內(nèi)部控制的一個案例.doc

內(nèi)部控制的一個案例2007-7-5 作者：任娜內(nèi)部控制的一個案例 當企業(yè)解決了生存問題,開始走向規(guī)?；臅r候,面臨著從人治向法治的轉(zhuǎn)變.人治導致了管理無序,法治則要求企業(yè)健全管理制度.隨著企業(yè)規(guī)模的擴大,組織機構(gòu)逐步龐大,分工越來越細,企業(yè)官僚化程度也在隨著增加.這個時期的企業(yè)雖然有了書面的職責說明、制度流程,但是又會出現(xiàn)部門間合作不暢,跨部門流程工作效率低下,決策時間過長等現(xiàn)象. 某家企業(yè)的采購付款流程就是一個典型的案例,在過往的咨詢項目中這樣的現(xiàn)象具有普遍性,值得探討. 該企業(yè)建立了采購付款流程和管理制度,制度管理范圍涉及的各個階段包括付款申請、單據(jù)審核、結(jié)算付款、帳務(wù)處理等環(huán)節(jié).從表面看起來,感覺控制嚴謹,層層把關(guān),疏而不漏.但在實際運作中,付款周期很長;采購部門、結(jié)算部門和會計部門之間經(jīng)常發(fā)生推諉埋怨;管理數(shù)據(jù)的提供有重疊,不完整或缺失的現(xiàn)象.通過對采購付款各個環(huán)節(jié)的管控進行診斷分析,發(fā)現(xiàn)流程控制缺乏明確的流程層面的控制點,造成審批手續(xù)復雜而使管理制度流于形式. 當前的采購付款流程是: 控制點1:采購員負責審核取得付款發(fā)票 采購付款業(yè)務(wù)發(fā)生時,采購部門的采購員將付款申請及供應商發(fā)票交給結(jié)算部門的結(jié)算會計 控制點2:結(jié)算會計負責單據(jù)合法,金額正確 結(jié)算會計審核票據(jù)和金額相符后簽字,交會計部門的記帳會計 控制點3:會計負責核對供應商臺帳,確認付款方式和金額(沖帳還是現(xiàn)付) 記帳會計審核付款方式后簽字,交財務(wù)經(jīng)理 控制點4:財務(wù)經(jīng)理負責批準付款方式 財務(wù)經(jīng)理審核后簽字,交采購管理部門的管理人員 控制點5:采購管理部門統(tǒng)計員負責登記供應商臺帳(發(fā)票與付款的對應情況) 統(tǒng)計員進行逐筆登記后,交本部門的經(jīng)理 控制點6:采購管理部門經(jīng)理負責批準(目的不清) 采購管理部門經(jīng)理簽字后,再由統(tǒng)計員交回結(jié)算會計 控制點7:結(jié)算會計經(jīng)理簽字確認,結(jié)算會計辦理付款(結(jié)算會計簽字不清晰而增加的環(huán)節(jié)) 通過上述對流程控制點的描述,發(fā)現(xiàn)的問題是: 各相關(guān)部門之間的銜接與控制點關(guān)系不清晰,導致重復操作.如控制點5和6與控制點1. 對不能嚴格履行過程職責的流程參與者不進行考核,而是采取補救方法導致流程復雜化.如控制點3,5,7. 會計核算方法不規(guī)范,增加了付款流程的復雜程度.如控制點3和控制點4. (說明:轉(zhuǎn)帳需確認幾種方法中的一種:1)同一供應商又是客戶,AP與AR對沖;2)不同供應商與客戶,AP與AR對沖;3)一張發(fā)票對應幾筆付款,同時還有跨月跨金額需要核對臺帳;4)一筆付款對應幾張發(fā)票金額需要核對臺帳) 企業(yè)在這個階段的流程控制需要思考的問題是,流程的每個控制點是否創(chuàng)造價值?是直接修正上一環(huán)節(jié)的過錯,還是打補丁式的增加環(huán)節(jié)彌補上一環(huán)節(jié)的失誤?是否相關(guān)子環(huán)節(jié)的不規(guī)范使流程更加復雜,失誤機率增加?如何識別關(guān)鍵控制點以確定需要改善的環(huán)節(jié)?避免迷失在追求流程控制的誤區(qū)中? 通過深入分析,針對上述采購付款流程的優(yōu)化建議是: 控制點1:采購員負責取得付款發(fā)票,填寫付款申請(對付款的真實合理負責) 采購付款業(yè)務(wù)發(fā)生時,采購部門的采購員將付款申請及供應商發(fā)票交給采購管理部門 控制點2:采購管理部門統(tǒng)計員負責核對并登記供應商臺帳(對發(fā)票與付款的對應情況和付款方式負責) 統(tǒng)計員核對無誤并進行登記后簽字,交結(jié)算會計 控制點3:結(jié)算會計負責審核付款單據(jù)(對單據(jù)的合法性,金額的正確負責) 結(jié)算會計審核票據(jù)和金額相符后簽字,提交被授權(quán)人審批后,辦理付款手續(xù) 簡言之,企業(yè)的管理制度和流程控制是在工作流程圖