淺析會計信息系統(tǒng)初始化的問題.doc

淺析會計信息系統(tǒng)初始化的問題 一、會計信息系統(tǒng)初始化內(nèi)容會計信息系統(tǒng)初始化是指企業(yè)在預備實施會計電算化系統(tǒng)時，對具體財務軟件投入使用前的初始設置，相當于手工賬下的建賬工作。初始化分為系統(tǒng)初始化與模塊初始化兩大類，財務人員在系統(tǒng)初始化實施中應了解會計電算化的特點，注意初始化的關鍵點、回避常規(guī)錯誤，最終高質(zhì)量完成系統(tǒng)初始化工作。二、會計信息系統(tǒng)初始化主要問題系統(tǒng)級初始化包括新建賬套、編碼規(guī)則、人員分工與授權(quán)、科目設置、輔助核算項目，以及部門往業(yè)單位基礎數(shù)據(jù)錄入等內(nèi)容，下面重點分析在各環(huán)節(jié)初始化過程中常見的主要問題。1.新建賬套參數(shù)選擇問題。新建賬套是一個流程化操作過程，包括許多控制參數(shù)設置，如選擇行業(yè)性質(zhì)、會計科目體系、本位幣、管理分類等。所有的參數(shù)設置應按照公司的實際情況進行，如供應商是否分類、客戶是否分類、是否外幣核算等等信息，一旦選擇就決定以后的工作設置，并影響相關生成所有賬簿格式。 2.編碼規(guī)則設置問題。會計信息系統(tǒng)中廣泛應用代碼，如會計科目編碼、人員編碼、部門編碼、往來單位編碼等等，既體現(xiàn)規(guī)范性又能提高數(shù)據(jù)輸入速度。編碼通常用阿拉伯數(shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設有固定的位數(shù)表示不同層次。以科學設置會計科目為例，實施人員通常將會計科目編碼規(guī)則設置為：4-2-2-2-2結(jié)構(gòu)，其中第一個“4”表示總賬科目，第二個“2”表示二級明細科目，第三個“2”表示三級明細科目。會計科目體系原則上設置確認后其代碼結(jié)構(gòu)就無法再改變，若要修改科目結(jié)構(gòu)只能通過再次建賬，而重新建賬將丟失已完成的大量初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。 會計科目編碼時需要遵循如下原則：（1）系統(tǒng)性原則。財政部已統(tǒng)一制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)定義了總賬科目及部分二級科目的名稱和科目編碼，其中總賬科目編碼長度默認為“4”，因此設定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規(guī)定。（2）唯一性原則。每一個科目代碼對應于一個唯一會計科目，不允許出現(xiàn)重復的科目編碼與會計科目。（3）可擴展性原則。二級明細科目選擇2位共包含了01-99編碼范圍，因為明細科目的代碼范圍通常以所含明細科目最大可能達到的個數(shù)來確定。例如，“銀行存款”科目通常以開戶銀行及賬號為明細科目，從幾個至二、三十個；再如，“主營業(yè)務收入”、“主營業(yè)務成本”、“管理費用”等總賬科目下二級明細科目通常不會超過九十九個，所以“2”位代碼能滿足以后增添同級科目的需求，具有擴展性與靈活性。3.人員崗位及權(quán)限設置問題。會計電算化工作規(guī)范中指出企業(yè)實施會計電算化過程中，可以根據(jù)內(nèi)部牽制原則和本單位的實際工作需要設立必要的會計電算化崗位。通常大中型企業(yè)和應用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位一般可設立電算化主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析、檔案管理等基本崗位；中小企業(yè)可應遵循“不相容職務相分離”原則由會計主管兼任電算化主管和審核記賬崗位，由會計人員任操作崗和電算維護崗，單獨設立出納員崗位。 會計信息系統(tǒng)中添加操作人員很簡單，但對人員進行授權(quán)是件系統(tǒng)化的事情。系統(tǒng)中將用戶權(quán)限分為模塊級、功能級、數(shù)據(jù)級、金額級等多種層級。例如賬套主管具有所有操作權(quán)限（模塊級）；會計核算崗授權(quán)時根據(jù)職務相分離與內(nèi)控制度，授以總賬模塊（模塊級）下憑證填制、修改、查詢等（功能級）權(quán)限，將與出納相關的“銀行對賬”、憑證中的“出納簽字”、主管相關的“憑證復核”等權(quán)限取消；而薪資管理模塊盡管在用戶權(quán)限中授與模塊級與功能級權(quán)限，但考慮薪資數(shù)據(jù)的保密性，還可以繼續(xù)細化授與部門、工資項目等數(shù)據(jù)級控制權(quán)限；對于普通業(yè)務人員可以細化致數(shù)據(jù)級、金額級的控制權(quán)限?？紤]財務數(shù)據(jù)私密性原則，所以權(quán)限設置必須精細不能簡單粗暴的授與模塊級權(quán)限。4.會計科目設置問題。會計科目設置內(nèi)容包括科目編碼、科目名稱、科目類型、賬頁格式、外幣核算、余額方向、輔助核算性質(zhì)等。（1）科目輔助賬設置問題?？颇枯o助核算選項主要用于設置該會計科目是否有輔助核算，目的是實現(xiàn)對會計數(shù)據(jù)進行多元分類核算，相當于手工賬中企業(yè)除了總賬、明細賬之外另設的輔助賬簿，為企業(yè)提供多樣化的統(tǒng)計信息。輔助核算選項包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算等等。例如，對“應收賬款”、“應付賬款”、“預收賬款”、“預付賬款”等往來科目，企業(yè)手工建賬時通常以客戶或往來單位名稱設置明細科目，導致明細科目的數(shù)量不同單位差異很大，隨著時間推移往來單位可多達成百上千個，前述的“2”位科目編碼長度難以滿足實際要求，則要將明細科目編碼長度增至3位或4位，則其他科目編碼長度受到影響，也會影響憑證輸入速度，影響科目的簡潔性。為了解決編碼矛盾，理想的解決方案是應用往來客戶輔助核算，如選用了輔助核算功能，在編制分錄時要求必須錄入往來單位關鍵信息，否則憑證不允許保存。（2）科目參數(shù)選擇問題。會計科目其它參數(shù)如外幣、賬頁格式與企業(yè)內(nèi)部管理相關。例如，單位的經(jīng)濟業(yè)務涉及外幣則建立科目體系時應將外幣考慮進去，系統(tǒng)提供了外幣核算的功能，包含外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等信息；例如，企業(yè)存貨類科目在賬頁格式中應選擇數(shù)量金額式格式。（3）會計科目對憑證填制完整性的影響。憑證填制是日常業(yè)務處理中的重要環(huán)節(jié)，憑證通過審核、記賬操作后，數(shù)據(jù)自動匯總并登記入相關賬簿，報表也可以進行取數(shù)，所以憑證填制是重點控制點。填制憑證強調(diào)憑證的正確性、平衡性、完整性，由于憑證由會計分錄組成，所以均與會計科目設置有關。憑證的正確性是指將經(jīng)濟業(yè)務正確分解到相應的會計賬戶中，要求使用正確的會計科目；憑證的完整性是指填制每一筆分錄時，除了將摘要、會計科目、發(fā)生額三要素填寫以外，還需要填寫完整的輔助信息。不同的會計科目對應不同的輔助信息。比如“銀行存款工行存款”科目，如果設置了“銀行賬、日記賬”選項，則填制該分錄時必須填列所涉及的銀行結(jié)算方式與票號等輔助信息；如“應收賬款”科目設置了“客戶往來”輔助信息，則編制分錄時必須填列客戶名稱、日期、業(yè)務員等信息；如果會計科目設置選擇了數(shù)量金額式賬頁格式，編制分錄時自動轉(zhuǎn)換為數(shù)量金額式格式。 （4）會計科目設置對賬簿查詢的影響。會計信息系統(tǒng)中提供了總賬、明細賬、余額表等按科目查詢功能，也提供供應商往來、客戶往來、個人往來等輔助查詢功能。賬戶查詢與會計科目設置有關。如果會計科目沒有設置輔助信息，則只能查詢標準的總賬明細賬、相應的輔助賬簿不可以查詢。如銀行存款設置“銀行賬、日記賬”，則可以查詢銀行日記賬、支票使用情況；如應收賬款設置“客戶往來”選項，那么不僅可以查詢總賬、明細賬，還可以按客戶分類查詢明細數(shù)據(jù)；如管理費用下的二級科目設置了部門核算，不僅可以科目查詢費用明細賬、可以設置查詢多欄明細賬，也可以按部門分類查詢明細數(shù)據(jù)。三、會計信息系統(tǒng)模塊初始化主要問題模塊級初級化是設置特定模塊運行過程中所需要的參數(shù)、數(shù)據(jù)和基礎信息。主要內(nèi)容包括：設置控制參數(shù)、設置基礎信息、錄入初始數(shù)據(jù)。其中基礎信息與錄入初始數(shù)據(jù)工作量大但比較簡單，下面重點分析模塊級初級化控制參數(shù)主要問題。1.總賬模塊初始化控制參數(shù)問題。賬務處理模塊控制參數(shù)與企業(yè)內(nèi)控制度相關，如憑證編號是否自動連續(xù)、是否允許操作人員修改他人憑證、出納憑證是否必須經(jīng)過出納簽字、是否對往來科目實行赤字提示等等。企業(yè)應根據(jù)會計準則制度與內(nèi)部控制制度進行靈活設置。 2.業(yè)務子系統(tǒng)初始化控制參數(shù)問題。業(yè)務處理模塊控制參數(shù)與財務模塊接口、企業(yè)實際業(yè)務流程控制相關，如固定資產(chǎn)模塊中的與賬務系統(tǒng)進行對賬、業(yè)務發(fā)生后立即制單等；采購管理模塊中普通業(yè)務必有訂單、受托代銷業(yè)務必有訂單、允許超訂單到貨及入庫、啟用受托代銷、啟用代管業(yè)務等業(yè)務流程控制。企業(yè)應根據(jù)實際流程與系統(tǒng)流程再造后科學設置。 四、結(jié)語會計信息系統(tǒng)操作同其它