辦公自動化系統(tǒng).doc

辦公自動化系統(tǒng)一、辦公自動化系統(tǒng)概述常見用戶這樣的遺憾：“目前市場上大多數(shù)OA系統(tǒng)功能雖多，但真正用得上卻不多”，或者“企業(yè)還有許多管理業(yè)務(wù)，可惜在OA中無法實現(xiàn)”現(xiàn)在，你將不會遺憾，這是一套在Windows平臺上開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)，它包括了企業(yè)中幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)，比市場上見到的所有OA產(chǎn)品的覆蓋的業(yè)務(wù)都要全,包括：公文、會議、車輛、出差、工作、督辦、信訪、檔案、值班、新聞、通知、論壇、留言、綜合查詢等。最關(guān)鍵的是，這些業(yè)務(wù)都是流程化，即簡單又適用，整個系統(tǒng)的操作類似Outlook，用戶使用的界面是他最熟悉的Office，因此能夠讓所有人不需培訓(xùn)都會使用。成本低、開發(fā)簡單、滿足用戶需求多是本系統(tǒng)的特點，這一切都依賴于Microsoft Office中包含的無窮資源。開發(fā)簡單就意味著維護和修改簡單，這點顯而易見，因此，您自己就可以動手修改，以滿足自己企業(yè)獨特的需要，也許您會發(fā)現(xiàn)，它還能夠做得更多。更關(guān)鍵的是，本系統(tǒng)基于統(tǒng)一平臺，與其他系統(tǒng)緊密集成，統(tǒng)一賬戶、統(tǒng)一權(quán)限、統(tǒng)一界面、統(tǒng)一操作、信息互通、數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)企業(yè)信息統(tǒng)一管理，徹底消除信息孤島。二、辦公自動化系統(tǒng)特點1.安裝簡單、操作容易辦公自動化系統(tǒng)因其應(yīng)用廣泛和使用人員眾多，故在軟件設(shè)計上應(yīng)做到操作盡量簡單易用，本系統(tǒng)安裝非常簡單，所有的模塊、流程和權(quán)限都預(yù)先配置好了，安裝后就能夠讓用戶開始使用。系統(tǒng)操作界面模擬Outlook，輸入界面全部基于微軟的Excel和Word，用戶無需更多培訓(xùn)，很快能上手使用。2.功能齊全、流程化設(shè)計本系統(tǒng)擁有最齊全的功能模塊，所有模塊均精心設(shè)計，非常適合企業(yè)實際情況，而且一次性提供，不再分模塊收費。與其他OA產(chǎn)品只有公文流程化設(shè)計不同，本系統(tǒng)的所有模塊都是流程化設(shè)計，能夠?qū)崿F(xiàn)流程最重要的三個要素：流程可以自定義、流程可以追蹤和追搠、流程可以防止阻塞。3.文件流和數(shù)據(jù)流的統(tǒng)一與Notes和Exchange等文檔型群件平臺不同，本系統(tǒng)能同時處理文件流和數(shù)據(jù)流，并將二者很好的統(tǒng)一。能夠?qū)⑽臋n統(tǒng)一保存在數(shù)據(jù)庫中，并將文檔中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)提取出來保存在數(shù)據(jù)表中，從而能夠?qū)?shù)據(jù)進行綜合查詢和統(tǒng)計分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。本系統(tǒng)還可以通過對數(shù)據(jù)的查詢快速定位文檔，從而實現(xiàn)了公文和檔案的無縫集成。4.遠程應(yīng)用、本地緩存本系統(tǒng)基于TCP/IP協(xié)議，支持遠程應(yīng)用，無論是局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)或Internet，都可以通過本系統(tǒng)連成一個整體，突破地理空間限制。本系統(tǒng)類似Outlook Express，專為遠程連接設(shè)計有本地數(shù)據(jù)緩存，可以將服務(wù)器上的數(shù)據(jù)和文檔下載到本地處理，提高了數(shù)據(jù)處理速度，特別是大量文檔的處理，非常快捷，而且只在發(fā)送和接收時與服務(wù)器同步，減少了對服務(wù)器訪問，提高系統(tǒng)的工作效率，而且整個系統(tǒng)將更加穩(wěn)定。5.C/S與B/S結(jié)合，免維護、易擴展本系統(tǒng)采用C/S和B/S相結(jié)合的模式，由用戶客戶端在本地處理大量文檔和流程，性能穩(wěn)定，綜合查詢、信息發(fā)布等功能在Web中實現(xiàn)，簡單易用。本系統(tǒng)客戶端是免維護的，系統(tǒng)的增加或修改功能、二次開發(fā)甚至升級都可在線進行，無需重新安裝和配置，對于遠程系統(tǒng)真是非常方便。本系統(tǒng)所有功能通過二次開發(fā)，很容易擴展功能或修改現(xiàn)有功能，以滿足用戶管理不斷調(diào)整和變革的需要。6.靈活的自定義功能由于每個企業(yè)自身的管理狀況不同，就是同一個企業(yè)在其不同的發(fā)展時期其管理狀況及辦公自動化系統(tǒng)需求也不一樣。對此企業(yè)就需要一套較為靈活的系統(tǒng)，以利于企業(yè)自身辦公的進行。雖然該辦公自動化系統(tǒng)拆包即用，但依然具有強大的自定義功能，通過自定義滿足不同用戶的需求。組織架構(gòu)自定義功能 可解決企業(yè)管理架構(gòu)變革及多組織架構(gòu)管理的問題。當企業(yè)架構(gòu)發(fā)生變革時，用戶可通過系統(tǒng)操作容易地實現(xiàn)對系統(tǒng)中組織架構(gòu)的修改和增刪功能。 工作流自定義功能 系統(tǒng)可通過工作流自定義協(xié)助用戶在工作中對于工作流程進行自定義，從而使系統(tǒng)能及時地配合企業(yè)管理的變革。 自定義查詢功能 本系統(tǒng)提供給用戶自定義查詢的功能可使用戶根據(jù)自己的需要進行查詢方案設(shè)定，并可保存查詢方案。 7. 強大的二次開發(fā)功能本系統(tǒng)集成了Office VBA和存儲過程開發(fā)環(huán)境，通過VBA快速編碼滿足各種用戶特殊需求，通過編寫SQL存儲過程實現(xiàn)企業(yè)的商業(yè)規(guī)則，并將規(guī)則封裝于系統(tǒng)之外，并與企業(yè)根據(jù)發(fā)展需要隨時調(diào)整商業(yè)規(guī)則8.與其他系統(tǒng)緊密集成本系統(tǒng)與其他系統(tǒng)緊密集成，如：人事系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、采購及庫存系統(tǒng)、訂單及銷售系統(tǒng)、客戶關(guān)系系統(tǒng)等，組成一套企業(yè)管理軟件整體解決方案，實現(xiàn)信息互通、資源共享。三、辦公自動化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)四、辦公自動化系統(tǒng)功能1.發(fā)文管理發(fā)文流程主要是上級及有關(guān)部門需協(xié)調(diào)和解決的問題進行的一系列流程，本流程對發(fā)文的全過程進行有效控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的發(fā)文流程。發(fā)文流程主要包括：公文生成：選擇按公文的類型預(yù)先設(shè)計好的公文標準格式模板，在向?qū)У闹笇?dǎo)下輕松地進行公文的撰寫。審核：生成的文稿經(jīng)計算機網(wǎng)絡(luò)送審核負責人進行審核，審核負責人在審核意見欄中簽署審核意見后，初稿傳回撰稿人處修改。內(nèi)、外部會簽：對于需要有關(guān)部門會簽的公文，由公文管理人員按照會簽要求，將公文發(fā)往有關(guān)部門簽署意見。簽發(fā)：審核通過和會簽完畢的公文發(fā)往簽發(fā)負責人，由簽發(fā)負責人在簽署意見欄中簽署意見，并簽名，同時確定或修改轉(zhuǎn)送單位，簽發(fā)完成或，返回公文管理部門。處理：由公文管理部門對簽發(fā)完畢的公文進行處理，包括編號、分發(fā)、登記、存檔、打印等功能。查詢：可以按照多個條件進行查詢。發(fā)文流程可以根據(jù)企業(yè)需要隨時調(diào)整流程，流程結(jié)束后由文件及相關(guān)信息直接歸檔。歸檔后的文件，可以按機密等級分權(quán)限進行查詢，查詢權(quán)限可以由用戶指定。2、收文管理收文流程主要是處理收到上級部門及其它部門的公文，對收文進行登記和維護，并提供查詢,同時對收文的全過程進行有效控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的收文流程等。收文流程主要包括：收文登記：電子文件直接存入數(shù)據(jù)庫，直至文本文件向通過鍵盤或掃描儀輸入原文后，經(jīng)計算機識別系統(tǒng)將其轉(zhuǎn)換為文本文件，再存入收文庫。內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)：將公文信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳送到相關(guān)的部門，根據(jù)文件的性質(zhì)、保密程度與權(quán)限的不同，采用相應(yīng)的加密處理，對文件的辦理、傳閱、查詢等，應(yīng)按不同的級別和部門給以限定。擬辦：將待擬辦的公文通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給擬辦負責人，由擬辦負責人直接在計算機上簽署處理意見或選擇擬辦模板，擬辦完成后，公文自動轉(zhuǎn)去批辦。批辦：將待批辦的公文通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給有關(guān)批辦負責人，由批辦負責人直接在計算機上簽署處置意見或選擇批辦模板，批辦完成后，公文自動返回公文管理部門。注辦：當公文處理完畢后，由承辦單位或個人在計算機終端“收文處理單”的“處理結(jié)果”欄中填寫公文的辦理結(jié)果。返回公文管理部門，由公文管理部門注辦并作歸檔等處理。查詢：相關(guān)人員可以對收到的公文及其信息進行查詢。3、公文處理公文處理功能是公文管理員處理收發(fā)文的公用操作或終端用戶遇到有文件需要處理時的選擇項。催辦：在收文或發(fā)文的處理過程中，如果有逾期仍未注辦或有催辦要求的公文，通過計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送催辦單。如果主辦單位和協(xié)辦單位有多個，則通過選擇單位名錄批量發(fā)送催辦單。當自動催辦功能開啟后，催辦可自動進行。督辦：實現(xiàn)督辦事宜的流程管理和督辦事宜的存檔，并提供查詢，同時對督辦事宜的全過程進行有效控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的督辦事宜流程等。歸檔：由具有豐富經(jīng)驗的管理人員對辦結(jié)的文件進行鑒定，把具有保存價值的文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。并移交檔案管理部門。廢棄：將無保留價值、待銷毀的文件送入公文管理信息系統(tǒng)的“廢紙簍”。允許隨時翻檢，必要時可以“撿回”廢棄的文件重新利用。銷毀：對存儲在“廢紙簍”中無保留價值的文件進行刪除，以免占用寶貴的存儲空間。一旦實行了銷毀，被刪除的公文信息則不能在“撿回”了。資料：利用價值介于歸檔文件和銷毀文件之間或經(jīng)常需查閱的文檔，可轉(zhuǎn)入資料庫作為公文管理部門的資料保存起來。4、檔案類型管理 管理系統(tǒng)的檔案類型，如文字檔案、人事檔案、婚姻檔案、科技檔案等，歸檔是可以選擇提供的檔案類型，也可以根據(jù)需要新建檔案類型。5、檔案案卷管理根據(jù)所設(shè)置的檔案類型建立新案卷，此模塊提供案卷建立所必需的參數(shù)輸入界面，包括輸入案卷提名、案卷日期、案卷密級、案卷主題詞等著錄項。另外可以對卷內(nèi)文件進行調(diào)整，包括增加、刪除卷內(nèi)文件，也可以手工或自動進行卷內(nèi)文件順序的調(diào)整。6、檔案查詢提供了多種檢索途徑，可進行單項檢索、多項檢索和模糊檢索。其中多項檢索提供了各檢索項之間的“與”、“或”、“非”等關(guān)系，用戶可以根據(jù)該莫快采取靈活的提問方式。模糊檢索模塊位置了解部分信息的用戶提供了檢索方式。7、檔案借還該模塊包括檔案借閱、歸還、借閱統(tǒng)計管理工作，還可以進行續(xù)接、催還等操作。8、檔案研編主要提供檔案大事記的材料收集和編輯手段，是編研人員可以直接利用本系統(tǒng)進行原始檔案資料的查詢、收集、提高了編研工作效率。9、打印輸出根據(jù)系統(tǒng)需求設(shè)計輸出項目，模塊圖中給出了報表和目錄這兩種主要的輸出形式。10、會務(wù)管理實現(xiàn)會議室管理、會議審批、計劃、準備、記錄、查詢的功能。在會議召開前可以對會議的議題和內(nèi)容進行審批和準備，準備內(nèi)容包括合理地安排會議的參加人員、時間、場地、內(nèi)容議題，準備會議文件，以電子郵件或打印會議單的方式發(fā)放會議通知等。對已召開的會議可以對出席情況、議題討論結(jié)果、會議決議等內(nèi)容作記錄并整理會議紀要。會議流程主要包括：起草會議：由起草人填寫會議計劃，其中包括會議的內(nèi)容、開會時間、地點等內(nèi)容，發(fā)送給會議安排人進行安排。會議安排：會議安排人收到會議計劃，進行會議的安排，并填寫會議的安排情況等信息，然后進行開會。會議總結(jié)：會議的總結(jié)人進行會議的總結(jié)并提交會議紀要，發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進行審批。領(lǐng)導(dǎo)審批：領(lǐng)導(dǎo)收到會議的總結(jié)后進行審批，審批完成后進行會議數(shù)據(jù)自動存檔。查詢：可根據(jù)會議的機密程度（一般、機密、絕密）進行有選擇的查詢。11、車輛管理車輛管理主要是實現(xiàn)對車輛的使用、維護進行統(tǒng)一的管理，并提供各種查詢，能夠進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析等。車輛管理流程主要包括：車輛使用：車輛管理員來登記車輛使用記錄，包括用車情況和費用詳細，登記完成后自動生成車輛使用情況匯總表。車輛維護：車輛管理員登記車輛維護記錄，登記完成后自動生成車輛使用情況匯總表。查詢：查看車輛使用情況匯總表，查看車輛使用和維護的詳細記錄。統(tǒng)計分析：可以根據(jù)需要對車輛的使用情況及費用情況進行分類匯總和圖表分析。12、出差管理出差流程是實現(xiàn)出差前的申請和審批、出差后的總結(jié)、審批和費用的報銷等，同時對出差的全過程進行有效控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的出差流程等。出差流程主要包括：出差申請：由出差申請人填寫出差任務(wù)單，發(fā)送審批人進行審批。出差審批：審批人進行出差任務(wù)單的審批，審批完成后發(fā)送出差申請人。出差返回：出差申請人出差返回，填寫出差情況匯報及差旅費，抱審批人進行審批。出差匯報：審批人進行出差情況匯報及差旅費的審批后，發(fā)送財務(wù)部進行審查及報銷。財務(wù)：財務(wù)進行差旅費的審查及報銷，最后系統(tǒng)自動存檔。查詢：公司領(lǐng)導(dǎo)及個人可對出差的情況進行查詢。13.工作計劃工作計劃主要實現(xiàn)企業(yè)員工、部門領(lǐng)導(dǎo)在不同階段的本次工作總結(jié)及下次工作計劃，并提供查詢和維護，同時對工作計劃和總結(jié)的全過程進行有效控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的工作計劃流程等。工作計劃主要包括：員工工作計劃：員工每周填寫工作計劃及上周工作總結(jié)，并上報部門主管。部門工作計劃：部門主管每月填寫月工作計劃及上月工作總結(jié)，并上報公司領(lǐng)導(dǎo)或計劃部門。部門主管：查看、匯總和管理員工工作計劃。領(lǐng)導(dǎo)及計劃部門：查看、匯總和管理各部門工作計劃。查詢：公司領(lǐng)導(dǎo)及其員工可以查看上周及上月的工作計劃。14.信訪流程信訪管理模塊幫助數(shù)據(jù)庫管理員對來信、走訪、來電等訪問進行登記，并及時提交相關(guān)部門處理和征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見，處理完后還可以將該文件歸入檔案庫。信訪流程主要包括：信訪：填寫人填寫信訪記錄及其內(nèi)容，然后發(fā)送給審核人進行審核。審核：審核人進行信訪登記審核，審核完成后發(fā)送領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)批示：領(lǐng)導(dǎo)對信訪登記進行批示，批示完成后發(fā)送辦理人。辦理：辦理人對信訪登記進行辦理，辦理完成后系統(tǒng)自動存檔。查詢：對信訪登記信息進行查詢。15.值班管理 值班管理主要是通過值班人員對值班期間所發(fā)生的事情的記錄，給辦公室的查詢、統(tǒng)計提供了極大的方便。值班記錄：由值班員填寫值班記錄，系統(tǒng)自動保存。值班記錄管理：管理員可以對值班記錄進行修改、增加、刪除等操作，以方便企業(yè)的應(yīng)用。查詢：由值班員、辦公室人員或者指定相應(yīng)的人員進行查詢。16.通知公告指定的用戶起草通知或通告，待有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式發(fā)布。通知公告能通過電子郵件方式通知領(lǐng)導(dǎo)審批。通知中能標記那些用戶能查看該通知，沒標志的用戶不能查看該通知。通知公告正式發(fā)布后，能通過電子郵件的方式告知相關(guān)的用戶。17政策法規(guī)把公司運作過程中相關(guān)的各種國家政策法規(guī)、國家標準等輸入電腦，并在網(wǎng)上發(fā)布。系統(tǒng)提供按類型、按頒布單位、頒布日期等進行分類查閱，同時可進行全文搜索，使局里的內(nèi)部人員可以在網(wǎng)上方便的查閱各種法規(guī)標準等。同時系統(tǒng)中預(yù)先留有接口，便于日后把這些文件發(fā)布上Internet給公眾查閱。18公共信息把各種公共信息發(fā)布上內(nèi)部網(wǎng)，便于員工查閱，包括往來單位聯(lián)系信息、公共通信路、地區(qū)郵政編碼、列車時刻表等。19領(lǐng)導(dǎo)信箱對內(nèi)部人員開放的行政信箱，解決員工的疑問，傾聽員工的建議。任何員工都能向領(lǐng)導(dǎo)信箱發(fā)信，并且要由專人負責回復(fù)，每封信件必須回復(fù)。主要功能有發(fā)信、回復(fù)、查看回復(fù)等。20電子論壇電腦網(wǎng)絡(luò)的一個重要的作用就是便于人們的互相交流與互相學(xué)習(xí)，本系統(tǒng)的電子論壇的主要功能就是提供了一個討論問題、發(fā)表意見、互相交流學(xué)習(xí)的場所。討論可以分組，限制只有小組成員才能參加討論。討論組在被查閱時，也可以實現(xiàn)“按時間分類”、“按討論主體分類”、“按作者分類”等多種分類方法。主要功能是：發(fā)表新討論主題、對原討論主題進行討論、查看討論文章、對討論進行全文查找等。21Web查詢Web查詢主要以IIS虛擬目錄的形式提供以下功能：通知：各部門可以在網(wǎng)頁上發(fā)布留言和通知。論壇：便于各部門相互交流和討論問題公共信息：發(fā)布企業(yè)大事記、新聞、公告、政策法規(guī)、聯(lián)系電話、單位名錄等綜合查詢：可以對上述所有模塊的信息進行綜合查詢，查詢可以在客戶端定義，自動生成Web綜合查詢。甚至