問文與復(fù)文、批轉(zhuǎn)文件的正件與附件、發(fā)文的定稿與存本等系統(tǒng)的組合在一起。（二） 區(qū)別不同價值：將不同保管期限的文件分別組卷（或）排列，一般在同一案卷內(nèi)的文件保管期限應(yīng)大體相同。歸檔文件價值不同，保管期限也不同。意義:1. 便于檔案鑒定，及時剔除保管期滿的檔

26、案2. 便于重點保護與管理永久保存的檔案（三） 便于保管和利用：具有查考保存價值的文件的歸檔目的,無論是存史還是查考，都是為了利用。三、 質(zhì)量要求（一） 應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整:是保證檔案質(zhì)量的最基本的要求.根據(jù)單位歸檔文件范圍和文件登記簿檢查所收集的歸檔文件及其齊全完整狀況1. 將歸檔文件范圍與文件登記簿相結(jié)合。2. 檢查一收集齊全的文件的完整狀況:（1） 正文與附件（2） 文件正本與不同稿本（3） 文件與文件處理單等（4） 內(nèi)容上有直接聯(lián)系的文件（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告）（5） 頁面完整（二） 必須注意保持文件之間的有機聯(lián)系1. 緊密保持文件的本質(zhì)聯(lián)系：（1）

27、 單位工作的規(guī)律和聯(lián)系（2） 文件的形成程序和內(nèi)容、性質(zhì)上的聯(lián)系在分析文件間是否存在本質(zhì)聯(lián)系、或同時具有多種聯(lián)系時哪種聯(lián)系是本質(zhì)聯(lián)系,這時應(yīng)將文件置入所有歸檔文件中，結(jié)合多種因素考慮2. 正確區(qū)分文件密級、保管期限和制成材料等狀況的不同（1） 絕密級的歸檔文電應(yīng)單獨整理保管.（2） 特別重要或珍貴的歸檔文件應(yīng)單獨保管。（3） 應(yīng)按進館與否和保管期限整理與排列歸檔文件。（4） 應(yīng)按不同制成材料整理歸檔文件。（三） 歸檔文件整理必須符合規(guī)范，便于保管與檢索利用規(guī)范化整理（外形）：歸檔文件的編號；歸檔文件目錄的填寫;備考表的填寫;歸檔文件的裝訂；案卷封皮與檔案盒的填寫。根據(jù)機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范或

28、歸檔文件整理規(guī)則的規(guī)定進行.第二節(jié) 文件歸檔鑒定一、 文件歸檔鑒定概述（一） 定義：文件歸檔時確定其歸檔范圍與保管期限的工作。意義:1. 關(guān)系到檔案室室藏檔案結(jié)構(gòu)的質(zhì)量優(yōu)劣2. 關(guān)系到準確劃定檔案期限的長短3. 關(guān)系到檔案整理、編目、鑒定、開放、利用等工作的質(zhì)量與效率4. 關(guān)系到檔案保管費用的高低（二） 原則:文件的歸檔鑒定必須從本單位與國家長遠利益出發(fā),以單位的地位與職能、文件的內(nèi)容為基本要素確定其是否歸檔及保管期限。由于單位的級別、職能、業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，單位形成文件的總量、歸檔文件的總量以及永久保管檔案的比例應(yīng)該是不同的.文件的內(nèi)容是決定文件價值的主要因素，是進行文件歸檔鑒定的主要依據(jù)。在劃

29、定保管期限時還應(yīng)考慮文件的形成者、載體的特殊性等因素。（三） 要求1. 保證歸檔文件的完整性。應(yīng)仔細判別每份文件的價值,還要注意該文件與其他文件間的聯(lián)系，以及他在全部歸檔文件中的地位與作用,切忌靜止、孤立的對待文件。2. 保證檔案保管期限劃定的準確性.脹庫現(xiàn)象:工作人員求保險,就高不就低，提高保管期限。3. 保證歸檔文件的有效性。無法定效力的文稿以及其他無保存價值的文件均不應(yīng)歸檔。二、 確定文件的歸檔范圍文件歸檔范圍定義：列出了必須歸檔的各類、各種文件，是文件歸檔的主要依據(jù).意義：能避免具有保存價值的文件漏歸，保證檔案的齊全完整；能避免無價值的文件轉(zhuǎn)化為檔案，保證檔案的精練；對檔案的質(zhì)量優(yōu)劣、

30、對檔案工作能否順利開展都有直接的影響。簡化了歸檔工作，便于人員對照執(zhí)行，提高立卷歸檔工作的質(zhì)量與效率。三、 確定歸檔文件的保管期限(最長年限)：八號令（2006年12月18日簽署）規(guī)定：期限定為：永久、定期(一般為30年、10年）第三節(jié) 辦結(jié)文件的處置對辦結(jié)文件進行歸卷、清退、銷毀、暫存處置,增強了文件工作的條理性,減少了文件管理的對象，有利于對辦結(jié)文件的調(diào)閱與利用，有利于保護機密.一、 平時歸卷（一） 定義與意義文件歸卷意味著文件由辦理階段進入管理階段。是對文件的初步分類與整理，使文件在歸檔前有符合科學(xué)分類的、相對固定的位子。有利于加強對辦結(jié)文件的日常管理；有利于保證文件的齊全完整;有利于單

31、位日常工作中的調(diào)閱與利用；有利于防止文件丟失與泄密，為立卷歸檔工作奠定了基礎(chǔ)。（二） 步驟與要求1. 歸卷類目及其編制（1） 歸（立/案）卷類目，亦稱歸卷條目、立卷分類方案.（2） 歸卷類目的結(jié)構(gòu): 類別：兩種：按組織結(jié)構(gòu)和按問題設(shè)類。無論哪種，類名都應(yīng)與單位檔案分類的類名保持一致。 條目:歸卷類目的主體.條目設(shè)置應(yīng)注意:結(jié)合單位的文件歸檔范圍,做到不遺漏歸檔范圍內(nèi)的文件，一般略寬于歸檔范圍。結(jié)合文件的價值區(qū)別鑒定,為同一問題不同價值的文件設(shè)置不同的條目.（通過反映文件的來源、名稱來區(qū)別）結(jié)合本單位的職能、文件的數(shù)量設(shè)置相應(yīng)的條目，文件數(shù)量較多的文件，條目應(yīng)細化.（3） 歸卷類目的排列與編號:

32、用分類流水方法編號，出現(xiàn)新問題,就可在最后增加新條目。2. 平時立卷:有明顯的時間階段性，減輕年終集中立卷的壓力，但不必提前歸檔,年終統(tǒng)一編目歸檔.第四節(jié) 歸檔文件的整理方法與移交一、 文件的組卷與編目（一） 歸檔文件的分類1. 按年度分類：是對歸檔文件進行的最基本的分類.專門年度：根據(jù)工作和生產(chǎn)的特殊需要規(guī)定的一種專門起止日期,以此作為一個工作年度。教學(xué)年度、會計年度、糧食年度、兵役年度。2. 按組織結(jié)構(gòu)分類:按機關(guān)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)將歸檔文件分類。3. 按問題分類：按照單位文件內(nèi)容所反映的各類問題將文件區(qū)分開來。在不能用組織機構(gòu)分類的時候使用.能突出單位主要工作問題，使內(nèi)容性質(zhì)相同的文件相對集

33、中，并能保持同類問題之間的聯(lián)系.4. 按保管期限分類：往往與文件的歸檔鑒定結(jié)合起來進行.（二） 文件的組合（文件組/立卷)按照“六個特征"立卷,是我國最基本的組卷方法.按作者特征立卷。按問題特征組卷是使用最頻繁的立卷特征(但不是任何文件都能使用）.按名稱特征(文件的名稱，即文種）組卷適用于綜合性文件（會議記錄、計劃、報告、總結(jié)、情況簡報等）的組卷。按時間特征組卷是指文件的針對時間。除通訊者特征,其他五個立卷特征都是單一特征,都只揭示了文件在一個方面的聯(lián)系.不能將本機關(guān)與上下級機關(guān)的請示與批復(fù)按此方法組卷。按地區(qū)特征立卷.（而上海市XX縣關(guān)于各鄉(xiāng)綠化問題的通報、情況調(diào)查運用了作者特征.（三） 案卷的規(guī)范化整理與編目1. 調(diào)整定卷：是指立卷部門（人員）在檔案部門（人員