財(cái)務(wù)培訓(xùn)講義范文.doc

Microsoft Axapta培訓(xùn)手冊(cè)Microsoft Axapta版本: 3.0財(cái)務(wù)培訓(xùn)教材目錄財(cái)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)置財(cái)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)置3公司信息3維5交易文本7會(huì)計(jì)科目表81. 會(huì)計(jì)科目表的運(yùn)作9賬目的一般設(shè)置92. 賬目驗(yàn)證10驗(yàn)證范圍10設(shè)置驗(yàn)證的標(biāo)準(zhǔn)11標(biāo)準(zhǔn)11描述11標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域11設(shè)置一個(gè)序列12使用列表13描述已知的成本分配13參考143. 交易和交易來(lái)源14期間15日記賬16日記賬的概要17日記賬中重要的字段19輸入分類(lèi)賬交易20日記賬的功能21定期日記賬22財(cái)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)置下列部分是運(yùn)用財(cái)務(wù)系列前必須設(shè)置的一覽表。所有標(biāo)題都是指主菜單上基礎(chǔ)下的菜單活頁(yè)夾或項(xiàng)目。公司信息公司信息下的公司表格包含與公司財(cái)務(wù)程序有關(guān)的領(lǐng)域。在這個(gè)表格中輸入主要公司貨幣的信息，如果有需要輸入次要的公司貨幣信息（在歐洲用歐元和當(dāng)?shù)刎泿诺怯洠?。在表格上也可顯示稅款和銀行賬目。 維維可用于識(shí)別分類(lèi)賬目交易并對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)處理。在基礎(chǔ)標(biāo)識(shí)下的維表中設(shè)置維。如把維和入賬聯(lián)系起來(lái),就可以對(duì)一個(gè)單一的賬目進(jìn)行多種形式不同的分析, 例如某個(gè)部門(mén)或活動(dòng)所產(chǎn)生的收入。指定的標(biāo)準(zhǔn)相互獨(dú)立，可以任意組合。為了能運(yùn)用Axapta，必須設(shè)置編號(hào)順序。可以在單個(gè)模塊中的設(shè)置中的參數(shù)下設(shè)置，也可在主菜單中的基礎(chǔ) 設(shè)置 編號(hào)順序中設(shè)置?？梢詾槊拷M數(shù)序設(shè)立一個(gè)控制級(jí)別，這樣，用戶(hù)就可以人為地改變一些數(shù)序。未用的數(shù)序標(biāo)記為已中止，然后為新財(cái)務(wù)年度的憑證號(hào)創(chuàng)立一個(gè)新的或使用一個(gè)現(xiàn)有的數(shù)序。交易文本 所有自動(dòng)輸入分類(lèi)賬中的交易文本在基礎(chǔ)標(biāo)識(shí)下的菜單活頁(yè)夾交易文本中都有詳細(xì)說(shuō)明。自動(dòng)入賬是指流程中其它模塊交易產(chǎn)生的分類(lèi)賬入賬。例如，在銷(xiāo)售訂單開(kāi)發(fā)票后，就產(chǎn)生了分類(lèi)賬交易，并且文字說(shuō)明為“銷(xiāo)售發(fā)票%2”（%2代表發(fā)票號(hào)）。使用財(cái)務(wù)系列前，有必要輸入上述信息?？梢园凑丈鲜龇绞捷斎?，也可按照總述標(biāo)識(shí)下開(kāi)始 第一步中描述的方法輸入。然而，總述例外，必須按要求分開(kāi)設(shè)置。會(huì)計(jì)科目表會(huì)計(jì)目錄表是Navision Axapta 應(yīng)用的核心。所有從其它模塊的過(guò)賬信息和交易在此結(jié)束。會(huì)計(jì)目錄表包含所有公司的賬目和用于財(cái)務(wù)報(bào)告的預(yù)先確定的報(bào)告設(shè)計(jì)。 1. 會(huì)計(jì)科目表的運(yùn)作位于總賬標(biāo)識(shí)下的分類(lèi)賬模塊中的會(huì)計(jì)目錄支持公司內(nèi)部賬目的順序。定義賬目時(shí)，建議在賬目數(shù)序中保留一些空缺，以便將來(lái)加入新賬目。賬目的一般設(shè)置分類(lèi)帳帳戶(hù): 這一部分是強(qiáng)制性的，可以包含文字?jǐn)?shù)字元值，因此也可用創(chuàng)立更詳細(xì)的會(huì)計(jì)目錄。例如1.收入(Type Page header)11.服務(wù)性收入(Type Header)111 收入的可過(guò)賬賬目(Type Revenue)帳戶(hù)類(lèi)型: 這一部分說(shuō)明賬目類(lèi)別. 只有如下的各種賬目才可用于實(shí)際交易。 損益 收入 成本 余額 資產(chǎn) 負(fù)債所有的賬目類(lèi)別都可用來(lái)詳細(xì)說(shuō)明報(bào)告的格式?？傤?lèi) 賬目的特殊性在于它可以作為總計(jì)賬目。如要選用總類(lèi) 賬目時(shí)，必須先點(diǎn)擊設(shè)置 菜單鍵，然后從菜單中選擇總計(jì)。在新窗口中指定哪些賬號(hào)應(yīng)在總計(jì) 賬號(hào)中相加。所有的賬號(hào)都可用作總計(jì)賬號(hào)。計(jì)算時(shí)，Navision Axapta只使用過(guò)賬賬號(hào)。如果回復(fù)賬號(hào)的總計(jì)標(biāo)志，負(fù)收入不會(huì)顯示。鎖定: 如果賬號(hào)已被標(biāo)記為鎖定的，只有自動(dòng)交易才能被過(guò)賬。鎖定功能用于接收債務(wù)賬目，例如債務(wù)人和債權(quán)人的。此功能便于對(duì)賬號(hào)的調(diào)整。提示：想停止使用賬號(hào)時(shí)，點(diǎn)選賬號(hào)總述設(shè)置中的已結(jié)算復(fù)選框。 2. 賬目驗(yàn)證在分類(lèi)賬目中輸入交易時(shí)，通過(guò)在不同功能中設(shè)置驗(yàn)證可以降低犯錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。而且，管理人員或其它負(fù)責(zé)人可以對(duì)用戶(hù)或用戶(hù)群定義不同的賬號(hào)權(quán)限。驗(yàn)證的設(shè)置要使它要么適用于一個(gè)單一的入賬類(lèi)型，要么可以在多個(gè)預(yù)定的入賬類(lèi)型中選擇。 驗(yàn)證范圍在會(huì)計(jì)目錄表中的設(shè)置標(biāo)識(shí)下設(shè)置驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)。下列功能中含有驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)： 貨幣 用戶(hù) 過(guò)賬 維驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)顯示單個(gè)賬號(hào)的有效性，從而減少賬號(hào)中錯(cuò)誤的輸入。設(shè)置驗(yàn)證的標(biāo)準(zhǔn)首先找到包含驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)的賬號(hào)，而且只能在交易賬號(hào)中指定驗(yàn)證。在創(chuàng)立新賬號(hào)時(shí)也可指定驗(yàn)證。在指定賬號(hào)中選定驗(yàn)證范圍。驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)確定后，任何時(shí)候交易過(guò)賬它就會(huì)起作用。這意味著如果用戶(hù)輸入錯(cuò)誤或程序不對(duì)，錯(cuò)誤信息會(huì)立刻顯示出來(lái)。有四種不同驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)可供使用： 可選的 待填寫(xiě) 表 列表如選擇列表，必須同時(shí)定義這一部分中許可的特定選項(xiàng)。要做到這點(diǎn)，先點(diǎn)擊確認(rèn)列表菜單鍵，然后選擇可應(yīng)用的菜單項(xiàng)目。只能在已經(jīng)設(shè)置為列表的部分選擇。 標(biāo)準(zhǔn)描述標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域可選的 默認(rèn)值，指無(wú)論這部分是否填寫(xiě)都是可選的?？稍谶@部分設(shè)置一個(gè)建議待填寫(xiě)此部分必須填寫(xiě)?？稍谠O(shè)置 標(biāo)識(shí)下設(shè)置一個(gè)建議，但是是可選的?？稍谶@部分設(shè)置一個(gè)建議表此部分的驗(yàn)證值不能被日記賬覆蓋。必須設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)列表可把這個(gè)賬號(hào)中可能出現(xiàn)的驗(yàn)證值列出來(lái)。此序列將支配標(biāo)準(zhǔn)部分的建議 設(shè)置一個(gè)序列如果已經(jīng)選擇了列表作為驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)，必須定義一系列可供選擇的選項(xiàng)。 例如：已經(jīng)將列表設(shè)定為驗(yàn)證用戶(hù)，現(xiàn)在就需要定義一系列適用于驗(yàn)證部分的用戶(hù)。點(diǎn)擊確認(rèn)列表菜單鍵，選定菜單項(xiàng)用戶(hù) 。如其它驗(yàn)證部分都不含序列值，那么用戶(hù)將是唯一的可選項(xiàng)。在新的窗口，可以在公司登記的所有用戶(hù)中選擇合適的用戶(hù)。序列中的用戶(hù)將是唯一被允許驗(yàn)證賬號(hào)交易的用戶(hù)。 使用列表如已經(jīng)設(shè)置了確認(rèn)列表，當(dāng)用戶(hù)驗(yàn)證的分類(lèi)日記賬不符合列表的有效條件時(shí)，將顯示錯(cuò)誤信息。錯(cuò)誤必須在分類(lèi)日記賬中更正。在分類(lèi)日記賬中，不僅符合驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)的選擇，而且所有的選擇都有顯示。 描述已知的成本分配如果事先已知成本是怎樣分配的，例如辦公室的空間50%由銷(xiāo)售部使用，另外50%由管理部門(mén)使用，相關(guān)值就能事先作為成本分配輸入。 賬號(hào)上過(guò)賬的數(shù)目將已合適的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)賬。為了設(shè)置成本分配，點(diǎn)擊會(huì)計(jì)目錄上的設(shè)置鍵并詳細(xì)說(shuō)明分配標(biāo)準(zhǔn)。 可以輸入不同的賬號(hào)將數(shù)量分發(fā)給另一個(gè)賬號(hào)。參考可以在系統(tǒng)中理解賬號(hào)的使用。如果不清楚為什么在自動(dòng)交易中使用賬目，流覽賬號(hào)的參考。首先，去分類(lèi)賬/設(shè)置/賬目參考設(shè)置想看的參考。設(shè)置并更新每個(gè)相關(guān)圖表的參考。設(shè)置完參考后就能在會(huì)計(jì)目錄中的查詢(xún)鍵下找到。 3. 交易和交易來(lái)源點(diǎn)擊交易事項(xiàng)鍵可看到每個(gè)賬目上已經(jīng)過(guò)賬的交易。分類(lèi)賬交易的普通查看和憑證交易的由來(lái)都可以被展示。 點(diǎn)擊憑證上的起點(diǎn)鍵能看到交易的由來(lái)。查看憑單顯示分類(lèi)賬交易，所有相關(guān)模塊和已過(guò)賬的價(jià)值。 這可以幫助鑒定用于交易的憑證或存貨。與銷(xiāo)售發(fā)票有關(guān)，可以展示相關(guān)客戶(hù)和項(xiàng)目的信息。如果接收只有憑證或發(fā)票號(hào)碼的支付，可通過(guò)憑證由來(lái)查找相關(guān)客戶(hù)。Navision Axapta是一個(gè)完整的系統(tǒng)，能通過(guò)點(diǎn)擊客戶(hù)表上的查詢(xún)鍵，選擇發(fā)票，在買(mǎi)方上找到相同的信息。 也可以進(jìn)入庫(kù)存管理模塊看相關(guān)的過(guò)賬。 期間當(dāng)建立了分類(lèi)賬的財(cái)政年度，Navision Axapta 會(huì)在該期間工作。創(chuàng)立財(cái)政年度之后，在輸入交易到分類(lèi)賬前須定義期間。 在定義財(cái)政年度時(shí)，Navision Axapta 自動(dòng)把它分為幾個(gè)期間（通常是月份，但是還可分為像日數(shù)之類(lèi)的短期間），并添加兩個(gè)用戶(hù)化的周期：終止期和開(kāi)始期。終止期是用來(lái)輸入年終結(jié)算具體交易。開(kāi)始期包含由年終結(jié)算轉(zhuǎn)來(lái)的期初交易。 所有周期都有下列情況之一： 打開(kāi):周期是打開(kāi)的，交易能過(guò)賬。 被停止:周期沒(méi)有開(kāi)放，如果試圖將交易過(guò)賬進(jìn)入這個(gè)周期，警告信息就會(huì)出現(xiàn)。這個(gè)周期能轉(zhuǎn)回正常。 已關(guān)閉:周期為除了年終結(jié)算外的交易而終止。設(shè)定為已關(guān)閉的周期是不能在打開(kāi)的。 因此只有當(dāng)年終結(jié)算程序完成，結(jié)果已核準(zhǔn)之后才能終止周期。提示:改變已有的周期時(shí)，期間余額須重新計(jì)算，點(diǎn)擊期間表上的重計(jì)期間余額鍵。 定義會(huì)計(jì)年度時(shí)，須按以后使用方式排列。例如，以 2000年7月1日開(kāi)始為會(huì)計(jì)年度在Damgaard Axapta 中操作，輸入舊年的余額到系統(tǒng)中，須創(chuàng)立兩個(gè)會(huì)計(jì)年度：一個(gè)是2000年7月1日之前，另一個(gè)是從2000年7月1日開(kāi)始。 日記賬在Navision Axapta中，所有的手動(dòng)過(guò)賬都是通過(guò)日記賬輸入的。日記賬是一種工作表，所有輸入的資料不是馬上過(guò)賬，而是在完整的日記賬被過(guò)賬之前能夠被修改。很有可能建立日記賬是為了控制各種不同的數(shù)據(jù)輸入。在應(yīng)用了核準(zhǔn)系統(tǒng)的情況下，只有被核準(zhǔn)的日記賬才能過(guò)賬?？梢赃x擇是否保存舊的日記賬。 在過(guò)賬交易到分類(lèi)賬之前，用Navision Axapta中的日記賬來(lái)回顧和核實(shí)。記得在從外在分類(lèi)賬輸入資料到Navision Axapta時(shí)也要這樣做，因?yàn)檫@是一個(gè)確定所有有效領(lǐng)域都有價(jià)值，交易的限制已經(jīng)結(jié)束的良機(jī)。日記賬的概要打開(kāi)Navision Axapta中的日記賬時(shí)，下列屏幕出現(xiàn)：根據(jù)已經(jīng)定義的日記賬名稱(chēng)或格式創(chuàng)立新的日記賬。如果還沒(méi)有定義日記賬名稱(chēng)，在總賬標(biāo)識(shí)中的設(shè)置菜單項(xiàng)目中的日記賬名稱(chēng)中定義。 已經(jīng)定義的日記賬格式被用來(lái)控制每天的入賬。在定義的日記賬名稱(chēng)中，還有以下內(nèi)容： 日記賬種類(lèi) (例如發(fā)票登記) 日記賬中將使用的賬號(hào) 允許操作日記賬的人員 核準(zhǔn)系統(tǒng)，指在過(guò)賬工作表進(jìn)分類(lèi)賬前其它人核準(zhǔn)?？梢栽诖硕x默認(rèn)值，這些也可用作入賬的建議值或強(qiáng)制值。如果想在過(guò)賬之后保留日記賬，使日記名稱(chēng)設(shè)置中 過(guò)賬后刪除行 功能無(wú)效。為了稍后看日記賬，選擇日記賬表格中顯示目錄上的已過(guò)賬。如果選擇 全部, 兩者都會(huì)打開(kāi)。通常情況下，只有打開(kāi)的日記賬被顯示，概述當(dāng)前的行為。 如果沒(méi)有被指定的話(huà)，幾個(gè)使用者可同時(shí)進(jìn)入一個(gè)日記賬。這種功能在進(jìn)行檢查資料時(shí)非常有用，但應(yīng)在日常工作中避免，因?yàn)檫@樣會(huì)導(dǎo)致混亂。 為了避免這種情況，詳細(xì)說(shuō)明日記賬的核準(zhǔn)體系或在創(chuàng)立新的日記賬后終止日記賬。進(jìn)入 已中止 標(biāo)簽頁(yè)，檢查系統(tǒng)。日記賬現(xiàn)在已經(jīng)被鎖定。 日記賬中重要的字段一些字段被用來(lái)控制日記賬。例如，檢查是否每個(gè)憑證的借方和貸方的余額是否為0、 總借貸和總信貸。賬目類(lèi)型字段包含輸入交易種類(lèi)的信息并控制下面抵銷(xiāo)帳戶(hù)字段的值。如果想輸入分類(lèi)賬交易，選擇分類(lèi)賬；如果想輸入債權(quán)人或債務(wù)人交易（發(fā)票，支付或貸項(xiàng)通知單），選擇債權(quán)人或債務(wù)人。根據(jù)所選值，將顯示會(huì)計(jì)目錄，債權(quán)人或債務(wù)人表。從表格中選擇一個(gè)賬目。相同程序使用于抵銷(xiāo)賬目字段。輸入分類(lèi)賬交易 可以有不同方法輸入交易。在本例中，賬號(hào)和抵銷(xiāo)賬目出現(xiàn)在一行，因此被稱(chēng)為“同一行”。另一種輸入相同交易的方法如下所示：兩種賬號(hào)在不同行展現(xiàn)，整個(gè)數(shù)量在一個(gè)賬戶(hù)的借方記入，在另一個(gè)賬戶(hù)的貸方記入。在下例中，1000美元的借方總量以?xún)蓚€(gè)500美元在兩個(gè)賬戶(hù)的貸方記入。不管在輸入交易時(shí)使用多少行（一行，兩行，三行或更多），記住余額總是0。 日記賬的功能資料一輸入日記賬，就可看到賬目的余額。這在處理銀行賬戶(hù)時(shí)很有用，因?yàn)閺你y行來(lái)的賬目報(bào)表余額可與在日記賬過(guò)賬后，分類(lèi)賬里銀行賬戶(hù)的余額相協(xié)調(diào)。 需要設(shè)置余額控制賬戶(hù)。唯一能充當(dāng)余額控制賬戶(hù)的是含流動(dòng)資金的分類(lèi)賬戶(hù)。 余額控制賬戶(hù)的目的是為了方便處理交易時(shí)賬目余額的管理。進(jìn)入會(huì)計(jì)科目表的分類(lèi)賬賬戶(hù)， 設(shè)置選擇主菜單余額控制賬戶(hù)設(shè)置余額控制賬戶(hù)。在分類(lèi)賬日記賬中，選擇余額控制來(lái)檢查過(guò)賬前余額控制賬戶(hù)上的余額，賬目上日記賬的流動(dòng)，過(guò)賬后的余額和來(lái)自其它日記賬的賬目的流動(dòng)。 在日記賬過(guò)賬前可以得到顯示已輸入交易的余額控制賬戶(hù)的報(bào)表?？捎萌沼涃~的打印功能打印此信息。點(diǎn)擊日記賬表格中的打印菜單鍵選擇余額。收支報(bào)表能在銀行賬目報(bào)表上結(jié)余與銀行賬目算出的新結(jié)余不一致時(shí)，幫助更容易辨別不正確交易。如果為日記賬建立了核準(zhǔn)系統(tǒng)，過(guò)賬鍵直到相關(guān)人員已核準(zhǔn)了日記賬才生效。相關(guān)人員可以拒絕入賬，日記賬也可以不過(guò)賬。在Navision Axapta中，還可以在交易過(guò)賬到分類(lèi)賬前，通過(guò)點(diǎn)擊銷(xiāo)售稅鍵顯示稅收計(jì)算。如果在日記賬過(guò)賬前點(diǎn)擊 確認(rèn)，日記賬將被檢查是否有錯(cuò)誤。如果日記賬不能被驗(yàn)證，錯(cuò)誤訊息將顯示。如果日記賬沒(méi)問(wèn)題，OK訊息將顯示?？梢酝ㄟ^(guò)過(guò)賬鍵過(guò)賬輸入行，這個(gè)鍵包含兩個(gè)選擇：過(guò)賬和過(guò)賬及轉(zhuǎn)移。如果不經(jīng)確認(rèn)選擇過(guò)賬，日記賬將包含不正確的入賬，錯(cuò)誤訊息將顯示，日記賬將不能過(guò)賬。在修改錯(cuò)誤之后，再選擇 過(guò)賬，入賬將會(huì)被確認(rèn)，如果沒(méi)有錯(cuò)誤整個(gè)日記賬將被過(guò)賬。如果選擇