基金宣傳物料管理辦法

基金宣傳物料管理辦法總則制定目的為了規(guī)范本公司基金宣傳物料的管理，確保宣傳物料內(nèi)容合法、合規(guī)、準確、完整，有效保護投資者的合法權(quán)益，提升公司品牌形象和市場競爭力，根據(jù)《中華人民共和國證券投資基金法》《證券投資基金銷售管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與基金宣傳物料的設(shè)計、制作、審核、使用、存儲和銷毀等相關(guān)的部門和人員。本辦法所指的基金宣傳物料包括但不限于宣傳手冊、海報、宣傳單頁、視頻、音頻、電子文檔、網(wǎng)頁內(nèi)容等用于向投資者宣傳基金產(chǎn)品或公司基金業(yè)務(wù)的各類材料。管理原則1.合法性原則：基金宣傳物料的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、監(jiān)管部門的規(guī)定和行業(yè)自律規(guī)則，不得有虛假記載、誤導性陳述或重大遺漏。2.準確性原則：宣傳物料應準確反映基金產(chǎn)品的特點、風險、收益等信息，數(shù)據(jù)和資料應真實、可靠、最新。3.完整性原則：宣傳物料應全面涵蓋基金產(chǎn)品的重要信息，包括投資范圍、投資策略、風險提示等，不得隱瞞或省略關(guān)鍵內(nèi)容。4.客觀性原則：宣傳物料應客觀評價基金產(chǎn)品和公司業(yè)績，不得進行夸大或不實宣傳，不得使用可能使投資者產(chǎn)生混淆或誤解的表述。5.保密性原則：在基金宣傳物料的管理過程中，涉及公司商業(yè)秘密、投資者個人信息等敏感內(nèi)容的，應嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。組織與職責管理部門公司設(shè)立基金宣傳物料管理小組（以下簡稱“管理小組”），負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督基金宣傳物料的管理工作。管理小組由市場營銷部、合規(guī)風控部、產(chǎn)品研發(fā)部等相關(guān)部門負責人組成，組長由市場營銷部負責人擔任。各部門職責1.市場營銷部負責基金宣傳物料的整體策劃和設(shè)計，根據(jù)公司的市場推廣策略和基金產(chǎn)品特點，制定宣傳物料的制作方案。組織宣傳物料的制作工作，選擇合適的制作單位或人員，并對制作過程進行監(jiān)督和質(zhì)量控制。負責宣傳物料的發(fā)放和使用管理，建立宣傳物料的發(fā)放臺賬，記錄發(fā)放數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放時間等信息。收集和反饋投資者對宣傳物料的意見和建議，及時對宣傳物料進行優(yōu)化和改進。2.合規(guī)風控部對基金宣傳物料的內(nèi)容進行合規(guī)審核，確保宣傳物料符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。定期對宣傳物料的管理情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。參與制定和完善基金宣傳物料管理的相關(guān)制度和流程，為公司的宣傳物料管理工作提供合規(guī)支持。3.產(chǎn)品研發(fā)部提供基金產(chǎn)品的詳細信息和專業(yè)解讀，包括產(chǎn)品的投資策略、風險收益特征、業(yè)績表現(xiàn)等，確保宣傳物料中關(guān)于基金產(chǎn)品的內(nèi)容準確無誤。協(xié)助市場營銷部和合規(guī)風控部對宣傳物料中涉及產(chǎn)品的內(nèi)容進行審核和把關(guān)。4.其他部門其他部門應根據(jù)工作需要，配合做好基金宣傳物料的相關(guān)工作，如提供必要的素材、協(xié)助進行審核等。設(shè)計與制作需求調(diào)研與策劃市場營銷部在設(shè)計基金宣傳物料之前，應進行充分的市場調(diào)研和需求分析，了解投資者的需求和偏好，結(jié)合公司的市場推廣目標和基金產(chǎn)品特點，制定宣傳物料的設(shè)計方案。設(shè)計方案應包括宣傳物料的類型、內(nèi)容框架、風格定位、制作預算等內(nèi)容，并報管理小組審批。素材收集與整理市場營銷部負責收集和整理制作宣傳物料所需的素材，包括文字、圖片、數(shù)據(jù)、案例等。素材的來源應合法、可靠，涉及到引用外部資料的，應注明出處。在收集素材的過程中，應注意保護知識產(chǎn)權(quán)，避免侵權(quán)行為。設(shè)計制作市場營銷部應選擇具有專業(yè)資質(zhì)和良好信譽的制作單位或人員進行宣傳物料的制作。在制作過程中，應與制作單位或人員保持密切溝通，及時反饋意見和建議，確保宣傳物料的設(shè)計風格、內(nèi)容質(zhì)量和制作工藝符合要求。制作完成的宣傳物料應先進行內(nèi)部審核，審核通過后方可進行批量印刷或發(fā)布。質(zhì)量控制市場營銷部應對宣傳物料的制作質(zhì)量進行嚴格控制，檢查宣傳物料的內(nèi)容是否準確無誤、排版是否整齊美觀、印刷質(zhì)量是否符合標準等。對于存在質(zhì)量問題的宣傳物料，應及時要求制作單位或人員進行整改，直至達到質(zhì)量要求為止。審核與發(fā)布審核流程1.初稿審核：宣傳物料制作完成初稿后，市場營銷部應先進行內(nèi)部審核，主要審核內(nèi)容包括宣傳物料的內(nèi)容完整性、準確性、合規(guī)性以及設(shè)計風格是否符合公司要求等。審核通過后，將宣傳物料提交給合規(guī)風控部進行合規(guī)審核。2.合規(guī)審核：合規(guī)風控部收到宣傳物料后，應在[規(guī)定時間]內(nèi)完成合規(guī)審核。審核內(nèi)容主要包括宣傳物料是否符合法律法規(guī)、監(jiān)管要求和公司內(nèi)部制度，是否存在虛假記載、誤導性陳述或重大遺漏等問題。對于不符合要求的宣傳物料，應提出明確的修改意見，并退回市場營銷部進行修改。3.最終審核：市場營銷部根據(jù)合規(guī)風控部的修改意見對宣傳物料進行修改后，再次提交給合規(guī)風控部進行審核。合規(guī)審核通過后，將宣傳物料提交給管理小組進行最終審核。管理小組主要從公司整體戰(zhàn)略和市場推廣效果等方面對宣傳物料進行審核，審核通過后，宣傳物料方可發(fā)布。發(fā)布管理1.宣傳物料經(jīng)審核通過后，市場營銷部應按照公司的市場推廣計劃和宣傳策略，選擇合適的渠道和方式進行發(fā)布。發(fā)布渠道包括但不限于公司官網(wǎng)、社交媒體平臺、線下活動現(xiàn)場、銷售網(wǎng)點等。2.在發(fā)布宣傳物料時，應確保宣傳物料的內(nèi)容與審核通過的版本一致，不得擅自修改或刪減。同時，應在宣傳物料上注明公司名稱、聯(lián)系方式、基金產(chǎn)品名稱等必要信息。3.對于通過互聯(lián)網(wǎng)渠道發(fā)布的宣傳物料，市場營銷部應按照相關(guān)規(guī)定進行備案，并及時更新和維護宣傳物料的內(nèi)容，確保其有效性和準確性。使用與監(jiān)督使用管理1.公司內(nèi)部各部門和員工在使用基金宣傳物料時，應嚴格遵守本辦法的規(guī)定，不得擅自修改、復制、傳播宣傳物料的內(nèi)容。如需使用宣傳物料，應向市場營銷部提出申請，經(jīng)批準后按照規(guī)定的用途和范圍使用。2.銷售部門在向投資者介紹基金產(chǎn)品時，應使用經(jīng)審核通過的宣傳物料，并向投資者充分揭示基金產(chǎn)品的風險。不得使用過期、失效或未經(jīng)審核的宣傳物料，不得對宣傳物料進行斷章取義或夸大宣傳。3.對于發(fā)放給投資者的宣傳物料，銷售部門應做好記錄，確保宣傳物料的發(fā)放對象符合基金產(chǎn)品的投資者適當性要求。監(jiān)督檢查1.合規(guī)風控部應定期對公司基金宣傳物料的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括宣傳物料的使用是否符合規(guī)定、是否存在違規(guī)宣傳行為等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時要求相關(guān)部門和人員進行整改。2.管理小組應不定期對基金宣傳物料的管理工作進行評估和檢查，了解宣傳物料的設(shè)計、制作、審核、使用等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進措施，不斷完善公司的宣傳物料管理工作。存儲與銷毀存儲管理1.市場營銷部應建立基金宣傳物料的存儲檔案，對宣傳物料的設(shè)計稿、審核稿、印刷版、電子文檔等進行分類存儲，并做好備份工作。存儲檔案應包括宣傳物料的名稱、類型、制作時間、審核時間、使用情況等信息。2.宣傳物料的存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保宣傳物料的安全和完整。對于重要的宣傳物料，應采用加密存儲或?qū)Ｈ吮９艿姆绞竭M行管理。銷毀管理1.對于過期、失效、損壞或不再使用的宣傳物料，市場營銷部應及時進行清理和銷毀。銷毀前，應填寫《基金宣傳物料銷毀申請表》，注明銷毀的宣傳物料名稱、數(shù)量、原因等信息，并報管理小組審批。2.經(jīng)批準后，市場營銷部應按照規(guī)定的程序?qū)π麄魑锪线M行銷毀。銷毀方式應確保宣傳物料的內(nèi)容無法恢復，防止信息泄露。