會所總務、采購、驗生管理流程.doc

總務、采購、驗生管理流程編 號B01作業(yè)項目請購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料一、作業(yè)方式（一） 生鮮食品請購：1. 各廚師長根據(jù)菜單上所需要準備之材料，通知資材人員由其依各大類別逐一編號，而成生鮮食品之主檔。2. 生鮮食品請購分兩大類：一為各廚房直接進貨，包括魚肉蔬果方面；一為倉庫庫存補充，包括冷凍食品及干貨類。餐廳廚房直接進貨部份，每日成控人員會提供生鮮食品請購單一式三聯(lián)（Marketing List）給廚房人員，在規(guī)定時間以前，由餐廳廚師長依據(jù)業(yè)務需要及庫存情形填寫請購單，除一聯(lián)自留外，另二聯(lián)交由采購單位進行采購作業(yè)。（二） 花卉之請購：花卉依需要量請購，由成本控制人員提供花卉請購單一式三聯(lián)予花房人員，花房人員預估需要花材之種類及數(shù)量填入花卉請購單，除一聯(lián)自留外，另二聯(lián)交采購單位進行采購作業(yè)。（三） 倉庫庫存品請購：1. 倉庫請購大致分為兩種：一為食品類，以生鮮食品請購單方式訂購；另一為用品類及煙酒類，以倉庫請購單（Purchase Request-Storeroom）請購。2. 為節(jié)省請購、采購的作業(yè)程序，并考慮資金運用及庫存空間，倉庫管理項目皆依一定之原則決定采購點及采購量。3. 食品干貨固定每周依估計需要量統(tǒng)一訂貨，若訂購項目有所增減，則廚房應隨時通知倉庫，一般用品與煙酒類原則上一個月請購一次，由倉庫填寫倉庫請購單，一聯(lián)由倉庫自留，另二聯(lián)依核決權限核準后送采購單位采買。（四） 一般物品請購：1. 一般物品請購單（Purchase Request-General）計一式三聯(lián)，系由第一次購買之項目、或非倉庫庫存項目使用。2. 請購單位依需要填寫請購單，依核決權限適當核準。核決權限辦法存貨編號辦法生鮮食品請購單（Marketing List）花卉請購單倉庫請購單（Purchase request - Storeroom）一般物品請購單（Purchase Request General）編 號B01作業(yè)項目請購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料3. 經(jīng)適當核準之請購單傳回采購部，由采購人員于采購單上編寫序號后，將一聯(lián)交還請購單位，另二聯(lián)則進入采購程序。（五） 小額采購作業(yè)：1. 小額物品采購申請單一式三聯(lián)（Purchase Request Fractional Item），系針對非倉庫庫存項目且采購金額在肆佰元以下者。2. 請購單位依需要填寫小額物品采購申請單，經(jīng)部門主管簽名核準后，即送交采購部進行采購程序。（六） 工程倉庫之請購1. 工程部倉庫管理人員應控制庫存料之庫存量，并視材料性質(zhì)決定維持安全量之訂購點。2. 在需要請購時，填寫工程倉庫請購單一式三聯(lián)，依核決權限規(guī)定經(jīng)適當核準，最后送采購部，由采購部收件編號，退回一聯(lián)由工程部自留。二、管理重點1. 請購流程是否皆遵照會所規(guī)定辦理。2. 各項請購是否皆依核決權限適當核準。3. 各類請購單之使用是否合乎會所規(guī)定。4. 生鮮食品及倉庫庫存之請購數(shù)量應考慮實際需求，以避免浪費。小額物品采購申請單（Purchase Request Fractional Item）工程倉庫請購單（Purchase Request Engineer Storeroom）編 號B02作業(yè)項目采購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料一、作業(yè)程序（一） 生鮮食品及花卉之采購作業(yè)：1. 比價：（1） 由于生鮮食品之市場價格變動頻繁，通常由采購人員會同廚師長及成控人員作定期之市場訪價，作為議價之依據(jù)。（2） 采購部針對一定期間較常使用之蔬果類及海鮮食品皆定期安排標單議價作業(yè)。由采購部選定較可靠之供貨商，提供所需食品之生鮮食品估價單，由供貨商投標后，選擇質(zhì)量價格最符合會所需要者，作為此一期間之固定供貨商。（3） 采購人員將選定之供貨商及價格填入生鮮食品估價單，并經(jīng)適當核準后，將做為訂貨之依據(jù)。（4） 花卉之比價程序與生鮮食品同。2. 采購：采購人員將每日取得之生鮮食品請購單上之請購數(shù)量輸入計算機，打印廠商別之生鮮食品采購單一式二聯(lián)，一聯(lián)據(jù)以叫貨，另一聯(lián)連同生鮮食品請購單交驗收人員作為次日收貨之依據(jù)。3. 雜貨類之采購由采購人員與廠商議價后，將單價輸入計算機作為日后采購之依據(jù)。當采購價格改變時，采購人員需填寫商品變價表說明理由，經(jīng)采購部門主管核準方可采購。4. 花卉之采購程序與生鮮食品同，并定期以標單議價方式?jīng)Q定購買價格。（二） 倉庫庫存品采購作業(yè)：1. 由于倉庫之采購屬定期例行性采購，每次采購價格原則上應與計算機中之單價相同，若有漲價情形，采購人員針對漲價項目進行比價議價。2. 依據(jù)經(jīng)核準之倉庫請購單訂貨。（三） 一般物品采購作業(yè)：1. 采購人員依使用單位所填寫之一般物品請購單中需要條核決權限辦法生鮮食品比價、議價辦法生鮮食品估價單生鮮食品采購單商品變價表一般商品比價、議價辦法一般物品請購單編 號B02作業(yè)項目采購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料件進行比價，比價廠商數(shù)則依金額大小決定。2. 將比價情形填入一般物品請購單，并以價格質(zhì)量最符合會所規(guī)定者為采購廠商，依核決權限表核準，依此完全采購作業(yè)。3. 對屬例行性維護工作等性質(zhì)特殊者，并依需要與廠商簽訂合約。（四） 小額采購作業(yè)：1. 采購部人員在經(jīng)適當核準之小額物品采購申請單上序號進行采購，惟應注意所請購物品倉庫并無庫存，且金額在肆佰元以下方可進行采購。2. 采購人員將金額填入小額物品采購申請單，經(jīng)采購部主管核準，一聯(lián)自留，另二聯(lián)交驗收人員作為收貨之依據(jù)。（五） 工程材料采購部作業(yè)：1. 采購人員依工程部開立之倉庫請購單進行采購。2. 例行性采購多向原購買廠商以原價采購，若價格變動太大時，則再行比價，經(jīng)采購部主管核準后決定廠商。二、管理重點：1. 比價程序是否確實執(zhí)行。2. 是否確實依請購部門之需求進行采購作業(yè)。3. 生鮮食品之采買是否皆向比價得標者采購。小額物品采購申請單編 號B03作業(yè)項目驗收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料一、作業(yè)程序（一） 生鮮食品之驗收：1. 采購于進貨前一日下午將預計隔日進貨之生鮮食品采購單及生鮮食品請購單交予驗收單位。2. 將生鮮食品采購單按廠商別分別歸入待驗資料簿內(nèi)的各該廠商頁次內(nèi)，以便利廠商來貨時核驗。3. 廠商來貨時，取出生鮮食品采購單與實際貨品核對質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、單位，并將正確數(shù)量書寫于采購單的驗收字段內(nèi)，物品放置于各該餐廳的貨架上，以稱重方式驗收者，其收貨不得超過采購量之5%為限。4. 于計算機初收文件中輸入采購單號及正確的驗收量后，打印出生鮮食品交貨單一式二聯(lián)，待驗收人員簽名后依餐廳別置于資料架上。5. 廚房人員前來領取物品時，依交貨單核對應領取物品，若無誤則在交貨單的使用單位欄內(nèi)簽收，并取走交貨單一聯(lián)，另一聯(lián)留于驗收。6. 活的海產(chǎn)類物品經(jīng)驗收后，由廠商直接將物品及交貨單送至各該單位；倉庫庫存品經(jīng)驗收后，亦由廠商直接送至倉庫。經(jīng)各單位核對簽核后，一聯(lián)由使用單位或倉庫留底；另一聯(lián)由廠商攜回交給驗收。7. 當使用單位對物品質(zhì)量或規(guī)格有異議時，可于復收欄內(nèi)表示，驗收人員則據(jù)以進入計算機之復收文件將正確的數(shù)量輸入復收欄。8. 將采購單與交貨單序號整理排列，檢查是否連號，并以此兩種單據(jù)互相核對。若交貨單有復收量時，則再核對計算機之收貨量是否已更正。9. 針對未到貨項目，打印當日生鮮食品應交未交明細表，據(jù)以逐筆與采購單的驗收欄核對，以確認所列各項物品確未到貨。10. 核對無誤后，將計算機中的驗收數(shù)據(jù)結轉至驗收文件，依廠商別打印當日生鮮食品驗收單一式二聯(lián)，其中一聯(lián)交成本控制室，另一聯(lián)按廠商別分別放入待驗數(shù)據(jù)簿中各該廠商之頁次內(nèi)，以便廠商于再次交貨時取回該帳。驗收作業(yè)要點生鮮食品采購單生鮮食品請購單生鮮食品交貨單倉庫物品管理規(guī)則生鮮食品應交未交明細表生鮮食品驗收單編 號B03作業(yè)項目驗收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料11. 若有物品退貨，由驗收單位欄開立退貨單一式二聯(lián)，經(jīng)廠商確認后，一聯(lián)交成本控制室，一聯(lián)交予廠商作為扣帳依據(jù)。12. 食品類驗收應注意其品名及制造日期，對乳制品及冷凍食品則需注意是否標示保存期限及保存條件。13. 進口食品類應有中文標示及制造日期、保存期限。（二） 一般物品之驗收1. 采購將采購單及一般物品請購單之一聯(lián)一并交予驗收，驗收按照采購單序號排列歸檔，待廠商來貨時驗收。2. 廠商來貨時，依廠商告知采購單號碼取出該項物品之采購單及請購單，依照采購單及請購單之規(guī)格、條件進行驗收。3. 詳細核對實際交貨物品的品名、規(guī)格、數(shù)量是否與采購單完全符合、質(zhì)量是否良好。4. 將實際驗收輸入計算機，打印一般物品交貨單一式二聯(lián)，并在驗收人員欄內(nèi)簽名。5. 通知申請單位派員前來領貨，依交貨單會驗無誤后，在使用單位欄內(nèi)簽收，并取有一聯(lián)，另一聯(lián)留于驗收。屬倉庫庫存品者則委由廠商送至倉庫，并由倉庫點收后簽名，一聯(lián)交貨單交予倉庫留底，另一聯(lián)留于驗收。6. 使用單位對物品之質(zhì)量或規(guī)格有異議時，可填于復收欄中，驗收人員并據(jù)以進入計算機復收量輸入文件，輸入正確的交貨數(shù)。7. 每日收貨時間至下午四點，驗收人員將交貨單按序號排列檢查是否連號，其驗收數(shù)有更改者，應與計算機數(shù)據(jù)中之復收量核對，已確定皆已更正。打印當日之一般物品交貨單據(jù)以與交貨單核對是否無誤。8. 將交貨清單及交貨單一聯(lián)連同請購單、采購單、發(fā)票或收據(jù)一并送交成本控制核對。若分批交貨尚有未交數(shù)量，則采購單及請購單以影印本代之，正本待數(shù)量收齊后再交。9. 合約項目之驗收：對以合約方式進行采購者，則驗收人員依合約規(guī)定辦理退貨單采購單一般物品請購單一般物品交貨單驗收單編 號B03作業(yè)項目驗收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料驗收，并應依驗收結果開立驗收單一式三聯(lián)，一聯(lián)交廠商，一聯(lián)給使用單位，一聯(lián)交成控入賬。（三） 工程驗收：1. 當承包商將材料送達后，驗收部門人員通知工程部人員會同驗收。2. 驗收無誤后，由驗收部門印驗收單一式二聯(lián)，經(jīng)工程部人員簽收后，一聯(lián)交工程人員連同貨物一并領走，一聯(lián)交成控人員入賬。二、管理重點：1. 廠商來貨須特別注意采購單上所標示的品名、規(guī)格是否與物品完全符合。2. 對生鮮物品質(zhì)量、新鮮度及有效日期等均需格外注意。3. 磅秤來貨重量時，海鮮、肉品類應特別注意其含冰、含水量；水果類須注意其箱子下層物品的質(zhì)量，并扣除其包裝箱及墊襯物的重量。4. 需助注意采購單上注明的交貨部門，不可交錯單位。5. 所有酒類進貨均需在酒瓶上加貼會所之標示貼紙，煙酒驗收后一律進倉。編 號B04作業(yè)項目付款作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料一、作業(yè)程序：（一） 非月結付款作業(yè)：1. 由申請人檢附憑證，連同支票請求單經(jīng)部門主管核準后，依核決權限送簽。（二） 月結付款作業(yè)：原則上采一般物品請購單、生鮮食品請購單或倉庫請購單方式采購者，皆采月結分式付款。通常當月貨款于當月月底匯總后，次月十號以前以電匯方式付款。1. 生鮮食品之付款作業(yè)：（1） 每日驗收單位匯總生鮮食品請購單（Marketing List）、采購單、交貨單及驗收單交成本控制室，成控人員核對采購單及驗收單確定資料相符，對交貨單數(shù)量有更改者，則確定驗收單之數(shù)量相符。（2） 核對無誤后，進行日結作業(yè)，將驗收之數(shù)據(jù)Posting至存貨之系統(tǒng)中，并將一聯(lián)驗收單及相關收據(jù)或發(fā)票依廠商別整理歸檔。（3） 月底打印廠商別之應付帳款控制卡，與當月各廠商別之驗收單及收據(jù)或發(fā)票核對，確定無誤后切具傳票，將應付帳款控制卡一聯(lián)、驗收單及相關憑證附于傳票之后作為憑證，生鮮食品請購單、采購單及交貨單則另行整理歸檔。（4） 若廠商之請款憑證不完整，則請廠商補足，并先切至應付帳款一程序不完整科目，待憑證補齊于次月再轉列應付帳款科目，由應付票據(jù)組據(jù)以付款。支票請求單（Request for Check）核決權限一般物品請購單生鮮食品請購單（Marketing List）倉庫請購單采購單交貨單驗收單應付帳款控制卡編 號B04作業(yè)項目付款作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料2. 一般物品及倉庫采購付款作業(yè)（1） 每日驗收單位匯總一般物品請購單、采購單、交貨單及發(fā)票或收據(jù)交成本控制室，成控人員檢查一般物品請購單是否經(jīng)適當核準、核對發(fā)票及請購單之單價，并核對收貨數(shù)量。（2） 核對無誤后，依采購之性質(zhì)填具會計科目及負擔此支出之部門，對需由各部門分攤之費用并一并分攤計算完畢。（3） 打印一般物品驗收單一式二聯(lián)，一聯(lián)連同請購單、采購單、交貨單及相關憑證附于傳票后做為入賬憑證，一聯(lián)由成控自留，并執(zhí)行日結作業(yè)。（4） 月底作業(yè)程序同生鮮食品付款程序。3. 小額物品采購單付款作業(yè)：（1） 每日驗收單位匯總采月結付款之小額物品采購單，連同相關憑證一并交成本控制室，成控人員檢查是否經(jīng)過適當核準。并填具會計科目及使用部門，逐漸輸入計算機。（2） 月底作業(yè)程序同生鮮食品付款程序。4. 工程付款作業(yè)：（1） 工程請款應由工程部檢附相關憑證、合約復印件、報支申請通知單、工程計價單及工程案工程驗收單等數(shù)據(jù)，經(jīng)適當核準后交財務部應付帳款組請款。其屬第一次請款者，財務部并應依合約規(guī)定，填寫工程請款明細表載明該工程之基本數(shù)據(jù)，以控制請款及付款之情形。（2） 應付帳款組收到上列單據(jù)后，依報支申請通知單之金額田入工程請款明細表，并切具傳票，由應付票據(jù)組據(jù)以付款。（3） 工程完工后，由工程人員檢附各項憑證單據(jù)，并依合約規(guī)定取得保固書或完工證明，經(jīng)依核決權限適當核準后，交財務部請款。一般物品驗收單合約報支申請通知單工程計價單工程案工程驗收單工程請款明細表保固書完工證明編 號B04作