有效的會議管理.ppt

有效會議的技巧 課程目的 群策群力事半功倍 空杯理論 只有倒空了才能裝得更滿 你將成為成功學習的最大贏家 第一單元會議概述 定義會議無效會議會議成本有效會議會議類型會議原則 定義會議 開會需要花費寶貴的時間大多數(shù)工作會議比較正式 有預先約定的時間 地點 議題等典型的會議有一個明確的目標 并概括于議程 議事日程或清單 上會議議程首先在與會者之間傳播 請你談談對會議的認識 你需要開會嗎 無效的會議 會議的目的不清楚會議無法達成其目的有些人不必參加會議并不是所有的人都相互認識會議缺乏訓練有素的主持人沒有人做會議記錄或注意會議程序 這些問題帶來的后果是什么 與會者的錯誤 與會者遲到或早退與會者進進出出與會者離開會場去拿資料與會者爭吵與會者發(fā)言太過冗長與會者自我膨脹 突出自己 不管真正的問題有些有重要意見要表達的人并不能給他足夠的發(fā)言機會 會議主持人失誤 自說自畫或說的太多似乎不愿意討論與他相反的論點在開會前并未事先通知要討論某些重要題目在每個題目上所花費的時間非常不平均已作出決策后還在該議題上隨意漫談 會議時間失控 會議的時間不夠開無軌電車 直到超過規(guī)定的時間甚多好幾個議題都無法作出決策臨終場在理由證據(jù)不充分的情況下決策 會議成本 成功的會議將合適的人聚集在一起共同為了某個目標而貢獻自己的才智能夠節(jié)省大量的時間和金錢會議成本 時間 費用與會者的總年薪 日程開支 年工作小時數(shù) 8 5 40 主管們的意見 無目的無結(jié)論無組織 失控 獨斷無主題本位主義 沒有議題的會議無結(jié)果的會議有結(jié)果不執(zhí)行走過場的會議 有效會議管理的要素 陳述開會目的準備議程選擇適當?shù)呐c會者管理會議時間引導與控制做總結(jié) 開會需要花費寶貴的時間與金錢 因此只有在有必要時才開會 并確保會議的簡短與富有成效 有效會議的要素 目的 人員 組織 領導 信息 時間 地點 會議 會議類型 會議可被分為以下兩種類型 而每一種類型又可細分為兩種 工作決策會議 目標設定 問題解決 信息傳播會議 意見 更新信息 市場行情 有效會議的3P原則 會議準備確定標準制定議程舉行會議控制與執(zhí)行 第二單元會議流程 有效會議流程1 準備 首先確定是否需要開會開會或其他方式解決問題 郵件 電話 文件若不開會 會帶來什么結(jié)果找出一個說服人的開會理由提出意見產(chǎn)生創(chuàng)意作出決策 是否開會的選擇可開可不開 不開可大可小的 小會可長可短的 短會 有效會議流程2 標準 會前溝通確定與會者確定開會時間確定開會地點確定會議主題傳遞有關文件發(fā)放會議通知確認出席者 花費在會前的準備時間非常有意義的 確保會議在恰當?shù)臅r間與地點舉行 由合適的人參加并作出正確的決定 邀請與會者 選擇恰當?shù)呐c會者是會議是否達到目的的關鍵要素需要考慮與會者在一個團隊中如何工作邀請具有良好溝通能力的成員參加評估與會者的貢獻 分享信息 提供建議 專業(yè)身份 授權行動通知與會者并且確認 有效會議流程3 議程 議事程序確定議事日程中的關鍵主題先用少量時間討論緊急問題對于關鍵主題留出足夠時間根據(jù)輕重緩急排出優(yōu)先順序 優(yōu)先排序平衡Important和Urgent IU I IInoU I IVU noI IIInoU noI Important Urgent 案例分析 9月26日上午10 30在總經(jīng)理辦公室舉行部門經(jīng)理會議 會議時間90分鐘議事內(nèi)容 員工餐廳的擴建財務部的定編問題金龍汽車公司管理人員的參觀事宜明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整采購員工上下班用的大巴 案例分析 某個公司 員工餐廳的擴建明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整財務部的定編問題上海金龍汽車公司采購部經(jīng)理的參觀事宜采購員工上下班大巴 準備會議議程要點 避免在一天情緒低潮時開會保證將議題的變化告知主持人議程盡可能簡潔明了與一目了然議程包括 會議日期 時間 地點與目的全體與會者都要明了自己的職責議程體現(xiàn)出議題的輕重緩急與優(yōu)先程序 確定會議地點 選擇會議地點對于會議成功至關重要并非僅僅是否舒適 而是使人感覺恰如其分評估環(huán)境與會議室的布置各種設施與設備的準備 音響 投影 白板 紙板 燈光與咖啡 茶點 選擇各種會議的場所 自己辦公室 部下辦公室 公司會議室 專業(yè)會議中心 資料齊全 個人權威 可能電話 人 干擾 提高部下士氣與地位 若地方小 不舒服 避免等級困境 可能外人干擾 需要預約 各方公平 適合保密 預先準備 費用 有效會議流程4 舉行 目的 確保每一個與會者都明確為什么開會互動 全體與會者的相互交流 整體互動的場所不是會議主持人的 獨角戲 也不是夸夸其談者的個人 講壇 與會者的座位安排 支持性手把手 合作性肩并肩 針對性面對面 主持人 團隊會議 一對一會議 有效會議流程5 執(zhí)行與控制 告知有關人員有關信息簡明扼要針對性強不要涉及無關內(nèi)容重要信息以文字形式傳播會議決定采取行動方案既定模式執(zhí)行督導 為何會后不執(zhí)行 工作忙行動計劃不合理資源不足結(jié)論不民主出現(xiàn)新情況 有不同看法忘掉了 不重視有難度任務分配不合理缺乏資源監(jiān)督不夠 第三單元有效主持會議 任務導向與關系導向明確會議主持人的角色會議主持人必須考慮的問題會議主持人適時結(jié)束會議 主持會議 任務導向型的會議主持人關系導向型的會議主持人 明確會議主持人的角色 召集員工開會點名讓員工提出意見或亮出觀點先讓低職位的員工在無干撓的情況下發(fā)言使這些員工不受到持反對意見的高職位員工的威脅 明確會議主持人的角色 了解自己的觀點主席是會議的 仆人 并非 主人 支持會議群體就主題展開討論最終帶領大家無異議的決定或較好的結(jié)論 仆人 并非 主人 會議主持人的霧區(qū)與誤區(qū)高談闊論 強加于人童子游戲 尚未達標懶惰無能 優(yōu)柔寡斷自我陶醉 沉迷其中 明確會議主持人的角色 支持與控制與會者打破沉默 敵對與不自信不被干撓 確保每人有發(fā)言權緊扣主題 按既定的主題展開討論腦力激蕩 鼓勵與會者的積極參與和創(chuàng)意 明確會議主持人的角色 保持正軌情緒控制時間管理主題把握及時反饋突出重點善于總結(jié) 會議主持人必須考慮 在會議之前你需要知道會議的重要目的閱讀所有相關的背景文件考慮參加會議的人可能會有什么樣的反應決定你要用什么方法去處理從這個會議中得到最適當?shù)慕Y(jié)果 會議主持人必須考慮 準時開會 1 對遲到的人不要勉強堆起笑容要友善 保持愉快 要讓大家自在一點有魄力 要就事論事 讓大家清楚你在當家提醒與會者前一次會議的結(jié)果 會議主持人必須考慮 準時開會 2 解釋這一次會議的目的提一提議程中的主要事項告訴與會者會議應在何時結(jié)束 并指出每一個議題應討論多久 會議主持人必須考慮 控制討論請那些最能加速議題討論的人發(fā)表意見邀請其他人發(fā)表意見 不要讓少數(shù)幾個人霸占不要讓你自己霸占會議 但在必要的時候要評論一下并問些問題極為專心地聽人發(fā)言 但也要注意其他成員的反應 會議主持人必須考慮 要堅定友善地將討論拉回確保所有的歧見都能得到公開而徹底的討論有人要開始吵架的話 要堅決地制止提醒與會者會議進行的時間并催促他們做結(jié)論在適當?shù)臅r候總結(jié)到目前為止達成的決策 結(jié)論要求大家確認已作成的結(jié)論或補充意見督促進入下一個議程 主持人適時結(jié)束會議 決定一下是要延長會議還是要將某些議程留待下一次討論總結(jié)一下這次會議成就了什么 并謝謝參加會議的人提醒與會者誰同意了何時要做什么事提醒與會者下一次日期 時間 地點及目的準時結(jié)束會議將會議記錄中及有關的事項盡快整理出來 發(fā)給參加會議的人考慮一下是否將會議所做的決定事項公布 讓沒參加的人也知道按照會議所作出的決定采取行動 第四單元積極參與會議 積極參與角色確認傾聽 表達與反饋秘書與助理的職責 積極參與 預先閱讀會議議程與以前的備忘錄思考如何發(fā)揮自己的作用與擬定發(fā)言了解與調(diào)查與會者 收集各種信息會前與其他與會者私下溝通消除隔閡對于重大議題 事先游說 以獲支持 會議角色測試 主席沖鋒隊員智多星評論家工兵保姆八爪魚雕刻家 會議角色 主席要學會 更好的組織聽取各方面意見并進行總結(jié)發(fā)掘與會者潛力并加以利用能作出正確 敏銳的決策達成一致與和諧 會議角色 沖鋒隊員要學會 給會議以正確的引導綜合調(diào)整與會者的貢獻建立適當?shù)目刂茩C制充分利用與會者的特長與能力能更有效控制討論的進行確定會議目標傾聽他人意見并給予支持 會議角色 智多星要學會 將思維聚焦于相關事件上集中精力解決難題能夠承受批評與壓力傾聽他人意見 會議角色 評論家要學會 感知復雜事物與情境言簡意賅表達思想以助人理解審視計劃中的缺陷并評估其現(xiàn)實性將解決問題的方法分成等級傾聽各方意見并作出建設性結(jié)論討論時要開放思維以集思廣益用提問的技巧使人自然而然地認識不足所在 會議角色 工兵要學會 靈活機動 適應各種工作及其氛圍傾聽新意見 接受新思維用實際行動幫助他人準備一個好的目標陳述明白何時該做什么 完成什么 會議角色 保姆要學會 公正的待人處事友好 在適當?shù)臅r候給人以友誼不做一些傷害他人自信心或傷人之事促進人際關系 調(diào)整不和諧氣氛發(fā)現(xiàn)他人的興趣與能力考慮個體發(fā)展需要幫助他人渡過難關 會議角色 八爪魚要學會 建立強大的人際網(wǎng)絡洞察其他團隊的行動與方向關注于會議的決策與執(zhí)行使會議保持信息暢通給與會者支持與鼓勵重視會議目標與目的 會議角色 雕刻家要學會 注意任務完成的進程與水平認識品質(zhì)要求及時發(fā)現(xiàn)錯誤并化解給人以贊賞與激勵從喋喋不休中解脫出來合理分配議題與時間同與會者共同分享你的成功 高效會議的角色整合 八爪魚 工兵 保姆 雕刻家 主席 沖鋒隊員 智多星 評論家 高效會議角色整合 積極參與會議的技巧 五位一體的傾聽技巧言簡意賅的表達技巧審時度勢的反饋技巧 傾聽的五步驟 5位一體 全神貫注 有效傾聽 深思熟慮 感同身受 言簡意賅 善解人意 言簡意賅的表達技巧 精心準備避免干撓尋求共同點凸現(xiàn)專業(yè)化充滿熱忱自信實足 表達技巧 KISS KEEPITSIMPLE SWEET 審時度勢的反饋技巧 明白自己的目標作好準備及時反饋準確 及時 具有針對性恰當?shù)臅r間與地點對事不對人避免下定義或作評價重視有意義的交流 秘書與助理的職責 協(xié)助上司制定會議議程選擇會議地點 安排座位通知并確認與會者并傳遞文件現(xiàn)場服務 調(diào)整與控制突發(fā)事件做好會議記錄并整理好備忘錄 天地大沖撞 彗星999即將沖撞地球 在一個掩體中擠著11個人 但是掩體中的食品與水只能供5人維持2周 怎么辦 李博士 35歲 白人 歷史學博士 身體健康 有一子 熱愛政治李太太 31歲 白人 心理學碩士 開朗大方 擅長鋼琴演奏李大衛(wèi) 6歲 IQ68 健康 喜歡繪畫 熱愛動物王小姐 28歲 南非裔混血兒 文學學士 高級交際花 有一子王小毛 3歲 健康 識