協(xié)同項(xiàng)目管理組件說(shuō)明書.doc

重要聲明一、 感謝您購(gòu)買中國(guó)兵器工業(yè)信息中心通達(dá)科技出品的 “Office Anywhere 網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng) ”，請(qǐng)?jiān)谑褂弥罢J(rèn)真閱讀本說(shuō)明書。二、 本說(shuō)明書隨軟件升級(jí)而升級(jí)，內(nèi)容如有改動(dòng)，恕不另行通知，請(qǐng)從通達(dá)科技網(wǎng)站下載本說(shuō)明書的最新版。三、 注冊(cè)時(shí)所需要的軟件序列號(hào)見(jiàn) 包裝盒 中附帶的 “OfficeAnywhere 網(wǎng)絡(luò)智能辦公軟件最終用戶許可協(xié)議”。* 請(qǐng)勿將本文檔用于未經(jīng)授權(quán)的出版、宣傳等用途。目 錄 目 錄. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 協(xié)同項(xiàng)目管理組件. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.1 產(chǎn)品功能簡(jiǎn)單介紹. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.3 立項(xiàng)申請(qǐng). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.4 項(xiàng)目審批. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.5 我的項(xiàng)目與任務(wù). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.5.1 我的項(xiàng)目：. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.5.2 我的任務(wù)：. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1.6 項(xiàng)目文檔. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.7 項(xiàng)目問(wèn)題. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10協(xié)同項(xiàng)目管理組件1.1 產(chǎn)品功能簡(jiǎn)單介紹協(xié)同項(xiàng)目管理組件以事件為中心，以項(xiàng)目文檔、項(xiàng)目流程為驅(qū)動(dòng)，以任務(wù)安 排、項(xiàng)目監(jiān)管、問(wèn)題總匯等功能做輔助，集中體現(xiàn)了企業(yè)事務(wù)管理中的“事事皆 項(xiàng)目”的核心思想。首先項(xiàng)目應(yīng)該是有計(jì)劃的， 因此協(xié)同項(xiàng)目管理指派專門的項(xiàng)目審核人員對(duì)項(xiàng) 目計(jì)劃進(jìn)行審核，層層審批，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目更改的監(jiān)察和管理。項(xiàng)目應(yīng)立足文檔，實(shí)現(xiàn)報(bào)表功能，在協(xié)同項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目的具體事務(wù)以流 程進(jìn)行記錄，以項(xiàng)目文檔進(jìn)行保存，將工作流與項(xiàng)目管理結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目明 細(xì)的匯總統(tǒng)計(jì)和知識(shí)共享。不僅如此，項(xiàng)目管理中遇到的問(wèn)題、疑難，皆可實(shí)現(xiàn) 實(shí)時(shí)問(wèn)答，并提供項(xiàng)目問(wèn)題的匯總，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目知識(shí)的沉淀。通達(dá)協(xié)同項(xiàng)目管理組件在 Office Anywhere 智能辦公系統(tǒng)中， 不僅實(shí)現(xiàn)了項(xiàng) 目計(jì)劃管理，還實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目知識(shí)管理、項(xiàng)目文檔共享和項(xiàng)目流程管理，它是企業(yè) 信息化管理中不可或缺的一件利器，是通達(dá)辦公管理的重要組成部分。1.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置通達(dá)協(xié)同項(xiàng)目管理中， 首先應(yīng)該進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置， 設(shè)置包括對(duì)項(xiàng)目權(quán)限 的設(shè)置和對(duì)項(xiàng)目代碼的設(shè)置， 前者代表了用戶在系統(tǒng)中的管理權(quán)限， 后者體現(xiàn)了 通達(dá) OA 以客戶需求為主導(dǎo)的個(gè)性化解決方法。1、項(xiàng)目權(quán)限設(shè)置： 項(xiàng)目權(quán)限包含項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)權(quán)限和項(xiàng)目審批權(quán)限兩種。選擇方法如圖所示，以“部門”、“角色”和“人員”三種方式進(jìn)行選擇。對(duì)“新建權(quán)限”和“審批權(quán)限”進(jìn)行設(shè)置后，便完成了項(xiàng)目權(quán)限的設(shè)置。 2、項(xiàng)目代碼設(shè)置 系統(tǒng)代碼設(shè)置類似“系統(tǒng)管理”-“自定義字段設(shè)置”功能，這里主要設(shè)置“項(xiàng)目類型”、“項(xiàng)目角色類型”、“項(xiàng)目文檔類型”、和“項(xiàng)目費(fèi)用類型”。 “項(xiàng)目類型”是立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)設(shè)定項(xiàng)目類別時(shí)的供選擇項(xiàng)，此代碼主要是設(shè)定項(xiàng)目類型的“代碼編號(hào)”、“排序號(hào)”和“代碼名稱”。 “項(xiàng)目角色類型”是在立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)一般認(rèn)定的項(xiàng)目成員的所屬類型， 立項(xiàng)時(shí)，需按照不同的項(xiàng)目角色添加項(xiàng)目成員， 項(xiàng)目成員即未來(lái)的項(xiàng)目任務(wù)的參與人。在 建立項(xiàng)目任務(wù)時(shí)， 需按照不同的任務(wù)設(shè)定項(xiàng)目的執(zhí)行人， 執(zhí)行人就是從項(xiàng)目成員 中選取?！绊?xiàng)目文檔類型”是立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)項(xiàng)目文檔中的類型定義。 “項(xiàng)目費(fèi)用類型”是在項(xiàng)目預(yù)算時(shí)需要輸入的各種費(fèi)用的類型，不同公司可以自定增減。1.3 立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)入“我的項(xiàng)目”，在頁(yè)面左上角顯示“+立項(xiàng)申請(qǐng)”字樣，點(diǎn)擊出現(xiàn)立項(xiàng)申 請(qǐng)頁(yè)面。在項(xiàng)目申請(qǐng)過(guò)程中，標(biāo)注有紅色（*）符號(hào)的為必填項(xiàng)。1、基本信息： 基本信息中，需要設(shè)定項(xiàng)目的編號(hào)、名稱和項(xiàng)目計(jì)劃周期，其中會(huì)顯示該項(xiàng)目的當(dāng)前創(chuàng)建人。項(xiàng)目基本信息中還需要設(shè)定其類別，便于查看和管理。項(xiàng)目創(chuàng) 建人可以看到項(xiàng)目 的詳細(xì)信息，并追 蹤和點(diǎn)評(píng)任務(wù)進(jìn) 度?！皡⑴c部門 ” 是項(xiàng)目參與范圍的 設(shè)定。“項(xiàng)目查看者” 可以看到項(xiàng)目的詳 細(xì)信息，并追蹤和 點(diǎn)評(píng)任務(wù)進(jìn)度?！绊?xiàng)目審批人” 是設(shè)定該項(xiàng)目的審 核管理者，審批人 從項(xiàng)目權(quán)限設(shè)置中 設(shè)定的審批人員中選擇，審批人可以追蹤項(xiàng)目信息以及點(diǎn)評(píng)任務(wù)進(jìn)度。 在項(xiàng)目的其余信息未設(shè)定前，請(qǐng)點(diǎn)擊“保存”，不要點(diǎn)擊“提交審批”。完成“基本信息”后才能夠進(jìn)入下一項(xiàng)“項(xiàng)目成員”的設(shè)定。 2、項(xiàng)目成員：項(xiàng)目成員就是項(xiàng)目參與人，在建立項(xiàng)目成員時(shí)，需按照項(xiàng)目角色進(jìn)行設(shè)定， 項(xiàng)目角色類型在“項(xiàng)目代碼設(shè)定”中修改。在這里設(shè)定的項(xiàng)目成員，就是在項(xiàng)目 任務(wù)、項(xiàng)目文檔中設(shè)定具體權(quán)限的可供選擇的人員范圍。3、項(xiàng)目任務(wù)： 項(xiàng)目任務(wù)是項(xiàng)目中具體事務(wù)的名稱，每一個(gè)項(xiàng)目是由許多具體事件組成的，每一個(gè)事物都可以稱之為“任務(wù)”，任務(wù)需要設(shè)定的是項(xiàng)目的名稱、執(zhí)行人（執(zhí) 行人從項(xiàng)目成員范圍中選擇）和任務(wù)計(jì)劃周期，其余信息為選填項(xiàng)?！扒爸萌蝿?wù)”：即相同項(xiàng)目?jī)?nèi)，在當(dāng)前任務(wù)之前的任務(wù)列表，可設(shè)定某個(gè)任 務(wù)與當(dāng)前任務(wù)的前后關(guān)系。 一旦設(shè)定前置任務(wù)， 本任務(wù)的開(kāi)始時(shí)間自動(dòng)由前置任 務(wù)決定，即：前置任務(wù)結(jié)束時(shí)，本任務(wù)自動(dòng)開(kāi)始計(jì)時(shí)?！耙蕾囆浴保涸O(shè)定當(dāng)前任務(wù)開(kāi)始時(shí)間可由前置任務(wù)來(lái)決定。 “任務(wù)工時(shí)”由“任務(wù)計(jì)劃周期”自動(dòng)生成， “任務(wù)描述”是對(duì)任務(wù)內(nèi)容的描述，便于任務(wù)執(zhí)行人理解任務(wù)的意義，“任務(wù)級(jí)別”設(shè)定了當(dāng)前任務(wù)的緊急程 度?！袄锍瘫保喝蝿?wù)進(jìn)程中作為標(biāo)志性的記錄。 “項(xiàng)目流程”：當(dāng)該項(xiàng)目運(yùn)行時(shí)，任務(wù)執(zhí)行人可以發(fā)起流程，并監(jiān)控流程的運(yùn)行狀況。 4、項(xiàng)目文檔：“項(xiàng)目文檔”是項(xiàng)目中需要保存的文檔存儲(chǔ)所在，該功能中可以設(shè)定具體文 件夾，以及文件夾的“新建”、“刪除”、“修改”和“查看”權(quán)限，候選人員皆為 “項(xiàng)目成員”。5、項(xiàng)目預(yù)算： “項(xiàng)目預(yù)算”是系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)算金額輸入和統(tǒng)計(jì)的模塊，具體項(xiàng)目預(yù)算的類型由“項(xiàng)目代碼設(shè)置”中設(shè)定。 在各項(xiàng)信息都設(shè)定后，回到“基本信息”，點(diǎn)擊“提交審批”，項(xiàng)目就進(jìn)入審批。在提交審批后，項(xiàng)目基本信息就無(wú)法繼續(xù)修改。1.4 項(xiàng)目審批具備“項(xiàng)目審批人”權(quán)限的用戶，在“項(xiàng)目審批”模塊中，可以看到待批項(xiàng) 目與項(xiàng)目與審批記錄， 在通過(guò)或拒絕項(xiàng)目審批時(shí)， 審批人都需要輸入項(xiàng)目審批意 見(jiàn)，以供立項(xiàng)創(chuàng)建人查閱，并將以通過(guò)的審批記錄留存在項(xiàng)目審批記錄中。審批后，立項(xiàng)創(chuàng)建人會(huì)短信提醒，告知項(xiàng)目審批的情況。 項(xiàng)目審批記錄中還可看到審批人曾經(jīng)審批的項(xiàng)目的詳細(xì)信息和實(shí)際結(jié)束時(shí)間。1.5 我的項(xiàng)目與任務(wù)1.5.1 我的項(xiàng)目： 我的項(xiàng)目頁(yè)面中顯示出當(dāng)前用戶有權(quán)查看的所有項(xiàng)目列表 （項(xiàng)目查看者、項(xiàng)目成員和項(xiàng)目審批人都可以看到相關(guān)項(xiàng)目信息） ，“點(diǎn)+立項(xiàng)申請(qǐng)”可進(jìn)入立項(xiàng)信 息填寫，在列表中，點(diǎn)擊項(xiàng)目名稱可查看該項(xiàng)目的各項(xiàng)詳細(xì)信息。在列表中，項(xiàng)目審批人可以看到項(xiàng)目的“刪除”操作，以及當(dāng)前項(xiàng)目的狀態(tài) 和“項(xiàng)目變更”和“編輯”操作。當(dāng)前項(xiàng)目狀態(tài)分為“進(jìn)行中”表示該項(xiàng)目已經(jīng)通過(guò)審批并運(yùn)行，這種狀態(tài) 下項(xiàng)目可進(jìn)行“項(xiàng)目變更”操作，即修改項(xiàng)目信息；“已超時(shí)”說(shuō)明該項(xiàng)目當(dāng)前已經(jīng)超出創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí)的計(jì)劃結(jié)束時(shí)間，此時(shí)項(xiàng) 目可以變更；“審批中”說(shuō)明項(xiàng)目已經(jīng)保存并提交審批但暫未獲批準(zhǔn)，審批中的項(xiàng)目不 能進(jìn)行任何操作；“立項(xiàng)中”表示項(xiàng)目當(dāng)前處于創(chuàng)建信息階段，尚未提交審批，此時(shí)可自由 編輯或刪除項(xiàng)目。在項(xiàng)目信息頁(yè)面中，包含“項(xiàng)目信息”、“項(xiàng)目跟蹤”和“項(xiàng)目交流”三個(gè)類 型的信息。1、“項(xiàng)目信息”：項(xiàng)目信息包含了項(xiàng)目基本信息與審批記錄，頁(yè)面主要篇幅 顯示的就是項(xiàng)目信息中的基本信息、成員信息和項(xiàng)目預(yù)算。點(diǎn)擊“審批記錄”可 查看當(dāng)前項(xiàng)目的歷史審批結(jié)果。2、“項(xiàng)目跟蹤”中顯示出：“任務(wù)列表”本項(xiàng)目所有的任務(wù)信息列表； “甘特圖”項(xiàng)目進(jìn)度圖形化顯示； “問(wèn)題跟蹤”項(xiàng)目問(wèn)題的匯總； “項(xiàng)目流程”項(xiàng)目中各任務(wù)所建立的流程跟蹤。3、“項(xiàng)目交流”中顯示出項(xiàng)目在運(yùn)行中討論區(qū)信息和項(xiàng)目中領(lǐng)導(dǎo)批注的具體 內(nèi)容。1.5.2 我的任務(wù)： 項(xiàng)目建立并運(yùn)行后， 用戶作為某個(gè)項(xiàng)目的任務(wù)執(zhí)行者， 可在此模塊中看到當(dāng)前的任務(wù)信息。點(diǎn)擊“項(xiàng)目名稱”時(shí)，可查看當(dāng)前項(xiàng)目的基本信息，“任務(wù)名稱”則是顯示 出該任務(wù)的信息，包含任務(wù)名稱、描述、任務(wù)周期和工時(shí)，以及任務(wù)是否有前置 任務(wù)。要進(jìn)行任務(wù)辦理時(shí)，點(diǎn)“辦理”進(jìn)入工作頁(yè)面，頁(yè)面中有三項(xiàng)需要填寫： 1、“任務(wù)詳情”： 任務(wù)詳情中可添加進(jìn)度日志， 進(jìn)度日志主要包含進(jìn)度百分比和進(jìn)度的詳細(xì)描述，并可附上文本附件。任務(wù)進(jìn)度可被項(xiàng)目創(chuàng)建者、項(xiàng)目查看者和審批人查看， 并可以進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。任務(wù)進(jìn)度完成后，會(huì)自動(dòng)給項(xiàng)目創(chuàng)建人發(fā)送短信息提醒。2、“項(xiàng)目問(wèn)題”： 在任務(wù)中遇到任何問(wèn)題，可通過(guò)“項(xiàng)目問(wèn)題”來(lái)提問(wèn)，創(chuàng)建時(shí)，需要設(shè)定問(wèn)題的描述，以及指定處理 人和最后處理期限，點(diǎn)擊 “提交”就可以將問(wèn)題提 交給處理人，若暫時(shí)無(wú)需 提交，可點(diǎn)擊保存，可將 問(wèn)題保存到 “項(xiàng)目問(wèn)題 ” 的首頁(yè)。在首頁(yè)面上也可 點(diǎn)擊提交， 完成提問(wèn)操作。已創(chuàng)建的問(wèn)題有 “未 接收”和“已反饋”兩種 狀態(tài)，即當(dāng)前提交的問(wèn)題 處理人是否已經(jīng)辦理。3、“項(xiàng)目流程”： 項(xiàng)目流程是在立項(xiàng)時(shí)設(shè)定該流程的各個(gè)關(guān)聯(lián)流程， 在任務(wù)中可建立流程，并跟蹤流程的運(yùn)行。其中“項(xiàng)目流程-待辦”羅列了未辦理完成的流程，“項(xiàng)目流程 -進(jìn)行中”羅列著當(dāng)前用戶已辦結(jié)并轉(zhuǎn)交的項(xiàng)目流程，“項(xiàng)目流程-已結(jié)束”顯示 的是已經(jīng)結(jié)束的項(xiàng)目流程。1.6 項(xiàng)目文檔項(xiàng)目文檔的管理方式類似“公共文件柜”， 進(jìn)入項(xiàng)目文檔首先看到一級(jí)目錄， 一級(jí)目錄的名稱為項(xiàng)目名稱。由于每個(gè)用戶在項(xiàng)目創(chuàng)建時(shí)被賦予了不同的權(quán)限， 比如文檔的“新建”、“刪除