e-HR案例分析：中外運集團.doc

e-HR案例分析：中外運集團編者按：6月26日，中國對外貿(mào)易運輸集團（簡稱中外運集團）總公司人力資源信息管理系統(tǒng)項目驗收簽字儀式在北京金運大廈舉行。中外運集團是一家具有50多年歷史、員工人數(shù)6.7萬人、跨行業(yè)和跨國經(jīng)營的大型企業(yè)集團。北京奇正軟件系統(tǒng)公司一直專注于為集團企業(yè)提供人力資源管理系統(tǒng)解決方案，中外運集團是我國典型的集團企業(yè)代表，奇正公司中外運項目的成功實施為其他集團企業(yè)提供了典型的參考“模板”。 一、公司背景中國對外貿(mào)易運輸（集團）公司（簡稱中外運），是一個以運輸業(yè)為主，全面發(fā)展、實行跨地區(qū)、跨行業(yè)和跨國經(jīng)營的大型企業(yè)集團。中外運在國內(nèi)有46個專業(yè)子公司、省市子公司，508家獨立法人單位，238家合營企業(yè)；在海外有9個代表處，67家獨資、合資企業(yè)，員工6.7萬人，集團總資產(chǎn)額達220億元人民幣。中外運經(jīng)過50年的發(fā)展，在國內(nèi)外擁有完善的業(yè)務(wù)經(jīng)營網(wǎng)絡(luò)，業(yè)務(wù)范圍涉及貨運代理、海洋運輸、租船、船舶經(jīng)營、班輪運輸、船務(wù)代理、航空貨運、航空快件、鐵路運輸、汽車運輸、多式聯(lián)運、倉儲、進出口貿(mào)易，以及對外經(jīng)濟合作、工程承包、集裝箱租賃、森林開發(fā)、金融、保險、旅游、廣告、房地產(chǎn)等諸多領(lǐng)域。二、中外運人力資源管理狀況使用奇正人力資源管理系統(tǒng)前，中外運人力資源管理主要分為員工信息、合同管理、薪酬保險管理。在員工信息及合同管理方面，中外運集團總公司需要管理總公司員工以及各個下級單位副總級以上人員；各個下級單位單獨管理本單位其他人員信息。在薪酬保險管理方面，中外運集團總公司人力資源部制定標(biāo)準(zhǔn)（應(yīng)發(fā)金額），由集團總公司財務(wù)部計算總公司員工薪酬（實發(fā)金額）并發(fā)放；各個下級單位依據(jù)集團總公司制定并審批的薪酬總額，單獨管理本單位薪酬計算與發(fā)放。集團總公司曾經(jīng)使用某一國內(nèi)人事軟件，各個下級單位曾經(jīng)或正在分別使用一些不同的人事軟件。目前，在集團總公司與人力資源系統(tǒng)密切相關(guān)的其他系統(tǒng)主要有：考勤管理系統(tǒng)、原人事管理軟件系統(tǒng)、護照簽證管理系統(tǒng)（使用Foxpro數(shù)據(jù)庫）以及其他外部的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。三、中外運對系統(tǒng)選擇的要求雖然中外運是國有企業(yè)，但相對于大多數(shù)國企而言，他們有一套比較系統(tǒng)的人力資源管理理念，并建立了一整套比較規(guī)范的人力資源管理方法。在積極建立企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)管理機制的今天，中外運集團意識到，僅僅靠原始的手工管理或簡單的單機管理，人力資源部門面對大量的信息，無法有效率地將其中的重要部分提取出來，并做出相應(yīng)的判斷和處理。集團管理者的決策只能依據(jù)報表數(shù)據(jù)，在浪費大量人力、物力的同時無法做到實時監(jiān)控，難以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。因此，先進的管理思想在企業(yè)中實現(xiàn)就成為了一個可望而不可及的目標(biāo)。中外運集團非常急需一套既有先進管理思想又適合國內(nèi)大企業(yè)的人力資源管理信息系統(tǒng)，作為實現(xiàn)上述目標(biāo)和提高現(xiàn)有水平的一種重要手段。中國對外貿(mào)易運輸（集團）公司在人力資源系統(tǒng)選型時提出了以下要求：1具有先進的人力資源管理理念；2可以滿足多行業(yè)、多公司不同的人力資源管理要求；3實現(xiàn)集團化管理，實時監(jiān)控各個專業(yè)、省市子公司的人力資源情況；4進行多層次數(shù)據(jù)匯總，為各層次管理者的決策分析提供數(shù)據(jù)；5具有完整的系統(tǒng)接口，滿足靈活的數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出。四、具體的解決方案1硬件及網(wǎng)絡(luò)解決方案2000年10月，中國對外貿(mào)易運輸（集團）公司對國內(nèi)外各個人力資源管理系統(tǒng)產(chǎn)品進行充分比較、分析后，最終選擇了北京奇正軟件系統(tǒng)公司的人力資源管理系統(tǒng)解決方案：基于Oracle8i數(shù)據(jù)庫、采用瀏覽器/服務(wù)器（Web/Server）結(jié)構(gòu)的集中式管理模式。具體如下：數(shù)據(jù)庫端：在總公司設(shè)置兩臺服務(wù)器數(shù)據(jù)庫服務(wù)器與應(yīng)用服務(wù)器。瀏覽器端：只要安裝IE或Nascape即可，不須安裝應(yīng)用程序。聯(lián)接方式：總公司內(nèi)部用戶通過局域網(wǎng)登錄數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)處理；各地分公司通過已有DDN專線登錄服務(wù)器進行數(shù)據(jù)處理。這種方案的優(yōu)點：1)數(shù)據(jù)集中，各地分公司可以獨立處理自己的業(yè)務(wù)；各層次管理者依據(jù)權(quán)限劃分進行決策分析；總公司可以進行實時監(jiān)控，保證數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性以及及時性。2)程序集中，只需安裝一套人力資源管理系統(tǒng)，節(jié)省系統(tǒng)運行成本、維護成本。2、在具體的功能模塊上，中外運的要求也體現(xiàn)了典型的集團公司的要求。組織機構(gòu)管理做為一個跨地區(qū)、跨行業(yè)和跨國經(jīng)營的大型企業(yè)集團，中外運不僅人員眾多，而且組織機構(gòu)復(fù)雜：有數(shù)百家各級子公司、獨資、合資企業(yè)、合營企業(yè)及代表處。尤其是隨著企業(yè)的發(fā)展，組織機構(gòu)隨時可能進行重組。針對中外運的組織機構(gòu)管理要求，奇正人力資源系統(tǒng)提供了多公司設(shè)置，而且設(shè)置不同層次的處理權(quán)限。這使各地分公司能在獨立處理自己的業(yè)務(wù)的同時，各層次管理者又能夠依據(jù)權(quán)限劃分進行決策分析；總公司可以進行實時監(jiān)控，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及及時性。奇正人力資源系統(tǒng)提出了組織機構(gòu)的實效性概念，即靈活定義各個機構(gòu)之間的上下級關(guān)系，并且所有的組織機構(gòu)都有生效時限，同時全部保留歷史機構(gòu)的數(shù)據(jù)。在不同的組織機構(gòu)有效期間內(nèi)，采用相應(yīng)的組織機構(gòu)進行各項處理，從而完全滿足中外運需求。職位管理中外運在選用奇正人力資源系統(tǒng)之前，邀請偉世顧問公司為中外運建立了職位管理體系，在這次的人力資源管理系統(tǒng)里使職位管理與招聘管理、績效管理、薪資福利管理系統(tǒng)結(jié)合，形成了一套完整的職位管理體系。與此同時，職位管理模塊采用與組織機構(gòu)管理相同的實效性概念，按照生效時限靈活定義職位的上下級關(guān)系。人才需求與招聘管理做為人力資源管理的第一步，日常的人才需求分析與招聘管理往往占用了人力資源管理者的大量精力。招聘管理模塊的運用使中外運在人才需求與招聘管理上不但避免了過去繁重的工作、甚至重復(fù)勞動，而且節(jié)約了大量招聘費用。員工信息管理做為擁有6萬多名員工的大型企業(yè)集團，中外運的員工情況異常復(fù)雜：外派員工、借調(diào)員工、待崗員工、內(nèi)退員工、離休員工、退休員工同時存在，同時并行多種分類方式、多種統(tǒng)計規(guī)則。人力資源系統(tǒng)管理的中心之一便是員工信息管理，這也是中外運集團關(guān)心的重點。系統(tǒng)對這一部分的管理包括：1)定崗定員定額管理：按照類別、部門、職位、性別等多個字段進行定員控制以及薪資總額控制，在定崗定員定額達標(biāo)時提示或報警。通過定崗定員管理與實際崗位人數(shù)的對比分析，為招聘管理提供數(shù)據(jù)依據(jù)。2)員工信息管理：大量的員工信息管理使用戶可以自定義內(nèi)容，保證中外運集團各種復(fù)雜的分類統(tǒng)計得以實現(xiàn)。3)輔助員工信息管理：使員工學(xué)歷信息管理、家庭社會關(guān)系管理、員工獎懲情況管理、員工出國情況管理自動化，使中外運的員工管理更加全面細(xì)致。靈活處理各種員工變動、集團內(nèi)部調(diào)動、員工調(diào)離、員工復(fù)職處理，以及與之對應(yīng)的多種工齡處理，全面滿足中外運集團異常復(fù)雜員工情況。4)查詢統(tǒng)計：人力資源系統(tǒng)的統(tǒng)計查詢工作大量集中于員工信息管理中。除了能夠完成專項查詢，即固定格式查詢、對已查詢數(shù)據(jù)的二次統(tǒng)計、歷史數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計等標(biāo)準(zhǔn)查詢外，該模塊還提供了大量的靈活查詢方式，例如可以按照不同操作者定義查詢條件的組合方式、顯示內(nèi)容的組合方式及查詢層次。人才庫管理人才庫管理模塊分為內(nèi)部人才庫管理、外部人才庫管理、后備人才管理。1)內(nèi)部人才庫管理：為了達到公司內(nèi)部人才的最優(yōu)化配置，員工可以自愿申請競聘空缺職位。當(dāng)公司內(nèi)部出現(xiàn)職位需求時，首先考慮從公司內(nèi)部招聘。2)外部人才庫管理：當(dāng)公司內(nèi)部招聘未獲得合格人員，在進行外部招聘時，將公司暫時不需要的外部人才信息單獨保存，形成外部人才庫，從而節(jié)省未來的招聘費用。3)后備人才管理：后備人才也是公司的內(nèi)部人才，是由上級領(lǐng)導(dǎo)以及人力資源部確認(rèn)的備選人員，在培訓(xùn)等方面具有一定的優(yōu)先權(quán)。合同管理合同管理是人力資源系統(tǒng)管理的基本模塊之一，包括合同續(xù)簽、變更、違約、解除、終止等相應(yīng)處理。比較重要的是信息到期提示管理和違約金管理，這可以使管理者使用起來更加得心應(yīng)手。培訓(xùn)管理在實施該系統(tǒng)之前，中外運員工培訓(xùn)管理沒有正式的培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的實施使培訓(xùn)管理逐步走向正規(guī)化，形成良好的人才培育機制。這些包括課程管理、學(xué)時管理、費用管理、教師管理。業(yè)績監(jiān)控管理中外運的業(yè)績監(jiān)控管理一直是人力資源管理的薄弱環(huán)節(jié)，但通過專業(yè)的職位評估后，中外運已經(jīng)形成了完整的職位管理體系，這使業(yè)績監(jiān)控管理實施可以制度化和規(guī)范化。系統(tǒng)通過工作業(yè)績與行為表現(xiàn)等方面的評價，使中外運的業(yè)績監(jiān)控管理做到了有法可依，有章可循，同時為勞動用工、用人方面提供參考數(shù)據(jù)，并通過業(yè)績監(jiān)控的結(jié)果直接影響員工的績效工資。其中，工作業(yè)績由常規(guī)工作業(yè)績評價和項目工作業(yè)績評價兩部分構(gòu)成。薪酬福利及社會統(tǒng)籌管理相對于民營企業(yè)和外資企業(yè)，作為國有企業(yè)的中外運員工情況異常復(fù)雜，這使薪酬福利和社會統(tǒng)籌管理遇到了很大的挑戰(zhàn)。由于奇正系統(tǒng)采用Oracle的數(shù)據(jù)庫，這使處理復(fù)雜的薪資計算和社會統(tǒng)籌管理成為奇正的優(yōu)勢。靈活的工資項目與計算公式設(shè)置、豐富的函數(shù)充分考慮到了國內(nèi)大型企業(yè)集團薪資處理的復(fù)雜性，同時考慮到企業(yè)的發(fā)展、政策的變化甚至工資體制的改革。（正文完）五、評論：集團企業(yè)的難點何在？在中外運人力資源管理信息系統(tǒng)項目驗收的簽字儀式結(jié)束后，記者問及這個項目的“效益”如何，奇正公司的總經(jīng)理車訊告訴記者：“這個項目二次開發(fā)的工作量很大，而且很多二次開發(fā)的工作并不具有代表性。我想我們是著眼于長遠(yuǎn)，中外運作為一個歷史很長、規(guī)模龐大的企業(yè)，它有著非常復(fù)雜的特殊性，能夠為這類企業(yè)提供解決方案可以使我們對集團企業(yè)客戶加深認(rèn)識和研究，這會在整體上提升我們的產(chǎn)品。”其實，像中外運這樣的集團企業(yè)客戶，在人力資源管理系統(tǒng)上有很多特殊的地方，表現(xiàn)在如下方面：1外部機制和管理體系打上了大型國有企業(yè)幾十年來形成的深刻烙印。國有企業(yè)的經(jīng)營機制和管理體系有的處于轉(zhuǎn)型過程中，有的剛剛完成轉(zhuǎn)型，反映在人事薪資管理上，也很難形成系統(tǒng)的、現(xiàn)代的人力資源管理體系。首先在外部機制上，由于產(chǎn)權(quán)機制的模糊，一般大型企業(yè)難以形成有效的約束和激勵機制，這使現(xiàn)代人力資源管理的公平、激勵、員工參與等作用難以發(fā)揮，即使有了基本制度，是否會被有效利用或者說貫徹到領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的管理思想中，這要打一個問號。這種特殊性使人力資源系統(tǒng)提供商在開發(fā)系統(tǒng)時必須考慮項目是否會實施成功，該項目會不會在中途“夭折”。車訊說：“我們在選擇集團企業(yè)客戶時非常謹(jǐn)慎，客戶中途的失敗也是我們的失敗。選擇中外運是因為我們看到中外運的領(lǐng)導(dǎo)者以及管理層的現(xiàn)代管理意識還不錯，我們溝通起來比較輕松。”2人事薪資管理既充滿了“歷史滄桑”的要求，又渴望創(chuàng)新和變革。對于大型國有企業(yè)來說，幾十年積累下來的離退休職工就有很多，這對人力資源管理者來說是很大的包袱，不像業(yè)務(wù)那樣容易“告別過去”。另一方面，國有企業(yè)傳統(tǒng)人事勞資管理的舊觀念不利于現(xiàn)代人力資源管理的理念“革命”和“造反”。相對于年輕的企業(yè)來說，國有企業(yè)在幾十年的發(fā)展里程中形成了一套完整的人事勞資管理體系，但一些沉積下來的舊觀念比如大鍋飯、不看績效而看所謂的“表現(xiàn)”來評估職工等依然存在。然而，國有企業(yè)要實現(xiàn)成功轉(zhuǎn)型，必須要勇于在眾多的人際沖突、組織陣痛中改革，營造民主、開放、公平、人際關(guān)系簡單的人力資源管理的企業(yè)環(huán)境。這種特殊性對于人力資源系統(tǒng)提供商來說是個兩難選擇是堅持給客戶帶有比較新的理念的產(chǎn)品還是迎合客戶的“眉眼”進行大量二次開發(fā)意義非常大？選擇前者可能會導(dǎo)致項目的失敗，選擇后者可能會導(dǎo)致項目收益的降低。3大型國有企業(yè)實施人力資源管理系統(tǒng)面臨預(yù)算緊張的窘迫和大量培訓(xùn)的工作。由于很多大型的國有企業(yè)既肩負(fù)著產(chǎn)生經(jīng)濟效益的責(zé)任又擔(dān)負(fù)著社會就業(yè)的重任，以及長期以來形成的對人才埋沒、閑置、不尊重人才、層級關(guān)系嚴(yán)重的官僚作風(fēng)等積習(xí)，要想說服這些公司的一把手在人力資源管理上加大預(yù)算是非常困難的，因為在他們的眼里人才應(yīng)該求他們而不是他們挽留人才。另一方面，引進新的人事薪資理念和制度需要對所有的人進行“洗腦”，培訓(xùn)和洗腦是否能夠成功也決定了人力資源管理系統(tǒng)能否有效實施。盡管大型國有企業(yè)面臨上述的困難，但競爭性經(jīng)營環(huán)境的壓力使大多數(shù)國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到不能有效盤貨現(xiàn)有人力資源的存量，不能使人力資源的績效潛力得到釋放，不能提高單位人力資源的產(chǎn)出，就無法面臨日益競爭的壓力，就無法使國有企業(yè)成為真正的“百年老店”。幸運的是，中外運已建立了一套完整的現(xiàn)代人力資源管理體系。記者就一些問題