云南省機(jī)關(guān)檔案管理辦法

云南省機(jī)關(guān)檔案管理辦法?一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強(qiáng)云南省機(jī)關(guān)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合云南省機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于云南省各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)以及群團(tuán)組織、民主黨派機(jī)關(guān)等（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）的檔案管理工作。（三）管理原則機(jī)關(guān)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于利用的原則。（四）職責(zé)分工1.省級(jí)檔案主管部門負(fù)責(zé)對(duì)全省機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。2.州（市）、縣（市、區(qū)）檔案主管部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。3.各機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或者指定專人負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)檔案管理工作，并對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案管理體制與人員（一）檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，設(shè)立綜合檔案室或者檔案專柜，集中管理本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案。2.檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備符合檔案保管要求的庫(kù)房和必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）檔案人員配備1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)配備政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有檔案專業(yè)知識(shí)的人員從事檔案管理工作。檔案人員應(yīng)當(dāng)保持相對(duì)穩(wěn)定。2.檔案人員應(yīng)當(dāng)接受檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。（三）檔案人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本機(jī)關(guān)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔、保管和提供利用工作。3.對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。4.按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。三、文件材料的收集與歸檔（一）收集范圍1.反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2.機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。3.本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。4.其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.機(jī)關(guān)各部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理后移交檔案工作機(jī)構(gòu)。2.收集的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，字跡清晰，載體和書寫材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保管要求。（三）歸檔范圍與保管期限1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案主管部門審核同意后執(zhí)行。2.歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類整理。（四）歸檔時(shí)間1.文書檔案一般在第二年上半年完成歸檔。2.會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交檔案工作機(jī)構(gòu)保管。3.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。四、檔案整理與保管（一）整理要求1.檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)當(dāng)按照件進(jìn)行整理，采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限的分類方法。3.科技檔案應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，保持項(xiàng)目文件材料的完整性和系統(tǒng)性。（二）編號(hào)與編目1.歸檔文件應(yīng)當(dāng)編制檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)當(dāng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性的原則。2.檔案應(yīng)當(dāng)編制目錄，目錄應(yīng)當(dāng)包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，定期對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（四）檔案保管措施1.檔案應(yīng)當(dāng)按照不同門類、載體和保管期限分別存放，排列整齊有序。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色、霉變等受損檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。五、檔案信息化建設(shè)（一）總體要求1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本機(jī)關(guān)信息化建設(shè)整體規(guī)劃，同步推進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接。2.建立健全檔案信息化管理制度，保障檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)字化加工1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案數(shù)字資源庫(kù)。2.數(shù)字化加工應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案數(shù)字資源的質(zhì)量。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管和利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能。（四）電子檔案管理1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。2.電子檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案利用與公布（一）利用要求1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和方法。2.檔案利用應(yīng)當(dāng)遵循合法、安全、方便的原則，保障檔案信息的合理利用。（二）利用程序1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)當(dāng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)當(dāng)持有單位介紹信，經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意，并辦理登記手續(xù)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和利用。（三）檔案公布1.機(jī)關(guān)檔案的公布應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得擅自公布檔案。2.檔案公布應(yīng)當(dāng)遵循維護(hù)國(guó)家安全、社會(huì)穩(wěn)定和公民合法權(quán)益的原則。七、檔案移交與鑒定銷毀（一）檔案移交1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。2.檔案移交應(yīng)當(dāng)辦理移交手續(xù)，確保檔案的完整和安全。（二）檔案鑒定1.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案工作機(jī)構(gòu)會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值，提出銷毀或者繼續(xù)保管的意見。（三）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案工作機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。2.銷毀檔案應(yīng)當(dāng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息不泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案主管部門應(yīng)當(dāng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì)本機(jī)關(guān)及所屬單位的檔案工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作法律法規(guī)和方針政策的貫徹執(zhí)行情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.文件材料的收集、整理、歸檔情況。4.檔案的保管和利用情況。5.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查處理1.對(duì)檔案工作成績(jī)突出的