時(shí)間管理培訓(xùn)PPT.ppt

時(shí)間管理 目錄 什么是時(shí)間 供給毫無(wú)彈性無(wú)法積蓄無(wú)法取代無(wú)法失而復(fù)得 一 什么是時(shí)間管理 一 時(shí)間的特性 一 什么是時(shí)間管理 時(shí)間管理就是自我管理 改變時(shí)間管理的第一步 從你自覺(jué)需要時(shí)間管理開(kāi)始 二 時(shí)間管理五大原則 一 個(gè)人價(jià)值管理按照工作價(jià)值來(lái)確定優(yōu)先順序 1 把每天要做事列一份清單 2 確定優(yōu)先順序 從最重要的事情做起 3 每天都這么做 人的精力就像桶的容量一樣是有限的 測(cè)測(cè)你平時(shí)做事情的優(yōu)先順序 通常 什么樣的事情是你優(yōu)先選擇做的 喜歡做的事情熟悉做的事情時(shí)間花費(fèi)少的事情上級(jí)臨時(shí)交代的事緊急的事情工作量大的事情 容易做的事情排定時(shí)間的事情資料齊全的事情別人的事情經(jīng)過(guò)籌劃的事情有趣的事情 重要性 高 緊迫性 高度重要 低度緊迫 高度重要 高度緊迫 M2 M1 M4低度重要低度緊迫 M3高度緊迫低度重要 M4 優(yōu)先原則 M1行動(dòng)M3 思想M2 工作價(jià)值矩陣 急 高 輕 重 緩 重要性 高 緊迫性 高 防患未然建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃 危機(jī)急迫的問(wèn)題有壓力的計(jì)劃 繁瑣的工作 打擾信件 電話有趣無(wú)意的活動(dòng)低度緊迫 不速之客 M2 M1 M4 M3 M4 優(yōu)先原則 M1行動(dòng)M3 思想M2 工作價(jià)值矩陣事物分類表 急 某些信件 報(bào)告 會(huì)議必要而不重要的問(wèn)題受歡迎的活動(dòng)輕 緩 重 重要性 高 榜樣 少有危機(jī) 成為業(yè)績(jī)指標(biāo)的長(zhǎng)工緊迫性 全無(wú)責(zé)任感 工作不保救濟(jì)為生 高 耕別人的田 荒自己的地 M2業(yè)務(wù)隊(duì)伍中的 M1充滿壓力 筋疲力盡 M4 M3 M4 優(yōu)先原則 M1行動(dòng)M3 思想M2 工作價(jià)值矩陣的關(guān)注結(jié)果 急 重 岌岌可危 怪罪別人 人際緊張輕 緩 高 緊迫性 高 多投資 時(shí)間到M2 盡量避免 擴(kuò)大M1 重 急 緩盡量避免M4 輕盡量減少M(fèi)3 M4 配置原則 M2行動(dòng)M1 思想M3 合理時(shí)間配置重要性 注意陷阱 1 舍得2 輕松一下 1 勇于拒絕2 交待 1 決勝于朝堂之上2 授權(quán) 1 兵貴神速2 快刀斬亂麻 均衡 價(jià)值的均衡 急 重 輕 緩 通過(guò)對(duì)自身工作方式 方法的改變 達(dá)到時(shí)間管理的 目的 即時(shí)間上的四則運(yùn)算 加 減 乘 除 二 自我組織管理 時(shí)間的加 減 乘 除四則運(yùn)算 找出隱藏時(shí)間 減少無(wú)謂的時(shí)間 提高工作效率 根除浪費(fèi)時(shí)間習(xí)慣 加法如何找出隱藏的時(shí)間 1 善于利用等候和空檔時(shí)間 2 創(chuàng)造時(shí)間區(qū) 3 逆勢(shì)操作 4 背包原則注意平時(shí)積累素材 位移上的批量處理 時(shí)間上的批量處理 減法 時(shí)間經(jīng)常浪費(fèi)在反復(fù)思考 或者是下決心的過(guò)程中 需要改變的是我們思考和行動(dòng)的習(xí)慣 五分鐘思考法 1分鐘 決定目標(biāo)及課題 2分鐘 思考的擴(kuò)張及探求 2分鐘 整理思路 定下結(jié)論 乘法時(shí)間管理中的乘法 就是怎樣提高工作的成效 物盡其所 物歸原處 建立有效的工作環(huán)境 有效的文件處理 除法對(duì)付拖延的辦法 當(dāng)機(jī)立斷 逐個(gè)擊破 分解進(jìn)行調(diào)整思維方式 不追求盡善盡美 三 組織溝通管理 組織時(shí)間計(jì)劃組織時(shí)間溝通組織時(shí)間融合 時(shí)間結(jié)構(gòu)的暗示 個(gè)人時(shí)間與組織時(shí)間的沖突 對(duì)于無(wú)謂的打擾 暗示無(wú)法應(yīng)酬 在拒絕別人的時(shí)候 附以理由并提供其他途徑 對(duì)事不對(duì)人 懂得說(shuō) 不 避免多重溝通確認(rèn)溝通到位 不使雙方做無(wú)用功管理電話 善用電話進(jìn)行溝通 善用結(jié)束談話的技巧 組織問(wèn)題盡量集中溝通 善于溝通 會(huì)議溝通 不參加沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議 重視會(huì)議質(zhì)量使會(huì)議有成效 制定清晰會(huì)議目標(biāo)盡量減少與會(huì)人數(shù) 邀請(qǐng)可提出建設(shè)性建議的人員 選擇適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)時(shí)間 提前準(zhǔn)備議程 使與會(huì)者提前預(yù)知會(huì)議主題 避免長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議 小結(jié) 一 個(gè)人價(jià)值管理 二 自我組織管理 三 組織溝通管理 那我們應(yīng)該用什么方法來(lái)實(shí)現(xiàn)這三個(gè)途徑 四 如何做好時(shí)間管理 時(shí)間管理的方法 贏取時(shí)間的技巧 時(shí)間管理方法 一 美國(guó)的管理學(xué)家唐納德 伯納姆提出 當(dāng)你處理任何工作時(shí)必須自問(wèn) 能不能取消它 能不能與別的工作合并 能不能用簡(jiǎn)便的東西代替它 時(shí)間管理方法 二 1 記錄自己的時(shí)間 認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方2 管理自己的時(shí)間 減少非生產(chǎn)性工作3 集中零星時(shí)間 成為連續(xù)性的時(shí)間段 時(shí)間管理方法 三 ABC分類法1 將自己工作按輕重緩急分為 A 緊急 重要 B 次要 C 一般 三類 2 安排各項(xiàng)工作優(yōu)先順序 粗略估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間和占用百分比3 在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間 4 每日計(jì)劃時(shí)間安排與耗用時(shí)間對(duì)比 分析時(shí)間運(yùn)用效率 5重新調(diào)整自己的時(shí)間安排 更有效地工作 時(shí)間管理方法 四 80 時(shí)間20 時(shí)間 帕雷托二八法則在任何特定的群體中 重要的因子通常只占少數(shù) 而不重要的因子占多數(shù) 因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局 把精力專注于那20 重要的能獲得最大回報(bào)事情上 達(dá)到事半功倍的效果 20 成效80 成效 瑣碎的多數(shù)事物重要的少數(shù)事物 1 目標(biāo)必須是自己定的 2 目標(biāo)一定要是書(shū)面的 第一 理清自己的思路 知道自己要實(shí)現(xiàn)哪些事情第二 把目標(biāo)書(shū)面化 不容易遺忘 第三 時(shí)時(shí)提醒自己目標(biāo)在哪里 3 目標(biāo)必須是切合實(shí)際的 4 目標(biāo)必須是可衡量的 5 目標(biāo)必須有時(shí)限 6 目標(biāo)是平衡和諧的 時(shí)間管理方法 五 明確性 可衡量性 個(gè)別性 實(shí)際性 目標(biāo)的明確性告訴我們什么是我們想要達(dá)到的 結(jié)果 所以我們必須 明確的指出我們將在什么時(shí)間范圍內(nèi)達(dá)成何種 明確結(jié)果 目標(biāo) 如果我們能指出某人負(fù)責(zé)某事 衡量結(jié)果就容易 目標(biāo)這一特征就意味著你必須要說(shuō) 這是我的責(zé)任或我是要完成 這一任務(wù)的人 目標(biāo)的可衡量性幫助我們衡量最終結(jié)果 就如同一把尺子 明確的衡量目標(biāo)是否達(dá)成 目標(biāo)要有可行性 即有一定的挑戰(zhàn)性 同時(shí)是必須可以達(dá)成的 而且目標(biāo)應(yīng)是實(shí)際工作所需要的 即下級(jí)目標(biāo)必須對(duì)上級(jí)目標(biāo)的完成具有 支持性 目標(biāo)的四個(gè)特征 目標(biāo)金字塔 長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月計(jì)劃周計(jì)劃日計(jì)劃 目標(biāo)分解 大有大目標(biāo)小有小計(jì)劃 贏取時(shí)間的技巧 1 一日之計(jì)在昨天下班前 一周之計(jì)在于周日 一月之計(jì)在于月底 預(yù)則立 不預(yù)則廢 2 早十五分鐘或半個(gè)小時(shí)開(kāi)始工作 計(jì)劃全天工作 3 工作前 先準(zhǔn)備好相關(guān)資料 把所有需要的資料 報(bào)告放在桌上 避免為尋找遺忘東西浪費(fèi)時(shí)間 4 儲(chǔ)備各種與工作相關(guān)的知識(shí) 增進(jìn)處事能力 減少時(shí)間浪費(fèi) 5 把最困難的事擱在工作效率最高的時(shí)候做 例行公事 應(yīng)在精神較差的時(shí)候處理 6 整理重要會(huì)議 討論或談話內(nèi)容 養(yǎng)成將構(gòu)想 概念 票據(jù)及資料 存放在檔案里的習(xí)慣 7 訓(xùn)練速讀 速讀可增快2 3倍閱讀速度 那么行事效率該有多高 8 別讓閑聊浪費(fèi)你的時(shí)間 愿意和朋友同事談天 但應(yīng)在下班以后 9 利用空閑時(shí)間 順手找些例行公事的工作來(lái)做 10 整理好文件 避免浪費(fèi)時(shí)間去找東西11 果斷擺脫瑣事 讓秘書(shū)或助手分擔(dān)瑣事 專心一致地處理較特殊或富創(chuàng)造性的工作 12 管制你的電話 在拿起電話前 先準(zhǔn)備好紙 筆 姓名 號(hào)碼及預(yù)定話題 資料等 13 可以早上做完的事 決不拖到下午完成 可以一天做完的事 決不分成兩天完成 贏取時(shí)間的技巧 14 該做的事都放在桌上 以免遺漏 15 每天至少完成一件事情 特別是在工作情緒低潮時(shí) 16 選擇在午餐或下班前開(kāi)會(huì) 決定會(huì)很快 17 站著接待健談的人來(lái)訪者 他很快就道出來(lái)意了 18 將相關(guān)的工作列在一起19 休息片刻 來(lái)杯咖啡 茶 冷欽 甚至只要在窗前伸個(gè)懶腰 就足夠使你精神抖擻了 20 沉思 思索一下可尋求出各種增進(jìn)工作方法及滿意的靈感 受益匪淺 贏取時(shí)間的技巧 自我工作檢核 1 是否完成了我所有優(yōu)先安排的事情 2 是否達(dá)到或超過(guò)了日目標(biāo) 3 是否為說(shuō)服他人花費(fèi)了計(jì)劃花費(fèi)的時(shí)間 4 是否聯(lián)系了聯(lián)系單上的每一個(gè)潛在客戶 5 用于尋找潛在客戶的時(shí)間 6 未能按計(jì)劃行事的原因 7 是否能夠避免 如何避免 8 當(dāng)天最有效率的事情 9 當(dāng)天效率最低的事情 10 在與我有切身利益上花費(fèi)的時(shí)間是多少 我能投入更多嗎 11 今天對(duì)我和我的公司來(lái)說(shuō)都富有成效嗎 自我工作檢核 12 所做的全部重要的文書(shū)工作 13 今天有多少活動(dòng)使我更接近我的目標(biāo) 14 是否為我的家庭安排了時(shí)間 15