福建省中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法.doc

福建省中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法為進一步規(guī)范全省中小學(xué)校舍安全工程（以下簡稱“校安工程”）檔案資料的收集、整理和管理工作，按照全國校安辦關(guān)于印發(fā)全國中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法（試行）的通知（全國校安辦函200948號，以下簡稱管理辦法）要求，結(jié)合我省實際，特制定本辦法。第一章 總則第一條 校安工程檔案的歸檔和管理由省中小學(xué)校舍安全工程領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一組織，各市、縣（市、區(qū)）負責實施。各級中小學(xué)校舍安全工程領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室（以下簡稱“校安辦”）負責對本級檔案資料進行收集、整理、檢查、驗收和保存歸檔工作，并負責對下級校安辦檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗收。第二條 本辦法所稱項目，是指每個單體建筑物，包括學(xué)校的教學(xué)及教學(xué)輔助用房、生活用房和辦公用房等。第三條 本辦法所稱檔案，是指工程在實施過程和各項目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個階段以及其他正在實施或?qū)⒁獙嵤┑乃兄行W(xué)校舍建設(shè)工程所形成的、與校舍安全有關(guān)的、具有保存價值的各種形式的記錄。第四條 本辦法適用于前條所述檔案的收集、整理、保存、管理和利用。第二章 檔案資料的歸檔和管理第五條 各市、縣（市、區(qū)）教育行政部門要落實專門用房，建設(shè)校安工程檔案室。檔案室要安裝防盜門、防盜網(wǎng)，有專用電腦、打印機、數(shù)碼相機、攝像機、移動硬盤、掃描儀等，配備檔案柜、檔案盒和辦公桌椅等硬件設(shè)施，并制定相應(yīng)檔案管理規(guī)章制度。要安排一名計算機專業(yè)人員，加強校舍安全檔案資料的電子檔案管理；抽調(diào)具有從事檔案管理工作經(jīng)驗的人員，全面做好檔案資料的收集、分類和整理，做好紙質(zhì)信息檔案、圖片視頻資料的保管工作。第六條 各地要以學(xué)校為基本單位，做好學(xué)校基本情況簡介，學(xué)校規(guī)劃、平面圖等資料的采集整理收集；要以校舍單體建筑物為基本采集信息，對當前校舍基本信息、校址校舍排查信息、校舍鑒定信息、校園校舍規(guī)劃信息、校舍加固改造或重建遷建信息等進行全面信息資料收集填報。校安工程在實施過程和各項目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個階段以及其他正在實施或?qū)⒁獙嵤┑乃兄行W(xué)校舍建設(shè)工程所形成的、與校舍安全有關(guān)的、具有保存價值的各種形式的記錄要及時收集；要對每一個校舍單體建筑的電子和紙質(zhì)檔案進行整理歸檔，做到一棟房子一盒檔案，每一盒檔案里含有設(shè)計圖紙、排查資料、整改方案、校舍圖片等，建立完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)，確保檔案信息的完整性、全面性和及時性，確保檔案能長期保存。各項目校需打印學(xué)?；拘畔⒈怼⑿Ｉ嵩敿毿畔⒈淼炔牧?，可下載校安工程管理軟件，安裝后導(dǎo)入數(shù)據(jù)打印。檔案資料整理完成后，按照要求裝訂成冊，各種資料要按時報送各級校安辦。市、縣（市、區(qū)）直屬學(xué)校應(yīng)按屬地管理原則進行檔案管理。省屬學(xué)校檔案管理由學(xué)校統(tǒng)籌安排。第七條 檔案的管理及分類立項。檔案分為紙質(zhì)檔案及電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相一致。檔案應(yīng)分為綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費卷、監(jiān)督監(jiān)察卷、學(xué)?？偩?、項目分卷（附件1）。其中項目分卷又分為安全工程實施前項目建設(shè)和加固改造文件、排查監(jiān)督文件、工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件，各地可根據(jù)實際情況適當增加各卷的內(nèi)容。對歸檔的紙質(zhì)檔案材料進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的對應(yīng)，按要求納入全國中小學(xué)校舍信息管理系統(tǒng)，檔案最少保管20年，部分檔案應(yīng)長期或永久保存。第八條 各設(shè)區(qū)市及縣（市、區(qū)）教育行政部門都應(yīng)按要求建立完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案。（一）省校安辦負責統(tǒng)一組織全省校安工程檔案管理工作，保存全省校安工程的所有電子檔案。（二）各設(shè)區(qū)市教育部門應(yīng)當設(shè)立校安工程檔案室，管理所屬行政區(qū)域內(nèi)各縣（市、區(qū)）的檔案，要求保存：1、本級A、B、C卷紙質(zhì)檔案（原件）及電子檔案。2、所屬縣（市、區(qū)）A、B、C、D、E卷的電子檔案。（三）各縣（市、區(qū)）教育部門應(yīng)當設(shè)立校安工程檔案室，管理所屬行政區(qū)域內(nèi)學(xué)校的檔案，要求保存本縣（市、區(qū)）A、B、C卷及所屬項目學(xué)校D、E卷的紙質(zhì)檔案（原件）及電子檔案。（四）各項目學(xué)校要求保存D 、E卷的紙質(zhì)檔案（原件）及電子檔案。校舍情況發(fā)生變化時，學(xué)校應(yīng)當及時更新，保證圖實相符。第九條 檔案的歸檔立卷（一）A卷工程實施方案：各設(shè)區(qū)市級工程實施方案指其所屬行政區(qū)域內(nèi)各縣（市、區(qū)）總體工程實施方案；縣（市、區(qū)）級工程實施方案指所屬區(qū)域區(qū)內(nèi)各項目學(xué)校工程實施方案。（二）D卷工程實施前后學(xué)校平面圖：如項目學(xué)校所有校舍通過排查鑒定后，無選址新建或拆除新建的（三）可省略工程實施后校園平面圖，但需有實施前的校園平面圖。（四）所有項目學(xué)校校舍有B、 C、 D級危房的，加固改造、拆除或新建校舍時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定簽訂廉政合同。B 、C級危房校舍廉政合同檔案放入E-（A）卷，D級危房校舍廉政合同放入E-卷（C）。（五）E卷-（C）、（D）、（E）、（F）、（G）卷參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范。（六）其他資料管理遵照全國校安辦印發(fā)的管理辦法及其歸檔范圍要求進行歸檔整理。第十條 排查鑒定后的校舍資料歸檔立卷（一）所有項目學(xué)校必須有D卷，其中需拆除新建校舍的選址規(guī)劃要納入D卷學(xué)校整體規(guī)劃中。（二）所有項目單體必須有E卷-（A）的安全工程實施前項目建設(shè)文件。（三）以項目學(xué)校為單位，經(jīng)校舍抗震鑒定、校舍安全鑒定、抗淹沒抗洪水沖擊鑒定、抗風能力驗算、其他鑒定后，排查鑒定為A級的校舍檔案必須有E-（A）、（B）卷中所涉及內(nèi)容；排查鑒定為B、 C級的校舍檔案必須E-（A）、（B）、（F）、（G）卷中所涉及的內(nèi)容，其中（F）應(yīng)包括加固改造內(nèi)容；排查鑒定為D級需選址新建或拆除重建的校舍檔案必須有E卷-（A）、（B）、（C）、（D）、（E）、（F）、（G）卷。（四）經(jīng)排查鑒定后確定為拆除的項目單體在文件歸檔時把E卷-(A)、(B)卷集中歸為拆除項目分卷。拆除項目分卷內(nèi)除所要求歸檔的文件外還需加入拆除時所需手續(xù)文件（特別是國有資產(chǎn)處置審核報批資料要齊全）及拆除施工文件等所涉及內(nèi)容。（五）經(jīng)排查鑒定后確定為拆除后需新建的項目單體在文件歸檔時同樣把E卷-(A)、(B)卷集中歸為拆除項目分卷，（C）（D）（E）（F）（G）卷按要求歸檔。第十一條 附屬工程的檔案歸檔立卷300平方米以下的食堂、廁所；工程造價在50萬以下的校園綠化、籃球場、足球場、圍墻、大門等基礎(chǔ)建設(shè)檔案全部歸為學(xué)校附屬工程檔案。學(xué)校附屬工程檔案要在E卷單獨立卷，立為E-（H）卷。所有符合以上條件的附屬設(shè)施檔案都歸集在E-（H）卷，命名為學(xué)校附屬工程卷。此卷的檔案參照E卷所涉及的內(nèi)容進行歸檔。不在此范圍類的建筑單體檔案要按照管理辦法進行歸檔。沒有附屬工程的不需立此卷。第十二條 需選址新建的項目單體E卷檔案從（C）-（G）歸檔。第十三條 電子檔案縣（市、區(qū)）檔案室應(yīng)當及時對歸檔的紙質(zhì)檔案材料通過歸集電子文檔、掃描、照相等（圖紙：有條件的地區(qū)做掃描，沒有的可照相的方式進行數(shù)字化處理，形成電子檔案，實現(xiàn)所有項目紙質(zhì)檔案和電子檔案的一一對應(yīng)。電子檔案以學(xué)校為單位通過網(wǎng)絡(luò)版逐級審核上報，具體上報方法另行制定和公布。第十四條 檔案的裝訂和保存檔案的收集、整理和保存歸檔工作要與工程項目的實施同步進行，在工程項目推進的過程中逐步收集、整理所需歸檔的資料。為便于保存，紙質(zhì)檔案應(yīng)按分類裝訂成冊，一卷一冊（E卷按A至G分別裝訂），按規(guī)定填寫卷名。紙質(zhì)檔案所使用的檔案盒請各設(shè)區(qū)市自行統(tǒng)一規(guī)格，做到各設(shè)區(qū)市及行政區(qū)域內(nèi)的縣（市、區(qū)）、項目學(xué)校統(tǒng)一使用一種檔案盒。第十五條 各級教育行政部門應(yīng)當根據(jù)本辦法和有關(guān)法律法規(guī)建立健全中小學(xué)校舍檔案的收集、歸檔、整理、鑒定、保管、移交、查閱、保密、銷毀等方面的管理制度，明確管理人員的職責，完善中小學(xué)校舍檔案管理機制。對于毀壞、丟失檔案，造成損失的單位和個人將依法追究責任。第三章 歸檔范圍和保管期限第十六條 項目檔案歸檔范圍包括工程實施前項目建設(shè)文件、排查鑒定文件、項目規(guī)劃文件、加固改造文件，具體為：（一）能收集到的工程實施前項目在原建設(shè)和加固改造過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。（二）校舍場址安全排查報告、校舍建筑安全排查報告、校舍的各種鑒定報告和檢測報告、排查鑒定合同等。（三）對于需加固改造的校舍，設(shè)計、施工、竣工驗收等各個階段直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。（四）對于需要重建的校舍，選址與立項、勘察設(shè)計、施工、竣工驗收等各個階段直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。加固改造文件分為施工準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件，參見建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范。檔案歸檔范圍的具體內(nèi)容詳見附錄，各地可根據(jù)實際情況適當增加各卷的內(nèi)容。第十七條 項目竣工驗收投入使用后，因故對其進行的改擴建、維修、加固形成的文件資料也應(yīng)及時歸入項目檔案。第十八條 校舍安全檔案室應(yīng)當及時對歸檔的紙質(zhì)檔案材料進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的對應(yīng)，并按要求納入全國中小學(xué)校舍信息管理系統(tǒng)。第十九條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久是指檔案需永久保存，長期是指檔案的保存期限等于該項目的使用壽命，短期是指檔案的保存期限為20年。第二十條 綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費卷、監(jiān)督檢查卷以及學(xué)?？偩淼谋９芷谙逓橛谰?。項目分卷的保管期限為長期，具體按照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范的要求執(zhí)行。拆除項目分卷的保管期限為短期。第四章 附 則第二十一條 本辦法未具體規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范執(zhí)行。第二十二條 本辦法由福建省中小學(xué)校舍安全工程領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負責解釋。第二十三條 本辦法自印發(fā)之日起施行。附錄：福建省中小學(xué)校舍安全工程檔案歸檔范圍序號歸 檔 文 件備注A 綜合卷一工程實施方案二工程領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室組成人員名單三工程路線圖和時間表四工程年度實施情況總結(jié)五月報表六工程簡報、快報七上級政府、校安辦、各部門印發(fā)的各類相關(guān)文件八本級政府、校安辦、各部門印發(fā)的各類相關(guān)文件九下級政府、校安辦、各部門的相關(guān)請示和批復(fù)十其它B 規(guī)劃和經(jīng)費卷一工程總體規(guī)劃二轄區(qū)內(nèi)學(xué)校布局調(diào)整規(guī)劃三工程年度實施計劃四工程經(jīng)費預(yù)決算五其它C 監(jiān)督檢查卷一工程日常監(jiān)督檢查辦法二監(jiān)督檢查具體實施方案三監(jiān)督檢查記錄四專項監(jiān)督檢查報告五其它D 學(xué)?？偩恚ò磳W(xué)校，一校一卷）一學(xué)校簡介二學(xué)校整體規(guī)劃三學(xué)校整體設(shè)計方案四工程實施前后校園平面圖五工程實施前后土地校舍情況總表六工程實施前后校舍基本情況明細表七校舍場址安全排查報告八其它E 項目分卷（按項目立卷，一項一卷）（A)安全工程實施前項目建設(shè)和加固改造文件一工程準備階段文件二監(jiān)理文件三施工文件四竣工圖五竣工驗收文件六其它(B)排查鑒定文件一校舍建筑安全排查報告二抗震鑒定報告三安全鑒定報告四抗淹沒、抗洪水沖擊鑒定報告五抗風能力驗算報告六檢測報告七其他鑒定報告八鑒定委托合同九加固改造方案十拆除施工的相關(guān)文件十一其它(C)工程準備階段文件（詳見建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范）一立項文件二建設(shè)用地、征地、規(guī)劃文件三勘察、測繪、設(shè)計文件四招投標文件五開工審批文件六財務(wù)文件七建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責人八其它(D)監(jiān)理文件（詳見建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范）一監(jiān)理規(guī)劃二監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題三監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題四進度控制文件五質(zhì)量控制文件六造價控制文件七供貨、試驗等相關(guān)單位資質(zhì)材料八監(jiān)理通知九合同與其他事項管理文件十監(jiān)理日志十一監(jiān)理工作總結(jié)十二其它(E)施工文件（詳見建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范）一施工技術(shù)準備文件二施工現(xiàn)場準備文件三地基處理記錄四工程圖紙變更記錄五施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試驗報告六施工試驗記錄七隱蔽工程檢查記錄八施工記錄九