文件管理控制程序

1、公公司司名名稱稱xxxxxxxxxxxxxxxx公公司司文文件件編編號(hào)號(hào)：xxx-421版版本本號(hào)號(hào)：01制制定定部部門門文文件件控控制制程程序序新新版版日日期期：2017/4/1管理部頁頁碼碼：11.1.目目的的 1.1 通過對(duì)文件版本的編制，確保文件的準(zhǔn)確性，有效性，便于對(duì)外來文件的識(shí)別以及對(duì)受控文件的有序管理。 1.2 通過對(duì)文件更改、報(bào)廢程序的有效控制，防止作廢文件的非預(yù)期使用，確保文件的一致性、準(zhǔn)確性、有效性和可追溯性，是現(xiàn)行最新版本。 1.3 通過對(duì)外來文件的控制管理，確保文件的準(zhǔn)確、有效，保證文件的借閱完整。2.2.適適用用范范圍圍 所有與本公司有關(guān)的質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件、外來

2、文件、外送文件及相關(guān)記錄表格。3.3.定定義義 3.1 外來文件：非公司內(nèi)部編制的文件，可包括：外部標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、規(guī)范、簽認(rèn)文件等。 3.2 外送文件：公司向客戶、供應(yīng)商或其他聯(lián)系單位送出的技術(shù)圖紙、內(nèi)部規(guī)范等。4.4.操操作作流流程程文件編制流程負(fù)責(zé)人工作要求相關(guān)記錄各職能部門 各部門編制的文件、接收的外來文件、以及需要外送的文件也都必須經(jīng)過編制，交由文控員歸口、分類、統(tǒng)一編號(hào)，登記相應(yīng)記錄表格。文件編號(hào)按文件層次遞進(jìn)，易于查閱和檢索。文控員 文件版本的編號(hào)要確保單一性、準(zhǔn)確性，文件的編號(hào)依據(jù)編制部門不同劃分。為確保公司文件的有效性得到控制，對(duì)其采用版次和“修訂歷史記錄”來識(shí)別、控制最新有效版

3、本。版次采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字如 00、01、02、. 表示編制、第一次修改、第二次修改、.?！靶抻啔v史記錄”的內(nèi)容包括：版本日期、版本、更改通知單編號(hào)和簽字等內(nèi)容。編制方法詳見5.文件版本號(hào)的編制管理部 已編制文件由文控員負(fù)責(zé)記錄整理后按照文件批核表的要求進(jìn)入流程，并經(jīng)由相關(guān)主管簽批。 文件批核表 文件記錄一覽表 1.審批合格的文件，可分為受控原版及受控副版，受控原版為不蓋章簽字原件僅做復(fù)印用的原始文檔使用。受控副版為受控原版加蓋“受控”印章的復(fù)制件，作為公司內(nèi)使用文件。外來文件記錄表文件發(fā)放記錄表文件借閱登記表文控員外送文件發(fā)出清單 2.各部門負(fù)責(zé)收集顧客提供的文件，經(jīng)審批后交文控員保管，由文

4、控員填寫外來文件登2公公司司名名稱稱xxxxxxxxxxxxxxxx公公司司文文件件編編號(hào)號(hào)：xxx-421文件的編制、歸口文件的編號(hào)、定稿審文件的有效控制版版本本號(hào)號(hào)：01制制定定部部門門文文件件控控制制程程序序新新版版日日期期：2017/4/1管理部頁頁碼碼：24.4.操操作作流流程程文件編制流程負(fù)責(zé)人工作要求相關(guān)記錄文控員記表，加蓋紅色“外來文件”印章。 3.公司內(nèi)不允許使用“受控”印章變黑的非法復(fù)印文件，以確保文件更新時(shí)能夠從發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出失效或作廢的文件。外來文件記錄表文件發(fā)放記錄表文件借閱登記表 4.受控原版要求保存于適宜地方，確保在有效使用期內(nèi)不會(huì)丟失、損壞變質(zhì)。受控副版在做

5、好發(fā)放登記后，分發(fā)至使用者手中。外送文件發(fā)出清單文控員 1.質(zhì)量手冊(cè)、程序文件原件由文控員負(fù)責(zé)保管，將質(zhì)量手冊(cè)、程序文件復(fù)制，于每頁加蓋紅色“受控”印章并給出分發(fā)號(hào)，按質(zhì)量手冊(cè)“質(zhì)量手冊(cè)控制發(fā)放頁”列出的持有部門/人名單統(tǒng)一發(fā)放，一份程序文件與一份質(zhì)量手冊(cè)配套。接收人應(yīng)在文件發(fā)放登記表上簽字。 2.作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)部門編寫分發(fā)號(hào)，經(jīng)審批后發(fā)放到各個(gè)需要部門，接收人應(yīng)在文件發(fā)放記錄表上簽字。文件發(fā)放記錄表文件借閱登記表 外送文件發(fā)出清單 3.公司內(nèi)部員工需要暫時(shí)借閱某種文件，應(yīng)辦理借閱和歸還手續(xù)，并填寫文件借閱登記表，經(jīng)審核后方可借閱。借閱人對(duì)所借的文件應(yīng)負(fù)有妥善的保管責(zé)任，不可拆卷，涂改，損壞

6、。當(dāng)顧客需要查閱文件時(shí)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由相關(guān)部門協(xié)助查閱。 4.外送文件由各職能部門按業(yè)務(wù)歸口自行發(fā)出，事先必須得到批準(zhǔn)。文件上要加蓋“外送文件”章。各職能部門分別建立外送文件發(fā)出清單以便于追溯。3公公司司名名稱稱xxxxxxxxxxxxxxxx公公司司文文件件編編號(hào)號(hào)：xxx-421版版本本號(hào)號(hào)：01文件的有效控制文件的分發(fā)公公司司名名稱稱xxxxxxxxxxxxxxxx公公司司制制定定部部門門文文件件控控制制程程序序新新版版日日期期：2017/4/1管理部頁頁碼碼：34.4.操操作作流流程程文件更改流程負(fù)責(zé)人工作要求相關(guān)記錄 1.依據(jù)工作需要或者客戶要求，整理需要更改或報(bào)廢的文件，填寫

7、文件更改（報(bào)廢）申請(qǐng)表。文件更改（報(bào)廢）申請(qǐng)表相關(guān)職能部門 2.文件更改（報(bào)廢）申請(qǐng)表必須注明需更改（報(bào)廢）文件的名稱、編碼、發(fā)放日期、更改（報(bào)廢）原因、更新（替換）文件名稱。 1.各部門依照格式填寫文件更改（報(bào)廢）申請(qǐng)表后，交由部門負(fù)責(zé)人確定。文件更改（報(bào)廢）申請(qǐng)表 管理部 2.確認(rèn)后的文件更改（報(bào)廢）申請(qǐng)表，交經(jīng)理審批，批核后由各相關(guān)部門進(jìn)行文件的更改。 ng 1.更改后的新文件及批核后的文件更改（報(bào)廢）申請(qǐng)表一起交付文控員。 2.更改后的新文件發(fā)放前重新編制文件標(biāo)識(shí)，詳情見文件編制控制程序并填寫文件發(fā)放記錄表，確保相關(guān)部門得到的是最新有效文件。 3.相應(yīng)失效或作廢的文件從使用部門撤出，加

8、蓋“作廢”印章，填寫文件發(fā)放記錄表，定期銷毀，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。 文件發(fā)放記錄表文控員 文件資料銷毀審批表 4.為某種原因需保留的任何已作廢的文件，應(yīng)在“作廢”標(biāo)識(shí)下加蓋“文件保留”標(biāo)識(shí)，以做區(qū)分并防止誤用。 5.作廢文件銷毀應(yīng)填寫文件資料銷毀審批表（見記錄一覽表），報(bào)技術(shù)部審核，再上報(bào)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。4公公司司名名稱稱xxxxxxxxxxxxxxxx公公司司文文件件編編號(hào)號(hào)：xxx-421版版本本號(hào)號(hào)：01制制定定部部門門文文件件控控制制程程序序新新版版日日期期：2017/4/1提交申請(qǐng)審新文件的受控發(fā)放文件的報(bào)廢管理部頁頁碼碼：44.4.操操作作流流程程外來文件流

9、程負(fù)責(zé)人工作要求相關(guān)記錄各職能部門 各部門對(duì)顧客提供的外來文件應(yīng)積極跟蹤聯(lián)系，了解最新有效版本更新信息，收集整理以便文控員及時(shí)獲取、更新和發(fā)放最新版本外來文件，保證公司使用的外來文件為最新有效版本。 各部門負(fù)責(zé)收集顧客提供的文件，填寫文件批核表交由部門主管進(jìn)行審批，必要時(shí)由主管經(jīng)理審批。 ng管理部文件批核表 1.經(jīng)審批后的外來文件交文控員保管，由文控員填寫外來文件記錄表后，加蓋紅色“外來文件”印章。外來文件記錄表文控員文件借閱登記表 2. 文控員應(yīng)確保將文件保存在防潮、防火、防蛀、防盜的適宜環(huán)境，使文件在保存期內(nèi)不會(huì)丟失、損壞及變質(zhì)。各職能部門 1.填寫外來文件分發(fā)申請(qǐng)表，提交主管經(jīng)理審批。

10、文件借閱登記表 ng外來文件分發(fā)申請(qǐng)表 2.填寫外來文件借閱申請(qǐng)表，提交主管經(jīng)理審批。外來文件借閱申請(qǐng)表 根據(jù)工作需要，審核各部門提交的外來文件分發(fā)申請(qǐng)表、外來文件借閱申請(qǐng)表，批核后交由文控員整理相應(yīng)文件進(jìn)行分發(fā)。外來文件分發(fā)申請(qǐng)表管理部 外來文件借閱申請(qǐng)表 1.根據(jù)外來文件分發(fā)申請(qǐng)表，填寫好外來文件分發(fā)記錄表，分發(fā)相應(yīng)文件至各申請(qǐng)部門。外來文件分發(fā)記錄表文控員 2.填寫好文件借閱登記表，將外來文件受控原版分發(fā)至申請(qǐng)人。文件借閱登記表5公公司司名名稱稱xxxxxxxxxxxxxxxx公公司司文文件件編編號(hào)號(hào)：xxx-421版版本本號(hào)號(hào)：01制制定定部部門門文文件件控控制制程程序序新新版版日日期

11、期：2017/4/1管理部頁頁碼碼：5接收外來文件外來文件受控文件分發(fā)借閱記錄文文件件控控制制程程序序5.5.文文件件版版本本號(hào)號(hào)的的編編制制 5.1 文件的分類、編制、審核、批準(zhǔn) 公司文件的編制、審核、批準(zhǔn)按下述規(guī)定執(zhí)行：文件類別編制審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)各職能部門各職能部門部長經(jīng)理程序文件各職能部門各職能部門部長經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書各職能部門各職能部門部長經(jīng)理記錄表格格式各職能部門各職能部門部長經(jīng)理外來文件 發(fā)文單位各職能部門部長經(jīng)理外送文件各職能部門各職能部門部長經(jīng)理 編寫部門代碼為：各部門主體漢語拼音字母縮寫組成（如：技術(shù)部 js ；質(zhì)量部 zl ；生產(chǎn)部sc；營銷部 yx；管理部 gl） 5.2 版本編制 a) jdqm 質(zhì)量手冊(cè) b) jdcop - 該章節(jié)程序文件序號(hào) iso9001標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào) 程序文件 c) 作業(yè)指導(dǎo)書 jdwi / - / 作業(yè)指導(dǎo)書版次