作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化(SOP)流程圖制作規(guī)范ppt課件

作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖制作規(guī)范 目錄 定義 流程是一項(xiàng)活動(dòng)或一系列連續(xù)有規(guī)律的事項(xiàng)或行為進(jìn)行的程序 也可以把流程理解為為了一定的目的去做事情的順序 一 流程的概述 1 流程在企業(yè)管理體系中的位置 是企業(yè)管理規(guī)范的載體之一 職能戰(zhàn)略組織架構(gòu) 部門職責(zé)公司級(jí)跨部門管理規(guī)范部門內(nèi)部管理規(guī)范企業(yè)文化 價(jià)值觀 信息系統(tǒng) 表格附件 公司級(jí)管理規(guī)范 流程 制度 2 通過(guò)與相關(guān)制度 附表 件 相結(jié)合 管理流程將企業(yè)各部門的工作有機(jī)的聯(lián)系在一起 使管理過(guò)程 責(zé)任和管理權(quán)限等要素更加直觀 明確 清晰 制度 流程 表格附件 3 可以用來(lái)提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率 改善有效活動(dòng) 適當(dāng)減少輔助性活動(dòng) 刪除無(wú)效活動(dòng) 客戶愿意付錢的那部分活動(dòng) 如計(jì)劃生產(chǎn) 提供有價(jià)值的服務(wù)等 冗余的檢查 監(jiān)督等活動(dòng) 重復(fù)的活動(dòng) 反復(fù)的審批 活動(dòng)間的等待等 明確 高效的管理或業(yè)務(wù)流程可以給企業(yè)帶來(lái)巨大收益 提高質(zhì)量改善客戶滿意度減少協(xié)調(diào)扯皮減少成本提高應(yīng)變能力 提高效率提高員工士氣 開(kāi)始框 流程的第一個(gè)動(dòng)作一般是從開(kāi)始的 用六邊形來(lái)表示一個(gè)過(guò)程的開(kāi)始 它只有一個(gè)出口 與流程線的連接如圖 執(zhí)行框 用矩形表示過(guò)程中一個(gè)單獨(dú)的步驟 即要執(zhí)行的某個(gè)動(dòng)作或要做的事情 矩形內(nèi)的文字是活動(dòng)的簡(jiǎn)要說(shuō)明 它有進(jìn)口和出口 這個(gè)過(guò)程完成后一般都會(huì)產(chǎn)生一個(gè)記錄 與流程線的連接如圖 離頁(yè)框 如左圖形狀表示流程圖在一頁(yè)紙上無(wú)法完整的表示出來(lái) 需要轉(zhuǎn)到下一頁(yè)時(shí)采用的符號(hào) 在下一頁(yè)流程的第一個(gè)框也是離頁(yè)框 框內(nèi)通常用數(shù)字或字母來(lái)表示 也可以是兩者的結(jié)合 與流程線的連接如圖 流程線 它有兩種形式 即虛流程線和實(shí)流程線兩種 虛流程線表示信息的流通 實(shí)流程線表示實(shí)物的流通 它與流程塊的連接如左圖所示 與記錄框的連接一般是用虛流程線 與文件框的連接一般是用虛流程線 流程線與預(yù)定義過(guò)程的連接用實(shí)流程線 流程線出現(xiàn)交叉時(shí)應(yīng)用半圓與流程線相組合 在制作流程圖時(shí)應(yīng)盡量調(diào)整圖形的位置或部門 崗位 的位置 這樣可以減少流程線的交叉 與執(zhí)行框的連接 正常的常見(jiàn)情況 表示同時(shí)執(zhí)行兩個(gè)動(dòng)作 兩個(gè)動(dòng)作完成后匯結(jié)到一個(gè)動(dòng)作 表示一個(gè)動(dòng)作完成后 執(zhí)行一個(gè)必選動(dòng)作 另一個(gè)為可選動(dòng)作 可選執(zhí)行框 用帶圓角的矩形表示過(guò)程中一個(gè)單獨(dú)的可選步驟 這個(gè)過(guò)程可執(zhí)行也可不執(zhí)行 但需要在進(jìn)口流程線上注明在什么情況下選擇這個(gè)可選過(guò)程 如 新供方的體系評(píng)審過(guò)程中需要供應(yīng)商先自我評(píng)估 然后對(duì)其進(jìn)行實(shí)地稽核 但有些國(guó)外的供應(yīng)商無(wú)法進(jìn)行實(shí)地的稽核 只能讓供應(yīng)商自評(píng) 那么在流程中的表示見(jiàn)左圖 可選執(zhí)行框有進(jìn)口和出口 這個(gè)過(guò)程完成后也會(huì)產(chǎn)生記錄 與流程線的連接如圖 記錄框 由一個(gè)像文檔或書形的圖形來(lái)表示過(guò)程完成時(shí)留下來(lái)的證據(jù)或記錄 通常引用表單的名稱 與流程線的連接如圖 決策框 以菱形符號(hào)表示過(guò)程中的一項(xiàng)判定 檢驗(yàn) 審核 評(píng)審或者選擇 其意義說(shuō)明寫在菱形內(nèi) 常以問(wèn)題的形式出現(xiàn) 對(duì)該問(wèn)題的回答決定了判定符號(hào)之外引出的路線 每條路線標(biāo)上相應(yīng)的回答 如Y或N OK或NG 它的入口可以只有一個(gè) 但出口一定是兩個(gè)或多個(gè) 數(shù)據(jù)框 平行四邊行表示一個(gè)過(guò)程結(jié)束后輸出的的一些有價(jià)值的數(shù)據(jù) 一般是衡量這個(gè)過(guò)程的目標(biāo) 通常引用這個(gè)目標(biāo)的名稱 標(biāo)準(zhǔn)框 由一個(gè)像卡片的圖形來(lái)表示 它是過(guò)程執(zhí)行的依據(jù)或過(guò)程完成時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)化文件 通常引用文件的名稱 預(yù)定義流程框 當(dāng)一個(gè)流程需要銜接到另一個(gè)流程時(shí)用預(yù)定義流程框表示 它通常只有一個(gè)進(jìn)口 在框內(nèi)描述流程的名稱 這個(gè)名稱必須與預(yù)定義的流程名稱保持一致 通常放在流程接口的欄內(nèi) 注釋框 當(dāng)有些動(dòng)作或判斷需要作批注時(shí) 我們可以用此符號(hào)在旁邊注釋 結(jié)束框 由帶有兩邊平行的橢圓形表示一個(gè)流程最后的一個(gè)動(dòng)作 它只有一個(gè)進(jìn)口 但一個(gè)流程中可以有多個(gè)結(jié)點(diǎn) 結(jié)束框 常用的形式有兩種 上下流程圖 這是最常見(jiàn)的一種流程圖 它僅表示上一步與下一步的順序關(guān)系 矩陣流程圖 它不僅表示上下關(guān)系 還可以表示左右關(guān)系 并能直接看出某個(gè)部門在這個(gè)活動(dòng)中所做的工作有哪些 內(nèi)部流程1 循環(huán)結(jié)構(gòu) 1 圖形 2 意義 處理程序循序進(jìn)行 3 語(yǔ)法 DO處理程序1THENDO處理程序2 4 實(shí)例 5 運(yùn)用時(shí)機(jī) 本結(jié)構(gòu)適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序 而繪制圖形上下順序就是處理程序進(jìn)行順序 2 選擇結(jié)構(gòu) Selection 2 1二元選擇結(jié)構(gòu) 基本結(jié)構(gòu) 1 圖形 2 意義 流程依據(jù)某些條件 分別進(jìn)行不同處理程序 3 語(yǔ)法 IF條件THENDO處理程序1ELSEDO處理程序2 4 實(shí)例 5 運(yùn)用時(shí)機(jī) 1 本結(jié)構(gòu)適用于須經(jīng)選擇或決策過(guò)程 再依據(jù)選擇或決策結(jié)果 擇一進(jìn)行不同處理程序 2 選擇或決策結(jié)果 可以用 是 否 通過(guò) 不通過(guò) 或其它相對(duì)文字 來(lái)敘明不同路徑處理程序 3 經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序 可以僅有一個(gè) 例如 僅有 是 或 否 的處理程序 2 2多重選擇結(jié)構(gòu) 二元選擇結(jié)構(gòu)變化結(jié)構(gòu) 1 圖形 2 意義 流程依據(jù)某些條件 分別進(jìn)行不同處理程序 3 語(yǔ)法 FOR條件PCASE1DO處理程序1CASE2DO處理程序2 CASEnDO處理程序n 4 實(shí)例 5 運(yùn)用時(shí)機(jī) 1 本結(jié)構(gòu)是二元選擇結(jié)構(gòu)之變化 流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果 擇一進(jìn)行不同處理程序 2 選擇或決策結(jié)果路徑名稱 可用不同文字 來(lái)敘明不同路徑之處理程序 3 重復(fù)結(jié)構(gòu) Iteration 3 1REPEAT UNTIL結(jié)構(gòu) 1 圖形 2 意義 重復(fù)執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止 即直到條件變成真 True 為止 3 語(yǔ)法 REPEAT UNTIL條件DO處理程序 4 實(shí)例 5 運(yùn)用時(shí)機(jī) 1 本結(jié)構(gòu)適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況 而當(dāng)停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后 即離開(kāi)重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個(gè)流程 2 本重復(fù)結(jié)構(gòu)是先執(zhí)行處理程序 再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行 3 2DO WHILE結(jié)構(gòu) 1 圖形 2 意義 除了在執(zhí)行處理程序之前 得先測(cè)試條件外 DO WHILE結(jié)構(gòu)和REPEAT UNTIL結(jié)構(gòu)很相似 若條件為偽 False 就不再執(zhí)行處理程序 3 語(yǔ)法 DO WHILE條件DO處理程序 4 實(shí)例 5 運(yùn)用時(shí)機(jī) 1 本結(jié)構(gòu)適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況 而當(dāng)停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后 即離開(kāi)重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個(gè)流程 2 本重復(fù)結(jié)構(gòu)是先判斷條件是否成立 再執(zhí)行處理程序 1 流程圖分中心主軸及旁支說(shuō)明 主軸內(nèi)各流程圖文字請(qǐng)鍵入KEYWORD 各細(xì)部流程若需補(bǔ)充說(shuō)明 請(qǐng)精簡(jiǎn)條列以虛線旁支說(shuō)明 每點(diǎn)以不超過(guò)二行為原則 請(qǐng)見(jiàn)范例 2 各項(xiàng)細(xì)部流程有辦理期程者 應(yīng)注明 3 各項(xiàng)步驟有選擇或決策結(jié)果 如 可 否 通過(guò) 不通過(guò) 或其它相對(duì)文字時(shí) 請(qǐng)回饋校正流程是否有遺漏 以避免懸而未決狀況 4 注意各流程圖動(dòng)線勾稽的合理性 并考慮是否需建置分表或合成簡(jiǎn)要總表 分表與總表應(yīng)以符號(hào) 顏色或字段等區(qū)隔 使人一目了然 5 流程圖符號(hào)繪制排列順序 為由上而下 由左而右 6 處理程序請(qǐng)以阿拉伯?dāng)?shù)字 由1開(kāi)始 依處理程序排列順序編號(hào) 并以文字依處理程序功能命名 文字命名部份 以 動(dòng)詞 受詞 及簡(jiǎn)明扼要敘述為原則 若須表示處理程序之單位 則在編號(hào)之后 加上單位名稱 實(shí)例 處理程序若屬并行操作關(guān)系 其編號(hào)請(qǐng)多加一碼 如8 1 8 2等依序編號(hào) 并宜排列在流程圖同一高度 而下一個(gè)處理程序編號(hào) 則自動(dòng)增加1 如9 實(shí)例 7 處理程序須以單一入口與單一出口 Single Entry Single Exit 特性繪制 實(shí)例 修正前 修正后 8 流程圖一頁(yè)放不下時(shí) 可使用連接符號(hào)連接下一頁(yè)流程圖 同一頁(yè)流程圖中 若流程較復(fù)雜 亦可使用連接符號(hào)來(lái)述明流程連接性 連接符號(hào)內(nèi)請(qǐng)以文數(shù)字標(biāo)示 以資區(qū)別 9 相同流程圖符號(hào)宜大小一致 10 路徑符號(hào)宜避免互相交叉 實(shí)例 11 同一路徑符號(hào)之指示箭頭應(yīng)只有一個(gè) 實(shí)例 修正前 修正后 12 開(kāi)始符號(hào)在流程圖中只能出現(xiàn)一次 但結(jié)束符號(hào)則不限 若流程圖能一目了然 則開(kāi)始符號(hào)及結(jié)束符號(hào)可省略 13 選擇結(jié)構(gòu)及重復(fù)結(jié)構(gòu)之選擇或決策條件 文字?jǐn)⑹鰬?yīng)簡(jiǎn)明清晰 路徑并加注 是 及 否 或其它相對(duì)性文字指示說(shuō)明 14 流程圖中若有參考到其它已定義流程 可使用已定義處理程序符號(hào) 不必重復(fù)繪制 實(shí)例 15 流程圖若一頁(yè)繪制不下 可以使用階層性分頁(yè)繪制方式 并在處理程序編號(hào)上表示其階層性 實(shí)例 第一頁(yè) 第二頁(yè) 處理程序2的階層性分頁(yè)繪制 1 生產(chǎn)前確認(rèn)設(shè)備狀態(tài) 2 確認(rèn)設(shè)備狀態(tài)是否OK 3 調(diào)機(jī)品流片測(cè)試是否正常 4 進(jìn)行正常流片 流程圖符號(hào)需用規(guī)范定義的符號(hào)表示 同一流程圖的符號(hào)顏色 符號(hào)大小 字體大小 箭頭類型需保持一致 1 生產(chǎn)前確認(rèn)設(shè)備狀態(tài) 同一符號(hào)顏色 大小不一致 流程圖字體大小不一致 流程圖