集團(tuán)綜合辦公室職務(wù)說明書

吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室職權(quán)綜合辦公室受常務(wù)副總裁領(lǐng)導(dǎo)，直接向常務(wù)副總裁報(bào)告工作。1. 部門職責(zé)（1） 日常辦公事務(wù)管理企業(yè)各種日常辦公事務(wù)的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)與控制會議的組織、協(xié)調(diào)，會議內(nèi)容的記錄與傳達(dá)（2） 辦公物品及設(shè)備管理 負(fù)責(zé)制定辦公物品及設(shè)備的采購、保管、發(fā)放與使用制度負(fù)責(zé)辦公物品及設(shè)備的采購事宜辦公物品的保管、發(fā)放、使用辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)與故障維修（3） 文書資料管理印信、證照的管理和文書、公文的起草、收取、傳達(dá)與處理。企業(yè)各種檔案、書刊的建檔、保管、借閱。做好文書資料以及內(nèi)部信息的保密工作。（4） 人事日常事務(wù)管理員工考勤、出勤統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、分析等人事管理工作。員工入職、離職過程中與行政相關(guān)的手續(xù)辦理。員工暫住證、就業(yè)證等的事項(xiàng)辦理。組織員工開展各種形式的活動。（5） 后勤保障事務(wù)管理企業(yè)環(huán)境綠化、衛(wèi)生和廠區(qū)及宿舍財(cái)產(chǎn)、員工安全管理。企業(yè)員工食堂、宿舍的日常管理。維持企業(yè)水、電等動力系統(tǒng)的正常運(yùn)行及相關(guān)設(shè)施維修。企業(yè)日常安全保衛(wèi)及消防管理。（6） 對員工生活福利、安全保健等方面的管理保健管理：員工保健規(guī)章的制定。定期保健體檢的實(shí)施。特約或定點(diǎn)醫(yī)院的選擇。特約或定點(diǎn)醫(yī)院的聯(lián)絡(luò)。處理工傷事故。福利管理：員工福利制度的制定，并經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。福利制度的研究、修訂、改進(jìn)等事項(xiàng)。福利事項(xiàng)的辦理。福利工作總結(jié)、分析和改進(jìn)。退休、撫恤制度的制定及辦理。（7） 公司公共關(guān)系維護(hù)和改善工作：內(nèi)部公共關(guān)系的建立和維護(hù)。企業(yè)對外宣傳、外部公共關(guān)系的建立和維護(hù)，包括與政府、同行、社區(qū)、媒體等的公共關(guān)系。來客接待事宜管理，包括前臺接待、客人來訪登記與迎送等（8） 車輛管理辦公車輛的調(diào)度管理安排車輛年檢、定期保養(yǎng)、日常維修等工作對司機(jī)人員進(jìn)行安全駕駛教育、考勤等日常管理（9） 行政稽查。建立各項(xiàng)規(guī)章制度。檢查實(shí)施情況，促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范化管理。（10） 行政開支成本控制。編制企業(yè)年度行政費(fèi)用預(yù)算并監(jiān)督實(shí)施按照企業(yè)年度費(fèi)用預(yù)算，嚴(yán)格控制各項(xiàng)行政費(fèi)用支出，確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶丛路謹(jǐn)偢黜?xiàng)費(fèi)用（11） 其他相關(guān)職責(zé)2、部門權(quán)力（1） 依照制度，對稽查中發(fā)現(xiàn)的問題實(shí)施處罰的權(quán)力。（2） 依照制度，按規(guī)定程序，實(shí)施其他單位提請的處罰建議。（3） 對部門內(nèi)部員工考核的權(quán)力。（4） 部門內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)。（5） 部門內(nèi)部工作開展的自主權(quán)。（6） 要求相關(guān)部門配合相關(guān)工作的權(quán)力。（7） 對公司車輛管理、調(diào)配使用的權(quán)力（8） 其他相關(guān)權(quán)力。吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室崗位設(shè)計(jì)范本編制管理制度制度建設(shè)行政事務(wù)主管工作檢查監(jiān)督辦公費(fèi)用控制日常事務(wù)管理出差管理 綜合辦公室主任常務(wù)副總裁車輛管理接待管理文書管理文書起草會議室管理會務(wù)服務(wù)綜合辦公室副主任會議資料資產(chǎn)及后勤主管清潔綠化管理辦公設(shè)備維護(hù)安全保衛(wèi)管理房屋租賃管理物業(yè)管理通訊電話管理宿舍管理水電管理辦公用品采購打字復(fù)印行政秘書文書工作商務(wù)接待董事長專職司機(jī)辦公用品發(fā)放檔案管理圖書、報(bào)刊管理文件發(fā)放接待專干董事局主席秘書室主席日程安排辦事員收文管理機(jī)動司機(jī)文書工作外部文件取送物業(yè)維修電話傳真管理文書工作會議服務(wù)總裁日程安排常務(wù)副總裁秘書室集團(tuán)網(wǎng)站管理電話傳真記錄會議服務(wù)、接待黨委文件收文吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室主任職務(wù)說明書崗位名稱綜合辦公室主任所屬部門綜合辦公室直接上級常務(wù)副總裁直接下級副主任、行政事務(wù)主管、秘書、司機(jī)任職條件1、學(xué)歷、專業(yè)知識?？萍耙陨蠈W(xué)歷，企業(yè)管理、行政管理、人力資源管理及中文等相關(guān)專業(yè)2、工作經(jīng)驗(yàn)5年以上大、中型企業(yè)行政、辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，并具有3年以上主持辦公室工作經(jīng)歷。熟悉現(xiàn)代企業(yè)行政管理、公共關(guān)系模式，掌握企業(yè)內(nèi)部事務(wù)處理及企業(yè)外部公共關(guān)系處理的方式、方法。3、基本技能和素質(zhì)知識素質(zhì)高，知識面廣，知識結(jié)構(gòu)合理。具備先進(jìn)的企業(yè)管理理念和行政事務(wù)管理方法。善于溝通，具備出色的組織協(xié)調(diào)能力及分析判斷能力和事務(wù)處理能力。具備較強(qiáng)的觀察能力和應(yīng)變能力。品格高尚，道德素養(yǎng)好。具有較強(qiáng)的文字能力，有較強(qiáng)的計(jì)劃、控制能力。熟練進(jìn)行公文處理。4、個(gè)性特征性格溫和，有耐性，主動積極，樂觀，樂于助人。忠誠守信，工作嚴(yán)謹(jǐn)，敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)合作精神。喜好學(xué)習(xí)，虛心鉆研業(yè)務(wù)工作內(nèi)容1、制定行政管理制度負(fù)責(zé)組織編制各項(xiàng)行政管理規(guī)章制度，經(jīng)公司常務(wù)副總裁批準(zhǔn)后貫徹執(zhí)行。負(fù)責(zé)對各項(xiàng)行政管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查2、行政性財(cái)產(chǎn)物資管理制定低值易耗品和行政性固定資產(chǎn)管理制度。依據(jù)各部門提供的所需辦公設(shè)備及用品的申請表，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并安排人員購買。組織對公司行政性財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行登記、造冊，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，并負(fù)責(zé)辦公用固定資產(chǎn)的維護(hù)和保養(yǎng)3、車輛調(diào)度管理公司行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門的車輛使用安排好辦公室車輛的日常維護(hù)、保養(yǎng)及司機(jī)的日常管理工作，建立企業(yè)車輛和司機(jī)檔案控制公司的交通費(fèi)用4、內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)安排每月總裁月度例會及其他各種日常會議，協(xié)調(diào)總裁和公司各部門的工作，上傳下過，協(xié)助相關(guān)部門開展相關(guān)重大活動協(xié)調(diào)與政府有關(guān)主管部門和與行業(yè)有關(guān)管理機(jī)構(gòu)、協(xié)會、商會及其他有關(guān)企業(yè)的關(guān)系，并安排有關(guān)人員出席各種會議。妥善安排外來人員的接訪與接待工作5、后勤保障工作根據(jù)企業(yè)的年度工作計(jì)劃，組織、協(xié)調(diào)、安排公司的后勤保障工作，包括集體宿舍管理、辦公環(huán)境衛(wèi)生管理、通信管理、職工生活管理等組織對公司的安全保衛(wèi)、消防、環(huán)境和衛(wèi)生進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營安全、順利地進(jìn)行6、文書檔案管理制定公司的文件管理制度，根據(jù)管理制度制定年度文件編碼，并組織相關(guān)人員對企業(yè)文件、進(jìn)行建檔、保管。草擬、審核公司的重要文稿，包括月、季、年度工作計(jì)劃和總結(jié)報(bào)告等。及時(shí)處理重要來往公文、電、信函，督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)批示，審核和修改充企業(yè)名義簽發(fā)的有關(guān)文件公司印章、法人章和辦公室印章管理負(fù)責(zé)公司圖書室的管理工作，對圖書建檔，保證正常借閱7、資產(chǎn)和物業(yè)管理負(fù)責(zé)公司及各分支機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施的出租、租賃等工作負(fù)責(zé)公司機(jī)關(guān)的物業(yè)管理工作，包括各種設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)工作8、行政費(fèi)用控制負(fù)責(zé)編制企業(yè)年度行政費(fèi)用預(yù)算并監(jiān)督實(shí)施按照企業(yè)年度費(fèi)用預(yù)算，嚴(yán)格控制各項(xiàng)行政費(fèi)用支出，確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶?，按月分?jǐn)偢黜?xiàng)費(fèi)用9、部門內(nèi)部管理負(fù)責(zé)本部門員工的配備、選拔工作配合人力資源部組織部門技能培訓(xùn)，指導(dǎo)下屬人員的工作配合人力資源部對本部門所屬人員進(jìn)行業(yè)績考核權(quán)責(zé)范圍1、權(quán)力根據(jù)公司發(fā)展需要，研究制定修改有關(guān)行政管理制度，并進(jìn)行監(jiān)督檢查落實(shí)的權(quán)力。根據(jù)公司各部門需求，有對公司車輛、電腦等固定資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)配使用的權(quán)力。部門內(nèi)部工考核的權(quán)力；部門內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)。對不符合國家政策、法規(guī)和違反公司規(guī)章制度的經(jīng)營行為，有提出終止的權(quán)力。部門內(nèi)部員工作開展的自主權(quán)。要求相關(guān)部門配合相關(guān)工作的權(quán)力。其他相關(guān)權(quán)力。2、責(zé)任對公司行政管理工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和組織責(zé)任對公司行政管理制度的建立健全負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和組織責(zé)任。對公司公文收發(fā)及時(shí)率，公文格式的正確負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。對會務(wù)組織工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和組織責(zé)任。對后勤管理和保障工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和組織責(zé)任。對公司資產(chǎn)管理工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。工作關(guān)系（1） 向誰報(bào)告工作：常務(wù)副總裁（2） 監(jiān)督：各職能部門及各分支機(jī)構(gòu)（3） 指導(dǎo)：各下屬部門辦公室（4） 合作者：各部門領(lǐng)導(dǎo)（5） 外部關(guān)系：各有關(guān)管理單位、合作單位公共關(guān)系工作環(huán)境1、 辦公室2、 工作環(huán)境舒適3、 無職業(yè)病危害身體條件1、身體健康2、能承受高強(qiáng)度工作3、能承受較大精神壓力吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室副主任職務(wù)說明書崗位名稱綜合辦公室副主任所屬部門綜合辦公室直接上級主 任直接下級秘書、司機(jī)任職條件1、學(xué)歷、專業(yè)知識?？萍耙陨蠈W(xué)歷，企業(yè)管理、行政管理、人力資源管理及中文等相關(guān)專業(yè)2、工作經(jīng)驗(yàn)3年以上企業(yè)行政、辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，并具有2年以上辦公室副主任以上工作經(jīng)歷。熟悉現(xiàn)代企業(yè)行政管理、公共關(guān)系模式，掌握企業(yè)內(nèi)部事務(wù)處理及企業(yè)外部公共關(guān)系處理的方式、方法。3、基本技能和素質(zhì)知識素質(zhì)高，知識面廣，知識結(jié)構(gòu)合理。具備先進(jìn)的企業(yè)管理理念和行政事務(wù)管理方法。善于溝通，具備出色的組織協(xié)調(diào)能力及分析判斷能力和事務(wù)處理能力。具備較強(qiáng)的觀察能力和應(yīng)變能力。品格高尚，道德素養(yǎng)好。具有較強(qiáng)的文字能力，有較強(qiáng)的計(jì)劃、控制能力。熟練進(jìn)行公文處理。4、個(gè)性特征性格溫和，有耐性，主動積極，樂觀，樂于助人。忠誠守信，工作嚴(yán)謹(jǐn)，敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)合作精神。喜好學(xué)習(xí)，虛心鉆研業(yè)務(wù)工作內(nèi)容1、行政性財(cái)產(chǎn)物資管理制定低值易耗品和行政性固定資產(chǎn)管理制度。依據(jù)各部門提供的所需辦公設(shè)備及用品的申請表，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并安排人員購買。組織對公司行政性財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行登記、造冊，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，并負(fù)責(zé)辦公用固定資產(chǎn)的維護(hù)和保養(yǎng)2、車輛調(diào)度管理公司行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門的車輛使用安排好辦公室車輛的日常維護(hù)、保養(yǎng)及司機(jī)的日常管理工作，建立企業(yè)車輛和司機(jī)檔案控制公司的交通費(fèi)用3、內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)安排每月總裁月度例會及其他各種日常會議，協(xié)調(diào)總裁和公司各部門的工作，上傳下過，協(xié)助相關(guān)部門開展相關(guān)重大活動協(xié)調(diào)與政府有關(guān)主管部門和與行業(yè)有關(guān)管理機(jī)構(gòu)、協(xié)會、商會及其他有關(guān)企業(yè)的關(guān)系，并安排有關(guān)人員出席各種會議。妥善安排外來人員的接訪與接待工作4、后勤保障工作根據(jù)企業(yè)的年度工作計(jì)劃，組織、協(xié)調(diào)、安排公司的后勤保障工作，包括集體宿舍管理、辦公環(huán)境衛(wèi)生管理、通信管理、職工生活管理等組織對公司的安全保衛(wèi)、消防、環(huán)境和衛(wèi)生進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營安全、順利地進(jìn)行5、資產(chǎn)和物業(yè)管理負(fù)責(zé)公司及各分支機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施的出租、租賃等工作負(fù)責(zé)公司機(jī)關(guān)的物業(yè)管理工作，包括各種設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)工作權(quán)責(zé)范圍1、權(quán)力對后勤管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查落實(shí)的權(quán)力。根據(jù)公司各部門需求，有對公司車輛、電腦等固定資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)配使用的權(quán)力。要求相關(guān)部門配合相關(guān)工作的權(quán)力。其他相關(guān)權(quán)力。2、責(zé)任對后勤管理和保障工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和組織責(zé)任。對公司資產(chǎn)管理工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。工作關(guān)系1、 向誰報(bào)告工作：辦公室主任2、 監(jiān)督：受主任委托，監(jiān)督各職能部門及各分支機(jī)構(gòu)3、 指導(dǎo)：各下屬部門辦公室4、 合作者：各部門領(lǐng)導(dǎo)5、 外部關(guān)系：各有關(guān)管理單位、合作單位公共關(guān)系工作環(huán)境1、 辦公室2、 工作環(huán)境舒適3、 無職業(yè)病危害身體條件1、身體健康2、能承受高強(qiáng)度工作3、能承受較大精神壓力吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室行政事務(wù)主管職務(wù)說明書崗位名稱綜合辦公室行政事務(wù)主 管所屬部門綜合辦公室直接上級主 任直接下級任職條件1、學(xué)歷、專業(yè)知識專科及以上學(xué)歷，中文、企業(yè)管理、行政管理、人力資源管理等相關(guān)專業(yè)2、工作經(jīng)驗(yàn)2年以上企業(yè)行政、辦公室工作經(jīng)驗(yàn)全面了解國內(nèi)外企業(yè)行政管理的發(fā)展趨勢和方向，掌握企業(yè)行政事務(wù)的處理辦法。3、基本技能和素質(zhì)有較高的知識素質(zhì)高，知識面廣。掌握先進(jìn)的企業(yè)管理理念和行政事務(wù)管理方法。善于溝通，具備較強(qiáng)的事務(wù)處理能力。品格高尚，道德素養(yǎng)好。具有較強(qiáng)的文字能力，有較強(qiáng)的執(zhí)行能力。熟練進(jìn)行公文處理。4、個(gè)性特征性格溫和，有耐性，主動積極，樂觀，樂于助人。忠誠守信，工作嚴(yán)謹(jǐn)，敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)合作精神。喜好學(xué)習(xí)，虛心鉆研業(yè)務(wù)工作內(nèi)容1、編制企業(yè)各項(xiàng)行政管理制度并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后組織執(zhí)行2、對公司各分支機(jī)構(gòu)的行政管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督3、接待客人的來訪，并根據(jù)被訪人員的意見安排會談事宜4、安排領(lǐng)導(dǎo)、員工和出差、商務(wù)旅行事宜，包括訂票、住宿預(yù)訂等相關(guān)事宜5、負(fù)責(zé)年度、季度、月度的行政后勤、治安保衛(wèi)等相關(guān)工作計(jì)劃6、根據(jù)辦公室主任賓安排，列席會議，按領(lǐng)導(dǎo)意見和安排負(fù)責(zé)會議文件的起草工作7、負(fù)責(zé)公文、信件的收、發(fā)、轉(zhuǎn)等日常事務(wù)處理工作8、對公務(wù)用車進(jìn)行高度，并控制公務(wù)車輛的合理使用9、負(fù)責(zé)公司會議室管理工作，根據(jù)各部門需要，調(diào)配使用會議室權(quán)責(zé)范圍1、權(quán)力對行政管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查落實(shí)的權(quán)力。根據(jù)公司各部門需求，有對公司會議室進(jìn)行調(diào)配使用的權(quán)力。其他相關(guān)權(quán)力。2、責(zé)任對行政管理工作負(fù)組織責(zé)任。對車輛和會議室使用工作負(fù)組織責(zé)任。工作關(guān)系1、 向誰報(bào)告工作：辦公室主任2、 監(jiān)督：受主任委托，監(jiān)督各職能部門及各分支機(jī)構(gòu)3、 指導(dǎo)：各下屬部門辦公室相關(guān)人員4、 合作者：本部門人員工作環(huán)境1、 辦公室2、 工作環(huán)境舒適3、 無職業(yè)病危害身體條件1、身體健康2、能承受高強(qiáng)度工作3、能承受較大精神壓力吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室行政秘書職務(wù)說明書崗位名稱綜合辦公室行政秘書所屬部門綜合辦公室直接上級主 任直接下級任職條件1、學(xué)歷、專業(yè)知識?？萍耙陨蠈W(xué)歷，中文、企業(yè)管理、行政管理等相關(guān)專業(yè)2、工作經(jīng)驗(yàn)1年以上企業(yè)行政、辦公室工作經(jīng)驗(yàn)了解企業(yè)行政事務(wù)的處理的基本辦法，熟悉檔案管理程序。3、基本技能和素質(zhì)有較高的知識素質(zhì)高，知識面廣。品格高尚，道德素養(yǎng)好。具有較強(qiáng)的文字能力熟練進(jìn)行公文處理熟練操作辦公軟件4、個(gè)性特征性格溫和，有耐性，主動積極，樂觀，樂于助人。忠誠守信，工作嚴(yán)謹(jǐn)，敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)合作精神。喜好學(xué)習(xí)，虛心鉆研業(yè)務(wù)工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)公司行政、黨委等公文的印制、發(fā)放工作2、負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的管理、使用工作3、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司、各部門有關(guān)資料的復(fù)印工作4、負(fù)責(zé)公司報(bào)刊的訂閱、發(fā)放工作5、根據(jù)辦公室主任安排，起草有關(guān)會議通知等文件6、負(fù)責(zé)公司圖書室管理、借閱工作7、負(fù)責(zé)公司辦公用品的發(fā)放工作8、做好會務(wù)服務(wù)有關(guān)工作權(quán)責(zé)范圍1、權(quán)力對各部門文件復(fù)印有監(jiān)督管理的權(quán)力。其他相關(guān)權(quán)力。2、責(zé)任對公司圖書負(fù)管理責(zé)任。對文件發(fā)放的及時(shí)性負(fù)管理責(zé)任。工作關(guān)系1、向誰報(bào)告工作：辦公室主任2、指導(dǎo)：各下屬部門辦公室相關(guān)人員3、合作者：本部門及各部門有關(guān)人員工作環(huán)境1、 辦公室2、 工作環(huán)境舒適3、 無職業(yè)病危害身體條件1、身體健康2、能承受較高強(qiáng)度工作3、能承受較大精神壓力吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室董事局主席秘書職務(wù)說明書崗位名稱董事局主席秘書所屬部門綜合辦公室直接上級董事局主席綜合辦主任直接下級無任職條件1、學(xué)歷、專業(yè)知識?？萍耙陨蠈W(xué)歷，中文、文秘、企業(yè)管理、行政管理等相關(guān)專業(yè)2、工作經(jīng)驗(yàn)2年以上高級秘書工作經(jīng)驗(yàn)受過管理學(xué)、公共關(guān)系、文書寫作、檔案管理等方面的培訓(xùn)。3、基本技能和素質(zhì)良好的時(shí)間管理能力。優(yōu)秀接待公關(guān)禮儀。擅長撰寫對內(nèi)/外公文。較好的語言表達(dá)能力熟練操作辦公軟件4、個(gè)性特征工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，有條理性、責(zé)任心強(qiáng)。具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)能力，具有團(tuán)隊(duì)合作精神。保密意識強(qiáng)。工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)董事局主席辦公室服務(wù)，包括董事局主席來往信件的整理、保管、辦公室內(nèi)衛(wèi)生、綠化的管理工作2、按規(guī)定接聽電話、記錄信息、接待訪客等3、負(fù)責(zé)公司級會議的記錄和整理工作4、負(fù)責(zé)董事局主席的日程安排，為董事局主席接見訪客做好預(yù)約工作5、負(fù)責(zé)及時(shí)流轉(zhuǎn)董事局主席簽批的文件6、負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站的管理工作7、協(xié)助行政管理主管策劃和安排公司大型活動8、完成直屬上級交辦的臨時(shí)性工作權(quán)責(zé)范圍1、權(quán)力董事局主席行程的安排權(quán)。董事局主席辦公室的管理權(quán)。對公司會議決議內(nèi)容的跟蹤監(jiān)督權(quán)。2、責(zé)任對公司網(wǎng)站負(fù)管理責(zé)任。對董事局主席批轉(zhuǎn)的文件的及時(shí)性負(fù)管理責(zé)任。工作關(guān)系1、向誰報(bào)告工作：董事局主席、辦公室主任2、指導(dǎo)：各下屬部門辦公室相關(guān)人員3、合作者：本部門及各部門有關(guān)人員工作環(huán)境1、 辦公室2、 工作環(huán)境舒適3、 有一定職業(yè)病危害（復(fù)印機(jī)臭氧危害）身體條件1、身體健康2、能承受較高強(qiáng)度工作3、能承受較大精神壓力吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室副總裁秘書職務(wù)說明書崗位名稱常務(wù)副總裁秘書所屬部門綜合辦公室直接上級綜合辦公室主任直接下級無任職條件1、學(xué)歷、專業(yè)知識專科及以上學(xué)歷，中文、文秘、企業(yè)管理、行政管理等相關(guān)專業(yè)2、工作經(jīng)驗(yàn)2年以上高級秘書工作經(jīng)驗(yàn)受過管理學(xué)、公共關(guān)系、文書寫作、檔案管理等方面的培訓(xùn)。3、基本技能和素質(zhì)良好的時(shí)間管理能力。優(yōu)秀接待公關(guān)禮儀。擅長撰寫對內(nèi)/外公文。較好的語言表達(dá)能力熟練操作辦公軟件4、個(gè)性特征工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，有條理性、責(zé)任心強(qiáng)。具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)能力，具有團(tuán)隊(duì)合作精神。保密意識強(qiáng)。工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)常務(wù)副總裁辦公室服務(wù)，包括常務(wù)副總裁來往信件的整理、保管、辦公室內(nèi)衛(wèi)生、綠化的管理工作2、按規(guī)定接聽電話、記錄信息、接待訪客等3、負(fù)責(zé)公司級會議的記錄和整理工作4、負(fù)責(zé)常務(wù)副總裁的日程安排，為常務(wù)副總裁接見訪客做好預(yù)約工作5、負(fù)責(zé)及時(shí)流轉(zhuǎn)常務(wù)副總裁簽批的文件6、負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站的管理工作7、協(xié)助行政管理主管策劃和安排公司大型活動8、完成直屬上級交辦的臨時(shí)性工作權(quán)責(zé)范圍1、權(quán)力常務(wù)副總裁行程的安排權(quán)。常務(wù)副總裁辦公室的管理權(quán)。對公司會議決議內(nèi)容的跟蹤監(jiān)督權(quán)。2、責(zé)任對公司網(wǎng)站負(fù)管理責(zé)任。對常務(wù)副總裁批轉(zhuǎn)的文件的及時(shí)性負(fù)管理責(zé)任。工作關(guān)系1、向誰報(bào)告工作：常務(wù)副總裁、辦公室主任2、指導(dǎo)：各下屬部門辦公室相關(guān)人員3、合作者：本部門及各部門有關(guān)人員工作環(huán)境1、 辦公室2、 工作環(huán)境舒適3、 無職業(yè)病危害身體條件1、身體健康2、能承受較高強(qiáng)度工作3、能承受較大精神壓力吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室接待專干職務(wù)說明書崗位名稱綜合辦公室接待專干董事局主席專車司機(jī)所屬部門綜合辦公室直接上級主 任直接下級任職條件1、學(xué)歷、專業(yè)知識高中及以上學(xué)歷，管理類等相關(guān)專業(yè)2、工作經(jīng)驗(yàn)1年以上企業(yè)接待工作經(jīng)驗(yàn)3年以上汽車駕駛經(jīng)驗(yàn)熟悉企業(yè)接待有關(guān)規(guī)程，掌握車輛維修保養(yǎng)技術(shù)。3、基本技能和素質(zhì)有較高的汽車駕駛技術(shù)品格高尚，道德素養(yǎng)好具有一定的公關(guān)、交往能力4、個(gè)性特征性格溫和，有耐性，主動積極，樂觀，樂于助人。忠誠守信，工作嚴(yán)謹(jǐn)，敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)合作精神。工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)董事局主席專車的駕駛、保養(yǎng)等工作2、負(fù)責(zé)公司安排的各類接待任務(wù)的安排工作3、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司接待用高檔酒品的采購、管理工作4、做好公司綜合辦公室主任安排的有關(guān)工作權(quán)責(zé)范圍1、權(quán)力對公司高檔用酒采購的建議權(quán)。有重大接待任務(wù)時(shí)，有對公司相關(guān)車輛調(diào)配使用的權(quán)力。2、責(zé)任對董事局專車駕駛負(fù)安全責(zé)任。對接待任務(wù)的完成負(fù)管理責(zé)任。工作關(guān)系1、向誰報(bào)告工作：董事局主席辦公室主任2、合作者：本部門及各部門有關(guān)人員工作環(huán)境1、 車輛、道路2、 工作環(huán)境差3、 有一定職業(yè)病危害身體條件1、身體健康2、能承受高強(qiáng)度工作3、能承受較大精神壓力吉運(yùn)集團(tuán)綜合辦公室辦事員職務(wù)說明書崗位名稱綜合辦公室辦事員機(jī)動司機(jī)所屬部門綜合辦公室直接上級主 任直接下級任職條件1、學(xué)歷、專業(yè)知識高中及以上學(xué)歷，管理類等相關(guān)專業(yè)2、工作經(jīng)驗(yàn)3年以上汽車駕駛經(jīng)驗(yàn)1年辦公室有關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)熟悉辦公室有關(guān)工作，掌握車輛維修保養(yǎng)技術(shù)。3、基本技能和素質(zhì)有較高的汽車駕駛技術(shù)品格高尚，道德素養(yǎng)好具有一定的設(shè)備、設(shè)施維修動手能力4、個(gè)性特征性格溫和，有耐性，主動積極，樂觀，樂于助人。忠誠守信，工作嚴(yán)謹(jǐn)，敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)合作精神。工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)綜合辦公室機(jī)動車輛的駕駛、保養(yǎng)等工作2、負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備、設(shè)施的維修維護(hù)工作3、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司接待用高檔酒品的采購、管理工作4、做好公司綜合辦公室主任安排的有關(guān)工作權(quán)責(zé)范圍1、權(quán)力對公司車輛維修保養(yǎng)的建議權(quán)。2、責(zé)任對車輛駕駛負(fù)安全責(zé)任。對公司辦公設(shè)備、設(shè)施負(fù)管理責(zé)任。工作關(guān)系1、向誰報(bào)告工作：辦公室主任2、合作者：本部門及各部門有關(guān)人員工作環(huán)境1、 車輛、道路2、 工作環(huán)境差3、 有一定職業(yè)病危害身體條件1、身體健康2、能承受高強(qiáng)度工作3、能承受較大精神壓力計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備維修工作流程設(shè)備故障判斷 設(shè)備故障檢修 維修資料備案辦公室技術(shù)人員對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障進(jìn)行檢測，并判斷故障嚴(yán)重程度相關(guān)部門網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)故障，提出維修請求開 始故障嚴(yán)重，由辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系外部維修單位進(jìn)行維修故障不嚴(yán)重，由辦公室技術(shù)人員負(fù)責(zé)維修結(jié)束辦公室對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備維修相關(guān)資料進(jìn)行匯總并備案辦公室技術(shù)人員與使用人員共同進(jìn)行調(diào)試，直至設(shè)備運(yùn)行正常收文工作流程外部發(fā)出公文 接收外部公文 資料存檔 公文處理外部單位或相關(guān)部門發(fā)出公文開 始否辦公室登記外部單位可相關(guān)部門發(fā)來的公文是需要傳閱辦公室負(fù)責(zé)相關(guān)部門的傳閱工作執(zhí)行部門具體處理公文事件辦公室直接辦理或回復(fù)核定文件交上級領(lǐng)導(dǎo)審核辦公室審核公文結(jié)束辦公室資料存檔管理發(fā)文工作流程草擬公文 審核 印發(fā) 簽發(fā)相關(guān)部門草擬公文開 始通過未通過辦公室審核相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門會簽到辦公室校稿、更正公文結(jié)束辦公室復(fù)印、蓋章，形成正式公文辦公室資料存檔，并發(fā)送公文資料歸檔工作流程收集資料 資料匯總、整理 資料分類歸檔辦公室收集企業(yè)相關(guān)檔案所需的資料開 始否是相關(guān)部門重新整理辦公室所需的資料合格辦公室匯總收集的資料歸檔管理辦公室對資料進(jìn)行分類結(jié)束檔案借閱工作流程檔案借閱申請 辦理借閱手續(xù) 辦理檔案歸還手續(xù)費(fèi) 檔案使用否否相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核“檔案借閱申請單”是同意相關(guān)部門人員填寫“檔案借閱申請單”開 始是辦公室為借閱人員辦理借閱手續(xù)通過辦公室根據(jù)檔案的密級，審核檔案借閱申請檔案借閱人員檔案使用完畢檔案借閱人員按照規(guī)定使用檔案辦公室檢查檔案完整后，辦理歸還手續(xù)檔案借閱人員向辦公室歸還檔案結(jié)束會議管理工作流程會前準(zhǔn)備 會中服務(wù) 會后落實(shí)辦公室進(jìn)行會前會場布置辦公室印制會議資料并準(zhǔn)備會議所需用品辦公室落實(shí)開會地點(diǎn)并進(jìn)行人員通知辦公室確定主持人員，發(fā)言人員和參會人員辦公室會同相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會議的議題和時(shí)間開 始辦公室組織人員在會議完畢后清理會場辦公室負(fù)責(zé)對會議過程進(jìn)行記錄，形成會議紀(jì)要辦公室人員分發(fā)會議資料并提供茶水服務(wù)辦公室組織到會人員簽到，引導(dǎo)按座位次序入座結(jié)束領(lǐng)導(dǎo)審議辦公室形成的會議紀(jì)要，提出修改意見辦公室匯總會議管理過程中形成的資料并進(jìn)行歸檔保存辦公室下發(fā)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的會議文件供各部門學(xué)習(xí)辦公室根據(jù)修改完善的會議紀(jì)要形成正式會議文件圖書報(bào)刊管理工作流程購買與收集 分類、編碼 更新管理 借閱管理辦公室根據(jù)公司要求進(jìn)行圖書、報(bào)刊購買前的預(yù)算、審批審批通過后購買開 始規(guī)定圖書、報(bào)刊借閱限制、期限、歸還、賠償、破損處理等事項(xiàng)對編目的圖書進(jìn)行統(tǒng)一的管理對圖書進(jìn)行編目辦公室對所購圖書、報(bào)刊進(jìn)行分類借閱人按期歸還辦公室為借閱人辦理借閱手續(xù)將更新消息向公司部門發(fā)布，便于借閱結(jié)束定期對圖書、報(bào)刊進(jìn)行清點(diǎn)、檢查參觀接待工作流程準(zhǔn)備參觀事宜 陪同進(jìn)行參觀 總結(jié)參觀信息各部門做好參觀接待準(zhǔn)備辦公室印制會議資料并準(zhǔn)備會議所需用品辦公室將參觀事宜通知相關(guān)部門辦公室審核審批參觀申請辦公室受理參觀方提出的參觀申請開 始辦公室人員在參觀結(jié)束后征求參觀方對參觀活動的意見辦公室人員陪同參觀，并向參觀人員進(jìn)行講解辦公室接待人員向參觀者