寫好會(huì)議籌備方案的方法深度解讀

1、一、認(rèn)真領(lǐng)會(huì)會(huì)議籌備方案的基本特點(diǎn)預(yù)演性。會(huì)議籌備方案是會(huì)議過程的預(yù)演，為了確保會(huì)議順利舉行，需要會(huì)議工作人員 通過設(shè)想和策劃，將會(huì)議訃劃全過程可能發(fā)生的事項(xiàng)預(yù)先安排出來，形成相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)周密、可 資指導(dǎo)實(shí)施的文字方案，以便統(tǒng)籌布宜會(huì)議各項(xiàng)事宜。周全性。會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，一個(gè)會(huì)議特別是大中型會(huì)議往往涉及的點(diǎn)多 而廣，籌備組織工作稍有疏忽就會(huì)出現(xiàn)不可控因素而發(fā)生難于彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響， 因此，在制左會(huì)議籌備方案時(shí)，要充分考慮方方面而的內(nèi)容，只有細(xì)肖考慮具體、安排到位, 在做會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作時(shí)才能有條不紊、主動(dòng)從容?？梢哉f，擬左一份考慮周全、細(xì)致縝密的會(huì) 議籌備方案，是做好一切會(huì)務(wù)工作的

2、前提和基礎(chǔ)?？刹僮餍?。制泄會(huì)議籌備方案荘目的是通過明確會(huì)議所需的人、財(cái)、物以及時(shí)間、地點(diǎn) 等要素，細(xì)化具體事項(xiàng)及責(zé)任人、完成時(shí)間等，用以指導(dǎo)做好會(huì)議籌備工作，方案應(yīng)當(dāng)是具 體詳實(shí)的、操作性強(qiáng)的，否則就失去了方案的作用和意義。二、全而掌握會(huì)議籌備方案的格式要素會(huì)議籌備方案一般由標(biāo)題、正文、尾部組成。標(biāo)題標(biāo)題一般由會(huì)議主辦單位名稱、事由和文種構(gòu)成，如例文標(biāo)題XX集團(tuán)公司XXX年工 作會(huì)議籌備方案，再如XX學(xué)院三屆一次職工代表大會(huì)籌備方案；也有的標(biāo)題省去單位 名稱，由事由和文種構(gòu)成，如XX會(huì)議籌備方案。正文正文部分是方案的核心。一般因會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模等的不同，會(huì)議籌備方案的內(nèi)容也有所 區(qū)別和側(cè)重，但主

3、體要素不能缺少。至少要包括但不限于寫明會(huì)議目的、任務(wù)、主題、時(shí)間、 地點(diǎn)、參會(huì)人員范用、日程、議程、會(huì)議設(shè)備、文件資料、會(huì)務(wù)分工、會(huì)議經(jīng)費(fèi)等，一般分 條列項(xiàng)寫出。如例文中，方案對(duì)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、主持人、日程、會(huì)場布置、 會(huì)議材料準(zhǔn)備、餐飲住宿及接送站安排、會(huì)議通知、會(huì)務(wù)工作分工及進(jìn)度、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算等 作了詳細(xì)計(jì)劃，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議籌備人員和參會(huì)人員都具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用。有的大型會(huì) 議還可以建立專門的會(huì)議籌備領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及工作機(jī)構(gòu)，制定會(huì)議安全保衛(wèi)工作及應(yīng)急處巻措施、 媒體接待計(jì)劃和宣傳報(bào)道方案等。尾部落款處一般署上擬立會(huì)議籌備方案的單位夕I稱和簽署日期，必要時(shí)應(yīng)加蓋單位公章。三、充分考

4、慮會(huì)議籌備方案的注意事項(xiàng)有些人往往對(duì)會(huì)議籌備方案不置可否，認(rèn)為是可有可無、無關(guān)緊要的文件。事實(shí)上，編 制會(huì)議籌備方案是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，需要注意的事項(xiàng)很多。一份考慮細(xì)致全而的會(huì)議 籌備方案，是整個(gè)會(huì)議的綱領(lǐng)性文件，苴作用是不容小覷的，往往能確保會(huì)議的周密組織， 確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，從某種程度上決定了會(huì)議 的成效和質(zhì)量。實(shí)際工作當(dāng)中，有些會(huì)議還需向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示核準(zhǔn)，會(huì)議籌備方案可作為上 級(jí)審核批準(zhǔn)的重要依據(jù);有些會(huì)議需向聯(lián)辦或與會(huì)單位通報(bào)籌備情況，以便做好必要的準(zhǔn)備, 此時(shí)會(huì)議籌備方案又可起到周知信息的作用。從這個(gè)角度來看，就不難理解編制會(huì)議籌備方 案的

5、重要性了。因此，秘書人員在制泄會(huì)議籌備方案前，要明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄淸籌備方案的目的、意義 和要求，以便有的放矢地?cái)M左方案。方案制定過程中，要反復(fù)多次與領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)方而商左和 征求意見;對(duì)經(jīng)費(fèi)的把關(guān)要精打細(xì)算，不可太松也不可太緊，既不能過于鋪張浪費(fèi)，也不能影 響會(huì)議效果。方案擬左后，要報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)，并及時(shí)召開會(huì)務(wù)工作會(huì)議，明確分工和 時(shí)間節(jié)點(diǎn)，必要時(shí)可以進(jìn)行會(huì)議模擬演練，以便發(fā)現(xiàn)問題，查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步優(yōu)化籌備方案。特別是臨近會(huì)議召開前，要組織對(duì)會(huì)議籌備工作情況進(jìn)行現(xiàn)場檢査驗(yàn)收，預(yù)先制左現(xiàn)場 檢查路線，確左現(xiàn)場檢査重點(diǎn)，制作檢查表單，以便現(xiàn)場檢查時(shí)逐一查驗(yàn)核對(duì)，對(duì)未達(dá)到檢 查要求的項(xiàng)目及時(shí)提岀整

6、改和修訂意見等。檢查驗(yàn)收的主要內(nèi)容包括會(huì)議準(zhǔn)備是否充分，會(huì) 議環(huán)境條件是否具備，會(huì)議文件材料、用品準(zhǔn)備、會(huì)議設(shè)備調(diào)試、會(huì)場布置等是否到位，以 及會(huì)議應(yīng)急預(yù)案、會(huì)議安全保衛(wèi)工作是否就緒，會(huì)議期間能否排除各種干擾等?？傊?，對(duì)會(huì)議籌備情況進(jìn)行檢查的過程，同時(shí)也是對(duì)會(huì)議籌備方案的齊備性、嚴(yán)謹(jǐn)性等 再認(rèn)識(shí)、再完善的過程，對(duì)會(huì)議籌備工作者改善工作方法、提高方案質(zhì)量具有重要的實(shí)踐意 義。會(huì)議籌備方案范本根據(jù)集團(tuán)公司安排，集團(tuán)公司XXX年工作會(huì)將于XXX年X月初舉行。為辦好這次會(huì)議， 特制訂本方案。一、會(huì)議主題貫徹落實(shí)全省經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神，認(rèn)真總結(jié)XXX年度工作，全面部署XXX 年任務(wù)指標(biāo)，以改革創(chuàng)新精神推進(jìn)

7、集團(tuán)公司各項(xiàng)工作再上新臺(tái)階。二、會(huì)議時(shí)間XXX年X月-，會(huì)期。三、會(huì)議地點(diǎn)XX酒店四、會(huì)議規(guī)模參加會(huì)議人員集團(tuán)公司XXX年工作會(huì)正式代表;特邀代表及列席人員。共計(jì) 0人。五、會(huì)議主持XXX六、會(huì)議日程及主要議程日期時(shí)間內(nèi)容岀席對(duì)象地點(diǎn)X月上午-00大會(huì)預(yù)備會(huì)議全體代表XX酒店多功能廳上午00-: 00第一次全體會(huì)議全體代表XX酒店多功能廳下午00-00分代表團(tuán)討論各代表團(tuán)成員XX酒店第一、二、三、四、五、六會(huì)議室下午-00大會(huì)主席團(tuán)會(huì)議大會(huì)主席團(tuán)成員XX酒店圓桌會(huì)議室上午00-: 00第二次全體會(huì)議全體代表XX酒店多功能廳下午00-00參觀集團(tuán)公司新辦公大樓全體代表集團(tuán)公司新辦公大樓七、會(huì)場布

8、置會(huì)場整體布置采用禮堂式，可以最大限度地?cái)[放桌椅，容納0人。會(huì)場兩側(cè)前后各擺放 投影儀，以方便與會(huì)人員觀看投影內(nèi)容。主席臺(tái)布這主席臺(tái)制作背景墻，背景墻一般都是大紅色為主，烘托會(huì)場氣氛，顯得簡樸、 大氣、熱烈;布置一排桌椅及立式報(bào)告席，擺放好主持人及主席臺(tái)就座領(lǐng)導(dǎo)的坐席卡;主席臺(tái) 上方懸掛會(huì)議橫幅，以紅底白字標(biāo)識(shí)會(huì)議名稱。會(huì)場入口處布巻在會(huì)場入口處設(shè)苣好會(huì)議簽到臺(tái)或報(bào)到處，擺放會(huì)議主要日程安排、會(huì) 場及周邊公共區(qū)域布局圖等展架，便于參會(huì)人員觀看和了解相關(guān)信息。灑店大廳布置在酒店門口或大廳處要設(shè)置指示牌，幫助引導(dǎo)參會(huì)人員準(zhǔn)確、快捷地進(jìn)入 會(huì)場。會(huì)場距離大廳較遠(yuǎn)時(shí)，在電梯前室或樓梯過道處可以增設(shè)指引牌。音響、話筒、電源插座等要提前準(zhǔn)備到位，確立好設(shè)備的擺放位置與調(diào)試。無線話筒 要有備用電池，照相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等要提前充足電，確保會(huì)議順利進(jìn)行。八、會(huì)議材料準(zhǔn)備行政工作報(bào)告、工會(huì)工作報(bào)告、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況報(bào)告等材料；會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員名單、主席臺(tái)座次安排、作息時(shí)間表、會(huì)議須知等；業(yè)績管理目標(biāo)責(zé)任書、安全生產(chǎn)責(zé)任書等英他文件。九、餐飲住宿及接送站安排（略）十、會(huì)議通知（略）十一、會(huì)務(wù)工作安排由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)（具體分組分工及進(jìn)度計(jì)劃略）。十二、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算場地租用費(fèi)XX灑店會(huì)議室租金，共計(jì)XX元。攝像設(shè)備