證券營(yíng)業(yè)部客戶檔案管理辦法

1 國(guó)海證券有限責(zé)任公司國(guó)海證券有限責(zé)任公司 證券營(yíng)業(yè)部客戶檔案管理辦法證券營(yíng)業(yè)部客戶檔案管理辦法 第一章第一章 總則總則 第一條 為加強(qiáng)對(duì)營(yíng)業(yè)部客戶檔案管理工作 防范風(fēng)險(xiǎn) 結(jié)合營(yíng)業(yè)部的實(shí)際 特制定本辦法 第二條 客戶檔案管理工作是營(yíng)業(yè)部工作的重要組成部分 擔(dān)負(fù)著服務(wù)和 真實(shí)記錄客戶辦理業(yè)務(wù)過程的重要任務(wù) 各營(yíng)業(yè)部必須嚴(yán)格執(zhí)行客戶檔案管理 辦法的規(guī)定 第三條 存取憑單由財(cái)務(wù)人員保管 不列入客戶檔案管理范圍 第二章第二章 客戶檔案管理原則客戶檔案管理原則 第四條 客戶檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 分級(jí)管理 經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)部統(tǒng)一制 定客戶檔案管理辦法 各營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)組織實(shí)施 第五條 客戶檔案是營(yíng)業(yè)部的重要資料 必須由營(yíng)業(yè)部指定專管員統(tǒng)一歸 檔保管 任何人不得占為已有 第六條 提高客戶檔案管理的保密系數(shù)和安全性 實(shí)行雙人入庫 雙人查 閱辦法 建立查閱登記制度 第七條 對(duì)客戶檔案進(jìn)行及時(shí)分類 整理 歸檔 提高管理質(zhì)量與效率 第三章第三章 客戶檔案歸檔范圍客戶檔案歸檔范圍 第八條 營(yíng)業(yè)部客戶檔案指客戶在營(yíng)業(yè)部進(jìn)行交易活動(dòng)的所有相關(guān)資料 具體包括以下十類 一 開戶資料 含股東賬戶 資金賬戶開戶有關(guān)合同 申請(qǐng)表等及相關(guān) 證件復(fù)印件 二 銀證轉(zhuǎn)賬協(xié)議 網(wǎng)上交易協(xié)議 2 三 銷戶資料 四 修改開戶資料 密碼修改 掛失 凍結(jié) 解凍資料 五 轉(zhuǎn)托管 指定交易 撤指定交易資料 六 委托憑單 七 授權(quán)委托書 八 二級(jí)市場(chǎng)代理配售協(xié)議 九 客戶錄音 錄像資料 十 其他資料 第四章第四章 客戶檔案的整理和保管客戶檔案的整理和保管 第九條 分類編號(hào) 所有客戶檔案應(yīng)按時(shí)間先后順序排列分類編號(hào) 整理 裝訂登記造冊(cè) 分類保管 第十條 資料裝訂 裝訂客戶檔案應(yīng)將資料上的訂針 別針去除 以 免資料破損 同時(shí)要有封面 封底 注明每卷資料的份數(shù) 張數(shù) 頁碼 起止日期 資料名稱 裝訂日期 卷宗編號(hào) 裝訂人 復(fù)核人簽名蓋章 股東賬戶開戶資料按股東編號(hào)從小到大的順序排列 每 200 份裝訂一冊(cè) 其余資料可按月 季 年或份數(shù)裝訂一冊(cè) 保證資料的連續(xù)性 完整性和 可塑性 第十一條 填寫 客戶檔案登記表 見附件 表一 客戶檔案裝訂 成冊(cè)后 應(yīng)將資料按種類分類 建立客戶檔案登記簿 進(jìn)行逐卷登記 第十二條 客戶檔案保管 客戶檔案的保管應(yīng)由營(yíng)業(yè)部指定專人保管 實(shí)行經(jīng)辦人與保管人分離的監(jiān)管制度 每月移交給營(yíng)業(yè)部專職保管員保管 移交時(shí) 要建立移交登記簿 注明移交的種類 份數(shù) 移交時(shí)間 移交人 接收人等 3 第十三條 借用其他營(yíng)業(yè)部席位開股東賬戶的營(yíng)業(yè)部 須定期將客戶 的股東賬戶檔案交出借席位的營(yíng)業(yè)部的專職保管員保管 受理營(yíng)業(yè)部留存 股東賬戶開戶資料復(fù)印件備查 移交時(shí) 要建立登記簿 注明營(yíng)業(yè)部名 稱 移交的種類 份數(shù) 移交時(shí)間 移交人 接收人 第十四條 保管要求 一 保管員應(yīng)具有良好的職業(yè)操守 工作認(rèn)真 細(xì)致 完整地保管 客戶檔案資料 二 客戶檔案存放處應(yīng)安全 防盜 防火 防水 防蛀 聲像資料 和磁盤要避光 隔熱處專柜保管 三 保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí) 要辦理移交手續(xù) 要有經(jīng)辦人 監(jiān)交人 簽名 由營(yíng)業(yè)部經(jīng)理審批后方可離開 四 上述 一 至 八 類客戶檔案要求保存二十年以上 九 類保存三個(gè)月以上 第五章第五章 查閱查閱 第十五條 查閱客戶資料要建立查閱登記制度 辦理查閱手續(xù) 詳細(xì) 記錄查閱情況 查閱時(shí) 須填寫 客戶資料查閱登記表 見附件 表二 并經(jīng)交易部經(jīng)理簽字審批 只限于在規(guī)定的地點(diǎn)內(nèi)查閱 不能私自帶走 公司內(nèi)部查閱也需辦理查閱手續(xù) 查閱人確實(shí)需要復(fù)印或拍照查閱資料的 須經(jīng)營(yíng)業(yè)部總經(jīng)理審批 并做好復(fù)印或拍照資料的記錄 第十六條 查閱人不得轉(zhuǎn)借 拆卸 調(diào)換 污損所借的資料 不得在 資料上畫圈 劃線與涂改 不得向無關(guān)人員或外部人員泄露客戶檔案內(nèi)容 第十七條 外單位或客戶查閱客戶檔案的 營(yíng)業(yè)部要認(rèn)真審查查閱人 4 的有效證件 若要求復(fù)印或拍照資料的 將對(duì)外復(fù)印或拍照的資料留底 注明該資料提供給的單位名稱 事由 時(shí)間 經(jīng)辦人 報(bào)總經(jīng)理審批 重 要資料的查詢 復(fù)印或拍照還須向經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)部報(bào)告 具體受理手續(xù)如下 一 受理人民法院等執(zhí)法部門查閱客戶資料的手續(xù) 人民法院等執(zhí)法部門因?qū)徖戆讣枰驙I(yíng)業(yè)部查詢客戶檔案資料或查 閱與案件有關(guān)的會(huì)計(jì)憑證 賬冊(cè) 報(bào)表 客戶開戶登記表等相關(guān)資料時(shí) 營(yíng)業(yè)部應(yīng)當(dāng)積極配合 在查閱時(shí) 人民法院等執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)向營(yíng)業(yè)部出具 正式公函 由交易部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核 經(jīng)營(yíng)業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后 方可辦理查 閱手續(xù) 并要求查閱人員對(duì)營(yíng)業(yè)部提供的資料保守秘密 二 受理客戶股東賬戶檔案本人查閱資料的手續(xù) 由客戶本人提交 客戶查閱資料申請(qǐng)書 見附件 表三 經(jīng)辦員驗(yàn) 明 三證 和 客戶查閱資料申請(qǐng)書 后 將 客戶查閱資料申請(qǐng)書 客戶證件交交易部經(jīng)理審批簽字后 指定專人負(fù)責(zé)查閱 查閱時(shí) 要采取 有效措施 注意對(duì)其它客戶資料的保密 三 受理客戶的合法代理人查閱資料的手續(xù) 由客戶的合法代理人提交 客戶查閱資料申請(qǐng)書 經(jīng)辦員驗(yàn)證客戶的 三證 及代理卡或經(jīng)公證的委托代辦書 代理人的有效身份證明文件 并通過電腦資料查詢核對(duì)無誤后 將客戶證件 客戶查閱資料申請(qǐng)書 交交易部經(jīng)理審批簽字后 指定專人負(fù)責(zé)查閱 四 受理客戶的繼承人查閱資料的手續(xù) 由客戶的繼承人提交 客戶查閱資料申請(qǐng)書 公證書 有效身份證明 文件 股東代碼卡 資金賬戶卡 柜員核對(duì)證件及填妥的 客戶查閱資料 申請(qǐng)書 無誤后 將客戶證件 客戶查閱資料申請(qǐng)書 交交易部經(jīng)理審 5 批簽字 并指定專人負(fù)責(zé)查閱 已死亡的客戶家屬查閱該客戶資料的 還 須提供客戶死亡證明及證明查閱人與該客戶法律關(guān)系的有效法律文件 如 戶口簿 結(jié)婚證等 第十八條 查閱歸還時(shí) 必須當(dāng)面交點(diǎn)清楚 如有發(fā)現(xiàn)有遺失或損壞 的 應(yīng)立即向營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)人報(bào)告 及時(shí)進(jìn)行處理 歸還后 注明歸還時(shí)間 查閱人 接收人簽名 第六章第六章 客戶檔案遺失 泄密責(zé)任客戶檔案遺失 泄密責(zé)任 第十九條 客戶檔案遺失 泄密按其行為所造成不良影響的 根據(jù)情 節(jié)輕重 給予通報(bào)批評(píng) 記過處分 記大過 警告 嚴(yán)重警告或辭退 觸 犯刑法的 將移交司法機(jī)關(guān) 依法追究其刑事責(zé)任 造成經(jīng)濟(jì)損失的參照 國(guó)海證券有限責(zé)任公司營(yíng)業(yè)部差錯(cuò)處理管理辦法 處罰 第七章第七章 附附 則則 第二十條 本辦法由經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)解釋和修訂 第二十一條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行 附件 1 客戶檔案登記表 2 查閱客戶資料登記表 3 客戶查閱資料申請(qǐng)書 6 附表一 客客 戶戶 檔檔 案案 登登 記記 表表 檔案名稱 檔案編號(hào)檔案起止日期份數(shù)起止編號(hào)裝訂人復(fù)核人歸檔日期保管人 7 附表二 查閱客戶資料登記表查閱客戶資料登記表 查閱日期 時(shí)間 查閱單位 人 查閱資料名稱及 編號(hào) 查閱原因經(jīng)辦人 交