會議服務(wù)的工作流程和要求

1、會議服務(wù)工作流程一、會議服務(wù)準(zhǔn)備工作1、辦公室秘書處1）每天查看0A辦公系統(tǒng)中會議室使用申請，按會議要求提前半天 擺放好桌椅，備好會議用飲水。2）根據(jù)會議的要求，提前1小時放好投影儀、投影幕、麥克風(fēng)、 音響，調(diào)試并使其處于準(zhǔn)工作狀態(tài)。3）會議前2小時，檢查地面、桌椅是否整齊干凈，室內(nèi)是否 有異味，及時進(jìn)行通風(fēng)和清潔整理。4）檢查窗臺、玻璃，要明亮無塵。5）檢查窗簾，根據(jù)會議要求開啟或關(guān)閉。窗簾要順直平整。6）檢查綠植及套盆，要干凈無塵，無枯枝敗葉，無昆蟲。7）調(diào)整空調(diào)，使會議室內(nèi)溫度適宜。8）檢查所有照明，及時通知有關(guān)部門更換不亮的燈具。9）半小時前，按會議要求擺放好瓶裝水、茶杯或咖啡杯。10

2、）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣，在順手的位置擺放煙灰缸。11）按需要擺放好鮮花和水果。12）擺放好旗幟和臺旗。2、組織會議的部門1）提前1小時將參加會議的領(lǐng)導(dǎo)名牌按位置擺放整齊，檢查有無 錯別字。2）按需要準(zhǔn)備會議所用的文件、資料等。3）根據(jù)會議要求，需要時按參會人員人數(shù)準(zhǔn)備會議用紙，用 筆（每支筆要提前試用，以保證參會人員的正常使用）并 擺放整齊。二、會議進(jìn)行中的服務(wù)工作1、會議開始前10分鐘將茶杯內(nèi)注入茶水。然后每隔15分鐘檢 查并續(xù)茶水一次。2、過問室內(nèi)溫度變化，隨時調(diào)整空調(diào)。3、全程監(jiān)聽音響設(shè)備的工作狀況，隨時排除故障。三、會議后的收尾工作1、關(guān)閉音響設(shè)備或投影儀。收好麥克風(fēng)、移動投影儀和遙控器，收起

3、投影幕。2、淸理瓶裝水空瓶，收好沒用過的瓶裝水。3、收好茶杯、盤，清洗、消毒待用。4、淸理煙灰缸，洗凈待用。5、清理桌面地面，清除垃圾和廢棄物。6、擺放好淸理過的桌椅，關(guān)窗、斷電、關(guān)門。7、收好會議材料和領(lǐng)導(dǎo)名牌。會議服務(wù)管理人員工作要求1、每天早、中、晚至少三次查看公司辦公系統(tǒng)上的會議室申請,詳細(xì)掌握會議室的當(dāng)天使用情況。2、每天上班前半小時查看各會議室的狀況：檢查桌面、地毯的整潔程度；檢查窗簾的開、關(guān)和垂放狀態(tài)；檢查照明燈是否都亮;檢查綠植的鮮活狀況和套盆的干凈程度；檢查電氣設(shè)備是否有 落塵和正確擺放；檢查桌椅是否按當(dāng)天的會議要求擺放整齊。3、會議前1小時，檢查會議用茶杯、瓶裝水是否擺放到

4、位；會議 前半小時，檢查開水壺、泡茶杯、茶葉等泡茶用品是否準(zhǔn)備到 位。4、有外賓接待服務(wù)時，提前1小時檢查咖啡用具及用品是否準(zhǔn)備 到位。5、有會議服務(wù)時，在會議前檢查服務(wù)人員的工作儀表是否合乎要 求。會議中，抽查續(xù)茶水間隔是否合適，動作是否標(biāo)準(zhǔn)。6、注意會議的服務(wù)區(qū)域內(nèi)所有服務(wù)程序是否落實，當(dāng)人手不夠 時，自己則要做具體服務(wù)工作，保證會議正常進(jìn)行。7、會議結(jié)束后要檢查是否有會議人員遺漏的物品，如有代為保 管，日后查找并轉(zhuǎn)交物主。會議服務(wù)人員崗位的工作流程1、每天早7:45到崗，按前一天做好的會議室使用登記進(jìn)行準(zhǔn)備,在各會議開始前半小時，準(zhǔn)備好會議用水并送達(dá)。2、對需要提供茶水或咖啡的會議，要提

5、前半小時燒開水，擺放好茶杯或咖啡杯，在會議前10分鐘，將沏好的茶水或咖 啡注入杯中。3、對有吸煙的領(lǐng)導(dǎo)參加會議，要在會議前10分鐘，按領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣在左側(cè)或右側(cè)放置煙灰缸。4、對有茶水服務(wù)的會議，要間隔15分鐘續(xù)茶水一次。5、對提供瓶裝水的會議，要根據(jù)會議客人人數(shù)提前半小時將水 放于會議桌面，并準(zhǔn)備同樣數(shù)量的瓶水放在會議桌以外其他 顯眼的地方。6、會議結(jié)束后，半小時之內(nèi)，將茶杯、咖啡杯、沒有開啟的瓶 裝水收好。如遇有下午下班后還在進(jìn)行的會議，要在次日 提前半小時到崗，對會議室進(jìn)行淸理。7、利用會議服務(wù)的空余時間將茶杯、咖啡杯、盤洗刷干凈，放 于消毒柜中消毒待用。8、要隨時查看并及時處理公司辦公系統(tǒng)

6、網(wǎng)上的會議室申請信息，做好會議室使用登記。如有不明確的地方及時與申請人 溝通確定。9、對于108會議室和大禮堂需要變動桌型的會議，要提前半天通知保潔人員，將會議桌按會議要求進(jìn)行擺放。會議服務(wù)人員崗位的工作要求1、會議服務(wù)人員要品行端正，衣裝干凈得體，著職業(yè)裝。2、會議服務(wù)人員要頭腦靈活，反應(yīng)敏捷，主動為開會人員做好各項服務(wù)，盡量在領(lǐng)導(dǎo)示意時就已經(jīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供了服務(wù)。3、根據(jù)會議的不同要求，按工作流程提前準(zhǔn)好準(zhǔn)備工作。4、會議間的服務(wù)要面帶微笑，動作標(biāo)準(zhǔn)，不發(fā)出任何聲響。續(xù)水間隔不能超過20分鐘。5、會議結(jié)束后要按工作流程做好收尾工作。6、會議用過的茶杯、咖啡杯、盤要洗刷干凈至光亮無斑點，并及時放入消毒柜消毒待用。7、如遇有