工作計(jì)劃管理培訓(xùn)

工作計(jì)劃管理,我們的困惑,管理者和員工們每天都在忙，但“忙什么呢”、“忙的結(jié)果又是什么呢”，管理者都不清楚。最常聽見的一句話就是“瞎忙”經(jīng)常出現(xiàn)的情況是，上級(jí)交待了任務(wù)，管理者當(dāng)了二傳手，接著交代給下屬-沒有想一下:這項(xiàng)工作是誰(shuí)的責(zé)任？我可以授權(quán)馬？如果安排給下屬，我交代明白了嗎？當(dāng)交待任務(wù)后，管理者問員工是否明白，員工說：“知道了”，但是向他追問一下，他就說不出來或說不清楚。,老祖宗給我們留下的寶貴箴言：,孫子兵法：“上兵伐謀”論語(yǔ)：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”-謀和預(yù)都說明了先期計(jì)劃的重要性。然而我們?cè)诠ぷ髦袇s往往不能謀和預(yù)，那就是說，我們不知道如何制定工作計(jì)劃,計(jì)劃的作用計(jì)劃是什么計(jì)劃制定五步法計(jì)劃需關(guān)注的關(guān)鍵內(nèi)容,主要內(nèi)容,計(jì)劃在現(xiàn)代管理中的地位,計(jì)劃組織領(lǐng)導(dǎo)控制,管理是企業(yè)各種活動(dòng)中的一種活動(dòng)。由管理者協(xié)調(diào)被管理者活動(dòng)的一種活動(dòng)。包括計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制等。,計(jì)劃對(duì)管理者的必要性,迫使管理者思考干什么和怎么干。有明確的方向和目的，使偏離損失減至最小計(jì)劃過程本身的價(jià)值。有效預(yù)測(cè)變化和制定應(yīng)變措施有效地控制問題有效地控制局面。邏輯嚴(yán)謹(jǐn)更容易貫徹實(shí)施，也更容易修改。拒絕“我覺得”！,計(jì)劃的作用計(jì)劃是什么計(jì)劃制定五步法計(jì)劃需關(guān)注的關(guān)鍵內(nèi)容,主要內(nèi)容,計(jì)劃的定義,計(jì)劃它是基于可能發(fā)生的各種假定情況，所規(guī)劃的通盤對(duì)策；是將來采取行動(dòng)時(shí)所需的步驟；并必須是用書面寫出來的東西。,對(duì)計(jì)劃的三種誤解,計(jì)劃是不準(zhǔn)確的，所以是在浪費(fèi)時(shí)間人們已經(jīng)形成一種看法：正是計(jì)劃不準(zhǔn)確，所以就沒有必要浪費(fèi)時(shí)間去做計(jì)劃。計(jì)劃可以消除變化我們總認(rèn)為，由于變化存在，所以沒必要制定計(jì)劃?；蛘J(rèn)為只要計(jì)劃做好了，所有變化都在我們掌握之中計(jì)劃會(huì)降低靈活性計(jì)劃已經(jīng)把我們匡住了，沒有了自己的主見。,計(jì)劃不僅是一種管理工具，更是一種管理思維方式,計(jì)劃的作用計(jì)劃是什么計(jì)劃制定五步法計(jì)劃需關(guān)注的關(guān)鍵內(nèi)容,主要內(nèi)容,計(jì)劃要素必須包括四個(gè)層次,必須對(duì)每一件工作或任務(wù)說清楚、說明白，否則無(wú)法獲得預(yù)期的結(jié)果。,只要缺少一個(gè)，整個(gè)計(jì)劃就無(wú)法控制。,我們也可以稱之為最終的目的。,5步法,制定成功計(jì)劃,第一步：陳述使命,第一步：陳述使命,為什么要做這項(xiàng)工作？領(lǐng)會(huì)意圖有利于找到原因這項(xiàng)工作能夠幫助組織解決什么問題，帶來哪些影響？是否和組織的整體目標(biāo)相一致。任何工作或問題的使命必須想、寫、說清楚，這樣才能為計(jì)劃提供正確的方向，否則就沒有做計(jì)劃的必要性。,第一步：陳述使命,目的,目標(biāo),闡述為什么要做這件事？幫助我們判斷工作或問題的性質(zhì)，以使我們有針對(duì)性地考慮后面的解決方法。更能夠表明我們做事或解決問題的決心。,目的,第一步：陳述使命,目的,目標(biāo),目標(biāo)就是在一個(gè)特定的時(shí)間和特定成本約束下所要實(shí)現(xiàn)的特定的、可衡量的成果。一種被實(shí)現(xiàn)的成果成果是可衡量的時(shí)間成本,目標(biāo),目標(biāo)確立的好處,好處一：抓住重點(diǎn)20/80法則好處二：關(guān)注結(jié)果，避免爭(zhēng)論好處三：考核的依據(jù)明確好處四：激發(fā)下屬的承諾和工作主動(dòng)性好處五：統(tǒng)一目標(biāo)，“勁往一處使”好處六：各自職責(zé)明確好處七：提升下屬的能力,第二步：明確責(zé)任、成果和指標(biāo),第二步：明確責(zé)任、成果和指標(biāo),讓執(zhí)行計(jì)劃的人明確他們工作應(yīng)達(dá)到什么樣的要求、要承擔(dān)何種責(zé)任。沒有要求或標(biāo)準(zhǔn)的工作，或沒有承擔(dān)責(zé)任的成果，管理者將面臨“返工”的危險(xiǎn)。將達(dá)成目標(biāo)所需的工作結(jié)果逐一列出，直到能夠有效掌握具體情況為止，并對(duì)每項(xiàng)結(jié)果規(guī)定相應(yīng)的責(zé)任以及評(píng)價(jià)指標(biāo)。,第二步：明確成果和責(zé)任,結(jié)果,責(zé)任,指標(biāo),結(jié)果是目標(biāo)具體化的內(nèi)容，使執(zhí)行者能夠清晰工作要求，或執(zhí)行者向管理者匯報(bào)工作時(shí)必須達(dá)到的規(guī)定要求。結(jié)果可用數(shù)字、圖形、表格、模型、報(bào)告、產(chǎn)品來呈現(xiàn)。,結(jié)果,第二步：明確成果和責(zé)任,結(jié)果,責(zé)任,指標(biāo),結(jié)果必須與責(zé)任相對(duì)應(yīng)，否則計(jì)劃的結(jié)果就難以控制或落實(shí)到人。一要確定制定計(jì)劃的責(zé)任；二要?jiǎng)澏▓?zhí)行者的責(zé)任；三要確定結(jié)果的責(zé)任，也即能為組織解決哪些問題。,責(zé)任,第二步：明確成果和責(zé)任,結(jié)果,責(zé)任,指標(biāo),指標(biāo)是衡量結(jié)果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的關(guān)鍵因素，以及判斷結(jié)果或過程是否在劃定的責(zé)任范圍內(nèi)。所以，指標(biāo)必須得到執(zhí)行者與計(jì)劃者的雙方認(rèn)可。指標(biāo)必須量化，且必須符合目標(biāo)的要求，否則將歪曲事實(shí)，影響結(jié)果。,指標(biāo),第三步：擬定工作策略,第三步：擬定工作策略,為了完成計(jì)劃的目標(biāo)，我們必須尋找正確的工作策略以保證目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。正確的策略不僅包括實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的思路，還包括如何控制計(jì)劃執(zhí)行的方法、評(píng)估成果的方法、以及彌補(bǔ)差距的改進(jìn)方法。,第三步：擬定工作策略,思路,控制,評(píng)估,改進(jìn),思路是一種整體規(guī)劃。思路將我們腦中的想法以目標(biāo)為線索串在一起，逐步分解，并將各項(xiàng)工作細(xì)化至可操作的各項(xiàng)步驟。清晰哪幾個(gè)過程對(duì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起著舉足輕重的作用。思路可以通過“工作分解圖”或“樹狀圖”呈現(xiàn)。,思路,工作分解圖WBS,WBS舉例：新設(shè)備安裝,第三步：擬定工作策略,思路,控制,評(píng)估,改進(jìn),控制是為了保證和監(jiān)督計(jì)劃實(shí)施過程按照預(yù)先確定的思路進(jìn)行的各項(xiàng)有效措施。計(jì)劃實(shí)施的過程就是控制和監(jiān)督的過程。我們要清楚“控制哪些內(nèi)容”、“誰(shuí)去控制”、“什么時(shí)候控制”等。確定判斷或監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)，界定明確的責(zé)任。,控制,常見的控制方法里程碑與甘特圖任務(wù)書常見的控制點(diǎn)進(jìn)度質(zhì)量成本滿意度,第三步：擬定工作策略,第三步：擬定工作策略,思路,控制,評(píng)估,改進(jìn),評(píng)估是預(yù)先估計(jì)計(jì)劃實(shí)施過程中和結(jié)束后的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，并將由這些風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致的結(jié)果與預(yù)期的成果相比較，找出差距，并適時(shí)、適地調(diào)整操作思路的方法。首先，要預(yù)測(cè)關(guān)鍵過程產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)或問題，并將其進(jìn)行排序；然后再確定相應(yīng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)和內(nèi)容。評(píng)估在制定計(jì)劃中很重要，必須提前做好評(píng)估的準(zhǔn)備工作。,評(píng)估,第三步：擬定工作策略,思路,控制,評(píng)估,改進(jìn),改進(jìn)針對(duì)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的彌補(bǔ)的方法和措施?？梢詫?duì)結(jié)果、方法做進(jìn)一步解釋，或?qū)δ承┓椒ㄖ贫◣追N行動(dòng)方案。,改進(jìn),第四步：尋找必要資源,第四步：尋找必要資源,為了完成計(jì)劃所要達(dá)到的目標(biāo)及成果，我們必須配備相關(guān)資源或支持，并調(diào)動(dòng)組織內(nèi)相關(guān)的力量共同完成任務(wù)。所以，我們要界定需要什么樣的工具、要多少時(shí)間、這些時(shí)間如何分配、需要何種類型的執(zhí)行者、要花多少費(fèi)用等內(nèi)容，將這些理想的標(biāo)準(zhǔn)要求說清楚，才可以找到實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的差距。,第四步：尋找必要資源,工具,誰(shuí),時(shí)間,費(fèi)用,過程成果,工具是幫助完成計(jì)劃的方法和指南，能為達(dá)成目標(biāo)提供支持。找到正確的工具，能為計(jì)劃實(shí)施及統(tǒng)一思想創(chuàng)造良好的條件，但也不能完全依賴于這些現(xiàn)成的工具，而必須找到或開發(fā)與目標(biāo)及成果一致的工具。工具可以包括歷史經(jīng)驗(yàn)、外部咨詢機(jī)構(gòu)、內(nèi)部專家、參考文獻(xiàn)等。,第四步：尋找必要資源,工具,誰(shuí),時(shí)間,費(fèi)用,過程成果,誰(shuí)并不是指定某個(gè)人去完成指定的任務(wù)，而是制定完成任務(wù)的執(zhí)行者標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括人的技能要求、執(zhí)行者的閱歷等，即需要什么樣的人來完成任務(wù)。管理者必須嚴(yán)格按照制定的標(biāo)準(zhǔn)在組織內(nèi)外選人、用人、管人，并根據(jù)責(zé)任與成果的對(duì)應(yīng)關(guān)系確定合適的執(zhí)行者。,第四步：尋找必要資源,工具,誰(shuí),時(shí)間,費(fèi)用,階段成果,階段成果是指在計(jì)劃進(jìn)行中各階段所達(dá)到的成果，如相關(guān)資料研究結(jié)果原型設(shè)計(jì)成果及模型/客戶反饋等。階段成果是計(jì)劃有所進(jìn)展的最有力證據(jù)。提出階段成果的要求也能有效控制計(jì)劃、監(jiān)督計(jì)劃的執(zhí)行。階段成果有助于減輕高層主管、執(zhí)行者、或制定計(jì)劃者對(duì)該計(jì)劃所持的疑慮。,第五步：溝通并頒布計(jì)劃,第五步：溝通并頒布計(jì)劃,溝通的目的計(jì)劃的客戶是執(zhí)行者，所以在計(jì)劃頒布前應(yīng)該取得他們對(duì)計(jì)劃事項(xiàng)的認(rèn)同和支持。對(duì)計(jì)劃事項(xiàng)提前與相關(guān)方達(dá)成一致意見，統(tǒng)一思想，并對(duì)有關(guān)事項(xiàng)作出修改和調(diào)整。只有消除執(zhí)行者對(duì)計(jì)劃所持的極端觀點(diǎn)，才有助于讓計(jì)劃立于不敗之地，也因此應(yīng)使執(zhí)行者參與該計(jì)劃的所有層面，以建立有效的雙向溝通關(guān)系。,第五步：溝通并頒布計(jì)劃,計(jì)劃制定者在溝通中的責(zé)任尋求并獲得高層主管的支持與贊助，為計(jì)劃執(zhí)行提供政策支持。提升計(jì)劃在組織中的形象，保證計(jì)劃的出發(fā)點(diǎn)和計(jì)劃事項(xiàng)對(duì)組織發(fā)展起到促進(jìn)作用。符合執(zhí)行者的期望，以獲得執(zhí)行者對(duì)計(jì)劃的認(rèn)同，并可以調(diào)動(dòng)執(zhí)行者參與計(jì)劃的制定。取得其他部門的配合。,第五步：溝通并頒布計(jì)劃,綜合平衡與三方溝通后，必須平衡各自的意見，包括目標(biāo)平衡、部門平衡、能力平衡。目標(biāo)平衡指組織在各時(shí)期的任務(wù)是否相互銜接和協(xié)調(diào)，可以時(shí)間和組織空間兩個(gè)方面去考慮。部門平衡是分析組織能否在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間籌集到適當(dāng)品種和數(shù)量的資源，從而能否保證計(jì)劃事項(xiàng)的連續(xù)性。能力平衡是研究組織的各個(gè)部分是否能夠保證在任何時(shí)間都有足夠的能力去完成規(guī)定的任務(wù)。所以，在任務(wù)和能力平衡的同時(shí)，還須留有一定的余地，以保證這種將會(huì)產(chǎn)生的調(diào)整在必要時(shí)可能進(jìn)行。,第五步：溝通并頒布計(jì)劃,頒布計(jì)劃在頒布前，必須確定是否與計(jì)劃事項(xiàng)相關(guān)人都溝通過，他們對(duì)成果和責(zé)任是否都很清楚。所有事項(xiàng)都確定完畢后，計(jì)劃制定者還要制定責(zé)任書，要求所有相關(guān)方簽字確認(rèn)，以保證計(jì)劃的資源充足、責(zé)任明確。將相關(guān)的責(zé)任書和完整的計(jì)劃交由上級(jí)主管簽字批準(zhǔn)和確認(rèn)。最后，以通過計(jì)劃會(huì)議等形式，頒布計(jì)劃，并按照時(shí)間要求做實(shí)施計(jì)劃的準(zhǔn)備。,計(jì)劃的作用計(jì)劃是什么計(jì)