第六講 辦會.ppt

Talkshow 第六講辦會 知識點一 會議秘書人員的素質(zhì)及會議秘書機構的設置 一 會議工作對秘書的基本要求 二 會議秘書機構的設置規(guī)模較大的會議 一般都成立會議秘書處 由專人負責 秘書處下設幾個組 秘書組 負責值班 組織協(xié)調(diào) 印發(fā)文件會務組 負責會場的布置 管理 服務宣傳組 負責宣傳報道和對記者的組織管理翻譯組 負責翻譯成幾種文字保衛(wèi)組 負責安全警衛(wèi)總務組 負責接送 食宿 文娛活動 醫(yī)療保健等 知識點二 會議工作的基本流程 一 會前準備1 擬定會議籌備計劃書 會議名稱 會議內(nèi)容 會期 會議規(guī)模 日程 議程 會議的組織領導 會議召開形式 宣傳報道 會議文件準備 經(jīng)費預算 接待工作 食宿安排 保衛(wèi)和保密工作等 2 選定會議議題 1 會議議程 會議進行的程序 討論哪些議題 按什么順序討論 是否進行表決等等 3 擬定會議議程 日程 2 會議日程會議進程的具體安排 一般用日程表來表達 會議日程博鰲亞洲論壇2010年 會議日程 節(jié)選 4 準備會議文件 5 確定出席 列席會議人員 主要文件 領導講話稿 工作報告等在會議上宣讀的文件 參考文件 與會議主題相關 用于與會人員參閱的背景文件 6 與會人員編組需討論的會議 可進行人員編組 分組名單上要注明小組負責人和討論地點 7 選定 布置會場 1 會場氣氛 條幅 鮮花 臺簽 茶水等 2 主席臺布置 主席臺要排座次 放臺簽 以便對號入座 要反復核對 不要出現(xiàn)錯字錯位 主席臺座次 前排高于后排 中央高于兩側 左側高于右側 領導座次安排 主席臺人數(shù)為奇數(shù)時 主席臺人數(shù)為偶數(shù)時 要根據(jù)會議的規(guī)模 性質(zhì)和需要來布置會場 不同的布置形式 體現(xiàn)的意義 氣氛和效果均不相同 主席臺與代表席采取上下面對面方式 突出主席臺的位置 分為禮堂形 教室形 弦月形 相對式 3 選擇不同類型的會場 教室形會場 弦月形會場 全圍式 不設專門的主席臺 所有與會者均圍坐于一起 可分為圓形 橢圓形 長方形 多邊形 介于相對式與全圍式之間 設有主席臺 但在其正面和兩側安排代表席 這樣即突出了主席臺的地位 又有融洽的氛圍 比較適合中小型工作會議 分為馬蹄形 T字形 拱橋形 半圍式 8 制作會議證件 標題 事由 文種 如 關于召開改革與發(fā)展研討會的通知 正文 會議的名稱 開會日期 地點 會期 議題 參加會議人員范圍 報到地點 是否提供交通工具 可否帶工作人員 乘車路線 會務聯(lián)系人電話等 如需確定是否參會則應附參會信息回執(zhí) 落款 包括發(fā)文單位和發(fā)出日期 有的要加蓋公章 9 印發(fā)會議通知 帶回執(zhí)的會議通知 10 制定會議須知 1 作息時間表 2 日程表 3 分組名單 4 會議秘書機構人員名單及房間號 5 注意事項 保密制度 請假制度 會客制度 安全要求及其他注意事項 11 負責會議簽到 公司會議費預算表承辦單位 蓋章 12 申請會議經(jīng)費 13 安排好會議值班工作 值班記錄表NO 二 會中工作 接待 簽到 會議記錄 編制會議簡報 會場服務 照相服務 重點一 會中秘書人員的工作 1 會議記錄速記 擇要記錄 錄音2 會議簡報以便與會人員了解會議全貌 掌握會議進程 1 簡 突出重點 精練內(nèi)容 2 快 一般當天完成 次日上午送到與會人員 3 實 真實客觀 符合實際 3 會議值班值班電話記錄 值班接待記錄 值班日記 1 報頭報頭位于首頁上方 約占一頁版面的三分之一 它包括報名 期號 編號 編發(fā)單位 印發(fā)日期 密級等內(nèi)容 1 報名 在報頭的上方居中位置 用套紅大號字印刷 以求醒目 端莊 突出其中心地位 2 期號 在報名的正下方 按期序編號 有的簡報 在期數(shù)下面還編上總期數(shù) 3 編號 在報頭右側上方 用于表明印數(shù)序號 有些公開的簡報不加編號 4 編發(fā)單位 在報頭的左側下方位置上標出 辦公室 或 會議秘書處 編印 5 印發(fā)日期 在報頭的右側下發(fā)位置上標出年 月 日 6 密級 在報頭的左側上方位置 標明 秘密 機密 或 內(nèi)部文件 公開的簡報無此項 注意 報頭和報文之間 為了眉目清楚 還要用紅色橫線隔開 知識鏈接 如何寫會議簡報 機密政協(xié) 市六屆 次會議簡報 第24期 大會秘書處編2013年3月20日今年政府應辦幾件實事 委員說 建議市長要有相應的任期目標 要像 那樣一年辦幾件實事 年終總結 有哪些完成 有哪些沒完成 為什么 會議簡報一般由報頭 報文 報尾三部分組成 2 報文報文部分 一般包括標題 導語 主體 結尾等內(nèi)容 如有必要 在標題前可加一段按語 1 標題 標題要概括內(nèi)容 簡明醒目 使人一看便知道文章的主要意思 2 導語 簡報的導語與新聞消息相似 它要求用一句話或一段話概括全文的主旨或中心內(nèi)容 一般交代誰 在哪里 做什么 結果如何等 3 主體 將導語中提出的問題加以展開 要求緊扣標題 緊扣導語 中心突出 敘述清楚 脈絡分明 4 結尾 總結 點明主題 5 按語 出版單位對簡報的說明 重要會議一般寫按語 知識鏈接 如何寫會議簡報 機密政協(xié) 市六屆 次會議簡報 第24期 大會秘書處編2013年3月20日今年政府應辦幾件實事2013年3月20日 我市政協(xié)全體委員在市委會議室召開了第六屆第三次會議 討論今年政府應辦的幾件實事 會議委員發(fā)言 大會最終確定了今年政府必辦的三件實事 委員說 建議市長要有相應的期目標 要像 那樣一年辦幾件實事 年終總結 有哪些完成 有哪些沒完成 為什么 知識鏈接 如何寫會議簡報 機密政協(xié) 市六屆 次會議簡報 第24期 大會秘書處編2013年3月20日今年政府應辦幾件實事2013年3月20日 我市政協(xié)全體委員在市委會議室召開了第六屆第三次會議 討論今年政府應辦的幾件實事 會議委員發(fā)言 大會最終確定了今年政府必辦的三件實事 委員說 建議市長要有相應的期目標 要像 那樣一年辦幾件實事 年終總結 有哪些完成 有哪些沒完成 為什么 送 單位 共印 份 3 報尾報尾一般由 發(fā)送范圍 印發(fā)份數(shù) 兩項構成 發(fā)送范圍 在左 用 送 發(fā) 等詞語注明 印發(fā)份數(shù) 在右 用 共印 份 注明 簡報也可以不帶報尾 寫完報文自然結束 注意 報尾與報文之間用橫線隔開 或用兩條平行線將報尾框起來 1 清理文件 及時收回不能帶走的文件 整理好會議文件 及時登記歸檔 2 安排離會 熱情送客 提供票務及必要的交通服務 3 修訂文件 對會議形成的文件 有些需要會后修改定稿印發(fā) 4 撰寫紀要 會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項使用的一種行政公文 要盡可能快速完成并報領導審核定稿下發(fā) 三 會后工作 5 結算會議經(jīng)費清點費用支出發(fā)票并核實發(fā)票 填寫報銷單 通常將發(fā)票貼于報銷單背面 請領導者審核簽字后到財務部門報銷 報銷后盡快與相關部門及人員結清費用 如需與會者交款 則應將項目與數(shù)額詳細列出在會議通知中或預定的表格中 并注明交款的時間和方式 在會議報到時就應做好會議收費的相關工作 并做好發(fā)票的開具等工作 6 評估會議效果會后應對會議效果進行評估 積累經(jīng)驗 明確不足 會議評估表 辦會教學片 錄像分析 錄像分析 案例分析 王炎是明達公司的總經(jīng)理秘書 受李總委托主辦公司年度部門經(jīng)理座談會 作為會務組和后勤組的召集人 責任重大 如會場布置 會議座位安排 會議氣氛布置之類的事 最好不要讓她分心 請你代她處理這三件事 1 選擇什么樣的會場布置方式最為恰當 說出理由 并畫出你所布置的草圖 2 座位如何安排 說出理由 一并畫出草圖 3 說說你打算如何將這次座談會的氣氛布置到最好效果 情景實訓 全球大學生領袖會議universityScholarsLeadership 2009年5月20日 全球大學生領袖會議是為志愿關注并理解世界貧困 有志向為此作出努力的全球高校大學生而舉辦的 本次會議于2010年8月1 7日在馬來西亞舉行 屆時將有來自30多個國家 近千名來自哈佛 劍橋 牛津等世界頂尖高校的大學生領袖參與 組織關于世界可持續(xù)發(fā)展領域大大小小400多項具有影響力的大學生活動 會議由HumanitarianAffairsUnitedKingdom及聯(lián)合國下屬機構承辦 得到了馬來西亞總理的大力支持 與會者不僅可以在馬來西亞體會不一樣的風土人情和異國美景 還可以同世界頂尖高校的青年精英一同討論全球性熱點問題 體會聯(lián)合國代表會議的全過程 除會議外 還有豐富的學生聯(lián)誼活動 旅游觀光和領袖講座等精彩紛呈的各式活動 會議結束后 全體與會者會得到此次活動的官方認證書以及馬來西亞總理的認證函 并能與馬來西亞總理親切合影 前澳大利亞外交家eraldineCox 及另外一位著名的諾貝爾獎候選人TimPeters發(fā)表演講 7名交大青年領袖將和北大 清華 浙大 南大和復旦等大學的青年領袖將組成中國代表團參加此次全球大學生領袖會議 本次會議與會費用為USD650 其中包括在四星級酒店 MahkotaMelaka 六天的住宿費 餐飲費 每日三餐加兩份午茶 當?shù)?