工作記錄控制程序-山東高速.doc

文件名稱：公司制度體系文件編號規(guī)定 版本號/修改狀態(tài)：C/0文件編號：SDECL/ZH/MD/01山東高速公路股份有限公司企業(yè)制度山東高速公路股份有限公司企業(yè)制度 文件編號：SDECL/ZH/COP/01 版本號/修改狀態(tài)：C/0實施日期： 年 月 日 工作記錄控制程序編制：企業(yè)管理部 審核：方世杰 批準(zhǔn)：王化冰山東高速公路股份有限公司 發(fā)布山東高速公路股份有限公司 發(fā)布第 4 頁 共 3 頁文件名稱：工作記錄控制程序 版本號/修改狀態(tài)：C/0文件編號：SDECL/ZH/COP/01工作記錄控制程序1. 目的2. 通過對工作記錄進行控制和管理，確保工作記錄完整、準(zhǔn)確清晰，以證明管理體系的有效運行、服務(wù)符合規(guī)定要求，為實施追溯性以及采取糾正措施和預(yù)防措施并應(yīng)用數(shù)據(jù)分析尋求持續(xù)改進的機會提供依據(jù)。通過對工作記錄進行控制和管理，確保工作記錄完整、準(zhǔn)確清晰，以證明管理體系的有效運行、服務(wù)符合規(guī)定要求，為實施追溯性以及采取糾正措施和預(yù)防措施并應(yīng)用數(shù)據(jù)分析尋求持續(xù)改進的機會提供依據(jù)。3. 適用范圍適用于本公司管理體系所有相關(guān)記錄的控制管理。4. 職責(zé)3.1 企業(yè)管理部是全公司工作記錄的歸口管理部門，負(fù)責(zé)對全公司所有工作記錄進行統(tǒng)一編號，并對各職能部門工作記錄工作進行指導(dǎo)檢查。3.2 各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)工作記錄的收集、貯存、保管及歸檔。5. 工作程序4.1工作記錄的標(biāo)識和編目工作記錄的標(biāo)識和編目執(zhí)行公司制度體系文件編號規(guī)定4.2 工作記錄表格的設(shè)置與更改4.2.1 工作記錄表格由企業(yè)管理部在管理體系文件中統(tǒng)一設(shè)置，各職能部門根據(jù)實際工作需要自行印制、管理，并報企業(yè)管理部備案。4.2.2 對已不能滿足要求的工作記錄表格，根據(jù)實際工作的需要和變化，由各職能部門提出更改申請，填寫公司規(guī)章制度評審表，按制度管理辦法中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.3 工作記錄的使用管理4.3.1 企業(yè)管理部對所有工作記錄進行統(tǒng)一編號，明確保存期限，填寫工作記錄格式清單，對所有工作記錄表格進行總體控制。4.3.2 職能部門根據(jù)工作實際，列出各自所用的工作記錄格式清單，并由專人按相關(guān)工作記錄表格的要求做好各種記錄。4.3.3 工作記錄應(yīng)做到：字跡清晰、填寫規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄真實、上報及時、便于保存。由于筆誤等原因?qū)λ顢?shù)據(jù)確需更改時，更改人及相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字并注明更改時間。4.3.4 工作記錄應(yīng)分類保存、易于查找、方便使用，并定期歸檔。4.3.5 各職能部門在使用工作記錄表格時，應(yīng)對大量使用的同類表格進行序號管理，以便于存取和檢索。4.3.6 供方的工作記錄也應(yīng)予以控制保存。4.4 工作記錄的借閱工作記錄的借閱按制度管理辦法執(zhí)行。4.5 工作記錄的保存和歸檔4.5.1 工作記錄的使用部門應(yīng)將工作記錄存放在適宜的環(huán)境中，防止損壞變質(zhì)和丟失。4.5.2 各職能部門應(yīng)按公司檔案管理辦法對工作記錄進行整理、立卷、保存，并定期向檔案室移交。4.6 工作記錄的銷毀對于達(dá)到保存年限的工作記錄，由工作記錄管理人員填寫過期工作記錄登記表，經(jīng)企業(yè)管理部負(fù)責(zé)人同意后方可進行銷毀，銷毀時，應(yīng)有兩名以上人員監(jiān)銷，并在工作記錄銷毀單上簽字。4.7 工作記錄媒體（載體）可以是紙張，計算機產(chǎn)品、磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或樣件，或它們的組合。4.2 工作記錄表格的設(shè)置與更改4.2.1 工作記錄表格由企業(yè)管理部在管理體系文件中統(tǒng)一設(shè)置，各職能部門根據(jù)實際工作需要自行印制、管理，并報企業(yè)管理部備案。4.2.2 對已不能滿足要求的工作記錄表格，根據(jù)實際工作的需要和變化，由各職能部門提出更改申請，填寫公司規(guī)章制度評審表，按制度管理辦法中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.3 工作記錄的使用管理4.3.1 企業(yè)管理部對所有工作記錄進行統(tǒng)一編號，明確保存期限，填寫工作記錄格式清單，對所有工作記錄表格進行總體控制。4.3.2 職能部門根據(jù)工作實際，列出各自所用的工作記錄格式清單，并由專人按相關(guān)工作記錄表格的要求做好各種記錄。4.3.3 工作記錄應(yīng)做到：字跡清晰、填寫規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄真實、上報及時、便于保存。由于筆誤等原因?qū)λ顢?shù)據(jù)確需更改時，更改人及相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字并注明更改時間。4.3.4 工作記錄應(yīng)分類保存、易于查找、方便使用，并定期歸檔。4.3.5 各職能部門在使用工作記錄表格時，應(yīng)對大量使用的同類表格進行序號管理，以便于存取和檢索。4.3.6 供方的工作記錄也應(yīng)予以控制保存。4.4 工作記錄的借閱工作記錄的借閱按制度管理辦法執(zhí)行。4.5 工作記錄的保存和歸檔4.5.1 工作記錄的使用部門應(yīng)將工作記錄存放在適宜的環(huán)境中，防止損壞變質(zhì)和丟失。4.5.2 各職能部門應(yīng)按公司檔案管理辦法對工作記錄進行整理、立卷、保存，并定期向檔案室移交。4.6 工作記錄的銷毀對于達(dá)到保存年限的工作記錄，由工作記錄管理人員填寫過期工作記錄處理登記表，經(jīng)企業(yè)管理部負(fù)責(zé)人同意后方可進行銷毀，銷毀時，應(yīng)有兩名以上人員監(jiān)銷，并在工作記錄銷毀單上簽字。4.7 工作記錄媒體（載體）可以是紙張，計算機產(chǎn)品、磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或樣件，或它們的組合。6. 持續(xù)改進7. 各職能部門應(yīng)對所使用的工作記錄和工作記錄表格進行定期分析，提出改進意見。在確保真實、完整的基礎(chǔ)上不斷改進，以達(dá)到滿足實際工作的需要，體現(xiàn)工作記錄的持續(xù)適宜性。各職能部門應(yīng)對所使用的工作記錄和工作記錄表格進行定期分析，提出改進意見。在確保真實、完整的基礎(chǔ)上不斷改進，以達(dá)到滿足實際工作的需要，體現(xiàn)工作記錄的持續(xù)適宜性。8. 相關(guān)文件6.1 制度管理辦法6.2 檔案管理辦法9. 工作記錄表格7.1 過期工作記錄登記表7.2 工作記錄格式清單第 4 頁 共 2 頁文件名稱：工作記錄控制程序 版本號/修改狀態(tài)：C/0文件編號：SDECL/ZH/COP/01SDECL/ZH/COP/01/B-01過