第六章+電子文件管理(鑒定)2010.ppt

數(shù)字檔案管理 1 電子文件管理 第六章電子文件鑒定 數(shù)字檔案管理 2 第六章電子文件鑒定 一 電子文件鑒定概述二 電子文件的內(nèi)容鑒定三 電子文件的技術(shù)鑒定 數(shù)字檔案管理 3 一 電子文件鑒定概述 電子文件鑒定的定義影響電子文件鑒定的因素電子文件鑒定的特點電子文件鑒定的主要任務電子文件鑒定的實施時間 數(shù)字檔案管理 4 一 電子文件鑒定概述 1 電子文件鑒定的定義是指根據(jù)有關(guān)規(guī)定鑒別電子文件的檔案價值 確定其保管期限 刪除 銷毀已積累但無保存價值的電子文件 數(shù)字檔案管理 5 一 電子文件鑒定概述 2 影響電子文件鑒定的因素 1 數(shù)量激增導致原有的逐件 逐份的直接鑒定法難以應付 2 信息易逝要求將鑒定時間提前 及早確定每份電子文件的價值和保管期限 3 對軟硬件環(huán)境的依賴內(nèi)容有用性不足以構(gòu)成電子文件保存價值 必須開展技術(shù)鑒定 4 信息的相關(guān)性要求實施 實時鑒定 5 高密度存儲可適當放寬保管范圍 數(shù)字檔案管理 6 一 電子文件鑒定概述 3 電子文件鑒定的特點 1 多維性鑒定范圍拓寬 2 連續(xù)性文件一生需要多次鑒定 3 分散性歸檔前的鑒定主要由電子文件形成部門承擔 歸檔后的鑒定由檔案人員承擔 還有技術(shù)人員 信息管理人員參與 4 風險性出現(xiàn)意外的可能較大 數(shù)字檔案管理 7 一 電子文件鑒定概述 4 電子文件鑒定的內(nèi)容 1 電子文件的鑒別 2 電子文件的價值鑒定 3 電子文件的處置 4 對電子文件鑒定過程的記錄 數(shù)字檔案管理 8 一 電子文件鑒定概述 1 電子文件的鑒別鑒別的任務 將文件從非文件信息中挑選出來鑒別的時間 是在系統(tǒng)設(shè)計階段 數(shù)字檔案管理 9 一 電子文件鑒定概述 2 電子文件的價值鑒定價值鑒定 appraisal 即根據(jù)一定的原則和方法 判斷電子文件的歷史和現(xiàn)實價值 確定其保管期限 對保存期限已滿的電子文件進行復審 價值鑒定的任務 哪些文件需要保存下來 保存多長時間 數(shù)字檔案管理 10 一 電子文件鑒定概述 電子文件價值鑒定的兩個方面 判斷電子文件信息的有用程度判斷有用程度實現(xiàn)的可能性即檢查電子文件的技術(shù)狀況 1984年法國檔案學者 哈羅爾德 瑙格勒 提出雙重鑒定思想 內(nèi)容鑒定 技術(shù)鑒定其中以內(nèi)容鑒定為核心 以技術(shù)鑒定為保障 數(shù)字檔案管理 11 一 電子文件鑒定概述 4 電子文件鑒定的內(nèi)容 3 電子文件的處置即根據(jù)確定或調(diào)整了的保管期限對電子文件所作的處理工作 銷毀 繼續(xù)保存在文件系統(tǒng)中 脫機保存 遷移等 處置在價值鑒定之后進行 4 對電子文件鑒定過程的記錄 數(shù)字檔案管理 12 一 電子文件鑒定概述 5 電子文件鑒定的實施時間 1 系統(tǒng)設(shè)計時鑒定 鑒別 2 初次鑒定 文件形成時 3 二次鑒定 文件脫機保存時 4 三次鑒定 檔案室保管期滿 5 技術(shù)平臺升級的 兼容性 鑒定 6 技術(shù)遷移后的鑒定 7 周期性鑒定 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案鑒定 三個環(huán)節(jié) 數(shù)字檔案管理 13 二 電子文件的內(nèi)容鑒定 直接鑒定法職能鑒定法直接鑒定法和職能鑒定法的適用性比較內(nèi)容鑒定應以保管期限表為基礎(chǔ) 數(shù)字檔案管理 14 二 電子文件內(nèi)容鑒定 1 直接鑒定法 習慣稱內(nèi)容鑒定法 是通過直接審查檔案內(nèi)容來鑒定檔案的價值 要求鑒定人員逐張 逐件地閱讀每一份文件原文 直接鑒定法和職能鑒定法是電子文件鑒定的兩種基本方法 數(shù)字檔案管理 15 二 電子文件內(nèi)容鑒定 2 職能鑒定法通過審查文件形成者的職能 而不是文件的內(nèi)容來判斷文件價值的鑒定方法 它重點分析文件形成者的職能 工作計劃 所參與進行的活動及活動過程中的有機聯(lián)系和業(yè)務的重要性 以此判斷文件的價值 最初卡林斯基提出 波蘭 20世紀20 30年代 特里 庫克稱為 后保管鑒定法 文件實體 文件的形成過程個別文件 產(chǎn)生文件的業(yè)務職能 活動 事物處理和工作流程俗稱 批處理式 的鑒定方法 數(shù)字檔案管理 16 二 電子文件內(nèi)容鑒定 3 直接鑒定法和職能鑒定法的適用性比較 1 職能鑒定法是基本方法 側(cè)重于有無保存價值 2 直接鑒定法是輔助方法 側(cè)重于價值之大小 數(shù)字檔案管理 17 二 電子文件內(nèi)容鑒定 3 直接鑒定法和職能鑒定法的適用性比較 3 對于電子文件的鑒定 職能鑒定法優(yōu)于直接鑒定法 職能鑒定法視野廣闊 內(nèi)涵深刻職能鑒定法的效率較高 20世紀80年代對直接鑒定法的懷疑源自 1 需鑒定的電子文件太多 文件激增 2 電子文件需要在形成之前就確定其價值 3 電子文件之間關(guān)系復雜 數(shù)字檔案管理 18 二 電子文件內(nèi)容鑒定 4 內(nèi)容鑒定應以保管期限表為基礎(chǔ) 1 制定電子文件保管期限表 2 將保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護 將保管期限表制定工作納入電子文件系統(tǒng)的設(shè)計工作仔細研究國家統(tǒng)一規(guī)定的通用保管期限表和行業(yè)保管期限表指定文件形成部門專人配合檔案人員完成電子文件保管期限表的制訂電子文件保管期限表應具體 可操作性強 數(shù)字檔案管理 19 三 電子文件的技術(shù)鑒定 1 真實性鑒定2 完整性鑒定3 可讀性鑒定4 無病毒鑒定5 介質(zhì)狀況檢測 數(shù)字檔案管理 20 三 電子文件的技術(shù)鑒定 電子文件的技術(shù)鑒定 是對電子文件的技術(shù)狀況進行全面檢查 包括對文件信息真實性 完整性 可讀性分析以及對載體性能的檢測 數(shù)字檔案管理 21 三 電子文件技術(shù)鑒定 1 真實性鑒定真實性 對電子文件的內(nèi)容 結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后 確定其與形成時的原始狀態(tài)一致 2 完整性鑒定完整性 是指電子文件的內(nèi)容 結(jié)構(gòu) 背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損 反映一項活動的所有文件完整 齊全 3 可讀性鑒定可讀性 是指文件具備可理解性和可被利用性 包括信息的可識別性 存儲系統(tǒng)的可靠性 載