業(yè)務(wù)公章管理制度

業(yè)務(wù)公章管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)公章的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)公章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涉及業(yè)務(wù)公章的保管、使用、交接等相關(guān)事宜。3.定義業(yè)務(wù)公章是指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中用于證明身份、簽署合同、文件等具有法律效力的印章。二、業(yè)務(wù)公章的刻制與啟用1.刻制申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門因工作需要刻制業(yè)務(wù)公章時(shí)，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制原因、公章名稱、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到《業(yè)務(wù)公章刻制申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，確保申請(qǐng)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可安排刻制。3.刻制要求業(yè)務(wù)公章的刻制必須嚴(yán)格按照公安部門的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保印章的合法性、規(guī)范性和安全性?？讨仆瓿傻臉I(yè)務(wù)公章應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備案登記。4.啟用程序業(yè)務(wù)公章刻制完成后，行政部門應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)公章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、公章名稱、使用范圍等信息，并附上公章印模。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可正式啟用。啟用后的業(yè)務(wù)公章應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。三、業(yè)務(wù)公章的保管1.保管原則業(yè)務(wù)公章應(yīng)實(shí)行專人保管制度，確保印章的安全。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定。2.保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)公章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、遺失或損壞。嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用業(yè)務(wù)公章，對(duì)每一次蓋章行為進(jìn)行詳細(xì)登記。定期對(duì)業(yè)務(wù)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、磨損等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。3.保管方式業(yè)務(wù)公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全箱內(nèi)，并設(shè)置專人密碼進(jìn)行管理。保管地點(diǎn)應(yīng)選擇在安全、保密的區(qū)域，避免無(wú)關(guān)人員接觸。四、業(yè)務(wù)公章的使用1.使用范圍業(yè)務(wù)公章的使用必須嚴(yán)格限定在公司業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍內(nèi)，具體包括簽署合同、協(xié)議、文件、報(bào)表等具有法律效力的文書。嚴(yán)禁將業(yè)務(wù)公章用于任何與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。2.使用流程申請(qǐng)：使用部門填寫《業(yè)務(wù)公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明蓋章事由、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)等信息，并附上需蓋章的文件原件或復(fù)印件。申請(qǐng)表應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審核：行政部門收到《業(yè)務(wù)公章使用申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如需公司法定代表人簽字的文件，還需經(jīng)法定代表人審批。蓋章：經(jīng)審批同意后，保管人員憑批準(zhǔn)的《業(yè)務(wù)公章使用申請(qǐng)表》在指定文件上加蓋業(yè)務(wù)公章，并在申請(qǐng)表上做好蓋章記錄，包括蓋章日期、蓋章文件名稱、蓋章份數(shù)等。蓋章時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，騎年蓋月。登記：蓋章完成后，保管人員應(yīng)及時(shí)將《業(yè)務(wù)公章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。同時(shí)，在業(yè)務(wù)公章使用登記簿上詳細(xì)記錄每一次蓋章情況，包括申請(qǐng)部門、申請(qǐng)日期、蓋章事由、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、審批人等信息。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用業(yè)務(wù)公章，但無(wú)法按照正常審批流程進(jìn)行時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并在事后補(bǔ)辦審批手續(xù)。在緊急情況下蓋章的文件，保管人員應(yīng)在蓋章后密切關(guān)注文件的執(zhí)行情況，并及時(shí)反饋相關(guān)信息。五、業(yè)務(wù)公章的停用與銷毀1.停用情形業(yè)務(wù)部門因機(jī)構(gòu)撤銷、合并、變更名稱等原因，不再需要使用業(yè)務(wù)公章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理業(yè)務(wù)公章停用手續(xù)。業(yè)務(wù)公章因損壞、磨損等原因無(wú)法正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)更換，并辦理原公章停用手續(xù)。2.停用申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門填寫《業(yè)務(wù)公章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、公章名稱、停用日期等信息，并附上需停用的業(yè)務(wù)公章。申請(qǐng)表應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。3.審批流程行政部門收到《業(yè)務(wù)公章停用申請(qǐng)表》后，進(jìn)行審核確認(rèn)。審核通過(guò)后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理業(yè)務(wù)公章停用手續(xù)。4.銷毀程序行政部門負(fù)責(zé)組織對(duì)停用的業(yè)務(wù)公章進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)公章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀原因、公章名稱、銷毀日期等信息，并附上需銷毀的業(yè)務(wù)公章印模。申請(qǐng)表應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)選擇在至少兩名以上人員在場(chǎng)的情況下進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像記錄，并由在場(chǎng)人員簽字確認(rèn)。銷毀完成后，行政部門應(yīng)將《業(yè)務(wù)公章銷毀申請(qǐng)表》、銷毀記錄等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。六、業(yè)務(wù)公章的交接1.交接情形業(yè)務(wù)公章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接業(yè)務(wù)公章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。因特殊情況暫時(shí)無(wú)法找到原保管人員，需臨時(shí)交接業(yè)務(wù)公章時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的交接程序進(jìn)行，并明確臨時(shí)保管責(zé)任。2.交接流程交接準(zhǔn)備：原保管人員應(yīng)在交接前對(duì)業(yè)務(wù)公章進(jìn)行全面檢查，確保印章完好無(wú)損。同時(shí)，整理好業(yè)務(wù)公章的使用登記簿、相關(guān)審批文件等資料，以備交接。交接手續(xù)：原保管人員與新保管人員應(yīng)在行政部門人員的監(jiān)督下，當(dāng)面進(jìn)行業(yè)務(wù)公章及相關(guān)資料的交接。交接時(shí)，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)公章交接登記表》，詳細(xì)記錄交接日期、交接人、接交人、業(yè)務(wù)公章名稱、數(shù)量、使用登記簿情況等信息。交接雙方及監(jiān)督人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。通知相關(guān)部門：交接完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員業(yè)務(wù)公章保管人員的變更情況，確保工作的正常進(jìn)行。七、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)公章的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保業(yè)務(wù)公章的使用符合規(guī)定。2.檢查內(nèi)容業(yè)務(wù)公章的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管地點(diǎn)是否安全、保管方式是否規(guī)范等。業(yè)務(wù)公章的使用情況，包括使用范圍是否合規(guī)、使用流程是否嚴(yán)格執(zhí)行、蓋章記錄是否完整準(zhǔn)確等。業(yè)務(wù)公章的停用與銷毀情況，包括停用申請(qǐng)是否及時(shí)、銷毀程序是否規(guī)范等。業(yè)務(wù)公章的交接情況，包括交接手續(xù)是否完備、交接記錄是否清晰等。3.檢查頻率行政部門應(yīng)至少每季度對(duì)業(yè)務(wù)公章的管理情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保業(yè)務(wù)公章的管理工作規(guī)范、有序。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用業(yè)務(wù)公章的。超越業(yè)務(wù)公章使用范圍使用印章的。未按規(guī)定流程使用業(yè)務(wù)公章的，如未填寫申請(qǐng)表、未進(jìn)行審批等。因保管不善導(dǎo)致業(yè)務(wù)公章被盜、遺失或損壞的。私自留存、復(fù)制業(yè)務(wù)公章或利用業(yè)務(wù)公章謀取私利的。2.處理措施對(duì)于違反業(yè)務(wù)公章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施：批評(píng)教育：對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正。警告處分：對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，給予相關(guān)責(zé)任人警告處分，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將責(zé)令相關(guān)責(zé)任人