行政準(zhǔn)備工作支持流程(doc 8頁(yè)).doc

行政部對(duì)總經(jīng)辦工作支持流程（適用于各地區(qū)域公司、各地百貨公司）一、 行政部對(duì)總經(jīng)辦的服務(wù)支持（一）上班前工作準(zhǔn)備（責(zé)任人 _）每天提前15分鐘到公司為總經(jīng)辦工作進(jìn)行準(zhǔn)備。工作準(zhǔn)備內(nèi)容：1、 開房門，配有窗戶的房間，春、夏、秋季無(wú)風(fēng)或微風(fēng)情況下開窗通風(fēng)。2、 檢查辦公室內(nèi)各部位和設(shè)備、用品，如存在故障或不正?，F(xiàn)象，及時(shí)聯(lián)系維修或采取其他應(yīng)對(duì)措施：（1） 飲水機(jī)飲用水是否充足。（2） 空調(diào)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（3） 電話座機(jī)是否存在故障。（4） 照明燈具是否存在故障。（5） 綠植是否有枯葉。（6） 文件柜、衣柜柜門能否正常開啟。（7） 屋內(nèi)衛(wèi)生狀況：桌面、地面、垃圾框、煙缸、（8） 每三天查看辦公室配發(fā)的簽字筆等文具能否正常使用。（9） 雜志架：刊物是否開封、報(bào)紙等是否需要清理。（10） 沙發(fā)、座椅等辦公家具是否完好。（11） 打印機(jī)、加濕器、傳真機(jī)等辦公設(shè)備能否正常使用。（12） 有無(wú)天花板、地面滲水、破損等情況。（13） 紙巾、打印紙是否需添加。（14） 其他需要檢查的內(nèi)容（如有其他需要，請(qǐng)各地公司根據(jù)本公司實(shí)際情況增加內(nèi)容）_（二）商務(wù)接待（責(zé)任人_ _）1、 總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)宴請(qǐng)時(shí)行政部負(fù)責(zé)訂餐。（1） 行政部負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)本公司周邊的餐飲（包括咖啡廳、茶樓）場(chǎng)所的信息，根據(jù)公司實(shí)際需要，確定高、中、低檔餐廳各3家，作為本公司相對(duì)固定的商務(wù)宴請(qǐng)場(chǎng)所。（2） 根據(jù)公司實(shí)際需要，可與餐廳簽定長(zhǎng)期合作協(xié)議。餐 廳 情 況 統(tǒng) 計(jì) 表檔次餐廳名稱地點(diǎn)菜品風(fēng)味餐廳環(huán)境風(fēng)格價(jià)位（元/人）聯(lián)系方式高檔中檔低檔咖啡廳/茶樓情況統(tǒng)計(jì)表咖啡廳/茶樓名稱地點(diǎn)環(huán)境風(fēng)格價(jià)位（元/人）聯(lián)系方式2、 進(jìn)行商務(wù)宴請(qǐng)時(shí)根據(jù)需要安排車輛接送總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)和客人。（如不需要公司司機(jī)接送，可安排代駕服務(wù)。）3、 其他商務(wù)接待類工作（如有其他需要，請(qǐng)各地公司根據(jù)實(shí)際情況增加內(nèi)容）_二、 行政部對(duì)總經(jīng)辦的工作支持（一） 總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)工作日程安排及工作提醒（責(zé)任人_ ）1、 每周五下午下班前，行政部了解公司總經(jīng)理下周工作日程安排，填寫以下表格，并提交總經(jīng)理，如一周工作安排發(fā)生變動(dòng)，及時(shí)更新此表：一周工作日程安排表 時(shí) 間工 作 內(nèi) 容工作涉及的部門備 注周 一周 二周 三周 四周 五2、 行政部每個(gè)工作日查閱一周工作日程安排表，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)總經(jīng)理進(jìn)行工作提醒。3、 行政部根據(jù)一周工作日程安排表，提前一天提醒各相關(guān)部門配合總經(jīng)理的工作。4、 及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)參加重要的全公司人員參加的會(huì)議（如新員工介紹會(huì)、重要的培訓(xùn)）5、 其他需要提醒的事宜：_（二） 差旅安排（責(zé)任人_ _）1、 行政部協(xié)助安排總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)差旅行程，負(fù)責(zé)機(jī)票和酒店預(yù)訂，了解日程安排，并填寫下表，于出行前一天提報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。 差旅行程表日期時(shí)間行程安排地點(diǎn)備 注例：2011.2.110：0012：00北京上海航班CA1501移動(dòng)入住酒店2011.2.113：0017：00會(huì)見(jiàn)供應(yīng)商會(huì)議室2011.2.117：3020：00宴請(qǐng)供應(yīng)商酒店2、 提醒相關(guān)部門準(zhǔn)備資料，包括但不限于會(huì)議資料、會(huì)見(jiàn)公司簡(jiǎn)介、會(huì)見(jiàn)人員簡(jiǎn)介，會(huì)同差旅行程表提交領(lǐng)導(dǎo)。3、 其他需要提醒的事宜：_（三） 會(huì)議組織（責(zé)任人_ _）行政部負(fù)責(zé)協(xié)助公司總經(jīng)理召集會(huì)議。1、 根據(jù)總經(jīng)理一周工作日程安排表（或總經(jīng)理臨時(shí)交辦）安排會(huì)議。2、 會(huì)議準(zhǔn)備：（1） 在會(huì)議召開前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，并填寫此表： 會(huì)務(wù)工作表 會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議議題參加人員會(huì)議記錄人需要準(zhǔn)備的資料、物品或提供的會(huì)議服務(wù) （2） 通知參會(huì)人員出席會(huì)議、告知會(huì)議議題（或提醒進(jìn)行參會(huì)準(zhǔn)備），并確認(rèn)是否參加。（3） 在會(huì)議召開前對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理，如有需要，調(diào)試電腦、視頻設(shè)備或進(jìn)行其他準(zhǔn)備（提供飲用水、茶點(diǎn)等）。（4） 行政部安排人員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。3、 會(huì)議結(jié)束后行政部填寫以下表格，跟進(jìn)會(huì)議提出的要求的落實(shí)情況，并在會(huì)議召開后一周內(nèi)向總經(jīng)理反饋（會(huì)議有時(shí)間要求的，根據(jù)時(shí)間要求反饋）會(huì)議跟進(jìn)表 會(huì)議形成的要求時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求責(zé)任人落實(shí)情況未能完成原因（四） 文件起草和審核（責(zé)任人_ ）1、 行政部負(fù)責(zé)協(xié)助總經(jīng)辦主要領(lǐng)導(dǎo)起草文件。2、 根據(jù)工作需要起草以下文件：（1） 通知（2） 總結(jié)（3） 計(jì)劃（4） 商務(wù)信函（5） 其他文件_（各類文件的模板另行提供）3、 文件起草流程：根據(jù)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)要求起草文件行政部負(fù)責(zé)人修改文件總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)審核文件定稿（五） 資料、信息收集匯總（責(zé)任人_ _）行政部負(fù)責(zé)收集、整理以下資料提交給總經(jīng)辦主要領(lǐng)導(dǎo)：1、 集團(tuán)或百貨總部發(fā)布的重要通知。（應(yīng)于通知發(fā)布當(dāng)日提醒總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)查看）2、 協(xié)助總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)整理重要客戶或合作伙伴的名片（每?jī)芍苷硪淮危?、 每月25日前收集匯總各部門工作總結(jié)和計(jì)劃，提交總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)。各部門月度工作總結(jié)表部門本月主要工作內(nèi)容（不超過(guò)五項(xiàng)）本月工作存在的不足本月工作的優(yōu)點(diǎn)與本公司、百貨總部各部門的工作配合是否存在問(wèn)題各部門月度工作計(jì)劃表部門下月工作計(jì)劃下月擬改進(jìn)工作中的哪些方面需要本公司和百貨總部的相關(guān)部門提供何種支持（六） 工作督辦（責(zé)