【行政管理】集團(tuán)企業(yè)的大行政體系.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除集團(tuán)企業(yè)的大行政體系天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 北京納通投資有限公司 康紹勇 現(xiàn)代企業(yè)向集團(tuán)化發(fā)展是企業(yè)方向之一。但在發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)對(duì)于行政后勤部門(mén)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能劃分卻缺乏明確性。本文旨在與廣大同行探討企業(yè)行政部門(mén)的職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作流程，以期對(duì)企業(yè)行政工作有所裨益。 一、集團(tuán)化企業(yè)的行政職能 一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)設(shè)立行政管理部門(mén)的初衷往往是將主營(yíng)業(yè)務(wù)（制造、銷(xiāo)售、研發(fā)等）外的事務(wù)性工作剝離開(kāi)來(lái)，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力和時(shí)間做主營(yíng)業(yè)務(wù)，保持業(yè)務(wù)的迅猛增長(zhǎng)并提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。隨著企業(yè)的逐步發(fā)展壯大，又從行政中分離出市場(chǎng)、人力資源、客戶服務(wù)、售后服務(wù)等等專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。 不斷派生的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)因?yàn)槠渎毮艿膯我恍远@得重要，在企業(yè)中的作用更加明顯，相形之下，作為“母體”的行政工作就日益顯得沒(méi)落，分出去的全部是相對(duì)重要的工作，留下來(lái)的純粹是事務(wù)性工作。因此對(duì)許多企業(yè)來(lái)說(shuō)，行政工作似乎越來(lái)越?jīng)]有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是東修西補(bǔ)、保潔保安、收發(fā)個(gè)傳真和信件，工作雖不可或缺但也無(wú)關(guān)大局。 這是對(duì)企業(yè)行政工作的偏見(jiàn)，真正意義上的企業(yè)行政全然不是這個(gè)樣子。專(zhuān)門(mén)的行政管理部門(mén)，諸如辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政人事部、行政部等等雖擔(dān)負(fù)著企業(yè)行政管理的組織實(shí)施、具體操作，但只是行政管理工作中的一個(gè)部分、一個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)行政管理系統(tǒng)中的一個(gè)小系統(tǒng)。 我們知道，企業(yè)需要具備四大功能：研發(fā)、市場(chǎng)、銷(xiāo)售，服務(wù)。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)這四個(gè)功能必須具備幾個(gè)保障：人、財(cái)、物、信息。這些保障主要來(lái)自三個(gè)部門(mén)：人力資源部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)，三個(gè)部門(mén)各有一套復(fù)雜的運(yùn)行規(guī)律，但相對(duì)而言人力資源和財(cái)務(wù)還是屬于比較專(zhuān)一的部門(mén)，職責(zé)面較小，行政部門(mén)應(yīng)該是三者里最大最復(fù)雜的部門(mén)，其職能也是最多的?？梢哉f(shuō)，行政部門(mén)在行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作。企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個(gè)方面的業(yè)務(wù)。行政管理體系推動(dòng)和保證著企業(yè)的研發(fā)、市場(chǎng)、資金（財(cái)務(wù)）、經(jīng)營(yíng)（銷(xiāo)售）、發(fā)展幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。 對(duì)集團(tuán)企業(yè)的行政管理體系而言，其本身就是一個(gè)具體而微的小企業(yè)。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面的業(yè)務(wù)。行政工作涉及到企業(yè)內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度涉及到整個(gè)集團(tuán)的全部運(yùn)作過(guò)程；行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)；行政管理的重要是因?yàn)樗穷I(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感是因?yàn)樗婕暗矫總€(gè)成員的切身利益。 行政管理工作可以說(shuō)是千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但這些事務(wù)只不過(guò)是行政管理這棵大樹(shù)上的枝枝葉葉而已。 概括起來(lái)說(shuō)，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。行政管理的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)。 首先，行政部門(mén)不是停留在滿足于有效處理日常事務(wù)的層次，還應(yīng)該在公司的經(jīng)營(yíng)理念、管理策略、企業(yè)文化等重大問(wèn)題層次上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實(shí)際工作中加以貫徹落實(shí)，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的高參和臂膀。這就要求行政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個(gè)事務(wù)主義者，而是要做一個(gè)有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者；換句話說(shuō)，他不能僅僅滿足于做好一個(gè)戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個(gè)戰(zhàn)略家。只有有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人才能把行政工作做得更好，做得上檔次。 再次，行政管理者不是簡(jiǎn)單地以傳達(dá)命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。行政部門(mén)在上與下、左與右、里與外的溝通，并在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)上實(shí)現(xiàn)行政“協(xié)調(diào)”的職能。 最后，行政部門(mén)應(yīng)以服務(wù)為本，甘當(dāng)幕后英雄的角色。行政以服務(wù)于企業(yè)為最終目，行政部門(mén)的工作永遠(yuǎn)不會(huì)成為企業(yè)關(guān)注的中心。不但不可能，而且不應(yīng)該。因?yàn)槿绻粋€(gè)企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)不幸竟在于行政部門(mén)，那只能說(shuō)明行政工作做得實(shí)在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目的的實(shí)現(xiàn)，以致于引起大家的關(guān)注。 行政管理的理想境界應(yīng)該是潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲，它象一部自動(dòng)化程度很高的機(jī)器，這頭原料(任務(wù))進(jìn)去，那頭成品(結(jié)果)出來(lái)，其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)。 在“管理”上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)，在服務(wù)上當(dāng)好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。 二、集團(tuán)化行政體系的搭建 為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作，行政部門(mén)不能茫無(wú)頭緒地整天瞎忙,或是被領(lǐng)導(dǎo)一會(huì)兒支到東，一會(huì)兒支到西,結(jié)果村村起火，處處冒煙，吃力不討好，不知道自己整天都忙了些什么。 行政部門(mén)應(yīng)該有泰山崩于前而色不變的定性，不管風(fēng)吹浪打，勝似閑庭信步，有自己的主見(jiàn)，能夠根據(jù)事情的輕重緩急，做好安排，指揮若定。為了能達(dá)到這種境界，必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門(mén)的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而建立起行政部門(mén)的法治秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊(duì)伍；同時(shí)要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件(如辦公設(shè)施、生活設(shè)施)、軟件(如規(guī)章制度、工作程序)、人員隊(duì)伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來(lái)，整個(gè)行政管理體系在很大程度上就會(huì)象一部自動(dòng)機(jī)器一樣運(yùn)轉(zhuǎn)，只在較少的場(chǎng)合才需要部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)輔以人治。 一個(gè)企業(yè)的行政管理體系并不局限于企業(yè)的專(zhuān)門(mén)行政部門(mén)（如辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政人事部之類(lèi)），因此集團(tuán)化公司比較理想的行政體系是全面構(gòu)建行政事業(yè)部體制。以總經(jīng)理為最高首長(zhǎng)、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專(zhuān)門(mén)行政部門(mén)具體實(shí)施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)和分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的方方面面的一個(gè)完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。它的作用就是承擔(dān)著企業(yè)的全部行政管理工作，推動(dòng)和保證著企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、市場(chǎng)、銷(xiāo)售、發(fā)展等幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。 事業(yè)部下設(shè)幾個(gè)專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)以實(shí)現(xiàn)其基本職能：（1）資產(chǎn)管理部：主要職責(zé)是負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的固定資產(chǎn)管理、調(diào)配、報(bào)廢，也包含對(duì)企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的管理，實(shí)際上它是一個(gè)資源整合機(jī)構(gòu)；（2）采購(gòu)事務(wù)部：負(fù)責(zé)集團(tuán)的戰(zhàn)略采購(gòu)。集團(tuán)越大，它的采購(gòu)越需要專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)人員（3）交通安保部：負(fù)責(zé)集團(tuán)車(chē)輛管理、公共區(qū)域管理、消防、警衛(wèi)、內(nèi)保、監(jiān)控（4）工程服務(wù)部：負(fù)責(zé)集團(tuán)日常修繕、自控、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、水電氣、機(jī)房運(yùn)行等（5）成本控制部：負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的記帳、支付、分?jǐn)?；?）客戶服務(wù)部：負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的客戶資料管理、客戶維護(hù)（7）公共關(guān)系部：負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的整體對(duì)外關(guān)系以及法律事務(wù)，包括與政府、行業(yè)、協(xié)會(huì)、群眾組織的關(guān)系維護(hù)、信息和情報(bào)工作； 上述部門(mén)的緊密協(xié)作完全實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)的行政需求，并能夠高效率運(yùn)轉(zhuǎn)，使集團(tuán)企業(yè)完全處于順暢運(yùn)行之中。 三、由小行政到大行政的成長(zhǎng) 集團(tuán)企業(yè)行政體系的構(gòu)建并不一定要作到大而全，但其基本框架是要自始至終保持的，公司小就采用主管制度，行政部經(jīng)理下設(shè)專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)工作，逐步發(fā)展了就采用主管制度，在最后向事業(yè)部形式轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)與企業(yè)規(guī)模相一致的增長(zhǎng)速度。 行政工作以不同的程度滲透到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)和分支機(jī)構(gòu)，任何一塊的工作都需要各個(gè)部門(mén)和分支機(jī)構(gòu)的協(xié)同作戰(zhàn)。正如前面所說(shuō)，企業(yè)行政工作是企業(yè)整個(gè)行政系統(tǒng)的工作，而不僅僅是行政部門(mén)的工作。 然而人們?cè)谶@個(gè)問(wèn)題上普遍有一個(gè)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，以為行政工作就是行政部門(mén)的工作，技術(shù)工作就是技術(shù)部門(mén)的工作，銷(xiāo)售工作就是銷(xiāo)售部門(mén)的工作。由此在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)眾多的分支機(jī)構(gòu)就順理成章地成立單獨(dú)的行政部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、經(jīng)營(yíng)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)。 這樣一種認(rèn)識(shí)和安排在很多企業(yè)導(dǎo)致了一系列弊病。首先是各個(gè)部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)互為“獨(dú)立王國(guó)”，站在自己的立場(chǎng)說(shuō)話和思考問(wèn)題，沒(méi)有大局觀念和長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光。這就使整個(gè)集團(tuán)的協(xié)調(diào)、協(xié)作變得十分困難，動(dòng)輒要請(qǐng)集團(tuán)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)出面才勉為其難。 其次是重復(fù)勞動(dòng)的增多、資源的閑置和浪費(fèi)、對(duì)外口徑和內(nèi)部工作標(biāo)準(zhǔn)的不一致、工作效率的低下、權(quán)力與責(zé)任的過(guò)分集中、企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人的壓力過(guò)大、中層管理人員及員工無(wú)全局感、無(wú)責(zé)任感、無(wú)積極性、無(wú)創(chuàng)造熱情、作風(fēng)疲塌，得過(guò)且過(guò)。 為此，集團(tuán)企業(yè)行政工作的成敗就是要實(shí)現(xiàn)從“小”到“大”的轉(zhuǎn)變。如果我們把整個(gè)企業(yè)視為一個(gè)大系統(tǒng)的話，企業(yè)的各個(gè)部門(mén)和分支機(jī)構(gòu)就可以視為一個(gè)個(gè)“小系統(tǒng)”，在眾多大、小系統(tǒng)之間還有若干個(gè)中系統(tǒng)，一般有行政管理系統(tǒng)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售系統(tǒng)、技術(shù)研發(fā)系統(tǒng)、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，也就是前面所說(shuō)的集團(tuán)企業(yè)通常都有的幾大塊工作。但是，無(wú)論是用塊塊或條條來(lái)描述它們都不合適、不確切、不科學(xué)，因?yàn)樗鼈兤鋵?shí)是一個(gè)個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)個(gè)網(wǎng)絡(luò)。 大系統(tǒng)包含了中系統(tǒng)和小系統(tǒng)；然而中系統(tǒng)卻不是包含著小系統(tǒng)，而是將其觸角深入各個(gè)小系統(tǒng)之中。也就是說(shuō)，中系統(tǒng) 與小系統(tǒng)并不是包含關(guān)系，而是交叉關(guān)系。 集團(tuán)企業(yè)的“中系統(tǒng)”我們稱(chēng)之為大行政、 大市場(chǎng)、大技術(shù)、大財(cái)務(wù) 按照這樣的思路，在集團(tuán)管理體制上應(yīng)該保證公司之間的分工不分家。集團(tuán)公司的行政、人力資源、技術(shù)、市場(chǎng)、財(cái)務(wù)都應(yīng)是在總公司的領(lǐng)導(dǎo)下、統(tǒng)攬涉及全公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的大行政、大技術(shù)、大市場(chǎng)、大財(cái)務(wù)、的；不管涉及到哪個(gè)部門(mén)或哪個(gè)分支機(jī)構(gòu)，只要是行政方面的事，都由行政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和出面協(xié)調(diào)；只要是市場(chǎng)方面的事，都由市場(chǎng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，以此類(lèi)推；大行政、大市場(chǎng)、大財(cái)務(wù)等等不管部門(mén) 或“分支機(jī)構(gòu)”，而只管方面（即某一方面工作）。總公司則負(fù)責(zé)“大行政、大市場(chǎng)、大財(cái)務(wù)”所代表的各大塊工作（即幾個(gè)中系統(tǒng)）之間的協(xié)調(diào)。 總公司統(tǒng)領(lǐng)著集團(tuán)這個(gè)大系統(tǒng)，負(fù)責(zé)大系統(tǒng)中各個(gè)中系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)；“大行政”統(tǒng)領(lǐng)著行政中系統(tǒng)，負(fù)責(zé)的是所分管的中系統(tǒng)所涉及的各部門(mén)和分支機(jī)構(gòu)之間的管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)；各分支機(jī)構(gòu)統(tǒng)領(lǐng)著本部這個(gè)小系統(tǒng)，負(fù)責(zé)該小系統(tǒng)即內(nèi)部的運(yùn)行。這樣，行政工作真正得到了成長(zhǎng)。 四、全面提升行政工作的方法與途徑 行政部門(mén)工作的效率及成果直接影響企業(yè)的職能發(fā)揮，一般來(lái)說(shuō)，集團(tuán)總部的職能包括：幫助公司增值，保持各子公司人事政策、財(cái)務(wù)政策、企業(yè)文化的一致性，負(fù)責(zé)戰(zhàn)略性的方向與行動(dòng)。 企業(yè)行政工作水平的提升決定企業(yè)轉(zhuǎn)型成敗與否，尤其是企業(yè)在向由小而大的轉(zhuǎn)變中，行政水準(zhǔn)的提升是非常重要的。 全面提升企業(yè)行政工作的方法與途徑可以從以下幾個(gè)方面來(lái)認(rèn)識(shí)。 首先是行政制度建設(shè)的問(wèn)題，制度化在今天好象已經(jīng)是過(guò)時(shí)的東西了，更多更新的管理思想是講求通過(guò)“企業(yè)文化”、“組織”等來(lái)實(shí)現(xiàn)，制度管理似乎是陳舊的古董，已鮮有人提，但不爭(zhēng)的事實(shí)是，制度在企業(yè)的管理中確是基石，“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”還是有道理的。企業(yè)在發(fā)展中必定會(huì)積累若干文字資料，這些文字資料本身就是企業(yè)文化的一種載體，承載著企業(yè)制度化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，集團(tuán)企業(yè)更應(yīng)注重企業(yè)行政制度的建設(shè)與加強(qiáng),通過(guò)制度正本清源。 其次是全面實(shí)行工作流程化管理，行政工作總是千頭萬(wàn)緒，更多“人治”的色彩，制度只是基礎(chǔ)，光靠制度是達(dá)不到目標(biāo)的，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來(lái)實(shí)現(xiàn)，流程圖的好處就在于它能夠簡(jiǎn)單明了地說(shuō)明工作的關(guān)鍵點(diǎn)，做到“分工清晰、責(zé)權(quán)明確”，使行政的各項(xiàng)工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)量的提升。 第三是表格化管理在行政工作中的實(shí)施，工作流程有了、責(zé)任權(quán)利明確了，具體的實(shí)施就靠表格實(shí)現(xiàn)，表格是行政工作中的一個(gè)非常好的工具，許多復(fù)雜的工作只要用表格完全能說(shuō)清楚，特別是一些需要有追溯性的工作，通過(guò)簡(jiǎn)單的表格就可以實(shí)現(xiàn)。 最后是提倡“服務(wù)&合作”。這已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的方法問(wèn)題了，“服務(wù)”實(shí)際上是行政工作的定位，行政永遠(yuǎn)是為企業(yè)服務(wù)的，行政部門(mén)的定位一定是服務(wù)部門(mén)，這種觀念應(yīng)該深入每一個(gè)行政人員的意識(shí)中，定位準(zhǔn)確了，工作的方法和方式就清楚了?！昂献鳌笔且粋€(gè)高效率的企業(yè)行政工作質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)，行政有沒(méi)有合作、合作的如何可以界定企業(yè)是否“健康發(fā)展”，企業(yè)要發(fā)展，行政部門(mén)必須有良好的高效率的合作意識(shí)。 五、結(jié)論 按照“大行政”的思路來(lái)建立集團(tuán)企業(yè)的各個(gè)系統(tǒng)之間的分工體制，可以解決目前許多企業(yè)面臨的一系列問(wèn)題。 “大行政”概念和“行政事業(yè)部”機(jī)制有利于打破部門(mén)、公司分割，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)