外來文件管理規(guī)定

1、外來文件管理規(guī)定1 目的 為對外來文件進行識別并控制其分發(fā)，規(guī)范外來文件的管理，特制定此規(guī)定。2 適用范圍適用于所有公司外部所提供文件的管理，包括國家標準、行業(yè)標準、法律法規(guī)、政策文件、客戶資料等。3 外來文件分類3.1 技術(shù)性文件：與本公司產(chǎn)品涉及技術(shù)有關的國家標準、行業(yè)標準，客戶提供的圖紙、技術(shù)要求等。3.2 質(zhì)量類文件：與本公司產(chǎn)品品質(zhì)的檢驗、量測有關，與質(zhì)量或環(huán)境管理體系相關的國家標準或國際標準、政策文件等。 3.3 管理性文件：適用的法律法規(guī)，與管理、安全、衛(wèi)生等相關的政策文件。4 職責4.1 銷售部負責客戶資料的接收與更新。4.2 技術(shù)部負責識別、更新技術(shù)性文件。4.3 質(zhì)量部負責

2、識別、更新質(zhì)量類文件。4.4 安?？曝撠熥R別、更新與安全相關的管理性文件，綜合管理部負責識別、更新與管理、衛(wèi)生等相關的管理性文件。4.5 相關部門的部門負責人負責文件的審核，主管領導或總工負責文件的批準。4.6 綜合管理部文控中心負責外來文件的歸檔和資料的發(fā)放、回收、保存、銷毀等管理工作。5 工作內(nèi)容5.1 外來文件的獲取公司各部門可通過如下渠道搜集相關的外來文件：a.國家、省、市政府及各相關職能部門；b.各種會議、專業(yè)報刊、雜志、出版社；c.互聯(lián)網(wǎng)、電話傳真；d.客戶5.2 外來文件的識別5.2.1技術(shù)性文件a.客戶提供的產(chǎn)品圖紙、技術(shù)要求等文件，銷售部應在兩天內(nèi)移交給技術(shù)部；b.技術(shù)部對客

3、戶文件進行確認，識別與產(chǎn)品相關的圖紙、技術(shù)要求、產(chǎn)品規(guī)格等，并考慮加入到內(nèi)部技術(shù)要求或工藝文件中。c.技術(shù)部對國家標準、行業(yè)標準進行識別，應識別文件的有效性及適宜性。5.2.2 質(zhì)量類文件a.質(zhì)量部對與本公司產(chǎn)品品質(zhì)的檢驗、量測有關的標準進行識別，以確保所采納的檢驗、量測方法正確或更優(yōu)，并考慮加入內(nèi)部檢驗規(guī)程中。b.質(zhì)量部對與質(zhì)量環(huán)境管理體系相關的標準或政策文件進行識別，識別其有效性及適用本公司的條款，并作為質(zhì)量環(huán)境手冊及程序文件更新的依據(jù)。5.3.2 管理性文件a.凡是國家頒布的與安全有關的法律法規(guī)、政策文件，安?？茟皶r收集并篩選與公司相關的文件，并識別其有效性和適宜性。b.凡是國家頒布的

4、與管理、衛(wèi)生等有關的法律法規(guī)、政策文件，安保科應及時收集并篩選與公司相關的文件，并識別其有效性和適宜性。5.3 外來文件的審批 經(jīng)過相關部門識別后的外來文件，需經(jīng)部門負責人審批，主管副總或總工批準。5.4 外來文件的分發(fā)5.4.1文件審批后，由文件識別部門確定發(fā)放范圍并移交綜合管理部文控中心進行分發(fā)和存檔；5.4.2 文控中心需對外來文件建立外來文件清單，編號按原文件編號記錄。并按文件控制程序進行發(fā)放、回收和管理。5.4.3文控中心對需分發(fā)的外來文件，復印后加蓋紅色的“受控文件”章進行發(fā)放，原件需存檔。文件發(fā)放時，應文件發(fā)放/回收記錄表作發(fā)放記錄，并有文件接收人員簽收。5.5 外來文件的更新5.5.1各部門對各自負責的外來文件應及時更新，確保為最新的有效版本。5.5.2各部門應隨時關注國家行業(yè)標準、法律法規(guī)、政策文件，有新出臺的文件時應及時收集并識別。5.5.3銷售部應隨時跟蹤客戶的信息，及時更新客戶資料。5.6 外來文件的使用、保管、借閱及更改、回收、作廢、銷毀 參照文件控制程序。6 相關文件6.1 JX/QP-01 文件控制程序7 記錄表格7.1 JX/QR-00-001(01) 公司外來文件清單7.2 JX/QR-00-003 文件資料作廢/銷毀清單7.3 JX/QR-00-004 文件補發(fā)借用申請單7.4 JX/QR-