行政、人事、合同、業(yè)務接待費用管理制度.doc

行政管理制度行政部作為公司行政、后勤管理部門，根據(jù)其管理權限和工作范圍，訂立如下制度。一、 辦公用品管理制度1、 控制用品規(guī)格、數(shù)量，節(jié)約開支。2、 所有辦公用品的購買，按公司財務管理辦法第四十二條第2款的規(guī)定辦理。3、 行政部建立辦公用品領用，保管臺賬，對領用部門和領用人進行量化管理。4、 非一次性消耗的辦公用品明確保管人和使用人（部門），工作異動時納入移交內(nèi)容。5、 辦公用品嚴禁帶私用。6、 工作人員上崗時由部門負責人領取辦公用品并予分發(fā)，員工離職時，應上繳剩余辦公用品。二、 電腦、打?。◤陀。C、電話管理制度1、 電腦、打?。◤陀。C由文印室管理使用，非專職文印人員不得自行操作。2、 打印（復?。┪募杞?jīng)行政部領導批準，個人資料不予打?。◤陀。?。3、 辦公電話限公務使用，個人事務禁止使用辦公電話。4、 通話應簡潔扼要，不得占線聊天。5、 禁止撥打所有聲訊、信息臺，撥打長途電話時，在摘機會撥17909+長途區(qū)號+電話號碼。三、印章管理制度1、公司印章是指公司作為企業(yè)法人維護、行使權利并履行義務時為證明真實合法性使用的行政章、財務章、合同章、法人印鑒等印章。2、公司印章的刻制、改制與廢止由董事會決定，由行政部負責具體辦理。3、公司印章關系到公司的法定權利義務，其管理、使用必須極其嚴格、嚴肅。4、公司印章的管理分工為：行政章、合同章由行政部指定的印章管理員與行政部經(jīng)理雙管，財務章由主辦會計專管，法人印鑒和銀行必簽印章由出納和財務總監(jiān)雙管。專管人對印章的安全保管和合法使用負法律責任，非經(jīng)正式移交，專管人不得將所保管的印章交給他人。5、使用公司印章的批準權為：行政章、合同章的使用批準權為總經(jīng)理。財務章、法人印鑒用于財務事務性、程序性工作時，由財務總監(jiān)獨立批準用?。挥糜谄渌聞諘r，由總經(jīng)理、財務總監(jiān)雙批。凡不符合本規(guī)定的用印，印章專管人有權拒絕。6、公司制定印章使用登記表，列表使用事由、經(jīng)辦人、批準人、印章管理人等欄，做到一用一登記，次次有記載。7、印章使用在公司內(nèi)進行。特殊情況下確需攜帶外出時，需由監(jiān)事批準且由印章管理員持印一同前往。8、禁止在空白憑證和沒有批準內(nèi)容的空白紙上用印。9、公司以關聯(lián)企業(yè)名義進行工程管理活動時，凡關聯(lián)企業(yè)委托管理或書面同意刻制的印鑒，均參照本辦法管理、使用。10、公司任何部門分支機構均不刻制部門專用印章。四、檔案管理制度1、除財務檔案和工程檔案分別由財務和工程部獨立建檔保管外，公司其他所有文書檔案均歸公司行政部負責建檔保管。2、行政部內(nèi)設檔案室，行政助理兼任檔案管理員，具體負責檔案的管理工作。3、檔案管理的基本任務：1）負責公司檔案的收集、整理、保管。2）對各部門的檔案工作進行指導、檢查和監(jiān)督。3）編制必要適用的檢索工具，為公司領導和各部門的工作服務。4）嚴格遵守國家和公司的保密規(guī)定，確保檔案的機要性。5）執(zhí)行檔案接收、借閱登記制度，確保檔案的完整性。4、公司檔案的歸檔內(nèi)容包括：1）公司設立、變更等涉及公司歷史沿革的資料；2）公司規(guī)章制度及公司的全部下發(fā)、外送文件；3）公司經(jīng)營活動所產(chǎn)生的合同、協(xié)議、可研報告、圖文資料；4）公司股東名冊、員工檔案、客戶資料等；5）公司法律事務所形成的資料；6）其他重要資料。5、公司內(nèi)部人員查閱、借閱、復制檔案必須經(jīng)行政部領導批準；外單位人員查閱、借閱、復制檔案經(jīng)總經(jīng)理批準。6、檔案存放處為機要重地，非管理人員不得入內(nèi)，且須配備消防器材，并定期檢查，嚴禁在內(nèi)吸煙、生火。7、檔案的銷毀按檔案法規(guī)定辦理手續(xù)。五、文件管理制度1、公司外來文件一律由行政部處理，并將處理結(jié)果登記備查，重要事項應予以存檔。2、公司文件由承辦部門起草，行政部負責審核定稿，然后交主管副總經(jīng)理審閱，再呈送總經(jīng)理簽批。行政部負責對文件進行統(tǒng)一編號，并負責文件的發(fā)送與歸檔。3、各部門應保管好公司文件，不得外送、遺失。每一年度終了時，應將文件整理全部移交行政部統(tǒng)一處理。4、凡涉及公司權利義務的文件、函電的外送，均須在征求總監(jiān)室或法律顧問的意見后決定如何修改或是否發(fā)出。六、圖書管理制度1、本制度所指圖書包括各類印刷書籍和光盤、軟盤、計算機軟件等電子書籍。2、凡需要購買圖書的部門或職員應先填寫采購申請單，依次簽批后，按照規(guī)定程序進行采購。3、采購。單次采購金額在300元以內(nèi)（含300元）的，申請人在得到批準后自行購買；單次采購金額超過300元的，由行政部負責統(tǒng)一采購。4、入庫。圖書采購回來后，先到行政部入庫，填寫圖書入庫清單一式兩份，一份交財務部作報銷憑證，一份留存行政部備案。5、圖書入庫報銷后再行辦理借閱手續(xù)。凡在公司借閱了圖書的職員離職時，須辦理圖書清交手續(xù)后，財務部方可為之辦理離職手續(xù)。6、行政助理同時兼任圖書管理員。七、工作會議制度1、公司工作會議分為總經(jīng)理辦公例會與專項工作辦公會兩種形式。2、總經(jīng)理辦公例會的組成成員為公司部門正職以上中高層管理人員，于每月末召開一次，由總經(jīng)理負責召集。3、總經(jīng)理辦公例會的主要議題是：聽取各主管領導和部門的工作匯報并進行講評，部署安排下部工作。4、遇到重大工作事項，經(jīng)組成成員提議，可臨時召開總經(jīng)理辦公會議。5、專項工作辦公會由主管副總召集，組成成員為所分管部門的主管級以上負責人。6、專項工作辦公會根據(jù)工作需要不定期召開，主管副總認為必要時，可邀請總經(jīng)理參加。7、專項工作辦公會的議題主要是項目運行中出現(xiàn)的組要及時解決的各種實際問題。8、每次會議均應有詳細的記錄并由行政部存檔，其中的重大事項應形成紀要上報。9、所有會議與會人員開會時間內(nèi)將手機關閉或調(diào)為靜音，會議遲到罰款100元，請假者罰款200元，曠會者罰款300元，由行政助理造表在每月工資中扣除。10、董事會及股東會會議由董事長召集，特殊情況由監(jiān)事長提議召集，并由行政總監(jiān)整理會議記錄，重要會議形成會議紀要。八、安全保衛(wèi)制度1、總經(jīng)理為公司安全保衛(wèi)的第一責任人，各部門負責人為該部門安全保衛(wèi)的第一負責人。第一負責人對本單位、本部門的安全保衛(wèi)工作領導負責。2、公司設保安員2名，由行政總監(jiān)和工程部經(jīng)理分別負責辦公保衛(wèi)和安全工作。3、公司對所有工作人員實施消防上崗訓練，嚴格按消防規(guī)定落實消防設施、措施。4、辦公區(qū)域禁止非因公人員進入，行政前臺接洽日常接待登記工作。5、若發(fā)生失盜事件，應及時封鎖、保護現(xiàn)場并第一時間報警。6、公司工程發(fā)包合同應有安全責任條款，項目施工現(xiàn)場應建立起嚴密的的安全生產(chǎn)體系，第一責任人應隨時嚴格督查。九、人事管理制度1,、員工應自覺遵守勞動法律，公司嚴格日?？记?。2、日?？记谟晒拘姓碡撠煟瑢γ咳嗣咳盏某銮谇闆r均須由詳細記載，并按月匯總，在員工大會上通報。3、員工遲到、早退月內(nèi)超過3次，年內(nèi)累計超過10次者，公司給予書面警告處分；遲到、早退月內(nèi)超過10次者，扣發(fā)當月工資的20%；年內(nèi)累計超過30次者，扣發(fā)全面獎金。4、曠工一日，扣發(fā)當月工資的10%，連續(xù)曠工5日以上、累計曠工10日以上者，公司予以辭退。5、5日以內(nèi)事假和10日以內(nèi)病假按正常出勤全部發(fā)放工資；超過一日，扣發(fā)一日工資，以此類推。6、婚喪假、產(chǎn)假工資全額發(fā)放。7、公司實行文明辦公，說普通話，杜絕雜亂與粗俗。辦公場所應保持整潔、安靜、有序，職員應做到儀表整齊、談吐文明、舉止大方。8、員工招聘和解聘，根據(jù)公司需要，確定招聘職位和數(shù)量，實習期2個月，拿實習工資（轉(zhuǎn)正工資的80%，且暫不享受公司任何福利待遇。）如遇因通過績效考核，連續(xù)三個月員工所在部門最后一名不稱職或員工徇私舞弊，因工作原因造成公司財產(chǎn)損失的，公司將予以解聘，情節(jié)嚴重的，除賠償經(jīng)濟損失外，移交司政部門追求刑事責任。十、加班管理制度1、定義：所謂加班，是指在正常上班時間內(nèi)無法完成而又必須在特定時限內(nèi)進行或者完成的工作任務，由該崗位職員在非正常上班時間內(nèi)增加工作時間，從而確保工作的正常進行或予以完成的情況。它具有以下特征：1） 必須是在正常上班時間內(nèi)無法完成的工作；2） 必須是確有必要在非正常下班時間里進行或完成的工作。3） 必須是該崗位責任人通過增加工作時間直接進行或完成的工作。2、安排：加班必須嚴格控制，由部門經(jīng)理統(tǒng)一。3、所有加班一律不發(fā)放加班工資，而由行政部與部門負責人銜接后，根據(jù)崗位工作忙閑安排補休。4、行政部負責加班人員就餐、用車，確保公司應急工作按時完成。5、五一、國慶、元旦、春節(jié)值班，在原工資基礎上加每天一百元。6、部門經(jīng)理以上人員加班以工作需要為原則隨即安排，不安排補休。十一、車輛管理制度1、 公司設公務車1至2臺，供員工外出辦公務及公司接待時使用。2、 公司按月為公司領導和特殊崗位限額車輛費用。3、 沒有購置私車的領導不享受用車津貼，其交通費用據(jù)實報銷。4、 領導私車必須由本人或本人私聘的司機駕駛，滿足本人為公司服務的用車需要。5、 公司因公務需要調(diào)用領導的私車時，按里程加倍計付油費，并實付路橋費用。6、 公司公務車主要供營銷骨干因公使用，不足時所發(fā)生的交通費用據(jù)實審批報銷。7、 員工因公務發(fā)生的交通費用據(jù)實審批報銷。8、 公司公務車由公司指定專人管理，辦公時間內(nèi)由行政統(tǒng)一調(diào)度安排，駕駛員按行政部開出的派車單出車；非緊急、重大情況且經(jīng)批準，不得因私車出車。9、 公司公務車的維修由行政部指定廠家，油票按核定公里數(shù)發(fā)放，路橋通行費用按實報銷。10、 公司公務車駕駛員應忠于職守，維護好車輛，控制好車輛開支，不出人情車，不私自用車。十二、其他1、 本制度自公司董事會批準之日起施行。2、 本制度解釋權、修改權在公司董事會。業(yè)務招待費用管理制度為規(guī)范公司業(yè)務招待工作，提高辦事效率，特判定如下管理制度。一、 政府各相關部門和業(yè)務單位來公司辦事，需招待費用支出時，由公司相關部門負責人填寫工作應酬申請單，由行政助理根據(jù)客人、職務、人數(shù)核定應酬金額，經(jīng)公司主管領導審定后方可辦理接待。原則上超過500元/次經(jīng)費開支，由兩位以上公司領導審批。二、 公司應酬物品（煙、酒、紀念品、茶葉等）須由部門負責人填寫公司公務接待申領單，根據(jù)物品價格和數(shù)量確定公司審批人員，超過500元/次價值由兩位以上公司領導審批。三、 所有公司應酬物品均由公司指定專人保管和發(fā)放，一律按審批程序辦理，禁止任何弄虛作假行為發(fā)生。四、 凡在外出差的員工需要應酬經(jīng)費開支須電告公司主管領導同意后方可開支。五、 公司所有應酬、辦公、交通、禮金等經(jīng)費開支報銷程序為：經(jīng)辦人部門經(jīng)理公司財務復核行政助理如實登記財務總監(jiān)批復總經(jīng)理監(jiān)事長董事長，共七道程序嚴格把關。六、 此制度自2012年1月1日起執(zhí)行。合同管理辦法一、 為維護公司合法權益，防范合同風險，確保公司穩(wěn)健運行，制訂本辦法。二、 合同訂立1、 合同事項根據(jù)公司業(yè)務的客觀需求確定，由工程部和經(jīng)營部負責人口頭提出，總經(jīng)理口頭批準交辦。合同事項一經(jīng)確定，部門負責人或經(jīng)辦人即為該合同事項的第一負責人。2、 總經(jīng)理口頭交辦后，第一責任人即負責進行合同談判的前期工作。它包括：詢質(zhì)、詢價等市場調(diào)研工作，合同對方的背景、資質(zhì)等相關查證工作，合同標事項（規(guī)劃設計、工程、材料、設備等）的分析研究工作，采樣審驗等。凡屬重大經(jīng)濟合同，按照公司項目管理流程執(zhí)行，并整理出書面材料呈報董事會決定。3、 前期工作完成后，由公司主管領導會同對應的監(jiān)察負責人聽取第一責任人的工作匯報，設定談判要點，確定由第一分責任人牽頭的、由2至3人參與的重大合同的談判；凡屬涉及規(guī)劃設計、工程、材料、設備等主營業(yè)務的重大合同的談判，必須有監(jiān)事會、工程部經(jīng)理和總工程師參加。4、 談判小組依據(jù)相關情況及公司主管領導確定的要點進行談判。若談判涉及到對要點的修改，則必須請求公司主管領導，主管領導在征求對應總監(jiān)意見后仍不能決斷時，報請總經(jīng)理定案。5、 合同談判完成后，進入合同起草、協(xié)商定稿階段，這一過程由第一負責人具體負責。6、 合同文本經(jīng)對方確認定稿后，由第一負責人填寫合同審批單按程序?qū)徟?、 審批程序完成，由總經(jīng)理、監(jiān)事長、董事長簽字，行政部根據(jù)審批意見在合同書上用印。三、 合同保管1、 所有合同，我方均須持有兩份原件，一份由行政部存檔，一份存放財務部，作為付款審查依據(jù)，執(zhí)行部門存放一份加蓋公司行政印章并注有“此件與原件核對無誤，僅供履行用”字樣的復印件。2、 合同原件一律不得交由個人保管；未經(jīng)主管領導批準，合同不得復印、查閱，不得帶出公司。3、 合同審批單原件及相關定質(zhì)、定價、資質(zhì)等資料都是合同的附件，均須連同合同原件一起交由行政部存檔。四、 合同履行1、 合同訂立時的第一責任人即為我方履行合同的第一負責人，亦即履約事務承辦人。2、 合同一經(jīng)訂立，我司與他方即形成法定的權利義務關系。為此，我方必須恪守誠信原則，嚴格履行約定義務，避免違約的發(fā)生；同時，我方應緊扣合同條款，按時、按質(zhì)、按量督促對方履行，防止受到欺騙而損害我方正當權益。3、 合同訂立并進入履約階段后，盡量避免或挽回可能發(fā)生的損失，然后按法律規(guī)定處理。4、 凡屬需要修改合同或訂制補充協(xié)議的，均按原合同批準程序辦理。5、 合同履約完畢，第一負責人應及時清潔該事項，將全部資料整理歸檔。五、 合同糾紛處理1、 在履行合同過程中，若發(fā)生爭議事項，應盡量通過協(xié)商途徑解決，不到萬不得已，不主動提起訴訟。2、 合同訴論事務由公司行政部負責銜接，聘請法律顧問具體辦理。六、 特別規(guī)定本辦法規(guī)定的合同審批程序必須嚴格執(zhí)行，但不得因此而影響辦事效率。為此，公司特別規(guī)定：1、 各個審批環(huán)節(jié)原則上必須即時簽批。個別不