文件控制程序

1、 文件控制程序 目的1.1將本企業(yè)文件和資料進(jìn)行控制和管理（包括和質(zhì)量有關(guān)的外來文件）,確保在質(zhì)量體系使用場所的文件和資料正確、有效、適用、充分。1.2確保質(zhì)量活動(dòng)順利地開展與實(shí)施。1 適用范圍本程序適用于組織內(nèi)質(zhì)量體系相關(guān)文件和資料的控制,其它文件的管理可參照該程序執(zhí)行。2 職責(zé)3.1 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織體系文件的建立、統(tǒng)籌、格式編號規(guī)范、評定，并將結(jié)果上報(bào)廠長批準(zhǔn)。3.2 體系文件的編制、審批職責(zé)見5.3.13.3 辦公室負(fù)責(zé)文件和資料的統(tǒng)籌管理以及文件的發(fā)放、換版、存檔等工作，確保發(fā)放文件的有效性。3.4 各使用文件部門正確使用文件及妥善保管文件。3 定義4.1 受控文件：需要對文件的編

2、制、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、更改、回收等進(jìn)行控制的文件，其封面或電子文檔庫有紅色“受控文件”標(biāo)識，文件更改后對應(yīng)原文件應(yīng)當(dāng)收回或更新，作銷毀處理或加蓋“作廢”標(biāo)識，改作“參考”文件。4.2 非受控文件：非受控文件不作為組織質(zhì)量活動(dòng)使用時(shí),該類文件其封面或頁面上無“受控”印章標(biāo)識，文件更改不必通知文件持有者。4.3 外來文件：指來源于組織之外的與組織質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件。（如：法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）.4.4 作業(yè)指導(dǎo)文件：規(guī)程、流程、要求、說明、規(guī)范、指南等。4.5 管理文件：制度、崗位職責(zé)書等5.作業(yè)程序5.1 文件的分類：文件與資料分如下幾類：5.1.1 質(zhì)量手冊 第一級文件（qm

3、）5.1.2 程序文件 第二級文件（pg）5.1.3 作業(yè)指導(dǎo)文件 、管理文件 第三級文件（wk、md）5.1.4 質(zhì)量記錄 第四級文件（rd）5.1.5 外來文件5.2文件編號：a、質(zhì)量手冊yqqm質(zhì)量手冊企業(yè)簡稱 如： yq-qm 表示 企業(yè)質(zhì)量手冊b、程序文件的編號：yqpgxx 序號（01、02）程序文件企業(yè)簡稱 如：yq-pg-02 表示企業(yè)第2份程序文件。c、作業(yè)指導(dǎo)文件編號： xxxx xx xx產(chǎn)品代碼 文件序號（01、02）部門代碼zuoyezhidaowenjianuoyezhidaowenjian指導(dǎo)文件分類（管理：md、作業(yè)指導(dǎo)類：wk）如：wk-02-01-fs 表示

4、生產(chǎn)部作業(yè)指導(dǎo)類第1份文件，落地扇使用d、外來文件各部門接收人員確認(rèn)為受控文件時(shí)，交由辦公室統(tǒng)一管理,已有編號可沿用原有編號，無編號可根據(jù)如下規(guī)則編號之后登記管理：yqwlxx登記序號外來文件企業(yè)簡稱如：yq-wl-07 表示企業(yè)第7份自編號外來文件。e、記錄的編號：rdxxxx 序號（01、02）部門代碼 記錄 如：rd-01-02 表示辦公室使用的第2份記錄表格。附：部門代碼 辦公室： 01；生產(chǎn)部：02；品管部：03供銷部：04；倉庫：05 5.3文件和資料的編制、審核和批準(zhǔn)5.3.1 質(zhì)量負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌體系文件的編寫工作；文件要確保清晰，編號易于查尋和識別，文件的狀態(tài)易于識別。文件類型編制

5、審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊質(zhì)量負(fù)責(zé)人 廠長廠長 程序文件質(zhì)量負(fù)責(zé)人 廠長廠長 作業(yè)指導(dǎo)文件 各部門 部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人 其它質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)文件責(zé)任人公司相關(guān)文件規(guī)定資格人員5.3.2 受控文件批準(zhǔn)后，由辦公室填寫受控文件一覽表，文件增加或作廢時(shí)要隨時(shí)更新。5.4文件和資料的發(fā)放5.4.1受控文件的發(fā)放由辦公室統(tǒng)一發(fā)放。文件編寫人根據(jù)文件實(shí)際需要提供文件需求人員或部門清單（口頭、書面都可以，僅供文控人員分發(fā)參考），由辦公室正式填寫文件發(fā)放與回收記錄表，廠長批準(zhǔn)后按清單進(jìn)行登記發(fā)放，每份文件上應(yīng)蓋“受控文件”紅色印章，質(zhì)量手冊和程序文件填寫分發(fā)號以便識別和回收。5.4.2 文件領(lǐng)用人在文件發(fā)放與回收記錄上簽

6、名領(lǐng)取相應(yīng)分發(fā)號的文件。5.4.3 如文件使用人的文件不清晰、破損，另有需求或丟失，需要到辦公室辦理手續(xù)申請換發(fā)和補(bǔ)發(fā)，不可私自復(fù)印。辦公室同時(shí)收回破損文件作銷毀處理。5.5 文件和資料的外借、外發(fā)5.5.1 受控文件嚴(yán)禁復(fù)制外借、外發(fā)，特殊需要時(shí)需由質(zhì)量負(fù)責(zé)人同意，蓋上“參考文件”印章作為非受控文件辦理相關(guān)手續(xù)進(jìn)行代領(lǐng)發(fā)出。因委外加工需外借、外發(fā)時(shí),由經(jīng)手人在文件發(fā)放與回收記錄上備注外借或外發(fā)單位,經(jīng)手人負(fù)責(zé)文件的收回和文件的更新跟蹤.5.6文件和資料的更改5.6.1質(zhì)量手冊、程序文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織更改，填寫文件更改/留用申請單，經(jīng)廠長批準(zhǔn)后更改。5.6.2 管理文件、作業(yè)文件由各部門組織

7、修改，提出修改部門填寫文件更改/留用申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交辦公室，辦公室做好回收、更改、發(fā)放工作。 5.6.3 辦公室根據(jù)申請單的內(nèi)容簡略情況,可以直接在文件上用不易擦去的筆更改，將要更改的內(nèi)容圈起，在旁邊寫上正確的內(nèi)容,由更改人核對后進(jìn)行多份文件的修改發(fā)放.5.6.4 更改內(nèi)容復(fù)雜、較多時(shí)可采用換頁方法，辦公室根據(jù)更改人要求重新打印文件頁,由更改人校對后進(jìn)行換頁發(fā)放。5.6.5 辦公室進(jìn)行修改發(fā)放時(shí)在修改一覽表中登記文件修訂情況，注明文件對應(yīng)更改單號.5.6.6 一般情況下，文件更改次數(shù)較多或出現(xiàn)較大改動(dòng)時(shí)進(jìn)行換版。5.6.7 所有換版受控文件需重新審批后交由辦公室按受控文件要求發(fā)放.5

8、.7 文件的保存、作廢、銷毀5.7.1 與質(zhì)量體系相關(guān)的文件，辦公室都需要留存一份，統(tǒng)一歸檔存放在干燥、安全的地方。5.7.2 如文件不適合組織運(yùn)作,需要作廢時(shí),申請人填寫文件更改/留用申請單,寫明作廢原因及銷毀或保留需求,審批后交辦公室,辦公室做好文件回收、銷毀工作，需保留的作廢文件做“作廢”標(biāo)識保存。5.7.3辦公室在文件修改或換版后將文件收回并銷毀,必要時(shí)留一份存檔,做好標(biāo)識.5.7.4 部門需要舊版文件作為參考時(shí),辦公室重新復(fù)印封面,加蓋參考印章發(fā)放并在文件回收記錄中說明.5.7.5 失效或過時(shí)的文件，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即由辦公室收回處理。處理方式：重新標(biāo)識或銷毀.5.7.6 外來文件，由文件接收部門確認(rèn),確認(rèn)為和質(zhì)量體系有關(guān)的文件時(shí)，已有編號的按原來編號登記，未編號的文管按要求編號，外來文件登記入外來文件一覽表按受控文件要求分發(fā)，做好接收、借閱登記，各部門需跟蹤所用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或相關(guān)法律法規(guī)的更新。5.8 其他媒體的文件管理，適用上述條款，做好審批、標(biāo)識、登記、修改、保存等事項(xiàng)。5.9各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期全面檢查本部門使用各類文件的有效性，應(yīng)做到分類明確，查閱方便，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.10 質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目書類的文件由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門按照項(xiàng)目策劃要求進(jìn)行