公司協(xié)同辦公系統(tǒng)管理辦法.doc

公司協(xié)同辦公系統(tǒng)管理辦法（試行）為確保公司協(xié)同辦公系統(tǒng)安全、暢通、高效運行，充分發(fā)揮協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用，提高工作效率，節(jié)約辦公成本，規(guī)范辦公管理，結合公司實際，特制定本試行辦法。第一章 總則第一條 我司協(xié)同辦公系統(tǒng)為集團公司協(xié)同辦公子系統(tǒng)，主要內(nèi)容包括集團公司門戶信息、協(xié)同辦公、文件處理、文檔管理、公共信息、公告通知、會議通知、檔案管理、流程管理、郵箱、電子傳真、日程計劃、系統(tǒng)設置等功能，旨在實現(xiàn)信息、文件無紙化傳輸、信息及時共享和交流，規(guī)范內(nèi)部運作管理流程，提高辦公效率。第二條 協(xié)同辦公系統(tǒng)以事件為中心，從擬稿、審核、提交、辦理、至辦結歸檔，均需進入相對應的流程，按流程規(guī)定運轉，運轉過程中系統(tǒng)將對每一步操作自動留痕，對處理工作進行跟蹤，并對工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進行記錄，并作為公司各類考核的依據(jù)之一。第三條 協(xié)同辦公系統(tǒng)根據(jù)不同用戶組設定了相對應的權限，各用戶只能在權限范圍內(nèi)進行操作。第四條 我司各部室、分公司、子公司、作業(yè)區(qū)均須按要求使用協(xié)同辦公系統(tǒng)，均為協(xié)同辦公系統(tǒng)使用部門。原則上各使用部門均有兩個用戶，即部門主要負責人用戶和部門公共用戶，部門主要負責人用戶由部門負責人自行操作使用，部門公共用戶由部門員工共同使用。各使用部門和使用人員，須按本管理辦法及協(xié)同辦公操作手冊規(guī)定進行規(guī)范使用。第五條 我司協(xié)同辦公系統(tǒng)自正式上線已有一段時間，此期間實行了辦公業(yè)務雙軌運行，即紙質(zhì)文件、外網(wǎng)郵箱和協(xié)同辦公系統(tǒng)同時使用。從本試行辦法下發(fā)生效之日起，各用戶均需使用協(xié)同辦公系統(tǒng)，各類信息、文件、通知等傳輸一律不再使用外網(wǎng)郵箱，除部分涉密及重要文件或對外往來文件、傳真文件以外，一律不準紙質(zhì)文件流轉。第二章 系統(tǒng)運行人員及職責管理第六條 辦公室負責協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用推廣、運行管理、監(jiān)督考核，并負責系統(tǒng)的日常維護及技術服務工作，同時負責與昆鋼信息中心協(xié)調(diào)聯(lián)系，處理vpn、協(xié)同辦公用戶新增、變更等事項，及時處理系統(tǒng)運行過程中的問題。第七條 各使用部門除主管領導自行使用和管理自己協(xié)同辦公系統(tǒng)以外，應指定管理員，負責對本部門公用協(xié)同辦公系統(tǒng)的日常管理、和簡單維護，及時查閱協(xié)同辦公系統(tǒng)中待辦事項、郵件、通知、公告、會議通知等，并及時進行處理或告知其他員工處理。各部門應積極利用協(xié)同辦公系統(tǒng)開展工作，并提出進一步完善系統(tǒng)的意見和建議。第三章 系統(tǒng)管理第八條 協(xié)同辦公系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應及時更換密碼，原則上賬號和密碼不得告訴其他人員，尤其是帶有資金審批權限或其他特別權限的人員和部門負責人。如因由于密碼泄露造成的一切后果由本人負責。如在使用過程中使用人員不慎將賬號或密碼遺忘，應及時向辦公室申請，由辦公室向昆鋼信息中心申請密碼重置。第九條 各用戶應熟練掌握協(xié)同辦公系統(tǒng)的操作方法，在使用協(xié)同辦公系統(tǒng)處理辦公業(yè)務時，應遵守以下規(guī)定：一、自本試行管理辦法正式生效后，所有通過協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)布的信息、公告通知、會議通知、郵件及其它協(xié)同事項，均不再用外網(wǎng)、短信等其它方式提醒或通知。各用戶應及時登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關業(yè)務。若因不登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)或不使用協(xié)同辦公系統(tǒng)造成工作延誤或漏辦，責任由本人或部門負責人承擔。二、各用戶應保證通過協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)布、流轉的信息和文件的內(nèi)容完整準確，并對所發(fā)布的內(nèi)容負責，所發(fā)起的辦公、業(yè)務事項如有時間限定，必須規(guī)定完成期限。三、各用戶應保證協(xié)同辦公系統(tǒng)處理辦公業(yè)務的響應時間。文件及協(xié)同處理流程流轉至各用戶時，除已有明確時間規(guī)定的，原則上各用戶應當在2個工作日內(nèi)予以回復，如不能回復的，應當向辦公室說明原因。如有出差、請假等特殊原因不能使用協(xié)同辦公系統(tǒng)時，須通過代理設置功能委托相關人員代為辦理。四、各使用人員每天上班后應及時打開電腦登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)進行辦公，每天上班過程中，應保證每隔23個小時登陸一次系統(tǒng)，以便及時處理待辦事項及接受新的郵件，中途若長時間離開辦公室以及下班后，應退出協(xié)同辦公系統(tǒng)。五、經(jīng)常出差的領導及員工，如有需要應請辦公室在其手機或筆記本電腦上安裝vpn連接，以便能及時處理協(xié)同辦公系統(tǒng)事項。第十條 凡是在協(xié)同辦公系統(tǒng)上運行的各類辦公事項及業(yè)務流程，均不得以紙質(zhì)文件傳遞辦公（除部分涉密及重要文件或對外往來文件、傳真文件等或遇有特殊情況以外），否則受理部門可拒絕辦理。第十一條 各用戶不得在協(xié)同辦公系統(tǒng)上發(fā)布與工作無關的信息，各用戶對本用戶在協(xié)同辦公系統(tǒng)中的所有活動負有全權責任。第四章 業(yè)務管理第十二條 協(xié)同辦公系統(tǒng)根據(jù)用戶的不同，對各用戶組做了不同的權限設置，各用戶只能在規(guī)定的權限范圍內(nèi)進行操作和使用。第十三條 協(xié)同辦公系統(tǒng)常用的業(yè)務有：收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、公告管理、會議管理、新聞圖片發(fā)布、郵件管理等，其中收文和發(fā)文均有向對應的流程，各用戶收發(fā)文或發(fā)起協(xié)同時須選定正確的流程，按照流程運轉。一般情況下，各用戶在需要發(fā)行政文件（需套紅頭的文件）時才需要使用發(fā)文管理和發(fā)文流程，在日常工作中除了辦公室處理行政來文時需要使用收文管理和行政收文流程以外，通常各用戶在發(fā)起協(xié)同時一般使用的是收文管理中的內(nèi)部流程。公司領導和辦公室擁有檔案管理、公告管理、會議管理、新聞圖片發(fā)布的權限，其余用戶只有查閱的權限（對于流程完結歸檔的檔案而言，其余用戶只有查閱經(jīng)辦過的文件的權限），而沒有發(fā)布、修改或者刪除的權限。第十四條 因權限設置問題，各用戶需要在協(xié)同辦公系統(tǒng)中發(fā)布公告、通知、會議通知、公司新聞圖片等信息時，可向辦公室提出申請，由辦公審核后統(tǒng)一發(fā)布。第五章 安全保密管理第十五條 我司協(xié)同辦公系統(tǒng)均使用外網(wǎng)通過vpn連接，為確保集團公司協(xié)同辦公系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的安全，每臺使用vpn連接進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)的電腦必須安裝殺毒軟件和防火墻。第十六條 在使用時嚴格按規(guī)定進行操作，正常情況下，通過vpn連接進入內(nèi)網(wǎng)后外網(wǎng)自動斷開，嚴禁為了方便擅自更改vpn設置，使外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)同時可用。第十七條 各使用人員應嚴格執(zhí)行有關操作規(guī)定，不得偵測、盜用他人帳號和密碼，不得嗅探網(wǎng)絡配置、服務器配置等信息。第十八條 協(xié)同辦公系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉及公司商業(yè)秘密機密級以上的公文，仍以紙質(zhì)文件傳遞。通過協(xié)同辦公系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無需另行打印。第六章 監(jiān)督考核第十九條 辦公室為我司協(xié)同辦公系統(tǒng)運行監(jiān)督考核部門。協(xié)同辦公系統(tǒng)能自動對各項工作進行跟蹤、記錄，對各用戶的工作事項、登錄、信息閱讀、處理周期、處理件數(shù)、延誤情況等進行痕跡記錄，辦公室根據(jù)情況對各用戶進行監(jiān)督，并將各用戶使用情況納入公司考核范圍內(nèi)。第二十條 對長期未登錄使用協(xié)同辦公系統(tǒng)、不按要求進行規(guī)范使用；使用流程不準確、錯誤操作，對工作造成不良影響；不及時查閱、處理協(xié)同辦公系統(tǒng)事項，影響