外埠區(qū)域采購管理辦法

外埠區(qū)域采購管理辦法總則目的為了規(guī)范公司在外埠區(qū)域的采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各子公司在外埠區(qū)域進(jìn)行的各類采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。定義外埠區(qū)域是指公司注冊(cè)地以外的其他地區(qū)。采購原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：以最低的成本獲取最大的效益，在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購質(zhì)量，確保所采購的物資和服務(wù)符合公司的要求和標(biāo)準(zhǔn)。4.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)采購管理委員會(huì)1.組成：由公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人組成。2.職責(zé)制定和修訂公司外埠區(qū)域采購管理的相關(guān)制度和政策。審批外埠區(qū)域重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃和采購方案。協(xié)調(diào)解決外埠區(qū)域采購過程中出現(xiàn)的重大問題。監(jiān)督和評(píng)估外埠區(qū)域采購工作的開展情況。采購部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)外埠區(qū)域采購計(jì)劃的編制和執(zhí)行。尋找和評(píng)估外埠區(qū)域的供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。組織外埠區(qū)域采購項(xiàng)目的招標(biāo)、談判等采購活動(dòng)。簽訂外埠區(qū)域采購合同，并跟蹤合同的執(zhí)行情況。處理外埠區(qū)域采購過程中的質(zhì)量問題和糾紛。需求部門1.職責(zé)提出外埠區(qū)域采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與外埠區(qū)域采購項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)估和驗(yàn)收工作。配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和采購合同的簽訂。財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)審核外埠區(qū)域采購預(yù)算和采購資金的使用情況。辦理外埠區(qū)域采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。監(jiān)督外埠區(qū)域采購資金的安全和合理使用。審計(jì)部門1.職責(zé)對(duì)外埠區(qū)域采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。采購計(jì)劃管理采購計(jì)劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，提前向外埠區(qū)域采購部門提出采購需求，并填寫《外埠區(qū)域采購申請(qǐng)表》。2.采購部門根據(jù)需求部門的采購申請(qǐng)，結(jié)合外埠區(qū)域的市場情況和庫存情況，編制外埠區(qū)域采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購管理委員會(huì)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。采購計(jì)劃的調(diào)整1.如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，需求部門應(yīng)及時(shí)向采購部門提出申請(qǐng)，并說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購部門對(duì)需求部門的申請(qǐng)進(jìn)行審核，如確需調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)重新編制采購計(jì)劃，并報(bào)采購管理委員會(huì)審批。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找外埠區(qū)域的供應(yīng)商，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、信譽(yù)等方面的情況。3.對(duì)符合初步評(píng)估要求的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，進(jìn)一步了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和管理水平。4.根據(jù)評(píng)估和考察結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等內(nèi)容。供應(yīng)商的評(píng)價(jià)1.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)不合格供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)淘汰，并從供應(yīng)商檔案中刪除。3.供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給供應(yīng)商，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高自身的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。供應(yīng)商的淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)及時(shí)淘汰該供應(yīng)商：提供的物資或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，給公司造成重大損失。多次未能按時(shí)交貨，影響公司的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃。存在嚴(yán)重的商業(yè)欺詐行為或不誠信行為。其他嚴(yán)重違反合同約定或公司規(guī)定的行為。2.淘汰供應(yīng)商應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并及時(shí)通知供應(yīng)商。采購方式招標(biāo)采購1.對(duì)于外埠區(qū)域金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的招標(biāo)管理辦法進(jìn)行。2.招標(biāo)采購的程序包括發(fā)布招標(biāo)公告、資格預(yù)審、編制招標(biāo)文件、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。3.評(píng)標(biāo)應(yīng)按照公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則進(jìn)行，評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)由采購部門、需求部門、技術(shù)專家等組成。談判采購1.對(duì)于外埠區(qū)域技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭不充分的采購項(xiàng)目，可采用談判采購方式。談判采購應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行談判。2.談判采購的程序包括發(fā)出談判邀請(qǐng)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、談判、簽訂合同等環(huán)節(jié)。3.談判過程中應(yīng)嚴(yán)格控制采購價(jià)格和質(zhì)量要求，確保采購結(jié)果符合公司的利益。詢價(jià)采購1.對(duì)于外埠區(qū)域金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式。詢價(jià)采購應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。2.詢價(jià)采購的程序包括發(fā)出詢價(jià)單、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、比較報(bào)價(jià)、確定供應(yīng)商等環(huán)節(jié)。3.詢價(jià)過程中應(yīng)要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)清單和質(zhì)量保證承諾。直接采購1.對(duì)于外埠區(qū)域緊急采購項(xiàng)目或只有唯一供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目，可采用直接采購方式。2.直接采購應(yīng)經(jīng)采購管理委員會(huì)審批同意，并在采購過程中嚴(yán)格控制采購價(jià)格和質(zhì)量要求。采購合同管理合同的簽訂1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購結(jié)果與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，并由雙方簽字蓋章生效。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。合同的執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。2.如供應(yīng)商未能按照合同約定履行義務(wù)，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。合同的變更和解除1.如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整等原因需要變更或解除采購合同，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更或解除合同的協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核，并報(bào)采購管理委員會(huì)審批。采購驗(yàn)收管理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.需求部門應(yīng)在采購申請(qǐng)中明確采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。驗(yàn)收程序1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)和測試，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其進(jìn)行整改或更換。3.對(duì)于采購服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)服務(wù)合同的約定，對(duì)服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量、進(jìn)度等方面進(jìn)行評(píng)估和驗(yàn)收。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《外埠區(qū)域采購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并簽字確認(rèn)。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)識(shí)別外埠區(qū)域采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于市場風(fēng)險(xiǎn)，可通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、鎖定價(jià)格等方式進(jìn)行規(guī)避；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和驗(yàn)收工作；對(duì)于交貨期風(fēng)險(xiǎn)，可要求供應(yīng)商提供擔(dān)