淺析辦公自動化對秘書工作的重要性

1、淺析辦公自動化對文秘工作的重要性辦公自動化是一種以運算機技術和網絡技術為核心的辦公方式，它綜合運用了運算機技術、通信技術和現代辦公設備，是信息技術的重要領域。簡單的說，辦公自動化是利用運算機、打印機、復印機、掃描儀、畫圖儀、電話、傳真、互聯(lián)網等數字儀器和設備和各類辦公軟件代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工業(yè)務處置的辦公方式。在辦公領域中興起的一次新的改革，給傳統(tǒng)的辦公工作帶來了極大的沖擊，對秘書工作產生了深刻的影響，使秘書工作從傳統(tǒng)秘書工作向現代秘書工作轉變。面對競爭日趨激烈的社會大環(huán)境，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式，遠遠不能適應現代社會進展的需要。為此，咱們引進了“辦公自動化”的概念，并將其應用于秘書工作當中

2、，使秘書人員從繁瑣的日常工作中離開出來，節(jié)省時刻去考慮工作中的其它問題，從而不斷提高工作效率。辦公自動化是隨著今世信息技術的出現而出現的。辦公自動化是將現代化辦公和運算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個超級活躍和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。以下是辦公自動化對文秘工作的一些作用。文字管理作用。在秘書工作進程中，要接觸許多文字工作,如有關文件、信函、報表、決議和命令、文稿、統(tǒng)計資料、數據、政策、規(guī)章制度等的詳細情形，在運算機中加工處置、存儲，能夠做到及時查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動。信息管理作用。秘書工作中的信息管理主要包括收集工作,加工處置工作

3、，信息傳送工作。秘書工作中收集信息是其起點和基礎。在信息工作中不能做到及時搜集，迅速報送，再好、再重要的信息也會因時過境遷而推動利用價值。檔案管理作用。在辦公自動化環(huán)境中，秘書對檔案管理的工作表此刻整理，保管和保密上。秘書人員在運算機上制作,接收文件，電子檔案便應運而生。提高工作效率作用。辦公自動化在實現高效率的同時并無降低其質量，相反還在程度上提高了辦公質量。辦公自動化依托的是今世的運算機技術，利用運算機壯大的信息處置技術來實現信息高效、精準地處置。在傳統(tǒng)的秘書工作中，秘書必需在紙張上用筆起草、核算、修改等，整個流程是單線程的，而且由于人自身的因素，整個進程中不免會發(fā)生遺漏。可是在辦公自動化

4、的辦公環(huán)境下，信息處置系統(tǒng)能夠最大程度上避免這些疏漏。事實上，利用運算機進行文件復制、傳輸，犯錯率極低化、規(guī)范化、自動化和高效化的高層次進展。提高工作質量作用。我國傳統(tǒng)的方式，文稿的形式是秘書人員用筆在紙上起草，反復修改、魯清，然后交給打字員,再對打出的紙樣進行校對。若是要對打出的紙樣進行修改，除個別錯字更正外，整段的修改或增、刪、改等必要對整頁從頭打字。若是采用以微處置器為核心的文字處置，則能夠用鍵盤將文稿輸入，利用文字處置的增、刪、改等編輯功能,在屏幕上進行修改。完稿后的文件能夠存入磁盤，以備隨時挪用。也能夠用聯(lián)機的打印印出所希望的字體、字號的書面文稿。如此一來，鍵盤操作一屏幕編輯一自動打

5、印的進程，就代替了紙筆起草一修改眷抄一打字一查對一修改一印出那個繁瑣進程，從而提高了辦公效率。磁盤歸檔后可隨時檢索、自動打印等，提高了辦公質量。實現辦公自動化的進程，也是增進管理工作改革的進程。實現辦公自動化后，能夠實現時刻管理現代化。因為電子日程表和電子備忘錄能夠在兩三分鐘之內安排好一個在平時需要七十分鐘方能安排好的會議，還會巧妙地解決同一段時刻中很多人參加的多種會議，令人能輕易地應付大量會議因某些原因此改期或撤消等情形;能及時地發(fā)出信號，提示人們不要錯過會議或遲到;還能科學地調配會議室、交通工具和其他服務設施。實現辦公自動化必然增進管理系統(tǒng)和管理手腕的改革。因為管理機構臃腫和軟弱無益于辦公自動化，必需促其精干;決策手腕憑經驗不能輸入電腦，必需將經驗升華為科學手腕;公函格式不一，報表五花八門不便輸入電腦，必需促其簡明劃一，形式標準化。辦公自動化能在分亨信息中取得大量益處，因此，就增進那些手工業(yè)式的、自給自足的小農式的單位和設備的橫向聯(lián)合。辦公自動化將要求新時期的秘書必需具有旺盛的求知欲、踴躍的進取心、強烈的責任感和對信息的靈敏性、對工作的預見性。他們必需擅長透過紛繁錯雜的現象抓住事