企業(yè)實物檔案保護手段研究.doc

1、企業(yè)實物檔案保護手段研究中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（20_）10-139-02摘 要 在檔案家族中，企業(yè)中的實物檔案發(fā)揮著教育、宣傳、憑證能的重要作用，因此，企業(yè)要妥善管理保護好實物檔案，防止人為破壞和自然老化，積累實物檔案保護工作的方法經(jīng)驗，為企業(yè)實物檔案保護提供參考和借鑒?！娟P(guān)鍵詞】：p 企業(yè)檔案 實物檔案 檔案保護企業(yè)中的實物檔案是以物質(zhì)實體為載體，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、科研、管理及黨群工作等各項活動中形成的、具有保護價值的形象直觀的歷史記錄。它是直接反映企業(yè)經(jīng)營業(yè)績、社會聲譽、商務(wù)誠信等的憑證性載體。是企業(yè)重要的資產(chǎn)之一。一、企業(yè)實物檔案的種類及其耐久

2、性實物檔案擁有直觀性、多樣性、載體廣泛性、存放分散性的特點。實物檔案的實存形態(tài)廣泛，主要包括獎杯、獎牌、牌匾、錦旗、徽章、證書等，同時還包括這種工藝品、雕刻、題詞、名人書畫等作品，實物檔案的載體還包括各種紡織品、木制品、動物尸骨、鋁制品、青銅器、鋼鐵、塑料、玻璃制品、水晶、陶瓷等。相對于一般檔案，實物檔案的保管普遍呈分散保存的狀態(tài)，只有少數(shù)會放在檔案室保存。下面分別介紹一下實物檔案的耐久性。（一）紙質(zhì)實物檔案的耐久性企業(yè)中所獲得的獎狀、陳列的字畫、紙雕等均屬于紙質(zhì)實物檔案，這類物品易潮濕、易燃燒，必須在恒溫、恒濕的環(huán)境下保存。如需對外展出時，最好使用玻璃等物品將其與外界隔離。紙張是植物纖維經(jīng)機

3、械、化學(xué)作用制成的純度較大的分散纖維，與水配成漿液，去水干燥后靠氫鍵締合而交織成的片狀物。紙張在保存和使用過程中，必須避免過度高溫、高濕、低溫、低濕，防止有害氣體侵害，消除霉菌、害蟲等能影響其原有的理化性能的損壞因素。受外界環(huán)境的影響，紙張作為承受檔案內(nèi)容的載體材料能力下降，出現(xiàn)封存在密閉的，恒溫恒濕的空間內(nèi)，并定期消除有害氣體、霉菌、害蟲等因素對紙質(zhì)實物檔案的影響。（二）紡織品實物檔案的耐久性企業(yè)獲得的錦旗等物品大多屬于紡織品實物檔案，此類實物檔案要避免織物的過度拉伸，展出時如因意外將其弄濕要盡快曬干。同時要避免與其他銳物保存在一起，防止紡織品出現(xiàn)不必要的鉤絲、刺傷。紡織品是由紡織纖維經(jīng)過加

4、工織造而成的產(chǎn)品稱之為紡織品。原材料通常為紗線、羊毛、蠶絲、真絲等。許多外界因素會影響紡織品的疲勞性，最主要的因素是環(huán)境溫濕度。織物的老化主要表現(xiàn)在織物變脆、彈性下降、褪色、泛黃、出現(xiàn)破損、霉斑。因此，保存紡織品實物檔案，需要保持適宜的溫度、濕度，如果出現(xiàn)潮濕的狀況要盡快將其曬干，避免出現(xiàn)霉斑。（三）木制實物檔案的耐久性企業(yè)中的木雕、木制牌匾等物品屬于木制實物檔案，此類實物檔案展出時要盡量放在陰涼處，避免與外界接觸。如需要擺放在室外展覽，則應(yīng)在木制品的外層涂抹木油等材料，降低木質(zhì)實物檔案的自然老化速度。優(yōu)質(zhì)的木材有光澤，具有香氣，結(jié)構(gòu)致密、耐腐、耐久性強、堅固耐磨。夏季溫度高，濕度變化大，木制

5、品要防止強烈的陽光暴曬。若濕度大時，儲存時還需要采取防潮、方便性的措施，不能將木制品實物檔案放在陽光直射的房間，陽光暴曬會使木制品實物檔案加速老化，雨水會使木制品引起膨脹變形，甚至發(fā)霉。必要時可以采用純天然的植物油為基料的木油，涂在木制品實物檔案的表面，能有效減緩木制品實物檔案的老化速度，而且成本低，效果好。（四）金屬實物檔案的耐久性企業(yè)中主要的金屬實物檔案包括金屬獎杯、獎牌、金屬牌匾等，對于金屬實物檔案的保存最重要的是防止其生銹，其次要避免高溫，避免其出現(xiàn)變形的情況。對外展出時，必要時可在其表面涂上保護層。金屬是一種具有光澤、富有延展性、容易導(dǎo)電、導(dǎo)熱等性質(zhì)的物質(zhì)。金屬實物檔案多數(shù)由銅、鐵、

6、鋁為材料制成，少數(shù)貴重的實物檔案由金、銀、鉑為材料制成。金屬材料制成的實物檔案在保存過程中經(jīng)受環(huán)境的作用，有能保持其使用性能的能力。而大量的金屬，包括制成實物檔案的金屬，都具有易腐蝕性，金屬實物檔案的腐蝕使其壽命縮短，影響觀賞性，嚴(yán)重的則會釋放有害物質(zhì)。因此，保護金屬實物檔案的方法多種多樣，在制作金屬實物檔案時，可多采用合金的方法，使用各種耐腐蝕的合金，比如制成不銹鋼；或在金屬實物檔案的表面覆蓋凡士林、機油等保護層，使制品與周圍腐蝕介質(zhì)隔離，避免金屬容易生銹和腐蝕。（五）塑料實物檔案的耐久性企業(yè)中主要的塑料實物檔案較廣泛，實際存放時，因為塑料不會被摔碎，企業(yè)可將其擺在高處，為易碎品騰出空間。塑

7、料是以單體為原料，通過加聚或縮聚反應(yīng)聚合而成的高分子化合物，高分子材料由于受氣候、光熱、氧氣、射線等作用，會引起大分子鏈斷裂或化學(xué)結(jié)構(gòu)發(fā)生有害的變化，主要表現(xiàn)為變色、變脆、強度降低。因而塑料實物檔案的外觀和性能會隨時間而變壞，出現(xiàn)老化的現(xiàn)象。塑料實物檔案在外展示的過程中可以選擇加抗紫外線劑和熱穩(wěn)定抗老化劑的方法，減緩?fù)饨绛h(huán)境對高分子材料的有害作用，避免塑料實物檔案被氧化。（六）易碎品實物檔案的耐久性企業(yè)中易碎品主要是玻璃制品與陶瓷制品，企業(yè)中易碎品實物檔案主要有玻璃制的獎杯、擺件，陶瓷制的古董文物等。易碎品在保存或展出時最好擺放在地面上或低處，避免出現(xiàn)意外摔碎。玻璃是由二氧化硅和其他化學(xué)物質(zhì)熔

8、融在一起形成的，在熔融時形成連續(xù)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，冷卻過程中粘度逐漸增大并硬化致使其結(jié)晶的硅酸鹽類非金屬材料。一般情況下，玻璃和陶瓷的耐久性都極高，受周圍環(huán)境影響小，對溫濕度、氣體及其他各種因素的要求低，且極少發(fā)生變質(zhì)。但用玻璃和陶瓷制成的實物檔案有易碎的特點，這就要求對這類型形態(tài)的實物檔案在日常保管和搬運過程中要多加以保護。通常要求易碎品外包裝應(yīng)具有一定的抗壓強度和抗戳穿強度，例如在易碎品周圍放置泥沙、泡沫塑料等，可以保護易碎品在正常的運輸和倉儲碼垛條件下完好無損。二、企業(yè)實物檔案保護的傳統(tǒng)手段（一）實物檔案的防護手段由于實物檔案的載體多樣性的特點，實物檔案的載體中包括了玻璃、陶瓷等易碎物品。玻璃、

9、陶瓷制品的美觀性強，但容易破碎，受到人為破壞。雖然企業(yè)大多數(shù)會將玻璃、陶瓷等易碎的實物檔案存放在會議室、陳列室等人流少的地方，但也很難完全保證沒有意外的發(fā)生使其受到損壞。因此，為了預(yù)防易碎品被破壞，管理人員可盡可能將易碎品存放在辦公室或會議室的角落，使其具有較高的穩(wěn)定性，并在易碎品下假裝底座，增加沙子、海綿、泡沫等具有緩沖作用的填充物，使其的穩(wěn)定性有所提高。（二）實物檔案的封膜手段在企業(yè)的實物檔案種類中，印章是企業(yè)在工作中必要的物品，當(dāng)印章成為企業(yè)中的實物檔案時，印章上的文字或圖案是印章成為實物檔案后的重要意義。若果印章上的文字或圖案不能得到很好的保護，印章面會容易被劃傷，使印章檔案受到破壞。

10、對于企業(yè)中印章檔案的保護，檔案工作人員可以在印章的字面加上一層透明薄膜對印章類實物檔案進行防護，同時使印章能透視字面，又可以防止章面感染。對于印章的保護，在封膜的基礎(chǔ)上，又可以將印章存放在裝有海綿或泡沫的檔案盒中，并在海綿或泡沫塑料中間挖出一個與印章柄一樣大小的洞，將章面朝上，章柄插進海綿或泡沫塑料洞里，以固定印章。（三）實物檔案的修復(fù)手段企業(yè)的實物檔案中，諸如牌匾等物品會根據(jù)其本身的意義而被擺放在室外，這些檔案因常年遭受風(fēng)吹雨打，長期日曬和受到其他有害氣體侵蝕，容易出現(xiàn)褪色、刮痕、霉斑或字跡脫落，影響實物檔案本身的美觀和宣傳效果。因此，企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)及時使用有效的修復(fù)手段對這類實物檔案進行修

11、復(fù)。比如用脫漆劑對原有文字脫落并重新噴涂；對金屬牌匾進行拋光處理，清除斑點、劃痕，并涂改新漆，進行恒溫烘干。（四）實物檔案的復(fù)制方法對于已經(jīng)變色、發(fā)黑，或出現(xiàn)大面積斑點等嚴(yán)重老化、損害，已經(jīng)無法通過簡單的技術(shù)手段進行修復(fù)，且已經(jīng)影響宣傳、教育作用的實物檔案，可以通過復(fù)制的方式，根據(jù)舊實物檔案的材料、規(guī)格、尺寸、文字圖案和色彩，進行拍攝、掃描，重新仿制與原件相同的仿制品，代替原件進行宣傳、教育作用。并將原件存放在檔案室進行歸檔保存，加強對原件的保護。三、實物檔案保護的新技術(shù)手段實物檔案的管理與保護除了要實行簡單有效的傳統(tǒng)物理技術(shù)維護外，還需要的是充分利用現(xiàn)代化技術(shù)加以妥善保管和維護。（一）實物檔

12、案數(shù)字化生成技術(shù)實物檔案數(shù)字化生成技術(shù)，是主要依賴于數(shù)碼相機、掃描儀、復(fù)印機、謄印機等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，將可適用于掃描的證書等紙質(zhì)實物檔案使用掃描儀掃描，根據(jù)實物檔案的色彩、灰階、顏色選取相應(yīng)的色彩模式，選擇合適的分辨率進行掃描。其他各類立體的實物檔案通過數(shù)碼相機拍攝，對實物檔案進行留底，并通過近算計存儲技術(shù)，將掃描與拍攝的結(jié)果直接輸入計算機系統(tǒng)中成為數(shù)字實物檔案。例如將企業(yè)獲得的一些獎狀、證書，將其掃描進入電腦中，避免實物檔案的原件受到不必要的破壞之后證書、獎狀的憑證消失。（二）實物檔案數(shù)字化編輯技術(shù)實物檔案數(shù)字化編輯技術(shù)，是借助計算機圖像處理工作平臺，將實物檔案使用數(shù)碼相機、掃描儀等工具采集

13、的數(shù)字信息通過轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像，通過PS、PR等圖像處理軟件，對圖像進行技術(shù)編輯處理。利用PS的圖像生成、潤色、裁剪、編輯等主要功能，改善數(shù)字化實物檔案的質(zhì)量，使數(shù)字化實物檔案更清晰反映原件，讓數(shù)字化實物檔案顯得更真實，更能代替原件發(fā)揮其宣傳、教育作用。例如，在實物檔案數(shù)字化過程中，進行數(shù)據(jù)輸入時，有可能輸入的結(jié)果不太完善，導(dǎo)致畫面不清晰，模型不完整，這時候就需要使用實物檔案數(shù)字化的編輯技術(shù)，對數(shù)字化實物檔案的畫面進行修繕，使其更清晰，更能輸出更清晰、完整的畫面。（三）實物檔案數(shù)字化存儲技術(shù)實物檔案數(shù)字化存儲技術(shù)，是將計算機硬盤或其他存儲器作為記憶裝置，用于存放原始輸入數(shù)字、經(jīng)過編輯的數(shù)字圖像、

14、最后完成處理的數(shù)字化實物檔案。存儲格式多種多樣，通?？刹捎肎IF、TIFF、JPEG等格式。在企業(yè)的實際利用中，從長期保存的方向考慮，企業(yè)應(yīng)將數(shù)字化檔案存儲至耐存性較好的光盤、軟盤、U盤等數(shù)字載體中。數(shù)字化實物檔案復(fù)制、存儲完成后，可進行封存、查閱、異地保存。同時經(jīng)過殺毒處理，填寫必要的著錄項目，并貼上標(biāo)簽，以便查考利用。實物檔案由于其獨特的直觀性和載體多樣性的特征，其保護工作時常被忽略，因此，研究實物檔案保護的新技術(shù)，對減緩實物檔案的自然老化速度，延長實物檔案的壽命有重要的意義。四、完善制度明確職責(zé)保護企業(yè)實物檔案企業(yè)中涉及實物檔案管理的部門比較分散，企業(yè)要制定實物檔案管理規(guī)范和管理制度，明

15、確規(guī)定實物檔案保護工作的規(guī)范，共同遵守的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則，目的是使實物檔案的各項管理和保護工作都按計劃按要求達(dá)到預(yù)計的目標(biāo)?，F(xiàn)今企業(yè)實物檔案的保護工作普遍缺乏計劃，大多數(shù)企業(yè)只是偶爾對實物檔案進行檢查和管理，對實物檔案的壞損、自然老化情況難以得到有效的掌握，因此，制定實物檔案保護工作的制度刻不容緩，對企業(yè)內(nèi)實物檔案管理和保護工作都有有效的約束力。在實物檔案管理和保護規(guī)范制度完善的前提下，在企業(yè)辦公室設(shè)立一個實物檔案工作的專職崗位，履行實物檔案的各項工作職能，同時明確這個實物檔案專職崗位與企業(yè)其他管理部門的關(guān)系和權(quán)責(zé)范圍，對實物檔案保護工作各部門間進行協(xié)調(diào)。強化各辦公室、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與員工的實物檔案保護意識，主動與辦公室員工加強溝通和聯(lián)系，應(yīng)拓展企業(yè)內(nèi)的多種信息渠道，及時掌握實物檔案的利用和壞損情況，第一時間對壞損的實物檔案進行準(zhǔn)確的保護和修復(fù)，將實物檔案損壞的后果降到最低。檔案部門還應(yīng)主動對實物檔案進行定期檢查、修復(fù)。實物檔案保護工作是一項長期的、龐大的、復(fù)雜的項目，需要社會各界的廣泛關(guān)注，實物檔案保護工作的研究更是缺乏，企業(yè)應(yīng)該大力投入并呼吁社會各界對這