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如何在Excel表中做檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表作者:管理員發(fā)布日期:2008-12-19 手工做檔案年報(bào)非常繁瑣,有時(shí)一個(gè)數(shù)據(jù)改動(dòng),報(bào)表中就會(huì)有多處做相應(yīng)的調(diào)整,稍不注意就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤,現(xiàn)在給大家介紹一種在EXCEL表中做報(bào)表的方法,感興趣的朋友可以試一試。 1、打開附表一,在C、D、E、F(庫(kù)藏總量)O、P(數(shù)據(jù)條目總量)列后面分別插入一列輔助列。 2、在C、D、E、F、G、H、I列(庫(kù)藏總量)S、T列(數(shù)據(jù)條目總量)分別填入今年和去年的數(shù)據(jù)。 3、在K5單元格中填入“C5D5”或(鼠標(biāo)點(diǎn)C單元格鼠標(biāo)點(diǎn)D5單元格),點(diǎn)標(biāo)題欄中的“”,計(jì)算出本年度增長(zhǎng)量 4、鼠標(biāo)點(diǎn)中K5單元格右下角,出現(xiàn)“”時(shí)往下拖動(dòng),計(jì)算出各類增長(zhǎng)量。 5、用同樣的方法計(jì)算出新增條目數(shù) 6、確定各項(xiàng)數(shù)據(jù)全部正確后選中該表復(fù)制按鼠標(biāo)右鍵選擇性粘貼數(shù)值確定。 7、然后把所插入的各輔助列刪除。 8、用同樣的方法完成附表二 9、打開基檔表點(diǎn)中單元格(室存全部檔案項(xiàng)中案卷數(shù)所在單元格)填“點(diǎn)中附表一案卷累計(jì)總數(shù)所在單元格”標(biāo)題欄中點(diǎn)“”,其它需要從附表中提出的數(shù)據(jù)項(xiàng)都用這種方法完成。 10、確定各項(xiàng)數(shù)據(jù)全部正確后分另選中每一張表復(fù)制按鼠標(biāo)右鍵選擇性粘貼數(shù)值確定。 11、輸出表格。 (注:紅色字體表示鼠標(biāo)點(diǎn)擊單元格、“”()是說(shuō)明不是輸入字符)公共事業(yè)檔案室任憲榮Excel中合并單元格內(nèi)容的方法作者:管理員發(fā)布日期:2007-11-08 在Excel軟件中,如要把若干個(gè)單元格內(nèi)容合并到一個(gè)單元格內(nèi), 用函數(shù)CONCATENATE即可解決。例:將“姓”(李)和“名”(清清)合并成“李清清”,具體步驟如下: 選定要填充合并內(nèi)容的單元格,單擊編輯欄中插入函數(shù)fx按鈕后,選擇函數(shù)CONCATENATE后確定,在Text1中輸入“姓”所在單元格如“C1”,在Text2中輸入“名”所在單元格如“D1”,(如多列可依此類推),然后按確定,合并結(jié)果即顯示在光標(biāo)指定的單元格內(nèi)。 另外,也可用“&”和號(hào)運(yùn)算符代替函數(shù) CONCATENATE ,同樣能實(shí)現(xiàn)多個(gè)單元格內(nèi)容的合并。在單元格內(nèi)鍵入“”號(hào),用鼠標(biāo)點(diǎn)擊要合并的第一個(gè)單元格,鍵入“&”(和號(hào))運(yùn)算符,再點(diǎn)擊要合并的第二個(gè)單元格(如合并更多可依次類推),按回車鍵后,合并后的內(nèi)容就填充在選定的單元格內(nèi)。在Excel 2003中如何統(tǒng)計(jì)字體為紅色單元格數(shù)量作者:管理員發(fā)布日期:2008-11-17 目前,檔案管理處“提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)質(zhì)量”勞動(dòng)競(jìng)賽正在進(jìn)行中,按照競(jìng)賽方案的要求,各檔案室對(duì)檢查出來(lái)的有問題的數(shù)據(jù)庫(kù)字段要改變成紅色字體,數(shù)據(jù)庫(kù)檢查完后,要對(duì)有問題的字段數(shù)量進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)?,F(xiàn)提供一種方便快捷的統(tǒng)計(jì)方法,對(duì)Excel表格中已經(jīng)改成紅色字體的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。具體方法介紹如下: 1、打開要統(tǒng)計(jì)的Excel表格,點(diǎn)擊“編輯”“查找”,進(jìn)入“查找和替換”對(duì)話框。 2、點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕,然后單擊“格式”,進(jìn)入“查找格式”對(duì)話框,點(diǎn)擊“從單元格選擇格式”,任意點(diǎn)擊一個(gè)單元格,自動(dòng)回到“查找和替換”對(duì)話框。 3、點(diǎn)擊“格式”按鈕,進(jìn)入“查找格式”對(duì)話框,選“字體”選項(xiàng)卡,在對(duì)話框中,找到“顏色”項(xiàng)并設(shè)置成紅色,按“確定”回到“查找和替換”對(duì)話框,然后將“搜索”項(xiàng)由“按行”改為“按列”。 4、此時(shí),轉(zhuǎn)到Excel表格中,選中你需要統(tǒng)計(jì)的列(如:文號(hào)),再回到查找和替換對(duì)話框中,點(diǎn)“查找全部”,此時(shí),對(duì)話框的下方就會(huì)顯示出“個(gè)單元格被找到”,這就是該列需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)值。只要將數(shù)據(jù)填寫到數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量檢查匯總表中,即完成“文號(hào)”字段數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。如果繼續(xù)統(tǒng)計(jì)“單位代號(hào)”列,只要再選中此列,點(diǎn)“查找全部”即可。以此類推。 另外,數(shù)據(jù)庫(kù)中“發(fā)文內(nèi)容”字段,應(yīng)錄入文件內(nèi)容而沒有按要求錄入時(shí),因沒有字,無(wú)法設(shè)置成紅色字體,可將該單元格填充成紅色,將第3步中的選“字體”選項(xiàng)卡,改為選“圖案”選項(xiàng)卡,顏色設(shè)置成紅色。其余步驟相同。(王彥玲)如何添加科技檔案案卷庫(kù)和文件庫(kù)的檔號(hào)作者:管理員發(fā)布日期:2008-11-19 檔案處正在進(jìn)行的提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)質(zhì)量勞動(dòng)競(jìng)賽中,就如何保留表格中標(biāo)志成紅色字體的記錄總結(jié)出了一種簡(jiǎn)便方法。由于科技數(shù)據(jù)庫(kù)沒有案卷檔號(hào),以上方法不太適用。那么,如何在科技檔案案卷級(jí)與文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)中都加上檔號(hào)呢?下面向大家介紹一個(gè)小方法,供大家使用。以103kyaj.xls和103kywj.xls兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)表格為例: 1、打開103kyaj.xls案卷庫(kù),在C 列前插入一空白列,成為新的C列 。 2、在空白C列第二行的單元格內(nèi)輸入函數(shù)公式:=D2&E2&F2&G2,(D為“dwbh”字段,E為“flh”字段,F(xiàn)為“dyh”字段,G為“ajh”字段),點(diǎn)工具條上的“”,此時(shí)該單元格內(nèi)出現(xiàn)的數(shù)據(jù)就是D2、E2、F2、G2四個(gè)單元格合并后的數(shù)據(jù),即科技檔案的案卷號(hào)。 3、將此公式填充到該列的其它單元格內(nèi),所有案卷號(hào)就添加完成。 4、打開103kywj.xls文件庫(kù),在A列前插入兩列空白列,成為新的A、B列。在空白B列第二行的單元格內(nèi)輸入公式:=MATCH(C2,103kjaj.xlsSheet1!$A:$A,0),( “103kjaj.xls”當(dāng)前工作簿名,Sheet1為當(dāng)前工作表名),點(diǎn)工具條上的“”,此時(shí)該單元格內(nèi)出現(xiàn)一個(gè)數(shù)值,將此公式填充到該列的其它單元格內(nèi)。 5、在103kywj.xls文件庫(kù)A列第二行的單元格內(nèi)輸入公式:=INDEX(103kjaj.xlsSheet1!$C:$C,B2), 點(diǎn)工具條上的“”,此時(shí),案卷庫(kù)中新添的C列檔號(hào)(單位編號(hào)+分類號(hào)+單元號(hào)+案卷號(hào))即出現(xiàn)在文件庫(kù)A列中。將此公式填充到該列的其它單元格內(nèi),文件庫(kù)中的檔號(hào)就全部添加上了。 6、案卷庫(kù)和文件庫(kù)的檔號(hào)加完以后,均在A列前另插入一空白列,將新加檔號(hào)列全選后,進(jìn)行“復(fù)制”,在空白A列上點(diǎn)擊右鍵“選擇性粘貼”“數(shù)值”“確定”,兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)均

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