建筑行業(yè)檔案管理難點與對策

1、    建筑行業(yè)檔案管理難點與對策    曲秀婷摘 要：建筑行業(yè)的檔案工程建設活動中的一手資料，保存了具有重要價值的文字、圖表、聲像等各種形式的記錄，是施工、監(jiān)理的重要憑證，本文就其管理的難點進行解析，提出一些拙見。關鍵詞：建筑；檔案管理；難點；對策1 建筑行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀1.1 不能與時俱進，利用網絡的便利建筑行業(yè)檔案管理是一項非?，嵥椋呛苤匾墓ぷ?，一個工程項目要想得到合理的發(fā)展，就離不開檔案管理。一個企業(yè)在施工經營方面，也不能缺少檔案，為工程推進做保障，提供作業(yè)條件。在二十一世紀的今天，網絡化是所有行業(yè)的主旋律，人們已經在慢慢適應這種快節(jié)奏，

2、無論是工作還是生活，都在隨著網絡發(fā)生著潛移默化的變化。但是，在許多企業(yè)的檔案室，找不到數(shù)據(jù)化管理的痕跡。好像和信息社會還沒有接軌，所有檔案數(shù)據(jù)都要一頁一頁翻閱。這些不能適應信息化造成的麻煩很多，根本無法滿足信息量越來越大的檔案的發(fā)展需求，因此，建筑行業(yè)檔案管理存在的諸多問題都是迫在眉睫的，要與時俱進，開拓創(chuàng)新，融入現(xiàn)代化建設的范疇。1.2 不注重管理人員的培養(yǎng)檔案管理在建筑行業(yè)不受重視是普遍現(xiàn)象，總體上對于檔案管理還處于原始的階段，有很多突出問題，其中，不注重管理人員的培養(yǎng)，是一個顯著特點。甚至有的企業(yè)根本沒有專職檔案管理工作者，都是由其他部門的人員兼職，認為專職檔案管理員，是一個吃閑飯的崗位

3、。建筑行業(yè)檔案管理，由于信息化程度不高，本來就不容易做好，如果不能完成信息化，在一定程度上造成了年輕人不愿意做管理人員?，F(xiàn)有的管理檔案的工作者習慣了傳統(tǒng)模式，對于信息化管理理很生疏，一定程度上造成檔案管理工作的停滯。2 導致建筑行業(yè)檔案難度大的原因2.1 檔案管理工作短期利益不明造成檔案管理難度大的原因有很多，其中，檔案管理給一個企業(yè)帶來的短期利益不明顯，因此，大多數(shù)企業(yè)都不重視這項工作。建筑行業(yè)與其他行業(yè)不同，自身具有很大的特點，一項建筑施工，是長期的，復雜的，并且工程量很大很繁瑣。有的大型工程，人員變動快，涉及范圍廣，時間上可能是幾年乃至十幾年的事，這些原因，都造成了建筑行業(yè)檔案收集難度大

4、，立卷歸檔不方便。由于在一項建筑實踐中，諸多變動因素的存在，工程量又逐年升高，檔案管理工作就至關重要。但是，市場營銷中競爭力非常大，企業(yè)的盈利空間本來就在縮小，如何千方百計增加企業(yè)的收入，是廣大建筑企業(yè)考慮的第一要素，從而忽視了面短期利益不明顯的檔案管理工作。同時，激烈的市場壓力，造成了狼多肉少的狀況，因此，建筑行業(yè)在千方百計壓縮成本，當務之急是提高經濟收益。因此，檔案管理出現(xiàn)漏洞也是不足為怪的。檔案管理記錄著建筑企業(yè)的生存和發(fā)展，一個企業(yè)要想長足發(fā)展，是離不開檔案管理的。檔案中為企業(yè)經營制造了不同時期的發(fā)展目標，明確了發(fā)展的任務，因此，沒有檔案的建筑行業(yè)，就同無根之水。想要企業(yè)延續(xù)、穩(wěn)定，就

5、要考慮到長遠利益，在檔案管理方面費心思，找出切實可行的處理經濟發(fā)展和檔案管理的方案。2.2 檔案管理工作未能與信息化同步雖然有關部門就建筑行業(yè)檔案信息化建設加快了步伐，制定了目標，投入了資金技術，但是，由于建筑行業(yè)本身的數(shù)據(jù)就很復雜，來源多，目前的進展非常緩慢，根本就無法滿足社會主義經濟建設的需求。根據(jù)國家檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃和企業(yè)檔案工作規(guī)范的指導意見，要打造一支系統(tǒng)的檔案管理平臺，加大基礎設施建設，讓行業(yè)資源早日共享。但是，很多企業(yè)并不重視這項工作，相關人員積極性不大，不能及時和信息部門溝通，導致了信息化進展緩慢，大多數(shù)建筑行業(yè)都沒有系統(tǒng)的對檔案管理進行信息化分類，也沒有一個有針對，

6、有目標的規(guī)劃。許多管理者不能適應信息化管理，更多的還是依靠人力對檔案進行整理，有很大的限制因素，讓信息化在建筑行業(yè)止步不前。3 解決建筑行業(yè)檔案管理問題的對策3.1 把檔案管理的重要性提升到思想層面建筑行業(yè)檔案管理。為后期工程的管理起著至關重要的作用，如果沒有施工檔案的記錄，就會引起很多麻煩，比如：質檢人員無法對工程做出合理的評估，造成不必要的矛盾和損失。因此，我們要從思想上認識到檔案管理的重要性，提高相關部門企業(yè)對檔案管理的重視力度，必須打造出一支具有高水平檔案管理能力的人才，完善基礎設施，建立合理可行的檔案管理機構，把檔案管理落實，讓建筑行業(yè)的進展保持在一個有序的狀態(tài)下。把檔案管理工作做到

7、實處，最重要的需要建筑企業(yè)和施工單位充分重視這項工作的必要性，把目光放長遠，不能只圖眼前的利益。為了未來施工能有一個較好的保障，就必須建立、健全檔案的管理制度，制定出具體的落實管理措施，要讓歸檔的文獻資料準確歸類，讓檔案保質保量的錄取互聯(lián)網，服務行業(yè)，造福社會。3.2 讓檔案管理與施工進程同步進行為了讓歸檔的資料準確有效，就要保證檔案資料的收集和施工同步進行。施工過程中的每一個數(shù)據(jù)，每一份參數(shù)，對后期都有很大的影響，因此，要立足長遠，在關鍵的工程進展中，對生產資料系統(tǒng)搜集，做好詳細，完整，規(guī)范的施工記錄。不光要在施工時，做到將建筑施工資料系統(tǒng)歸檔，在一項工程竣工后，也要及時對工程的整個過程做好

8、審核和檢驗，對每一項技術進行仔細的排查對比，如果有問題，要及時解決，并且做好檔案記錄，一定要讓錄入的檔案信息真實，有效，不能弄虛作假，貽害無窮。3.3 將檔案管理工作與信息化同步要想讓行業(yè)檔案更方便，更系統(tǒng)，更全面的保存，就必須完善檔案管理的信息化建設。面對網絡化已經普及的今天，建筑行業(yè)檔案管理工作中進行信息化管理是行業(yè)發(fā)展的必然方向，信息化時代，將檔案管理數(shù)字化，不但節(jié)省了人力，還能夠讓檔案管理更方便快捷，讓管理模式更加規(guī)范。為了方便行業(yè)內部的交流，與相關部門的監(jiān)督，信息化管理不僅提高了檔案管理工作的實效性，還利用現(xiàn)代化管理的便捷，將建筑行業(yè)工程檔案和高速發(fā)展的信息化建設緊密結合。3.4 培

9、養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員一個企業(yè)，其核心競爭力是人才，發(fā)展的動力也是人才，檔案管理工作作為建筑行業(yè)發(fā)展的重要內容，對此，建筑施工企業(yè)應當對管理人員的專業(yè)能力相當重視，通過培訓，切實提升他們的能力。檔案管理工作者是檔案管理的直接執(zhí)行者，其專業(yè)能力是否適應信息化檔案管理，將直接影響檔案管理工作的效率和質量。因此，要想讓新時期建筑行業(yè)檔案管理工作進一個臺階，就需要對檔案管理人員進行系統(tǒng)全面的培養(yǎng)，提高他們的專業(yè)能力，讓他們從思想上認識檔案管理工作對于一個行業(yè)的重要性。培養(yǎng)相關工作者，不光要培養(yǎng)他們的管理能力，還要培養(yǎng)其管理觀念，讓他們提高對檔案管理工作認識，領會中央關于加強建筑行業(yè)檔案管理的相關規(guī)定。提高檔案管理工作者的管理能力，對我國建筑行業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，因此，我們要大力培養(yǎng)業(yè)務能力強大的檔案管理工作者。4 結語綜上所述，我國經濟發(fā)展突飛猛進，未來的建筑行業(yè)施工量將繼續(xù)加大，為適應不斷發(fā)展壯大的建筑行業(yè)，檔案管理尤為重要。因此，相關部門要充分考慮如何在我國新時期的經濟體制下，提高行業(yè)管理意識，優(yōu)化管理模式，完善管理制度，加大資金投入，培養(yǎng)專業(yè)人才，為我國建筑行業(yè)可持續(xù)發(fā)展尋找更好的出路。參考文獻1蔡毅敏.當前建筑行業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策j.城