秘書資格考試答題技巧.doc

高級秘書的復習資料關于錄像答題技巧秘書資格考試 2006/8/12 保存本文 免費試聽課程 收藏本頁關于錄像答題技巧： 一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話要用禮貌用語，如您好等？上班時間不得占用電話聊天（4）保密：不能對好朋友泄密不能為了炫耀，泄密不能因為老板吵你，賭氣泄密 （一）關于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁 注意：迎客:秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現(xiàn)應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。 （二）宴請 注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應當先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉 (三)有關商務旅行：詳見書上第397頁（秘書與領導一起出行，可能還有其他人員） 注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。 （四）有關溝通：可能員工家屬來鬧事 注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。 秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你的電話和地址”，即在未經(jīng)領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領導說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。 傳真機日常使用常識秘書資格考試 2006/7/8 保存本文 免費試聽課程 收藏本頁一、使用環(huán)境傳真機要避免受到陽光直射、熱輻射，及強磁場、潮濕、灰塵多的環(huán)境，或是接近空調(diào)、暖氣機等容易被水濺到的地方。同時要防止水或化學液體流入傳真機，以免損壞電子線路及器件。為了安全，在遇有閃電、雷雨時，傳真機應暫停使用，并且要拔去電源及電話線，以免雷擊造成傳真機的損壞。二、放置位置傳真機應當放置在室內(nèi)的平臺上，左右兩邊和其它物品保持一定的空間距離，以免造成干擾和有利于通風，前后方請保持三十厘米的距離，以方便原稿與記錄紙的輸出操作。三、不要頻繁開關機因為每次開關機都會使傳真機的電子元器件發(fā)生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導致機內(nèi)元器件提前老化，每次開機的沖擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。四、盡量使用標準的傳真紙請參按傳真機說明書，使用推薦的傳真紙。劣質(zhì)傳真紙的光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學染料配方不合理，會造成打印質(zhì)量不佳，保存時間更短。而且記錄紙不要長期暴露在陽光或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色，造成復印或接收的文件不清晰。五、不要在打印過程中打開合紙艙蓋打印中請不要打開紙卷上面的合紙艙蓋，如果真的需要必須先按停止鍵以避免危險。同時打開或關閉合紙艙蓋的動作不宜過猛。因為傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。六、定期清潔要經(jīng)常使用柔軟的干布清潔傳真機，保持傳真機外部的清潔。對于傳真機內(nèi)部，除了每半年將合紙艙蓋打開使用干凈柔軟的布或使用紗布沾酒精擦拭打印頭外，還有滾筒與掃描儀等部分需要清潔保養(yǎng)。因為經(jīng)過一段時間使用后，原稿滾筒及掃描儀上會逐漸累積灰塵，最好每半年清潔保養(yǎng)一次。當擦拭原稿滾筒時，一樣必須使用清潔的軟布或沾酒精的紗布，需要小心的是不要將酒精滴入機器中。而掃描儀的部分（如：CCD或CIS以及感熱記錄頭）就比較麻煩，因為這個部分在傳真機的內(nèi)部，所以需要工具的幫忙。一般來說會有一種清理工具，沾了酒精以后，由走紙口送入傳真機，進行復印功能時，就可以清潔掃描儀玻璃上的灰塵。切不可直接用手或不潔布、紙去擦拭。 2008年秘書資格考試：情景錄象題解答技巧小析秘書資格考試 免費試聽課程 收藏本頁 2008/11/6 保存本文總體注意事項：錄象分析題以具體實際操作技能為重點，考點涉及面積廣，較分散。 一、經(jīng)常在錄象題中出現(xiàn)的問題包括以下幾點： 1、環(huán)境問題。如會議室、會客室、接待室、走廊、辦公室布局/布置/清潔/辦公用品的擺放/、整齊、衛(wèi)生、光線、綠色植物等。 2、職業(yè)形象。包括坐/站/走姿等/服飾等方面。 3、接待方面。環(huán)境情況、辦公用品的準備情況、接待預約和未預約的來訪者、電話接待的要求等。 4、溝通方面。包括溝通的基本技能、具體技能要求、內(nèi)容等。 5、接打電話和處理通話中的問題。如方法，語言等等。 6、會議方面。會議籌備的各項環(huán)節(jié)、會中的服務工作、會后的善后工作、會議協(xié)調(diào)、商務活動和旅行的工作事宜等。 7、檔案信息。收集方法、檔案收集流程、檔案信息管理、信息開發(fā)工作等等 8、辦公室事務管理。庫存管理、進貨保管、緊急事故的處理、辦公設備用品的采購等。 此外，在書本每章節(jié)內(nèi)的注意事項也是考試的知識點分布所在地。 二、其他要注意的問題： 1、選擇題量很多，120道題目要求在90分鐘內(nèi)完成。選擇題發(fā)題型包括單項、多項、不定項、中性選擇四項。 2、工作務實題主要偏重實際操作，包括某項工作的方法、內(nèi)容、寫作的格式等等，并且形式很靈活，如擬寫一份完整的庫存管理方法，以備忘錄的格式，通過電子郵件發(fā)送給某某經(jīng)理等。這就要求大家掌握多種知識的同時學會靈活運用。 3、錄象分析題只要找出錄象中的正確或錯誤的地方即可，不需要加以分析（這是近及期考試的形式）。每個級別分別都有兩道錄象題，每道在5-10分鐘。試卷要求找出15個正確或錯誤的地方即可，但是每道錄象題中至少有15-20個錯誤和正確的地方，甚至更多。大家都可以寫下來。 轉(zhuǎn)貼 秘書國考工作務實題解答方式秘書資格考試 2006/8/12 保存本文 免費試聽課程 收藏本頁背景說明：你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項任務。 一、 便條 鐘苗： 江蘇遠洋公司副總經(jīng)理等五人將于9月25日至28日來我公司進行考察，請你按公司慣例做出接待計劃與安排，計劃形成后交我審閱，待批準后再去相關部門交辦具體適宜。 謝謝 行政經(jīng)理蘇明 2003年11月21日 參考答案： 1、說明接待計劃的三項內(nèi)容： （1）接待規(guī)格； （2）日程安排； （3）經(jīng)費列支。 2、人員安排中計劃中應寫明； （1）主要陪同人員； （2）主要工作人員； （3）住宿地點、標準、房間數(shù)量； （4）宴請時間、地點、標準、人數(shù)； （5）會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。 3、日程安排計劃： （1）日期、時間、地點； （2）活動內(nèi)容； （3）陪同人員。 4、接待經(jīng)費計劃（列支）； （1）工作經(jīng)費； （2）餐飲費； （3）住宿費； （4）交通費； （5）參觀費； （6）其他不可預見費用。 二、 備忘錄 發(fā)自：行政經(jīng)理蘇明 發(fā)給：秘書鐘苗 日期：2003.11.21 內(nèi)容： 公司成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請你幫開發(fā)部列出我公司商務出差申請費用以及報銷結(jié)算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。 謝謝 轉(zhuǎn)貼于：秘書資格考試_考試大參考答案： 我公司商務出差申請費用以及報銷結(jié)算的步驟是； 1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。 2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。 3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。 4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳陌l(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。 5、商務工作結(jié)束，申請人應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。 6、如果事實商務工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。 三、 便條 鐘苗： 一些員工對信息存儲過程不太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒有進行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規(guī)范合理，請你擬寫一份有關信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由你向員工作介紹。 行政經(jīng)理蘇明 2003年11月21日 參考答案： 1、登記： （1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。 （2）登記分為兩種類型； 總括登記，對存儲信息按批分類登記； 個別登記，按信息存儲順序逐件登記。 （3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。 2、編碼： （1）編碼要求；編碼結(jié)構應表示出信息的組成方式及關系。 （2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù) （3）編碼的兩種方法： 順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼； 分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類。 秘書資格考試：國家職業(yè)資格鑒定基礎知識試題解析秘書資格考試 2008/11/6 保存本文 免費試聽課程 收藏本頁國家職業(yè)資格鑒定基礎知識試題解析勞動和社會保障部秘書國家職業(yè)資格統(tǒng)一鑒定試卷由兩個卷冊構成。卷冊一為基礎業(yè)務素質(zhì)部分，包括職業(yè)道德和秘書基礎知識；卷冊二為秘書技能操作部分，包括案例分析和工作實務。本文單就部分基礎知識試題作解析，供參考。 命題思路 選擇題分單項選擇題和多項選擇題。單項選擇題重點考查考生對秘書理論知識的基本概念、定義、觀點、知識要點的把握是否準確。此類試題要求考生牢固掌握知識、技能要點及其應用方法。多項選擇題考查的內(nèi)容包括秘書專業(yè)某個知識模塊的若干項； 對秘書工作程序性行 為導 致的“可以”、“應當”、“否 定”等結(jié)果作劃分與選擇；對同一模塊或不同模塊相關知識技能作比較等。 選擇題的特點 選擇題題量大，覆蓋面廣，擬題的隨機性強?？忌莆盏闹R必須全面、系統(tǒng)，不能靠機械的記憶和背誦，一定要在深刻理解和相應操作訓練的基礎上，把理論與技能綜合起來把握。 選擇題作答技巧 選擇題有的是考查概念、觀點、知識點及其之間的聯(lián)系與區(qū)別，有的是考查理論知識如何運用于實際操作。因此，在作答單項選擇題時，最關鍵的是要求考生準而快地確定答案，非對即錯。但有的考生將答案改了又改，這說明考生對考查的內(nèi)容沒有把握，無謂地浪費了有限的時間，致使未能把題做完。對多項選擇題的判斷，最關鍵的是要注意各選項之間的邏輯關系或知識要素內(nèi)涵，通過邏輯分析斷定所選項的正確性。此種題型通常涉及各知識點聯(lián)系密切、要點相對集中的內(nèi)容，考生只要熟悉涉及的知識點，選擇的正確率就較高。 這里介紹14答技巧供參考。 1、直覺分析法。根據(jù)題干直接選出正確答案，屬于順向思維判斷法。有些單項選擇題所涉及的內(nèi)容，考生已經(jīng)爛熟于心，有的是最基本的常識，不需要再費心思考量決斷。這種方法比較適合單選題。 2、還原法。將認為正確的選項置于試題中，再從語法語義角度檢驗答案的正誤。此方法比較適合單選題。 3、濃縮還原法。擬題人將較復雜的概念簡單化，也就是將題義濃縮概括后，變?yōu)橐粋€簡單的句子或詞組甚至是一個詞。分析這類試題時，宜將各項答案擴展后再還原（題義），這種題義往往是教材中的原文，有時是從多條原文（義群）中選出幾條進行濃縮后作為選項的。這類題只適合多項選擇題。 4、排除法。排除法是在不能確定正確答案時采用的一種逆向思維判斷法。如果不能一眼看出正確答案，應首先排除明顯荒誕、拙劣或不正確的答案。一般來說，選擇題尤其是單項選擇題的題干及其答案幾乎直接摘抄自教材，其他備選答案可能是命題者自己設計的，也可能是有悖常識的錯誤答案。 5、詞語分析法。抓住題干中的關鍵詞語，或者將詞語間作有機的聯(lián)系，然后確認正確答案。 6、邏輯聯(lián)系法。將選項中的某些詞語與題干中的某些要點作邏輯聯(lián)系， 然后判定正確答案。 7、類比法（比較法）。四個選項中有一個或兩個選項不屬于一個范疇或類屬，那么，余下的三項或兩項則為選擇項。這種方法適合于多項選擇題。 8、猜測法。實在不知道確切的答案也不要放棄，要充分利用所學知識去猜測。一般來說，排除的項目越多，猜測正確的可能性就越大。 9、常識法。根據(jù)人們?nèi)粘Ｉ睢W習、工作積累起來的經(jīng)驗或慣例總結(jié)出來的約定俗成的認知作選擇， 不用通過專門的學習。 10、設例法。如果對所有選項都不能確定對錯，可以按每個選項隱含的意思假設一個例子，然后進行比較和區(qū)別，最后確定正確答案。 11、計算法。利用相關的計算公式計算出正確答案。 12、詮釋法。從一個知識側(cè)面，就事物的某一特點作出基本解釋。 13、經(jīng)驗法。根據(jù)平常生活或工作經(jīng)驗進行分析與判斷，然后選擇答案。 14、綜合交叉法?？赏瑫r利用兩種或兩種以上的方法，集中考慮正確答案和錯誤答案的關鍵所在。可先用排除法將錯誤項排除，然后在剩余選項中進行再次選擇，以此類推。 例題解析 （一） 單項選擇題 例題：秘書要做好保密工作，為了記事備忘，最好用速記記（ ） 。選自2006年11月五級秘書試卷（筆試）單項選擇題第46題） （A）筆記本（B）記事本 （C）秘本 （D）記錄本 解析： 可用排除法。因為 項都沒有“秘密”的跡象，只有 項說得很明確。我們知道秘書用速記“秘本”，不僅方便、高效，重要的是能起到保密作用，尤其是“速記符號”俗稱“保密文字”，所以答案只能是項。 例題2： 溝通中開放友好的身體語言包括（ ） 。（選自 2006 年11月五級秘書試卷（筆試）單項選擇題第42題） （A） 手勢、動作、體態(tài) （B） 語調(diào)、語速、用詞 （C）服裝、服飾、體態(tài) （D）表情、態(tài)度、動作 解析： 可用直覺分析法或還原法。因為題干已經(jīng)提示“身體語言”了，“手勢、動作、體態(tài)”都屬于身體語言，其他 項中的語詞都有不屬于身體語言的語詞。也可以將 項還原成完整的一句話， 從語義和語法角度考慮均無錯誤 。毫無疑問，答案為。 例題3： 企業(yè)的辦公格局和車間的設計屬于企業(yè)文化的（） 。（選自2006年11月四級秘書試卷（筆試）單項選擇題第47題） （A） 精神層 （B） 制度層 （C）物質(zhì)層（D）行為層 解析：可用設例法或猜測法。考生有可能會在A、C兩項中猶豫不決?？梢赃@樣考慮：企業(yè)的辦公格局和車間的設計是企業(yè)文化的表層反映，是企業(yè)員工創(chuàng)造的物質(zhì)文化，它比較具體，而精神層較抽象，如企業(yè)風貌、風氣等。答案顯然為C 項。 例題4：某公司每天要用去2包A4復印紙，供應商從訂貨到送達需要天時間，最小庫存量是10包，那么該公司A4復印紙的再訂貨量應是（ ） 包 。（選自2006年11月四級秘書試卷（機考）單項選擇題第67題） （A）14包 （B）18包 （C）22包 （D）26包 解析： 可用計算法。按再訂貨量公式計算： 重新訂購量（再訂貨量）日用量運送時間最小庫存量。答案B 為正確。例題5：在會議文件審核修改之后， 要由（ ）進行終審。選自2006年月三級秘書試卷（筆試）單項選擇題第49題） （A） 主管秘書 （B） 主要領導或主管領導 （C）文件起草者 （D）辦公室主任 解析：可用常識法。在我國政治體制中，能夠決定“召開會議”和“終審”的只有單位負責人，四個選項中除“主要領導或主管領導”外，其他均無此權力。答案為B。 例題6：當上司確定出訪后， 秘書要在出發(fā)前做好充分的準備工作， 這包括（） 等方面的準備。（選自2006 年11月二級秘書試卷（筆試）單項選擇題第64題） （A） 思想、組織、物質(zhì)和資料 （B）思想、物質(zhì)和資料 （C）環(huán)境、組織、物質(zhì)和資料 （D）物質(zhì)和資料 解析：可用邏輯聯(lián)系法。上司出訪要做多方面的準備，大多數(shù)考生選擇 項。其實，秘書為上司出訪要做的事情很多，大到制訂出訪方案，小到“針頭線腦”，考慮要周到細致。A項答案才是正確的。 （二）多項選擇題 例題7：影響接待規(guī)格的因素有（ ）（選自2006年11月四級秘書試卷（筆試）多項選擇題第96題） （A） 對方的要求 （B） 對方與我方的關系 （C）突然的變化 （D）上一次的接待標準 解析：可用設例法。如 A項，對方的要求也許是沒有道理的， 顯然這項被否定了；如B項，假設對方的來訪事關重大或我方非常希望和對方發(fā)展關系，再假設是上下級關系， 往往以高規(guī)格接待；如C項，假設總經(jīng)理突然接到一個緊急會議通知，他可委派其他人來完成接待工作，雖使接待規(guī)格降低了，但也屬正常；如D項，假設某醫(yī)藥公司副經(jīng)理接待某藥廠藥品推銷員，這也屬正常。以此假設的例子，答案為。 例題8：在確定會議住宿地點之前， 應隨意抽查（）的設備。選自2006年 11月四級秘書（試卷（筆試）多項選擇題第87題） (A）一個商務間 （B）一個雙人房間（C）一個單人房間 （D）一個套房 解析： 可用詞語分析法和詮釋法。可以抓住題干中的“會議住宿地點”來作出選擇。A項不能作為“住宿”之用，其他選項均與“住宿”緊密相關，答案為BCD。此題也可用類比法，BCD選項為“住宿”類，A項則不是。 例題9：填寫介紹信可以用（ ） 。（選自2006年11月四級秘書試卷（機考）多項選擇題第102題） （A）毛筆 （B）鋼筆 （C）圓珠筆 （D）鉛筆 解析：可用經(jīng)驗法。凡是有一點生活和工作經(jīng)驗的考生做本題并不難， 即使不去專門記憶這些技能知識， 只要根據(jù)平常的生活經(jīng)驗也能找對答案。項為正確答案。 例題10：在多邊性商務活動中，人們經(jīng)常采用的禮賓次序是： 按來賓所在國或地區(qū)名稱的拉丁字母順序排列、( ) 。（選自2006年11月三級秘書試卷（筆試）多項選擇題第97題） （A） 按報到時間順序排列 （B） 按來賓身份排列 （C）按與東道主的關系遠近排列 （D）不排列， 隨便坐 解析：可用綜合交叉法。先用邏輯分析法，如項顯然不符合事實邏輯，應當排除。項是一種常用禮賓次序的方法。答案為項。 例題11：下列文書的內(nèi)容具有前瞻性、預測性的是（ ）。 選自2006年 11月三級秘書試卷（筆試）多項選擇題第118題） （A） 總結(jié) （B） 計劃 （C）調(diào)查報告 （D）可行性研究報告 解析：可用類比法。在時間概念層面 ，“總結(jié)”與“調(diào)查報告”是同類， 重在敘述過去，屬于“過去完成時”；而“計劃”與“可行性研究報告”是同類，重在對未來的預測，屬于“將來進行時”。答案為 項。 例題12：會議記錄和會議紀要的區(qū)別主要有（ ）。(選自2006年11月二級秘書試卷（筆試）多項選擇題第113題） （A）會議紀要是行政公文，會議記錄不是行政公文 （B）會議記錄是原始