會計電算化內(nèi)部控制制度的探討

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2、括了原來的手工財務(wù)過程，又包括程序設(shè)計、電算化賬務(wù)處理過程。嚴格的內(nèi)部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證。會計電算化的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計控制的特殊形式，所以必須針對這一現(xiàn)狀下的新要求加強內(nèi)部控制。 一、會計電算化給企業(yè)內(nèi)部控制提出了新的要求 （一）確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性 在電算化會計中，所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的。“輸入垃圾，輸出也是垃圾”，因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。正因為會計電算化的這一固有弱點，所以對內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程

3、都必須規(guī)范化，并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。 （二）控制操作人員的職能 授權(quán)、批準(zhǔn)控制是手工條件下一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制，會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中。因此，如果不加強內(nèi)部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)進行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。 （三）避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險 在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質(zhì)上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬簿都可以從各自的筆跡和印章上

4、分清責(zé)任。但實行電算化會計后，有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少，憑證、經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控，那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動數(shù)據(jù)的可能性明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動后不留下任何痕跡，電磁介質(zhì)也易受損壞。所以會計電算化對會計檔案管理提出了更高的要求，不僅要保存打印出的紙介質(zhì)會計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序。 （四）對計算機系統(tǒng)的依賴性 實行會計電算化后，所有的會計數(shù)據(jù)和處理程序都保存在計算機中。一旦計算機由于某種原因而無法運行，如突然停電、病毒發(fā)作等都會造成數(shù)據(jù)丟失；若使用的是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，還會因網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)故

5、障或網(wǎng)絡(luò)通訊出現(xiàn)問題而使會計工作陷入癱瘓。因此計算機硬件和軟件對會計數(shù)據(jù)的安全性起著十分重要的作用。 （五）由于會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業(yè)知識，在崗的會計人員雖經(jīng)過計算機等級培訓(xùn)，但與實際要求水平還有較大差距 由于會計人員知識不全面，要想使計算機知識和會計工作經(jīng)驗有機結(jié)合，還有待時日。同時，計算機培訓(xùn)教材老化，跟不上計算機技術(shù)發(fā)展的形勢，經(jīng)過這樣的培訓(xùn)和考核的人員，其實際操作能力難以適應(yīng)電算化環(huán)境下對內(nèi)控的要求。 二、加強會計電算化條件下的內(nèi)部控制 內(nèi)部控制要求處理同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的人員即要相互聯(lián)系，又要相互制約。此外，嚴格的內(nèi)控制度有利于防止違法行為的發(fā)生。會計電算化的實踐表明，計算

6、機本身處理出錯率幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大，因此，制定嚴格的內(nèi)控制度是非常有必要的。 （一）加強程序控制 程序控制包括系統(tǒng)開發(fā)過程中的控制和操作控制。系統(tǒng)開發(fā)過程控制是為了防止系統(tǒng)開發(fā)過程中可能出現(xiàn)的程序源錯誤與偏差，以保證系統(tǒng)本身的順暢運行和提供審計線索，使系統(tǒng)的每一項設(shè)計都合理、正確。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定上機守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定，操作規(guī)程則是提出了計算機業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求。 （二）加強人員職能控制 由于會計電算化功能

7、與知識的相對集中，必須制定相應(yīng)的組織和管理控制，明確職責(zé)分工，加強組織控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。 （三）加強系統(tǒng)安全控制 這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，公司應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)，包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等，并且針對公司的特定狀況，開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來保護系統(tǒng)。 （四）加強內(nèi)部審計 內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)

8、內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。電算化內(nèi)部審計是內(nèi)部會計控制的一種特殊形式，在某種意義上說是對其他內(nèi)部控制的再控制，因而是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制最有效的手段之一。主要包括：對會計資料定期進行審計、審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性、監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性以及對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查等。 （五）加強對企業(yè)“甩賬”的審批工作 實現(xiàn)會計電算化的目的就是用現(xiàn)代化的工作手段代替手工作業(yè)，但是“甩賬工作”不是由各單位自行做出決定的。單位是否具備脫離手工賬的條件需由政府相關(guān)部門做出全面系統(tǒng)地評測，以保證單位會計電算化安全、順利地實施。但在具體運作上，由于國家沒有發(fā)布一個統(tǒng)一的審批“甩賬”的標(biāo)準(zhǔn)，各省市根據(jù)本地區(qū)具體的情況制定了一些審批辦法，但在審批過程中，財政部門比較注重核算結(jié)果的正確性，而對內(nèi)部會計控制的審查則拘泥于形式，這就給企業(yè)帶來了很大的隱患。因此財政部門應(yīng)認真把好“甩賬”這一關(guān)，真正為企業(yè)著想。建立一個科學(xué)嚴密的內(nèi)控機制