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文書檔案整理培訓(xùn),烏魯木齊市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處童焱,什 么 是 檔 案,檔案，是指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和經(jīng)濟(jì)組織及個(gè)人在工作活動(dòng)過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。 檔案管理工作是一個(gè)單位全局工作的重要組成部分，全體工作人員都應(yīng)重視和支持檔案管理工作，切實(shí)注意檔案材料的形成和積累，并按照工作職責(zé)，認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案的管理工作。,檔 案 管 理 部 門 的 職 責(zé),（一）貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度； （二）負(fù)責(zé)制定和實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃； （三）指導(dǎo)和督促各部門做好各類文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作； （四）負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作； （五）集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案和資料； （六）嚴(yán)格執(zhí)行保密法律法規(guī)和有關(guān)制度規(guī)定，保護(hù)檔案的完整與安全； （七）按規(guī)定定期向地方檔案館移交進(jìn)館檔案。,檔 案 室 的 管 理,1. 檔案室應(yīng)集中布置，自成一區(qū)，不可挪做其他用房，室內(nèi)的平面布局應(yīng)簡(jiǎn)單緊湊。 2. 檔案室要定期檢查，通風(fēng)換氣，保持室內(nèi)清潔，溫濕度適宜（溫度1424，濕度45%60%），如有異常，應(yīng)及時(shí)采取措施。 3. 檔案室內(nèi)應(yīng)有“八防”措施：即防盜、防火、防蛀、防塵、防光、防潮、防鼠、防高溫。 4. 檔案室為二級(jí)防火區(qū)域，嚴(yán)格執(zhí)行“六不準(zhǔn)”，即不準(zhǔn)吸煙、不準(zhǔn)未經(jīng)批準(zhǔn)使用明火、不準(zhǔn)用非防爆燈具、不準(zhǔn)亂接電源、不準(zhǔn)易燃易爆物品混存、不準(zhǔn)閑雜人員進(jìn)入。 5. 檔案閱后歸還要正確放入檔案盒內(nèi)，使檔案室內(nèi)裝具和案卷擺放整齊有序、科學(xué)有序、整潔美觀。 6. 檔案室由檔案管理員專職管理，鑰匙不準(zhǔn)隨意交于他人，進(jìn)出檔案室隨手關(guān)鎖門窗，確保安全。,檔 案 的 分 類,文書檔案 人事檔案 會(huì)計(jì)檔案（專門檔案） 業(yè)務(wù)檔案（專門檔案） 科技（基建檔案和設(shè)備檔案、科研檔案）檔案 聲像檔案（照片、電子檔案等） 實(shí)物檔案 （獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、書畫）,文書檔案,文書檔案是指在單位工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的，具有利用、保存價(jià)值，屬于歸檔范圍的全部文件材料。 根據(jù)檔案法相關(guān)規(guī)定，各部門負(fù)責(zé)應(yīng)歸檔文件材料的收集和整理，并定期向檔案管理部門移交歸檔，實(shí)行集中管理。當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在文件辦理完畢后的次年上半年歸檔。任何部門和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔的材料據(jù)為已有，私自保存。,文件材料歸檔范圍,（一） 反映單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、行業(yè)工作，國(guó)家建設(shè)及歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； （二） 單位工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； （三） 需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料； （四） 其他對(duì)工作具有查考價(jià)值的文件材料。,（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料,上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料； 上級(jí) 機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件； 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、講話等材料； 上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件印本。,（二）本機(jī)關(guān)的文件材料,本機(jī)關(guān)黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料，本機(jī)關(guān)召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議材料； 本機(jī)關(guān)印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件和簽發(fā)表單； 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件； 本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告； 反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)專業(yè)文件材料； 本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)機(jī)關(guān)工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料； 本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料； 本機(jī)關(guān)形成的財(cái)審方面的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料； 本機(jī)關(guān)黨團(tuán)工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料； 內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理人民來信、來訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等；,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄、從外機(jī)關(guān)帶回與本機(jī)關(guān)有關(guān)，但未經(jīng)文書處理登記的文件材料； 本機(jī)關(guān)購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料； 本機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料； 本機(jī)關(guān)制訂的工作條例、章程、制度等文件材料； 本機(jī)關(guān)的組織沿革、大事記、年鑒、反映本機(jī)關(guān)（本行業(yè)）重大活動(dòng)事件的簡(jiǎn)報(bào)等文件材料。 本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)； 本機(jī)關(guān)編印的簡(jiǎn)報(bào)、匯編等刊物定稿和印本； 本機(jī)關(guān)與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料； 本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄等有參考價(jià)值的資料； 各種普查工作中形成的文件材料。,（三）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料,同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件; 有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件; 同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件;,（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料,下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件; 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件,文件材料不歸檔范圍,（一） 上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件材料，僅供工作參考的抄件等； （二） 文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信件，不需辦理的一般性來信、電話記錄，內(nèi)部互相抄送的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； （三） 同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； （四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。,（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料,上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料； 上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件；,（二）本機(jī)關(guān)的文件材料,重份文件； 無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件； 從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料； 無特殊保存價(jià)值的信件，一般性表態(tài)、詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的人民來信； 機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等； 為參考目的，從各方面收集的文件材料。,（三）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料,參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料； 非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料；,（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料,下級(jí)單位送來參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料； 越級(jí)抄送的一般性、不需辦理的文件材料； 下級(jí)單位抄報(bào)備案的一般性文件材料；,檔案的整理,文書檔案的整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 文書檔案的整理單位：“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。,文書檔案整理的質(zhì)量要求 一、歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予以修整，字跡模糊或者易退變的、不宜永久、長(zhǎng)期保存的應(yīng)復(fù)制； 二、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求； 書寫材料：禁止使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料書寫或繪制； 紙張：紙張大于A4標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)該按A4標(biāo)準(zhǔn)酌情進(jìn)行折疊。,文書檔案的整理方法 整理歸檔文件的有序化過程為：裝訂、編寫頁號(hào)、分類、鑒定、排列編號(hào)、填蓋歸檔章、目錄編制、裝盒。,一、裝訂 1、準(zhǔn)備工作 技術(shù)加工：檢查文件材料是否齊全完整，如有缺張少頁或附件等不齊全的應(yīng)設(shè)法補(bǔ)齊，有破損的予以修整；超大紙張適當(dāng)折疊；剔除多余重份和不必要的復(fù)制件。 系統(tǒng)排列：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；漢文文本在前，外文文本、少數(shù)民族文字文本在后；文書處理單在相關(guān)文件前，按文件首頁對(duì)待。 2、裝訂方法 10年保管的文件，可保持原貌。不再拆開重新整理（裝訂）； 永久、30年保管的文件，裝特制文書檔案封套，一份裝一個(gè)封套。 國(guó)家規(guī)定有四種方法：一是不銹鋼夾裝訂法，即采用專門制作的訂書機(jī)和不銹鋼夾進(jìn)行裝訂。為減少厚度，單號(hào)文件，不銹鋼夾卡在文件左側(cè)距離上下邊各2厘米處，雙號(hào)文件，夾卡在文件左側(cè)距離上下邊各4厘米處。二是線繩裝訂法，即使用細(xì)線繩裝訂文件，要求統(tǒng)一在距離文件左側(cè)邊沿1.5厘米處，上下均勻扎三個(gè)距離8厘米的孔，穿上細(xì)線繩適當(dāng)抽緊并打結(jié)。三是裝封套（烏市規(guī)定使用）。四是粘貼法，極不利于掃描。,二、編寫頁號(hào) 1、以“件”為單位編寫頁號(hào)，每件均從“1”開始編起，件與件之間不連續(xù)編制頁號(hào)； 2、頁號(hào)編寫的位置，凡是有文字、圖表的頁面都要編寫，正面編寫在右上角，背面編寫在左上角； 3、一份文件的總頁數(shù)，以該文件最后一個(gè)頁號(hào)為準(zhǔn)。,三、分類 視具體情況由三種分類方法中選其一。 （一）保管期限機(jī)構(gòu)分類法：此法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)多而穩(wěn)定，分工明確且文件數(shù)量較大的單位。 （二）“保管期限問題”分類法：適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)分工不明確，文件量多的單位，一般社區(qū)、企業(yè)適用。步驟為： 1、把同一保管期限內(nèi)的文件按年度分開， 2、把同一保管期限內(nèi)各年度的文件材料，一般按工作問題分為若干類。,如：企業(yè)文書檔案在十大類中的前四大類，分別是：1、經(jīng)營(yíng)管理類、2、生產(chǎn)管理類、3、行政管理類、4、黨群管理類； 如：社區(qū)文書檔案七大類包括：黨群工作類、自治工作類、服務(wù)工作類、計(jì)生衛(wèi)生類、綜合治理工作類、文教宣傳工作類、環(huán)境工作類。,（三）保管期限年度分類法：適用于一般單位。步驟為：,1、 根據(jù)國(guó)家檔案局第8號(hào)令，把文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。 2、把同一保管期限內(nèi)的文件按年度分開，其中跨年度的會(huì)議、事件、臨時(shí)性工作等類似情況形成的文件材料，放在情況結(jié)束的年度。,四、鑒定（重中之重） 1、凡是反映單位職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管，主要包括：制定的法規(guī)政策性文件，處理重要問題形成的文件材料，重要會(huì)議的文件材料，重要請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、總結(jié)，綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)設(shè)置演變，領(lǐng)導(dǎo)任免的文件材料；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的需本單位貫徹執(zhí)行的重要文件材料；非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本單位主要工作業(yè)務(wù)印發(fā)的需本單位貫徹執(zhí)行的重要文件材料。,2、凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)各部門工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管（30年），主要包括：一般工作問題的文件材料、一般會(huì)議的主要文件材料，人事、財(cái)務(wù)管理工作形成的一般性文件材料，直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于本單位主要工作業(yè)務(wù)，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。,3、凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)各部門有參考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管（10年），主要包括：一般事務(wù)性的文件材料，上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的非本單位主要工作業(yè)務(wù)，但需要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。,五、排列編號(hào) 歸檔文件排列是文件整理系統(tǒng)化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，編寫件號(hào)是對(duì)排序成果的確認(rèn)與固定，方法如下： 1、按保管期限逐年度進(jìn)行排列，即永久、30年、10年各排列一個(gè)順序，逐年延續(xù)，在每個(gè)年度內(nèi)按照文件形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列； 2、同一保管期限、年度的同一機(jī)構(gòu)的文件材料，一般按照文件形成的時(shí)間或文號(hào)順序進(jìn)行排列； 3、同一事由、事件或問題的文件材料，按照形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列； 4、不同事由、事件或問題的文件材料，按照事由、事件或問題結(jié)束的時(shí)間順序進(jìn)行排列；,5、會(huì)議文件、同一類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性的文件材料，應(yīng)集中進(jìn)行排列； 6、所有文件材料排列完畢后，按照排列順序編寫件號(hào)，件號(hào)編寫在歸檔章“室編件號(hào)”欄內(nèi)； 7、編寫的件號(hào)應(yīng)始終保持永久、30年、10年三個(gè)序列；,六、填蓋歸檔章 1、歸檔章加蓋在每份文件的首頁右上角，如有其他標(biāo)記或文字時(shí)，可酌情向左或向下適當(dāng)移動(dòng)。 2、歸檔章的規(guī)格：長(zhǎng)15mm3，寬8mm2，樣式如下：,填寫方法： 全宗號(hào)：應(yīng)填寫地方檔案館給各單位的檔案全宗確定的代號(hào)，因未進(jìn)管尚不確定，暫不填寫； 年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫文件形成的完整的公元紀(jì)年，如2012； 室編件號(hào)：填寫每一份文件的排列序號(hào)編號(hào)； 問題：按問題分類的填寫文件所歸入的“問題類別”名稱，如“黨群工作類”；如按年度分類的，則不填寫； 保管期限：填寫“永久、”“30年”、“10年”； 館編件號(hào)：由地方檔案館自行填寫或進(jìn)館時(shí)填寫。,七、目錄編制,1、年度分類法：相同保管期限的文件混年編制目錄，不同年度的文件件號(hào)不連續(xù)編。 2、年度機(jī)構(gòu)分類法：相同保管期限、同一機(jī)構(gòu)的文件混年編制目錄，不同期限、不同機(jī)構(gòu)、不同年的檔案件號(hào)不連續(xù)。 3、問題分類法：相同保管期限、同一問題的文件混年編制目錄，不同期限、不同問題的文件件號(hào)不連續(xù)。,歸檔文件目錄樣式如下：,1、填寫方法： 件號(hào)：按“室編件號(hào)”填寫。 責(zé)任人： A、填寫制發(fā)文件機(jī)關(guān)的名稱或個(gè)人的姓名，一般以文件的蓋章或署名為準(zhǔn)； B、機(jī)關(guān)應(yīng)填寫其全稱或通用簡(jiǎn)稱； C、兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，一般只填寫主辦單位名稱，也就是編發(fā)文字號(hào)的單位； D、合同、協(xié)議應(yīng)填寫甲方、乙方兩個(gè)單位的名稱； E、個(gè)人作者填寫其姓名，必要時(shí)加填職務(wù)或身份； 文號(hào)：填寫發(fā)文字號(hào)，不得省略；無文號(hào)的此項(xiàng)不填。,題名： A、一般照錄文件原題名，不得自行縮減或修改； B、無題名或題名不能揭示文件內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬題名加“ ”填寫； C、有正題名、副題名的文件，正副題名均如實(shí)填寫； D、外文或少數(shù)民族文字的文件題名，除原文照抄外，應(yīng)將漢文譯文加“ ”附在其后。 日期： A、填寫文件的形成時(shí)間，一般以落款時(shí)間、會(huì)議通過時(shí)間或發(fā)布時(shí)間為準(zhǔn)； B、用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)準(zhǔn)年、月、日，不能省略。如“2008年6月17日”標(biāo)準(zhǔn)為“20080617”或2008 0617,C、時(shí)間不詳或無時(shí)間的文件資料，應(yīng)進(jìn)行必要的考證。 頁數(shù)：填寫每份文件的總頁數(shù)，總頁數(shù)以文件材料的最后一個(gè)頁號(hào)為準(zhǔn)。 備注：必要時(shí)簡(jiǎn)要注明需要說明的特殊情況或問題，如果說明文字比較多，應(yīng)填寫在備考表內(nèi)。,2、目錄的裝訂 永久、30年、10年目錄分開裝訂，厚度不超過2厘米。同一種保管期限可幾年合訂； 每本目錄均從“1”開始統(tǒng)一編寫頁碼，以便于檢索； 裝訂目錄時(shí)使用統(tǒng)一規(guī)定的目錄。 樣式如下：, 目錄填寫要求： 全宗名稱：填寫產(chǎn)生檔案全宗的機(jī)關(guān)單位的全稱或通用簡(jiǎn)稱 年度：填寫目錄所反映文件的年度，如：2009；或20032009； 保管期限：填寫目錄所載文件的保管期限